Prenotazioni
Le prenotazioni sono un elemento centrale nella gestione dell'inventario della tua struttura. Quando viene creata una prenotazione, una camera viene bloccata per il tuo ospite, impedendo ad altri di prenotarla. La disponibilità delle camere si aggiorna automaticamente e i tuoi canali collegati rispecchiano questa nuova disponibilità, riducendo il rischio di overbooking.
Le prenotazioni possono essere create dagli ospiti (tramite i canali collegati o il tuo motore di prenotazione diretta) oppure manualmente tramite Little Hotelier. Tutte le prenotazioni (passate, presenti e future) vengono visualizzate nel Calendario.
Gestire le prenotazioni in modo efficace ti aiuta a mantenere dati accurati sugli ospiti per riferimenti futuri e a generare report dettagliati.
Trovare prenotazioni
Puoi trovare le prenotazioni in due posti:
Calendario: Cerca per data di check-in o check-out
Prenotazioni: Cerca per dettagli della prenotazione
Ricerca nella pagina Prenotazioni
Per trovare una prenotazione tramite la pagina Prenotazioni, puoi cercare per:
Cognome dell'ospite
Riferimento della prenotazione
Numero fattura
Tipo di data: Check-In, Check-Out o Data di prenotazione (la data in cui è stata creata la prenotazione)
Data inizio e Data fine: ricerca per intervallo di date. Puoi lasciare questi campi vuoti se le date non sono note. Cancella entrambi i campi quando cerchi per cognome, riferimento di prenotazione o numero fattura, per evitare di perdere risultati al di fuori dell'intervallo di date corrente.
Stato: Confermata, Check-in effettuato, Check-out effettuato o Cancellata
Fonte: fonte di prenotazione (canale)
Clicca su Cerca per visualizzare i risultati. Clicca su una prenotazione per aprirla e visualizzarne tutti i dettagli.
Identificare la fonte di prenotazione dall'ID prenotazione
Il numero di Riferimento o ID prenotazione indica la provenienza della prenotazione:
LH: Prenotazione manuale creata in Little Hotelier
BBN o BB: Prenotazioni effettuate tramite il motore di prenotazione del tuo sito web (Prenotazione Diretta)
Codice canale: Ogni canale (OTA) ha il proprio codice univoco (es. BDC per Booking.com)
I canali mostrano il codice del canale (es. EXP-1234 per Expedia o BDC-1234 per Booking.com)
Creare una prenotazione
Quando creare prenotazioni manuali?
Anche se la maggior parte delle prenotazioni arriva automaticamente tramite OTA e il tuo motore di prenotazione, dovrai creare prenotazioni manuali per ospiti walk-in, prenotazioni dirette via telefono o email, prenotazioni tramite agenzie di viaggio o per gestire l'overflow da strutture partner.
Come creare una prenotazione
Puoi creare una prenotazione manuale da due posti:
Dal Calendario: Usa il pulsante +Prenotazione oppure clicca e trascina sul Calendario
Da Prenotazioni: Clicca su +Crea prenotazione
Dettagli prenotazione
Informazioni generali: Date di check-in/check-out, tipo di camera, piano tariffario, numero camera, numero di ospiti, prezzi e sconti
Dettagli del contatto principale: Nome (obbligatorio), informazioni di contatto, dati di pagamento, orario di arrivo, documenti d'identità, consenso marketing e richieste speciali
Modificare le prenotazioni
Little Hotelier offre diversi tab per gestire i vari aspetti di una prenotazione:
Tab Dettagli: Modifica date, tipo di camera, piano tariffario, numero di ospiti, prezzi e informazioni del contatto principale
Tab Ospiti: Gestisci gli ospiti aggiuntivi e imposta l'ospite principale
Tab Inclusioni: Visualizza le inclusioni del piano tariffario
Tab Articoli extra: Aggiungi e gestisci articoli di vendita aggiuntivi
Tab Pagamenti: Elabora i pagamenti, gestisci i rimborsi e tieni traccia dei depositi
Tab Note: Aggiungi note interne e documenta le richieste speciali
Tab Fatture: Genera e gestisci le fatture
Posso modificare il prezzo della camera?
Puoi modificare il prezzo della camera direttamente in Little Hotelier solo se la prenotazione è stata creata manualmente, come walk-in, o se la fonte della prenotazione è l'Extranet (prenotazione diretta).
Per modificare il prezzo della camera:
Vai al Calendario e apri la prenotazione.
Nel menu a discesa Tariffa camera, seleziona l'opzione vuota.
Nel campo Camera, inserisci il prezzo totale finale concordato per la camera.
Clicca su Salva.
⚠️ Il prezzo giornaliero verrà calcolato automaticamente in modo proporzionale e apparirà sulla fattura della prenotazione.
Per le prenotazioni tramite Canale/OTA, le modifiche di prezzo devono essere effettuate tramite la piattaforma di prenotazione originale. Contatta direttamente il canale per modificare il prezzo.
Aggiornare lo stato della prenotazione / Effettuare check-in e check-out
Mantenere aggiornati gli stati delle prenotazioni ti aiuta a tenere traccia dei soggiorni completati, gestire la disponibilità delle camere e conservare registrazioni accurate.
