Panoramica
Le prenotazioni sono un elemento chiave per la gestione dell’inventario della tua struttura. Quando viene creata una prenotazione, una camera viene bloccata per il/la tuo/a ospite, impedendo ad altri di prenotarla. La disponibilità della camera si aggiorna automaticamente e i canali collegati riflettono la nuova disponibilità, riducendo il rischio di overbooking.
Le prenotazioni possono essere create dai/dalle clienti (tramite canali collegati o il tuo motore di prenotazione per le prenotazioni dirette) oppure manualmente in Little Hotelier. Tutte le prenotazioni (passate, presenti e future) sono visualizzate nel Calendario.
Gestire correttamente le prenotazioni ti aiuta a mantenere registri ospiti accurati per riferimenti futuri e a generare report dettagliati.
Trovare le prenotazioni
Puoi trovare le prenotazioni in due sezioni:
Calendario: ricerca per date di arrivo o partenza
Prenotazioni: ricerca per dettagli della prenotazione
Identificare la fonte della prenotazione dall’ID prenotazione
Il numero di ID prenotazione indica da dove proviene la prenotazione:
LH: prenotazione manuale creata in Little Hotelier
BBN o BB: prenotazioni effettuate tramite il motore di prenotazione del tuo sito (prenotazione diretta)
Codice del canale: ogni canale (OTA) ha un proprio codice (es. BDC per Booking.com)
Creare una prenotazione
Quando creare prenotazioni manuali
Anche se la maggior parte delle prenotazioni arriva automaticamente dalle OTA e dal tuo motore di prenotazione, dovrai creare prenotazioni manuali per ospiti senza prenotazione (walk‑in), prenotazioni dirette via telefono o e‑mail, prenotazioni tramite agenzie di viaggio o per gestire il surplus proveniente da strutture partner.
Come creare una prenotazione
Dal Calendario: usa il pulsante + Prenotazione oppure fai clic e trascina nel Calendario
Da Prenotazioni: fai clic su + Crea prenotazione
Dettagli della prenotazione
Informazioni generali: date di arrivo/partenza, tipologia di camera, piano tariffario, numero di camera, numero di ospiti, prezzi e sconti
Dati di contatto principali: nome (obbligatorio), recapiti, dettagli di pagamento, orario di arrivo, documenti d’identità, consenso marketing e richieste speciali
Modificare le prenotazioni
Little Hotelier offre diverse schede per gestire i vari aspetti di una prenotazione:
Scheda Dettagli: modifica date, tipologia di camera, piano tariffario, numero di ospiti, prezzi e dati di contatto principali
Scheda Ospiti: gestisci ospiti aggiuntivi e imposta l’ospite principale
Scheda Inclusioni: visualizza le inclusioni del piano tariffario
Scheda Articoli aggiuntivi: aggiungi e gestisci articoli di vendita extra
Scheda Pagamenti: elabora i pagamenti, gestisci i rimborsi e traccia gli acconti
Scheda Note: aggiungi note interne e documenta le richieste speciali
Scheda Fatture: genera e gestisci le fatture
Gestire lo stato della prenotazione
Stati disponibili:
Confermata: stato predefinito per le nuove prenotazioni
Check‑in effettuato: l’ospite è arrivato e sono state consegnate le chiavi
Check‑out effettuato: l’ospite è partito e la camera è pronta per la pulizia
Per cambiare lo stato, apri la prenotazione, usa il menu a discesa dello stato nell’angolo in basso a destra e salva le modifiche. Le modifiche di stato sono rappresentate da colori diversi nel Calendario.
Annullare le prenotazioni
Solo le prenotazioni manuali create in Little Hotelier o tramite prenotazione diretta possono essere modificate in Little Hotelier. Le prenotazioni effettuate tramite OTA (canali) devono essere modificate o annullate dall’ospite sul canale utilizzato per prenotare.
Solo le prenotazioni in stato Confermata possono essere annullate direttamente. Le prenotazioni in stato Check‑in effettuato/Check‑out effettuato richiedono prima un cambio di stato. Le cancellazioni sono permanenti e non possono essere annullate.
Per annullare una prenotazione:
Apri la prenotazione
Nella scheda Dettagli, fai clic su Annulla prenotazione
Fai clic su Sì, confermo per confermare
Per le prenotazioni effettuate tramite canali di prenotazione collegati, l’annullamento deve essere eseguito dall’ospite sulla piattaforma originale; i canali aggiorneranno automaticamente il tuo inventario. Potrebbero essere necessari aggiornamenti manuali se un canale non invia aggiornamenti automatici o se il canale era disattivato.
Importante: affinché prenotazioni e cancellazioni si sincronizzino automaticamente, il canale deve essere connesso e attivo al momento della prenotazione. Le prenotazioni effettuate prima della connessione o mentre il canale/la tariffa era disattivato/a non verranno sincronizzate e richiederanno l’inserimento manuale.
Note:
Le prenotazioni non possono essere eliminate, ma solo annullate
Le prenotazioni annullate scompaiono dal Calendario ma restano accessibili in Prenotazioni
La camera torna disponibile per nuove prenotazioni dopo l’annullamento
Nota: non è necessario abilitare l’impostazione di reintegro automatico, poiché questa funzione è automatica. Il reintegro automatico non può essere disattivato.
Elaborare i pagamenti con Little Hotelier Pay
Elabora i pagamenti direttamente:
Apri la prenotazione
Vai alla scheda Pagamenti
Fai clic su Elabora pagamento
Inserisci l’importo e i dati della carta
Fai clic su Elabora
I dati della carta di pagamento vengono eliminati automaticamente sette giorni dopo il check‑out in conformità allo standard PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Buone pratiche
Monitoraggio regolare: controlla ogni giorno il Calendario, verifica le prossime arrivate e lo stato dei pagamenti
Accuratezza dei dati: ricontrolla tutti i dettagli della prenotazione e le assegnazioni delle camere
Gestione dei pagamenti: registra tempestivamente gli acconti e mantieni aggiornate le registrazioni dei pagamenti
Comunicazione con gli ospiti: conferma le prenotazioni e informa gli ospiti di eventuali modifiche
Note importanti:
Imposta sempre lo stato su Check‑out effettuato quando gli ospiti partono. Questo ti aiuta a tenere traccia delle prenotazioni completate.
Le tipologie di camera e le tariffe di camera non possono essere eliminate fintanto che esistono prenotazioni con stato «Confermata» o «Check‑in effettuato», anche se l’ospite ha già lasciato la struttura.
Verifica la disponibilità prima di creare prenotazioni manuali
Tieni separati i commenti degli ospiti dalle note interne
Non inserire mai informazioni della carta di credito nei commenti o nelle note
Verifica i requisiti legali locali per la raccolta delle informazioni sugli ospiti
Genera le fatture solo dopo aver finalizzato i dettagli della prenotazione
Le prenotazioni non possono essere eliminate, ma solo annullate
Le prenotazioni annullate scompaiono dal Calendario ma restano accessibili in Prenotazioni
La camera torna disponibile per nuove prenotazioni dopo l’annullamento
Monitora le notifiche e‑mail per eventuali richieste di aggiornamenti manuali da parte dei canali