Panoramica
Le prenotazioni sono un elemento fondamentale per la gestione dell'inventario della tua struttura. Quando viene creata una prenotazione, la camera viene riservata all'ospite in modo che nessun altro possa prenotarla. La disponibilità delle camere si aggiorna automaticamente e i tuoi canali connessi riflettono la nuova disponibilità, riducendo il rischio di overbooking.
Le prenotazioni possono essere create dagli ospiti (tramite i canali connessi o il tuo motore di prenotazione diretta) oppure manualmente in Little Hotelier. Tutte le prenotazioni (passate, presenti e future) sono visualizzate nel Calendario.
Gestire le prenotazioni in modo efficace ti aiuta a mantenere registri degli ospiti accurati da consultare in futuro e a generare report dettagliati.
Trova le prenotazioni
Puoi cercare le prenotazioni in due sezioni di Little Hotelier:
Calendario: cerca in base alle date di check-in o check-out
Prenotazioni: cerca in base ai dettagli della prenotazione
Trova una prenotazione nel Calendario
Il Calendario mostra tutte le tue prenotazioni (passate, presenti e future). Usa il selettore della data o le frecce di navigazione in alto per spostarti sulle date di check-in o check-out della prenotazione, poi fai clic sulla prenotazione per aprirla.
Cerca nella pagina Prenotazioni
Per trovare una prenotazione tramite la pagina Prenotazioni, puoi cercarla in base a:
Cognome dell'ospite
Riferimento prenotazione
Numero fattura
Tipo di data: Check-in, Check-out o Data prenotazione (la data in cui è stata creata la prenotazione)
Data dal e Data al: cerca in base a un intervallo di date. Puoi lasciare vuoti questi campi se non conosci le date. Cancella entrambi i campi quando cerchi per nome dell'ospite, riferimento prenotazione o numero fattura, in modo da non escludere risultati al di fuori dell'intervallo di date corrente
Stato: Confermata, Check-in effettuato, Check-out effettuato o Cancellata
Fonte: fonte della prenotazione (canale)
Fai clic su Cerca per visualizzare i risultati. I risultati nella pagina principale Prenotazioni mostrano i dettagli essenziali. Fai clic su una prenotazione per aprirla e consultarne tutti i dettagli.
Nota: la Data prenotazione (la data in cui è stata effettuata la prenotazione) compare solo nella colonna Data prenotazione della pagina Prenotazioni. Non viene mostrata quando apri una prenotazione.
Consulta i dettagli della prenotazione
Per consultare i dettagli di una prenotazione, aprila dal Calendario o dalla pagina Prenotazioni. I dettagli sono organizzati nelle seguenti schede:
Scheda Dettagli: date di check-in e check-out, durata del soggiorno, stato della prenotazione, stato del pre check-in, tipologia di camera, piano tariffario, numero della camera, numero di ospiti, prezzi e sconti, dati del contatto principale, fonte della prenotazione e riepilogo della prenotazione con totale della camera, extra, tasse, totale incassato ed eventuale saldo finale
Scheda Ospiti: ospiti aggiuntivi della prenotazione e ospite impostato come principale
Scheda Inclusioni: inclusioni previste dal piano tariffario
Scheda Articoli extra: articoli extra in vendita aggiunti alla prenotazione
Scheda Pagamenti: pagamenti, rimborsi e acconti
Scheda Note: note interne e richieste speciali
Scheda Fatture: fatture della prenotazione
Individua la fonte della prenotazione dall'ID prenotazione
Il numero di riferimento o ID prenotazione indica la provenienza della prenotazione:
LH: prenotazione manuale creata in Little Hotelier
BBN o BB: prenotazioni effettuate tramite il motore di prenotazione del tuo sito web (prenotazione diretta)
Codice del canale: ogni canale (agenzia di viaggio online, OTA) ha un proprio codice univoco (ad esempio BDC per Booking.com)
I canali mostrano il relativo codice (ad esempio EXP-1234 per Expedia o BDC-1234 per Booking.com)
Channels Plus: le prenotazioni di Channels Plus mostrano due campi nei dettagli della prenotazione: Canale e Affiliato. I dettagli delle prenotazioni di Channels Plus sono accessibili solo in Little Hotelier, non nell'extranet del canale.
