Comment gérer les réservations comprenant plusieurs chambres ?
Little Hotelier vous permet de gérer les réservations comprenant plusieurs chambres. Avant de créer une réservation avec plusieurs chambres, tenez compte des limitations suivantes :
Toutes les chambres d’une réservation doivent avoir les mêmes dates de séjour.
Une seule facture couvre toutes les chambres de la réservation.
Toute modification du statut de la réservation s’applique simultanément à toutes les chambres.
Comment ajouter une chambre à une réservation existante ?
Ouvrez la réservation.
Sélectionnez l’onglet Détails.
Cliquez sur Ajouter une autre chambre, au-dessus du récapitulatif de réservation.
Renseignez tous les champs obligatoires.
Enregistrez les modifications.
Les réservations comprenant plusieurs chambres apparaissent sous forme de blocs distincts dans le calendrier, avec le même numéro de réservation. Toute modification du statut, par exemple de « Confirmée » à « Enregistrée », s’applique automatiquement à toutes les chambres de la réservation.
Remarque : vous pouvez uniquement ajouter des types de chambre créés avant la réservation. Les types de chambre créés après la réservation ne peuvent pas être ajoutés aux réservations existantes.
Comment ajouter des clients différents à chaque chambre ?
Ouvrez la réservation.
Accédez à l’onglet Détails.
Cliquez sur Ajouter un nouveau client à côté de chaque chambre.
Saisissez les informations du client.
Quand séparer une réservation au lieu d’ajouter des chambres ?
Séparez une réservation lorsque vous devez :
gérer un changement de chambre pendant le séjour en raison des disponibilités ;
proposer différents types de chambre pour différentes périodes du séjour ;
gérer des durées de séjour différentes selon les chambres ;
générer des factures distinctes pour chaque chambre ;
gérer les dates de séjour séparément pour chaque chambre.
Comment séparer une réservation ?
Ouvrez la réservation.
Accédez à l’onglet Détails.
Repérez la chambre à séparer.
Cliquez sur l’icône de suppression (x) à côté de la chambre.
Créez une nouvelle réservation pour la chambre retirée.
Pour les réservations comprenant plusieurs chambres avec des dates différentes, répétez l’opération pour chaque chambre à séparer.
Comment traiter un départ anticipé pour une réservation sans réservation préalable ou créée manuellement ?
Un départ anticipé se produit lorsqu’un client part avant la date de départ initialement prévue. Vous pouvez modifier la réservation pour raccourcir le séjour et rendre la chambre disponible à la revente.
⚠️ Cette opération recalcule automatiquement le tarif journalier en fonction des nouvelles dates. Le nouveau tarif apparaîtra sur la facture de la réservation. Vous pouvez uniquement effectuer cette opération pour les réservations sans réservation préalable ou créées manuellement. Pour les réservations provenant d’une agence de voyage en ligne (OTA), contactez directement le canal afin d’effectuer toute modification.
Avant de commencer, vérifiez le montant total final de la chambre convenu avec le client.
Pour traiter un départ anticipé concernant une réservation sans réservation préalable ou créée manuellement :
Ouvrez la réservation.
Dans le champ Départ, sélectionnez la nouvelle date de départ.
Dans le champ Tarif de chambre, cliquez sur le nom du tarif, puis sélectionnez l’option vierge en haut de la liste déroulante.
Dans le champ Chambre, saisissez le montant total final convenu pour la chambre.
Cliquez sur Enregistrer.
💡 En laissant le champ Tarif de chambre vide, vous pouvez saisir un prix personnalisé sans modifier votre plan tarifaire.
Comment créer une réservation pour un client professionnel ?
Pour créer une réservation professionnelle :
Ouvrez la réservation.
Accédez à l’onglet Détails > Contact principal : 1. Saisissez le nom de l’entreprise dans les champs « Prénom » et « Nom ». 2. Ajoutez le numéro d’identification fiscale dans le champ Pièce d’identité. 3. Ajoutez l’adresse de l’entreprise dans la section Organisation.
Saisissez les informations de chaque client dans l’onglet Clients.
Pourquoi les coordonnées du client sont-elles absentes de la réservation ?
Si les coordonnées du client sont absentes, il est possible que la réservation provienne d’une plateforme tierce qui ne transmet pas toutes les coordonnées, que le client ne les ait pas fournies ou qu’un problème de transmission se soit produit. Par exemple, Booking.com, Agoda et Airbnb ne transmettent pas les numéros de téléphone des clients. Contactez directement le canal pour savoir s’il peut fournir ou corriger ces informations. Vous trouverez ses coordonnées sur son site web.
Si l’adresse e-mail du client est absente, mais que la réservation comprend un numéro de téléphone portable, vous pouvez contacter le client par SMS ou via WhatsApp en utilisant ce numéro.
Vous devez envoyer un e-mail au client, mais son adresse e-mail est absente ?
Contactez le canal pour obtenir l’adresse e-mail du client ou un autre moyen de le contacter.
Contactez le client par SMS ou via WhatsApp. Si un numéro de téléphone portable figure dans la réservation, utilisez-le pour contacter le client.
Envoyez un message via Engagement client. Si vous disposez d’Engagement client, vous pouvez contacter directement les clients dans Little Hotelier.
Envoyez le récapitulatif de réservation au format PDF. Ouvrez la réservation, cliquez sur Imprimer, puis envoyez le récapitulatif au numéro de téléphone portable du client.