Présentation
Les réservations sont un élément central de la gestion de l’inventaire de votre établissement. Lorsqu’une réservation est créée, une chambre est bloquée pour votre client afin que personne d’autre ne puisse la réserver. Les disponibilités de la chambre sont mises à jour automatiquement et vos canaux connectés reflètent cette nouvelle disponibilité, ce qui réduit le risque de surréservation.
Les réservations peuvent être créées par les clients (via les canaux connectés ou votre moteur de réservation) ou manuellement dans Little Hotelier. Toutes les réservations (passées, en cours et à venir) s’affichent dans le Calendrier.
Une gestion efficace des réservations vous permet de tenir à jour des fiches clients exactes, utiles pour une consultation ultérieure, et de générer des rapports détaillés.
Retrouver une réservation
Vous pouvez retrouver une réservation à deux endroits dans Little Hotelier :
Calendrier : recherche par date d’arrivée ou de départ
Réservations : recherche par informations de réservation
Retrouver une réservation dans le Calendrier
Le Calendrier affiche toutes vos réservations (passées, en cours et à venir). Utilisez le sélecteur de date ou les flèches de navigation en haut de la page pour accéder aux dates d’arrivée ou de départ de la réservation, puis cliquez sur la réservation pour l’ouvrir.
Effectuer une recherche dans la page Réservations
Pour retrouver une réservation depuis la page Réservations, vous pouvez effectuer une recherche à partir des critères suivants :
Nom du client
Référence de réservation
Numéro de facture
Type de date : Arrivée, Départ ou Réservée le (date de création de la réservation)
Date de début et Date de fin : recherche sur une période. Vous pouvez laisser ces champs vides si vous ne connaissez pas les dates. Videz les deux champs lorsque vous recherchez par nom de client, référence de réservation ou numéro de facture, afin de ne pas passer à côté de résultats situés en dehors de la période affichée.
Statut : Confirmée, Arrivée effectuée, Départ effectué ou Annulée
Source : source de la réservation (canal)
Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats. Les résultats de la page principale Réservations présentent les informations essentielles en un coup d’œil. Cliquez sur une réservation pour l’ouvrir et consulter tous les détails.
Remarque : la date Réservée le (date à laquelle la réservation a été effectuée) apparaît uniquement dans la colonne Réservée le de la page Réservations. Elle ne s’affiche pas lorsque vous ouvrez une réservation.
Consulter les détails d’une réservation
Pour consulter les détails d’une réservation, ouvrez-la depuis le Calendrier ou la page Réservations. Ses informations sont réparties dans les onglets suivants :
Onglet Détails : dates d’arrivée et de départ, durée de séjour, statut de la réservation, statut de pré-enregistrement, type de chambre, plan tarifaire, numéro de chambre, nombre de clients, tarifs et remises, coordonnées du contact principal, source de la réservation, ainsi qu’un récapitulatif de réservation indiquant le total de la chambre, les suppléments, les taxes, le total reçu et le solde restant dû.
Onglet Clients : clients supplémentaires associés à la réservation et client défini comme client principal.
Onglet Services inclus : services inclus avec le plan tarifaire.
Onglet Articles supplémentaires : articles supplémentaires ajoutés à la réservation.
Onglet Paiements : paiements, remboursements et arrhes.
Onglet Notes : notes internes et demandes spéciales.
Onglet Factures : factures de la réservation.
Identifier la source de la réservation à partir de son numéro
La référence ou le numéro de réservation indique l’origine de la réservation :
LH : réservation manuelle créée dans Little Hotelier.
BBN ou BB : réservations effectuées via le moteur de réservation de votre site web (réservation directe).
Code du canal : chaque canal (agence de voyage en ligne, OTA) possède son propre code unique (par exemple, BDC pour Booking.com).
Canaux : ils affichent le code du canal (par exemple, EXP-1234 pour Expedia ou BDC-1234 pour Booking.com).