CHP: le prenotazioni di Channels Plus hanno il prefisso "CHP-" (ad esempio "CHP-1a12345-25"). La colonna Fonte mostra inoltre "Channels Plus" seguito dal nome del canale su cui ha prenotato l'ospite (ad esempio "Channels Plus/Trip.com")
Crea una prenotazione
Quando creare prenotazioni manuali
Anche se la maggior parte delle prenotazioni arriva automaticamente dalle OTA e dal tuo motore di prenotazione, dovrai creare prenotazioni manuali per gli ospiti senza prenotazione, per le prenotazioni dirette ricevute per telefono o e-mail, per le prenotazioni delle agenzie di viaggio o per gestire il sovraccarico proveniente da strutture partner.
Come creare una prenotazione
Puoi creare una prenotazione manuale da due sezioni:
Dal Calendario: usa il pulsante + Prenotazione oppure fai clic e trascina sul Calendario
Da Prenotazioni: fai clic su + Crea prenotazione
Dettagli della prenotazione
Informazioni generali: date di check-in e check-out, tipologia di camera, piano tariffario, numero della camera, numero di ospiti, prezzi e sconti
Dati del contatto principale: nome (obbligatorio), recapiti, dati di pagamento, orario di arrivo, documenti d'identità, consenso al marketing e richieste speciali
Duplica una prenotazione
Puoi duplicare una prenotazione passata, comprese quelle provenienti da un canale (OTA), per registrare rapidamente una nuova prenotazione di un ospite che torna senza dover inserire di nuovo i suoi dati. La nuova prenotazione mantiene l'ospite, la camera, la tariffa e le note originali e, prima di salvare, puoi modificare le date o qualsiasi altro campo.
Per duplicare una prenotazione:
Apri la prenotazione che vuoi duplicare.
Nell'angolo in basso a sinistra dei dettagli della prenotazione, fai clic su Duplica prenotazione.
Seleziona le date di check-in e check-out della nuova prenotazione.
Scegli le informazioni da riportare: contatto principale, pagamenti, ospiti, inclusioni, extra e note.
Fai clic su Duplica.
Fai clic su Vai alla nuova prenotazione per aprirla e modificarla.
La nuova prenotazione ha un proprio ID prenotazione ed è contrassegnata con Duplicata da in Dettagli ospite, così da risultare collegata a quella originale nei tuoi registri.
Nota:
Per motivi di sicurezza, i dati della carta di credito non vengono copiati nella prenotazione duplicata. Disponibilità e prezzi vengono ricontrollati per le nuove date, quindi la camera, la tariffa o gli extra originali potrebbero non essere disponibili. Gli extra vengono riportati solo se esistono ancora e sono disponibili per le nuove date, al prezzo corrente
Per duplicare una prenotazione devi usare la versione desktop di Little Hotelier
Se duplichi una prenotazione di un canale (OTA), la prenotazione duplicata diventa una prenotazione diretta di Little Hotelier. La prenotazione originale del canale (OTA) resta invariata e la prenotazione duplicata non viene inviata al canale.
Modifica le prenotazioni
💡 Le prenotazioni dei canali non possono essere modificate tramite Little Hotelier. Devono essere modificate (ad esempio per cambiare le date del soggiorno) direttamente tramite il canale di prenotazione (OTA) originale.
Little Hotelier offre diverse schede per gestire i vari aspetti di una prenotazione:
Scheda Dettagli: modifica date, tipologia di camera, piano tariffario, numero di ospiti, prezzi e dati del contatto principale
Scheda Ospiti: gestisci gli ospiti aggiuntivi e imposta l'ospite principale
Scheda Inclusioni: consulta le inclusioni del piano tariffario
Scheda Articoli extra: aggiungi e gestisci gli articoli extra in vendita
Scheda Pagamenti: elabora i pagamenti, gestisci i rimborsi e tieni traccia degli acconti
Scheda Note: aggiungi note interne e annota le richieste speciali
Scheda Fatture: genera e gestisci le fatture
Posso modificare il prezzo della camera?
