Panoramica
Le prenotazioni sono un elemento fondamentale per la gestione dell'inventario della tua struttura. Quando viene creata una prenotazione, una camera viene bloccata per il tuo ospite, in modo da evitare che altri la prenotino. La disponibilità delle camere si aggiorna automaticamente e i canali collegati riflettono questa nuova disponibilità, riducendo il rischio di overbooking.
Le prenotazioni possono essere create dagli ospiti (tramite i canali collegati o il tuo motore di prenotazione diretta) oppure manualmente tramite Little Hotelier. Tutte le prenotazioni (passate, presenti e future) vengono visualizzate nel Calendario.
Una gestione efficace delle prenotazioni ti aiuta a mantenere registri accurati degli ospiti per riferimenti futuri e a generare report dettagliati.
Come trovare le prenotazioni
Puoi individuare le prenotazioni in due sezioni:
Calendario: cerca in base alle date di check-in o check-out
Prenotazioni: cerca in base ai dettagli della prenotazione
Ricerca nella pagina Prenotazioni
Per trovare una prenotazione tramite la pagina Prenotazioni, puoi effettuare la ricerca in base a:
Cognome dell'ospite
Riferimento di prenotazione
Numero fattura
Tipo di data: Check-in, Check-out o Data di prenotazione (la data di creazione della prenotazione)
Data da e Data a: cerca in un intervallo di date. Puoi lasciare questi campi vuoti se non conosci le date. Svuota entrambi i campi quando effettui una ricerca per cognome dell'ospite, riferimento di prenotazione o numero fattura, per evitare di perdere risultati al di fuori dell'intervallo di date corrente
Stato: Confermata, Check-in effettuato, Check-out effettuato o Cancellata
Fonte: fonte della prenotazione (canale)
Fai clic su Cerca per visualizzare i risultati. Fai clic su una prenotazione per aprirla e visualizzarne i dettagli completi.
Identificare la fonte della prenotazione dall'ID prenotazione
Il numero di riferimento o ID prenotazione indica da dove proviene la prenotazione:
LH: prenotazione manuale creata in Little Hotelier
BBN o BB: prenotazioni effettuate tramite il motore di prenotazione del tuo sito web (prenotazione diretta)
Codice canale: ogni canale (agenzia di viaggio online, OTA) ha un proprio codice univoco (ad esempio, BDC per Booking.com)
I canali mostreranno il codice del canale (ad esempio EXP-1234 per Expedia o BDC-1234 per Booking.com)
Channels Plus: le prenotazioni provenienti da Channels Plus mostrano 2 campi nei dettagli della prenotazione: Canale e Affiliato. Accedi ai dettagli delle prenotazioni di Channels Plus direttamente in Little Hotelier, non nell'extranet del canale.
CHP: le prenotazioni di Channels Plus hanno il prefisso "CHP-" (ad esempio, "CHP-1a12345-25"). La colonna Fonte mostra anche "Channels Plus" seguito dal nome del canale su cui l'ospite ha prenotato (ad esempio, "Channels Plus/Trip.com")
Creare una prenotazione
Quando creare prenotazioni manuali
Sebbene la maggior parte delle prenotazioni arrivi automaticamente tramite le OTA e il tuo motore di prenotazione, dovrai creare prenotazioni manuali per gli ospiti senza prenotazione, le prenotazioni dirette via telefono o e-mail, le prenotazioni tramite agenzie di viaggio o per gestire l'overflow da strutture partner.