Channels Plus : les réservations Channels Plus affichent 2 champs dans les détails de la réservation, Canal et Affilié. Consultez les détails des réservations Channels Plus directement dans Little Hotelier uniquement, et non dans l’extranet du canal.
CHP : les réservations Channels Plus portent le préfixe « CHP- » (par exemple, « CHP-1a12345-25 »). La colonne Source affiche également « Channels Plus » suivi du nom du canal sur lequel le client a réservé (par exemple, « Channels Plus/Trip.com »).
Créer une réservation
Quand créer des réservations manuelles
Si la plupart des réservations arrivent automatiquement via les OTA et votre moteur de réservation, vous devrez créer des réservations manuelles pour les arrivées sans réservation, les réservations directes par téléphone ou par e-mail, les réservations d’agences de voyages, ou pour accueillir le trop-plein d’établissements partenaires.
Comment créer une réservation
Vous pouvez créer une réservation manuelle à deux endroits :
Depuis le Calendrier : utilisez le bouton + Réservation ou cliquez et faites glisser sur le Calendrier.
Depuis la page Réservations : cliquez sur + Créer une réservation.
Détails de la réservation
Informations générales : dates d’arrivée et de départ, type de chambre, plan tarifaire, numéro de chambre, nombre de clients, tarifs et remises.
Coordonnées du contact principal : nom (obligatoire), coordonnées, informations de paiement, heure d’arrivée, pièces d’identité, consentement marketing et demandes spéciales.
Dupliquer une réservation
Vous pouvez dupliquer une réservation passée, y compris une réservation provenant d’un canal (OTA), afin de réserver rapidement un nouveau séjour pour un client fidèle sans ressaisir ses informations. La nouvelle réservation conserve le client, la chambre, le tarif et les notes d’origine, et vous pouvez modifier les dates ou tout autre champ avant d’enregistrer.
Pour dupliquer une réservation :
Ouvrez la réservation que vous souhaitez dupliquer.
Dans le coin inférieur gauche des détails de la réservation, cliquez sur Dupliquer la réservation.
Sélectionnez les dates d’arrivée et de départ de la nouvelle réservation.
Choisissez les informations à reporter : contact principal, paiements, clients, services inclus, suppléments et notes.
Cliquez sur Dupliquer.
Cliquez sur Accéder à la nouvelle réservation pour l’ouvrir et la modifier.
La nouvelle réservation reçoit son propre numéro de réservation et porte la mention Dupliquée à partir de sous Détails du client, ce qui la relie à la réservation d’origine pour vos archives.
Remarque :
Les informations de carte de crédit ne sont pas copiées dans la réservation dupliquée, pour des raisons de sécurité. Les disponibilités et les tarifs sont vérifiés à nouveau pour les nouvelles dates : la chambre, le tarif ou les suppléments d’origine peuvent donc ne plus être disponibles. Les suppléments ne sont reportés que s’ils existent toujours et sont disponibles pour les nouvelles dates, à leur prix actuel.
Vous devez utiliser la version de bureau de Little Hotelier pour dupliquer une réservation.
Si une réservation de canal (OTA) est dupliquée, la réservation dupliquée devient une réservation directe Little Hotelier. La réservation d’origine du canal (OTA) reste inchangée et la réservation dupliquée n’est pas renvoyée au canal.
Modifier une réservation
💡 Les réservations de canal ne peuvent pas être modifiées dans Little Hotelier. Elles doivent être modifiées (par exemple, pour changer les dates de séjour) directement auprès du canal de réservation d’origine (OTA).
Little Hotelier propose plusieurs onglets pour gérer les différents aspects d’une réservation :
Onglet Détails : modification des dates, du type de chambre, du plan tarifaire, du nombre de clients, des tarifs et des coordonnées du contact principal.
Onglet Clients : gestion des clients supplémentaires et définition du client principal.
Onglet Services inclus : consultation des services inclus avec le plan tarifaire.