Esistono tre stati di prenotazione:
Confermata: Stato predefinito per le nuove prenotazioni
Check-in effettuato: L'ospite è arrivato e ha ricevuto le chiavi
Check-out effettuato: L'ospite è partito e la camera è pronta per le pulizie
Per aggiornare lo stato di una prenotazione, ad esempio per effettuare il check-out di un ospite:
Dal Calendario o da Prenotazioni, clicca sulla prenotazione per aprirla.
In basso a destra, clicca sul menu a discesa dello stato.
Seleziona il nuovo stato (es. Check-out effettuato).
Clicca su Salva.
Stampare un modulo di registrazione
Little Hotelier fornisce un modulo di registrazione che puoi usare come modulo di check-in. Per stampare un modulo di registrazione per una prenotazione:
Vai al Calendario.
Apri la prenotazione.
Clicca su Stampa.
Seleziona Modulo di registrazione.
💡 Per stampare i moduli di registrazione di tutte le prenotazioni con check-in in una data specifica, vai su Report > Operativi > Check-in, scegli le date di check-in e check-out, clicca su Esegui report, quindi seleziona Stampa modulo di registrazione.
Cancellare prenotazioni
⚠️ Prenotazioni tramite canale (OTA): Non puoi modificare né cancellare direttamente in Little Hotelier le prenotazioni OTA (canale). Le prenotazioni effettuate tramite OTA (canali) devono essere modificate o cancellate dall'ospite tramite il canale utilizzato per prenotare.
Solo le prenotazioni manuali create in Little Hotelier o tramite Prenotazione Diretta possono essere modificate in Little Hotelier.
⚠️ Solo le prenotazioni Confermate possono essere cancellate direttamente. Le prenotazioni con check-in o check-out effettuato richiedono prima un cambio di stato. Le cancellazioni sono permanenti e non possono essere annullate.
Come cancellare una prenotazione
Apri la prenotazione.
Clicca su Cancella prenotazione nel tab Dettagli.
Clicca su Sì, confermo per confermare.
Per le prenotazioni effettuate tramite canali di prenotazione collegati, gli ospiti devono cancellare tramite la loro piattaforma di prenotazione originale; i canali aggiorneranno automaticamente il tuo inventario. Potrebbero essere necessari aggiornamenti manuali se un canale non invia aggiornamenti automatici o se il canale era disabilitato.
Importante: Affinché le prenotazioni e le cancellazioni si sincronizzino automaticamente, il canale deve essere collegato e attivo al momento della prenotazione. Le prenotazioni effettuate prima della connessione o mentre il canale/la tariffa era disabilitato non verranno sincronizzate e richiederanno l'inserimento manuale.
Nota:
Le prenotazioni non possono essere eliminate, solo cancellate.
Le prenotazioni cancellate scompaiono dal Calendario ma rimangono accessibili in Prenotazioni.
La camera torna disponibile per nuove prenotazioni dopo la cancellazione.
Per registrare un no-show per prenotazioni dirette o manuali create in Little Hotelier, cancella la prenotazione (non esiste un'opzione no-show).
Non è necessario abilitare l'impostazione di ricaricamento automatico poiché questa funzione è automatica. Il ricaricamento automatico non può essere disabilitato.
Elaborare i pagamenti con Little Hotelier Pay
Per elaborare i pagamenti direttamente:
Apri la prenotazione.
Vai al tab Pagamenti.
Clicca su Elabora pagamento.
Inserisci l'importo del pagamento e i dettagli della carta.
Clicca su Elabora.
I dati della carta di pagamento vengono eliminati automaticamente sette giorni dopo il check-out, in conformità con le normative PCI DSS.
Buone pratiche
Monitoraggio regolare: Controlla il Calendario ogni giorno, esamina gli arrivi imminenti, verifica gli stati dei pagamenti
Accuratezza dei dati: Ricontrolla tutti i dettagli delle prenotazioni e le assegnazioni delle camere
Gestione dei pagamenti: Elabora i depositi tempestivamente e mantieni aggiornati i registri di pagamento
Comunicazione con gli ospiti: Conferma le prenotazioni e tieni gli ospiti informati di eventuali modifiche
Note importanti:
Aggiorna sempre lo stato su Check-out effettuato quando gli ospiti partono. Questo ti aiuta a tenere traccia delle prenotazioni completate.
I tipi di camera e le tariffe delle camere non possono essere eliminati finché ci sono prenotazioni con stato "Confermata" o "Check-in effettuato", anche se l'ospite ha già lasciato la struttura.
Verifica la disponibilità prima di creare prenotazioni manuali.
Tieni separati i commenti degli ospiti dalle note interne.
Non includere mai informazioni di carte di credito nei commenti o nelle note.
Verifica i requisiti legali locali per la raccolta di informazioni sugli ospiti.
Genera le fatture solo dopo aver finalizzato i dettagli della prenotazione.
Le prenotazioni non possono essere eliminate, solo cancellate.
Le prenotazioni cancellate scompaiono dal Calendario ma rimangono accessibili in Prenotazioni.
La camera torna disponibile per nuove prenotazioni dopo la cancellazione.
Monitora le notifiche email per eventuali aggiornamenti manuali richiesti dai canali.