Puoi modificare il prezzo della camera direttamente in Little Hotelier solo se la prenotazione è stata creata manualmente, se si tratta di un ospite senza prenotazione oppure se la fonte della prenotazione è l'extranet (prenotazioni dirette).
Vai su Calendario e apri la prenotazione.
Nel menu a discesa Tariffa della camera, seleziona l'opzione vuota.
Nel campo Camera, inserisci il prezzo totale finale concordato per la camera.
Fai clic su Salva.
⚠️ Il prezzo giornaliero viene ripartito automaticamente in modo proporzionale e compare nella fattura della prenotazione.
Per le prenotazioni dei canali/OTA, le modifiche di prezzo devono essere effettuate tramite la piattaforma di prenotazione originale. Contatta direttamente il canale per modificare il prezzo.
Aggiorna lo stato della prenotazione / Effettua il check-in e il check-out degli ospiti
Mantenere aggiornato lo stato delle prenotazioni ti aiuta a tenere traccia dei soggiorni completati, a gestire la disponibilità delle camere e a conservare registri accurati.
Le prenotazioni possono avere tre stati:
Confermata: stato predefinito delle nuove prenotazioni
Check-in effettuato: l'ospite è arrivato e ha ricevuto le chiavi
Check-out effettuato: l'ospite è partito e la camera è pronta per la pulizia
Per aggiornare lo stato di una prenotazione, ad esempio per effettuare il check-out di un ospite:
Da Calendario o Prenotazioni, fai clic sulla prenotazione per aprirla.
Nell'angolo in basso a destra, fai clic sul menu a discesa dello stato.
Seleziona il nuovo stato (ad esempio Check-out effettuato).
Fai clic su Salva.
Stampa un modulo di registrazione
Little Hotelier mette a disposizione un modulo di registrazione che puoi usare come modulo di check-in. Per stampare il modulo di registrazione di una prenotazione:
Vai su Calendario.
Apri la prenotazione.
Fai clic su Stampa.
Seleziona Modulo di registrazione.
💡 Per stampare i moduli di registrazione di tutte le prenotazioni con check-in in una data specifica, vai su Report > Operativi > Check-in, scegli le date di check-in e check-out, fai clic su Esegui report, poi seleziona Stampa modulo di registrazione.
Cancella le prenotazioni
Cancellare le prenotazioni effettuate tramite i canali
⚠️ Non puoi modificare né cancellare le prenotazioni delle OTA (canali) direttamente in Little Hotelier. Le prenotazioni effettuate tramite le OTA (canali) devono essere modificate o cancellate dall'ospite tramite il canale utilizzato per prenotare.
In Little Hotelier puoi modificare solo le prenotazioni manuali create in Little Hotelier o quelle effettuate tramite prenotazione diretta.
⚠️ Solo le prenotazioni Confermate possono essere cancellate direttamente. Le prenotazioni con check-in o check-out effettuato richiedono prima un cambio di stato. Le cancellazioni sono definitive e non possono essere annullate. Una volta cancellata, lo stato della prenotazione non può più essere modificato e sarà necessario creare una nuova prenotazione.
Come cancellare una prenotazione in Little Hotelier
Per cancellare una prenotazione:
Apri la prenotazione.
Nella scheda Dettagli, fai clic su Cancella prenotazione.
Fai clic su Sì, confermo per confermare.
Per le prenotazioni effettuate tramite i canali di prenotazione connessi, gli ospiti devono cancellare tramite la piattaforma di prenotazione originale e i canali aggiorneranno automaticamente il tuo inventario. Potrebbero essere necessari aggiornamenti manuali se un canale non invia aggiornamenti automatici oppure se il canale è stato disattivato.