Onglet Articles supplémentaires : ajout et gestion des articles supplémentaires.
Onglet Paiements : traitement des paiements, gestion des remboursements et suivi des arrhes.
Onglet Notes : ajout de notes internes et consignation des demandes spéciales.
Onglet Factures : création et gestion des factures.
Puis-je modifier le prix de la chambre ?
Vous ne pouvez modifier directement le prix de la chambre dans Little Hotelier que si la réservation a été créée manuellement, s’il s’agit d’une arrivée sans réservation, ou si la source de la réservation est Extranet (réservations directes).
Accédez au Calendrier et ouvrez la réservation.
Dans la liste déroulante Tarif de chambre, sélectionnez l’option vide.
Dans le champ Chambre, saisissez le prix total final convenu pour la chambre.
Cliquez sur Enregistrer.
⚠️ Le prix journalier est automatiquement calculé au prorata et apparaît sur la facture de la réservation.
Pour les réservations de canal/OTA, les modifications de prix doivent être effectuées via la plateforme de réservation d’origine. Contactez directement le canal pour modifier le prix.
Mettre à jour le statut d’une réservation / Enregistrer l’arrivée et le départ des clients
Maintenir les statuts des réservations à jour vous aide à suivre les séjours terminés, à gérer les disponibilités des chambres et à conserver des données exactes.
Il existe trois statuts de réservation :
Confirmée : statut par défaut des nouvelles réservations.
Arrivée effectuée : le client est arrivé et les clés lui ont été remises.
Départ effectué : le client est parti et la chambre est prête pour le ménage.
Pour mettre à jour le statut d’une réservation, par exemple pour enregistrer le départ d’un client :
Depuis le Calendrier ou la page Réservations, cliquez sur la réservation pour l’ouvrir.
Dans le coin inférieur droit, cliquez sur la liste déroulante des statuts.
Sélectionnez le nouveau statut (par exemple, Départ effectué).
Cliquez sur Enregistrer.
Imprimer un formulaire d’enregistrement
Little Hotelier propose un formulaire d’enregistrement que vous pouvez utiliser comme formulaire d’arrivée. Pour imprimer le formulaire d’enregistrement d’une réservation :
Accédez au Calendrier.
Ouvrez la réservation.
Cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez Formulaire d’enregistrement.
💡 Pour imprimer les formulaires d’enregistrement de toutes les réservations dont l’arrivée est prévue à une date donnée, accédez à Rapports > Opérationnels > Arrivée, choisissez vos dates d’arrivée et de départ, cliquez sur Exécuter le rapport, puis sélectionnez Imprimer le formulaire d’enregistrement.
Annuler une réservation
Annuler des réservations effectuées via des canaux
⚠️ Vous ne pouvez pas modifier ni annuler directement dans Little Hotelier les réservations OTA (canal). Les réservations effectuées via des OTA (canaux) doivent être modifiées ou annulées par le client via le canal qu’il a utilisé pour réserver.
Seules les réservations manuelles créées dans Little Hotelier ou via la réservation directe peuvent être modifiées dans Little Hotelier.
⚠️ Seules les réservations Confirmées peuvent être annulées directement. Pour les réservations dont l’arrivée ou le départ a été effectué, vous devez d’abord modifier le statut. Les annulations sont définitives et ne peuvent pas être annulées. Une fois la réservation annulée, son statut ne peut plus être modifié et vous devrez créer une nouvelle réservation.
Comment annuler une réservation dans Little Hotelier
Pour annuler une réservation :
Ouvrez la réservation.
Cliquez sur Annuler la réservation dans l’onglet Détails.
Cliquez sur Oui, je confirme pour valider.
Pour les réservations effectuées via des canaux de réservation connectés, les clients doivent annuler via leur plateforme de réservation d’origine, et les canaux mettent automatiquement à jour votre inventaire. Des mises à jour manuelles peuvent être nécessaires si un canal n’envoie pas de mises à jour automatiques ou si le canal a été désactivé.
