Créer une réservation manuelle dans Little Hotelier
Vous pouvez créer des réservations manuelles dans Little Hotelier pour les clients sans réservation, les réservations directes par téléphone ou par e-mail, ainsi que pour les réservations d'agences de voyage.
💡 Avant de créer une réservation, actualisez votre navigateur (ordinateur de bureau) ou l'application (mobile), puis cliquez sur Afficher aujourd'hui pour vous assurer de travailler avec les disponibilités les plus récentes et éviter les doubles réservations.
Créer une réservation
Vous pouvez créer une réservation manuelle depuis deux endroits :
Calendrier : cliquez sur le bouton +Réservation.
Réservations : cliquez sur Créer une réservation.
Saisir les détails de la chambre et du tarif
Sélectionnez les dates d'arrivée et de départ du client.
Sélectionnez le type de chambre dans la liste déroulante.
Sélectionnez le tarif de chambre dans la liste déroulante. Si vous proposez un tarif spécial qui n'est pas enregistré dans le système, laissez ce champ vide et saisissez le montant total manuellement dans le champ Chambre — le système calculera automatiquement le tarif journalier au prorata sur la facture finale.
Attribuez un numéro de chambre. Si vous laissez ce champ vide, la réservation apparaîtra dans la ligne Non attribué jusqu'à ce que vous attribuiez une chambre manuellement.
Saisissez le nombre d'adultes, d'enfants et de nourrissons.
Appliquez une remise si nécessaire, par exemple pour les clients sans réservation ou les réservations directes.
💡 Le nombre maximum de clients autorisés est défini au niveau du type de chambre. Pour vérifier les limites d'occupation, accédez à Chambres et tarifs > Types de chambres.
Pour ajouter plusieurs chambres à une seule facture, cliquez sur +Ajouter une autre chambre. Si vous avez besoin de factures séparées, créez des réservations distinctes.
⚠️ Les frais par personne supplémentaire sont définis au niveau du plan tarifaire. Pour les modifier, accédez à Chambres et tarifs > Plans tarifaires, cliquez sur la flèche à côté du plan tarifaire concerné, sélectionnez le type de chambre, puis cliquez sur Modifier.
Saisir les informations du client
Remplissez tous les champs obligatoires de la section Contact principal : nom, e-mail, téléphone, adresse et type de pièce d'identité.
Utilisez le champ Commentaires du client pour noter les demandes spéciales, par exemple « Rez-de-chaussée souhaité. » Ces commentaires apparaissent dans l'e-mail de confirmation envoyé à votre client.
Cliquez sur Enregistrer pour créer la réservation.
Gérer la réservation créée manuellement
Une fois enregistrée, vous pouvez gérer la réservation créée manuellement à l'aide des boutons d'action situés en bas du formulaire :
Menu déroulant Statut : mettez à jour la réservation de Confirmée à Arrivée enregistrée ou Départ enregistré selon l'avancement du séjour du client.
E-mail : envoyez la facture, le récapitulatif de réservation ou la confirmation au contact principal. Si vous devez envoyer à une adresse différente, mettez d'abord à jour l'e-mail du contact principal, puis cliquez sur Enregistrer avant d'envoyer.
Langue : sélectionnez la langue de l'e-mail de confirmation avant de l'envoyer.
Imprimer : générez un PDF de la facture, du récapitulatif de réservation ou du formulaire d'inscription.
Enregistrer un paiement : enregistrez un paiement effectué via un terminal externe ou en espèces.
Annuler la réservation : utilisez cette option uniquement pour les réservations manuelles. Pour les réservations OTA provenant de canaux tels qu'Expedia ou Booking.com, vous devez effectuer l'annulation directement via le canal concerné.
Utiliser les onglets de réservation pour les détails supplémentaires
En haut de la réservation, vous pouvez gérer les détails supplémentaires à l'aide des onglets suivants :
Clients : ajoutez les noms et les informations des autres occupants.
Inclusions : consultez les éléments inclus dans le tarif sélectionné, par exemple le petit-déjeuner.
Éléments supplémentaires : ajoutez des éléments tels que la blanchisserie ou des lits supplémentaires.
Paiements : consultez l'historique complet de toutes les transactions, remboursements et frais.
Notes : enregistrez les notes internes du personnel, par exemple « Client VIP » ou « déplacé de la chambre 101. » Les clients ne peuvent pas voir ces notes.
Facture : générez des factures et suivez quand elles ont été imprimées ou consultées.