Importante: affinché prenotazioni e cancellazioni si sincronizzino automaticamente, il canale deve essere connesso e attivo al momento della prenotazione. Le prenotazioni effettuate prima della connessione o mentre il canale o la tariffa erano disattivati non si sincronizzano e richiedono l'inserimento manuale.
Nota:
Le prenotazioni non possono essere eliminate, solo cancellate
Le prenotazioni cancellate scompaiono dal Calendario, ma restano accessibili in Prenotazioni
Dopo la cancellazione, la camera torna disponibile per nuove prenotazioni
Le prenotazioni cancellate non possono essere riattivate
Per registrare una mancata presentazione per le prenotazioni dirette o per le prenotazioni manuali create in Little Hotelier, cancella la prenotazione (non è disponibile un'opzione per la mancata presentazione)
Nota: non devi attivare l'impostazione di ripristino automatico della disponibilità, perché questa funzionalità è automatica. Il ripristino automatico non può essere disattivato
Posso cancellare una sola camera in una prenotazione con più camere?
Se una prenotazione comprende due o più camere, puoi rimuovere una camera senza cancellare l'intera prenotazione.
Per cancellare una sola camera:
Apri la prenotazione.
Vai alla scheda Dettagli.
Individua la camera che vuoi cancellare (ad esempio la camera 101).
Passa il cursore sulla riga della camera e fai clic sulla "X" rossa a destra per rimuoverla.
Fai clic su Salva.
Nota (rimborsi):
Little Hotelier Pay: apri la prenotazione, vai alla scheda Pagamenti, fai clic su Elabora rimborso e segui le indicazioni per completare il rimborso.
Se la tua struttura utilizza un sistema di pagamento di terze parti, emetti il rimborso direttamente in quel sistema, poi fai clic su Registra rimborso nella prenotazione.
Elabora i pagamenti con Little Hotelier Pay
Elabora i pagamenti direttamente con Little Hotelier Pay:
Apri la prenotazione.
Vai alla scheda Pagamenti.
Fai clic su Elabora pagamento.
Inserisci l'importo del pagamento e i dati della carta.
Fai clic su Elabora.
I dati della carta di pagamento vengono eliminati automaticamente sette giorni dopo il check-out, in conformità con lo Standard di sicurezza dei dati delle carte di pagamento (PCI DSS).
Buone pratiche
Monitoraggio regolare: controlla il Calendario ogni giorno, verifica i prossimi arrivi e controlla lo stato dei pagamenti
Accuratezza dei dati: ricontrolla tutti i dettagli delle prenotazioni e le assegnazioni delle camere
Gestione dei pagamenti: elabora gli acconti tempestivamente e mantieni aggiornati i registri dei pagamenti
Comunicazione con gli ospiti: conferma le prenotazioni e tieni gli ospiti informati su eventuali modifiche
Note importanti:
Aggiorna sempre lo stato a Check-out effettuato quando gli ospiti partono. In questo modo puoi tenere traccia delle prenotazioni completate
Le tipologie di camera e le tariffe delle camere non possono essere eliminate finché hanno prenotazioni con stato "Confermata" o "Check-in effettuato", anche se l'ospite ha già lasciato la struttura
Verifica la disponibilità prima di creare prenotazioni manuali
Mantieni separati i commenti degli ospiti e le note interne
Non inserire mai dati della carta di credito nei commenti o nelle note
Consulta i requisiti legali locali relativi alla raccolta dei dati degli ospiti
Genera le fatture solo dopo aver definito i dettagli della prenotazione
Le prenotazioni non possono essere eliminate, solo cancellate
Le prenotazioni cancellate scompaiono dal Calendario, ma restano accessibili in Prenotazioni
Dopo la cancellazione, la camera torna disponibile per nuove prenotazioni
Monitora le notifiche via e-mail per eventuali richieste di aggiornamento manuale da parte dei canali
I dati di pagamento della prenotazione non possono essere stampati, in conformità con i requisiti PCI