Important : pour que les réservations et les annulations soient synchronisées automatiquement, le canal doit être connecté et activé au moment de la réservation. Les réservations effectuées avant la connexion, ou pendant que le canal ou le tarif était désactivé, ne seront pas synchronisées et doivent être saisies manuellement.
Remarque :
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, seulement annulées.
Les réservations annulées disparaissent du Calendrier mais restent accessibles dans la page Réservations.
La chambre redevient disponible pour de nouvelles réservations après l’annulation.
Les réservations annulées ne peuvent pas être réactivées.
Pour enregistrer une non-présentation pour les réservations directes ou les réservations manuelles créées dans Little Hotelier, annulez la réservation (il n’existe pas d’option de non-présentation).
Vous n’avez pas besoin d’activer le paramètre de réapprovisionnement automatique, car cette fonctionnalité est automatique. Le réapprovisionnement automatique ne peut pas être désactivé.
Puis-je annuler une seule chambre dans une réservation comportant plusieurs chambres ?
Si une réservation comprend au moins deux chambres, vous pouvez retirer une chambre sans annuler l’ensemble de la réservation.
Pour annuler une seule chambre :
Ouvrez la réservation.
Accédez à l’onglet Détails.
Repérez la chambre que vous souhaitez annuler (par exemple, la chambre 101).
Survolez la ligne de cette chambre et cliquez sur la croix rouge à droite pour la retirer.
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque (remboursements) :
Little Hotelier Pay : ouvrez la réservation, accédez à l’onglet Paiements, cliquez sur Traiter le remboursement et suivez les instructions pour effectuer le remboursement.
Si votre établissement utilise un système de paiement tiers, effectuez le remboursement directement dans ce système, puis cliquez sur Enregistrer le remboursement pour la réservation.
Traiter des paiements avec Little Hotelier Pay
Traitez les paiements directement avec Little Hotelier Pay :
Ouvrez la réservation.
Accédez à l’onglet Paiements.
Cliquez sur Traiter le paiement.
Saisissez le montant du paiement et les informations de la carte.
Cliquez sur Traiter.
Les informations de carte de paiement sont automatiquement supprimées 7 jours après le départ, conformément à la norme de sécurité des données pour l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).
Bonnes pratiques
Suivi régulier : consultez le Calendrier chaque jour, passez en revue les arrivées à venir et vérifiez le statut des paiements.
Exactitude des données : vérifiez attentivement toutes les informations de réservation et les attributions de chambres.
Gestion des paiements : traitez rapidement les arrhes et tenez à jour les justificatifs de paiement.
Communication avec les clients : confirmez les réservations et informez vos clients de toute modification.
Remarques importantes :
Passez toujours la réservation au statut Départ effectué lorsque les clients quittent l’établissement. Cela vous aide à suivre les réservations terminées.
Les types de chambre et les tarifs de chambre ne peuvent pas être supprimés tant qu’il reste des réservations au statut « Confirmée » ou « Arrivée effectuée », même si le client a déjà quitté votre établissement.
Vérifiez les disponibilités avant de créer des réservations manuelles.
Séparez les commentaires des clients des notes internes.
N’indiquez jamais d’informations de carte de crédit dans les commentaires ou les notes.
Vérifiez les exigences légales locales relatives à la collecte des informations sur les clients.
Ne générez les factures qu’une fois les détails de la réservation finalisés.
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, seulement annulées.
Les réservations annulées disparaissent du Calendrier mais restent accessibles dans la page Réservations.
La chambre redevient disponible pour de nouvelles réservations après l’annulation.
Surveillez les notifications par e-mail : elles vous indiquent les mises à jour manuelles à effectuer pour les canaux.
Les détails de paiement d’une réservation ne peuvent pas être imprimés, en raison des exigences de conformité PCI.