Come creare una prenotazione
Puoi creare una prenotazione manuale da due punti:
Dal Calendario: usa il pulsante + Prenotazione oppure fai clic e trascina sul Calendario
Da Prenotazioni: fai clic su + Crea prenotazione
Dettagli della prenotazione
Informazioni generali: date di check-in/check-out, tipologia di camera, piano tariffario, numero di camera, numero di ospiti, prezzi e sconti
Dettagli del contatto principale: nome (obbligatorio), informazioni di contatto, dettagli di pagamento, orario di arrivo, documenti d'identità, consenso al marketing e richieste speciali
Modificare le prenotazioni
Little Hotelier offre diverse schede per gestire i vari aspetti di una prenotazione:
Scheda Dettagli: modifica date, tipologia di camera, piano tariffario, numero di ospiti e informazioni del contatto principale
Scheda Ospiti: gestisci gli ospiti aggiuntivi e imposta l'ospite principale
Scheda Inclusioni: visualizza le inclusioni del piano tariffario
Scheda Articoli extra: aggiungi e gestisci gli articoli di vendita extra
Scheda Pagamenti: elabora pagamenti, gestisci rimborsi e monitora gli acconti
Scheda Note: aggiungi note interne e documenta richieste speciali
Scheda Fatture: genera e gestisci le fatture
Posso modificare il prezzo della camera?
Puoi modificare il prezzo della camera direttamente in Little Hotelier solo se la prenotazione è stata creata manualmente, come ospite senza prenotazione, oppure se la fonte della prenotazione è Extranet (prenotazione diretta).
Per modificare il prezzo della camera:
Vai su Calendario e apri la prenotazione.
Nel menu a discesa Tariffa della camera, seleziona l'opzione vuota.
Nel campo Camera, inserisci il prezzo totale finale concordato per la camera.
Fai clic su Salva.
⚠️ Il prezzo giornaliero verrà ricalcolato automaticamente in proporzione e comparirà sulla fattura della prenotazione.
Per le prenotazioni tramite canale/OTA, le modifiche di prezzo devono essere effettuate tramite la piattaforma di prenotazione originale. Contatta direttamente il canale per modificare il prezzo.
Aggiornare lo stato della prenotazione / Effettuare il check-in e il check-out degli ospiti
Mantenere aggiornati gli stati delle prenotazioni ti aiuta a monitorare i soggiorni completati, gestire la disponibilità delle camere e conservare registri accurati.
Sono previsti tre stati di prenotazione:
Confermata: stato predefinito per le nuove prenotazioni
Check-in effettuato: l'ospite è arrivato e ha ricevuto le chiavi
Check-out effettuato: l'ospite è partito e la camera è pronta per la pulizia
Per aggiornare lo stato di una prenotazione, ad esempio per effettuare il check-out di un ospite:
Da Calendario o Prenotazioni, fai clic sulla prenotazione per aprirla.
Nell'angolo in basso a destra, fai clic sul menu a discesa dello stato.
Seleziona il nuovo stato (ad esempio, cambialo in Check-out effettuato).
Fai clic su Salva.
Stampare un modulo di registrazione
Little Hotelier mette a disposizione un modulo di registrazione che puoi utilizzare come modulo di check-in. Per stampare un modulo di registrazione per una prenotazione:
Vai su Calendario.
Apri la prenotazione.
Fai clic su Stampa.
Seleziona Modulo di registrazione.
💡 Per stampare i moduli di registrazione per tutte le prenotazioni con check-in in una data specifica, vai su Report > Operativo > Check-in, scegli le date di check-in e check-out, fai clic su Esegui report, quindi seleziona Stampa modulo di registrazione.
Cancellare le prenotazioni
Cancellare le prenotazioni effettuate tramite i canali
⚠️ Non puoi modificare o cancellare le prenotazioni OTA (canale) direttamente in Little Hotelier. Le prenotazioni effettuate tramite OTA (canali) devono essere modificate o cancellate dall'ospite tramite il canale utilizzato per la prenotazione.
Solo le prenotazioni manuali create in Little Hotelier o tramite Prenotazione diretta possono essere modificate in Little Hotelier.
⚠️ Solo le prenotazioni con stato Confermata possono essere cancellate direttamente. Le prenotazioni con check-in/check-out effettuato richiedono prima una modifica dello stato. Le cancellazioni sono definitive e non possono essere annullate.
Come cancellare una prenotazione in Little Hotelier
Per cancellare una prenotazione:
Apri la prenotazione
Fai clic su Cancella prenotazione nella scheda Dettagli
Fai clic su Sì, sono sicuro/a di voler confermare
Per le prenotazioni effettuate tramite canali di prenotazione collegati, gli ospiti devono cancellare tramite la piattaforma di prenotazione originale e i canali aggiorneranno automaticamente il tuo inventario. Potrebbero essere necessari aggiornamenti manuali se un canale non invia aggiornamenti automatici o se il canale è stato disattivato.
