Panoramica
Le prenotazioni rappresentano un elemento fondamentale nella gestione dell'inventario della tua struttura. Quando viene creata una prenotazione, una camera viene riservata per il tuo ospite, impedendo ad altri di prenotarla. La disponibilità delle camere si aggiorna automaticamente e i canali connessi riflettono questa nuova disponibilità, riducendo il rischio di prenotazioni doppie.
Le prenotazioni possono essere create dagli ospiti (tramite i canali connessi o il tuo motore di prenotazione diretta) o manualmente attraverso Little Hotelier. Tutte le prenotazioni (passate, presenti e future) sono visualizzate nel Calendario.
Una gestione efficace delle prenotazioni ti aiuta a mantenere registrazioni accurate degli ospiti per riferimenti futuri e a generare report dettagliati.
Trova le prenotazioni
Puoi individuare le prenotazioni in due aree:
Calendario: Cerca per date di check-in o check-out
Prenotazioni: Cerca per dettagli della prenotazione
Crea una prenotazione
Quando creare prenotazioni manuali
Sebbene la maggior parte delle prenotazioni arrivi automaticamente tramite i canali connessi e il tuo motore di prenotazione, dovrai creare prenotazioni manuali per ospiti senza prenotazione, prenotazioni dirette via telefono o e-mail, prenotazioni tramite agenzie di viaggio o per gestire il sovraccarico da strutture partner.
Crea una prenotazione
Dal Calendario: Utilizza il pulsante +Prenotazione o fai clic e trascina sul Calendario
Da Prenotazioni: Fai clic su +Crea prenotazione
Dettagli della prenotazione
Informazioni generali: Date di check-in/out, tipologia di camera, piano tariffario, numero camera, numero ospiti, prezzi e sconti
Dettagli del contatto principale: Nome (obbligatorio), informazioni di contatto, dettagli di pagamento, orario di arrivo, documenti d'identità, consenso marketing e richieste speciali
Modifica le prenotazioni
Little Hotelier offre diverse schede per gestire vari aspetti di una prenotazione:
Scheda Dettagli: Modifica date, tipologia di camera, piano tariffario, numero di ospiti, prezzi e informazioni di contatto principale
Scheda Ospiti: Gestisci ospiti aggiuntivi e imposta l'ospite principale
Scheda Inclusioni: Visualizza le inclusioni del piano tariffario
Scheda Elementi extra: Aggiungi e gestisci elementi extra in vendita
Scheda Pagamenti: Esegui pagamenti, gestisci rimborsi e tieni traccia degli acconti
Scheda Note: Aggiungi note interne e documenta richieste speciali
Scheda Fatture: Genera e gestisci fatture
Gestisci lo stato della prenotazione
Stati disponibili:
Confermata: Stato predefinito per le nuove prenotazioni
Check-in effettuato: L'ospite è arrivato e le chiavi sono state consegnate
Check-out effettuato: L'ospite è partito e la camera è pronta per la pulizia
Per modificare uno stato, apri la prenotazione, utilizza il menu a tendina dello stato nell'angolo in basso a destra e salva le modifiche. I cambiamenti di stato sono evidenziati da colori diversi sul Calendario.
Cancella le prenotazioni
Solo le prenotazioni con stato Confermata possono essere cancellate direttamente. Le prenotazioni con check-in/out effettuato richiedono prima un cambio di stato. Le cancellazioni sono permanenti e non possono essere annullate.
Per cancellare una prenotazione:
Apri la prenotazione
Fai clic su Cancella prenotazione nella scheda Dettagli
Fai clic su Sì, sono sicuro per confermare
Per le prenotazioni effettuate tramite canali di prenotazione connessi, gli ospiti devono cancellare attraverso la piattaforma di prenotazione originale e i canali aggiorneranno automaticamente il tuo inventario. Potrebbero essere necessari aggiornamenti manuali se un canale non invia aggiornamenti automatici.
Elabora i pagamenti con Little Hotelier Pay
Elabora i pagamenti direttamente:
Apri la prenotazione
Vai alla scheda Pagamenti
Fai clic su Esegui pagamento
Inserisci l'importo del pagamento e i dettagli della carta
Fai clic su Elabora
I dettagli della carta di pagamento vengono automaticamente eliminati sette giorni dopo il check-out in conformità con le normative CI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Linee guida raccomandate
Monitoraggio regolare: Controlla il Calendario quotidianamente, esamina gli arrivi imminenti, verifica gli stati dei pagamenti
Precisione dei dati: Ricontrolla tutti i dettagli della prenotazione e l'assegnazione delle camere
Gestione dei pagamenti: Elabora gli acconti tempestivamente e mantieni aggiornate le registrazioni dei pagamenti
Comunicazione con gli ospiti: Conferma le prenotazioni e tieni informati gli ospiti di eventuali modifiche
Note importanti:
Aggiorna sempre allo stato Check-out effettuato quando gli ospiti partono
Verifica la disponibilità prima di creare prenotazioni manuali
Tieni separati i commenti degli ospiti dalle note interne
Non includere mai informazioni della carta di credito nei commenti o nelle note
Verifica i requisiti legali locali per la raccolta delle informazioni degli ospiti
Genera fatture solo dopo aver finalizzato i dettagli della prenotazione
Le prenotazioni non possono essere eliminate, solo cancellate
Le prenotazioni cancellate scompaiono dal Calendario ma rimangono accessibili in Prenotazioni
La camera torna disponibile per nuove prenotazioni dopo la cancellazione
Monitora le notifiche e-mail per i requisiti di aggiornamento manuale dai canali