Importante: affinché le prenotazioni e le cancellazioni si sincronizzino automaticamente, il canale deve essere connesso e attivo al momento della prenotazione. Le prenotazioni effettuate prima della connessione o mentre il canale/la tariffa era disattivato non si sincronizzeranno e richiederanno l'inserimento manuale.
Nota:
Le prenotazioni non possono essere eliminate, solo cancellate
Le prenotazioni cancellate scompaiono dal Calendario ma restano accessibili in Prenotazioni
La camera torna disponibile per nuove prenotazioni dopo la cancellazione
Per registrare una mancata presentazione per prenotazioni dirette o prenotazioni manuali create in Little Hotelier, cancella la prenotazione (non è prevista un'opzione specifica per la mancata presentazione)
Nota: non è necessario attivare l'impostazione di ripristino automatico, poiché questa funzionalità è automatica. Il ripristino automatico non può essere disattivato
Posso cancellare una camera in una prenotazione con più camere?
Se una prenotazione include due o più camere, puoi rimuovere una camera senza cancellare l'intera prenotazione.
Per cancellare una camera:
Apri la prenotazione.
Vai alla scheda Dettagli.
Trova la camera che vuoi cancellare (ad esempio, Camera 101).
Passa il mouse sulla riga di quella camera e fai clic sulla "X" rossa a destra per rimuoverla.
Fai clic su Salva.
Nota (rimborsi):
Little Hotelier Pay: apri la prenotazione, vai alla scheda Pagamenti, fai clic su Elabora rimborso e segui le istruzioni per completare il rimborso.
Se la tua struttura utilizza un sistema di pagamento di terze parti, effettua il rimborso direttamente in quel sistema, quindi registra il rimborso per la prenotazione
Elaborazione dei pagamenti con Little Hotelier Pay
Elabora i pagamenti direttamente con Little Hotelier Pay:
Apri la prenotazione
Vai alla scheda Pagamenti
Fai clic su Elabora pagamento
Inserisci l'importo del pagamento e i dati della carta
Fai clic su Elabora
I dati della carta di pagamento vengono eliminati automaticamente sette giorni dopo il check-out, in conformità con le normative sullo Standard di sicurezza dei dati delle carte di pagamento (PCI DSS).
Best practice
Monitoraggio regolare: controlla il Calendario ogni giorno, rivedi gli arrivi imminenti, verifica gli stati dei pagamenti
Accuratezza dei dati: verifica attentamente tutti i dettagli delle prenotazioni e le assegnazioni delle camere
Gestione dei pagamenti: elabora gli acconti tempestivamente e mantieni aggiornati i registri dei pagamenti
Comunicazione con gli ospiti: conferma le prenotazioni e tieni gli ospiti informati di eventuali modifiche
Note importanti:
Aggiorna sempre lo stato a Check-out effettuato quando gli ospiti partono. Questo ti aiuta a tenere traccia delle prenotazioni completate
Le tipologie di camera e le tariffe delle camere non possono essere eliminate finché hanno prenotazioni contrassegnate come "Confermata" o "Check-in effettuato", anche se l'ospite ha già lasciato la struttura
Verifica la disponibilità prima di creare prenotazioni manuali
Tieni separati i commenti degli ospiti dalle note interne
Non includere mai i dati della carta di credito nei commenti o nelle note
Rivedi i requisiti legali locali per la raccolta dei dati degli ospiti
Genera le fatture solo dopo aver finalizzato i dettagli della prenotazione
Le prenotazioni non possono essere eliminate, solo cancellate
Le prenotazioni cancellate scompaiono dal Calendario ma restano accessibili in Prenotazioni
La camera torna disponibile per nuove prenotazioni dopo la cancellazione
Monitora le notifiche via e-mail per eventuali aggiornamenti manuali richiesti dai canali
I dettagli di pagamento della prenotazione non possono essere stampati, per motivi di conformità PCI