Qu'est-ce que le calendrier ?
Le calendrier offre une vue d'ensemble de votre établissement en un coup d'œil. Vous pouvez consulter les réservations confirmées, les arrivées et les départs à venir, les clients actuels, les fermetures de chambre, la disponibilité des chambres et l'état des paiements pour les réservations.
Comprendre le calendrier
Le calendrier affiche toutes les réservations confirmées, les arrivées et les départs. Les réservations annulées ne sont pas affichées sur le calendrier mais peuvent être consultées dans la rubrique Réservations.
Votre calendrier affiche chacun des types de chambre et leurs chambres. Le nombre de chambres disponibles détermine la disponibilité affichée dans la grille d'inventaire.
Exemple : si votre type de chambre double contient les chambres 1, 2 et 3 et qu'il n'y a pas de réservations ou de fermetures de chambre pour un jour donné, la disponibilité indiquée dans la grille d'inventaire sera de 3.
Gestion des chambres
Pour renommer les chambres ou modifier leur numéro :
Cliquez sur la chambre que vous souhaitez modifier.
Modifiez le nom de la chambre.
Cliquez sur Enregistrer.
Développement et réduction du volet des chambres
Cliquez sur le nom du type de chambre pour masquer ou afficher les chambres et les rangées non attribuées.
Utilisez le bouton de développement/réduction dans le coin supérieur gauche de la grille du calendrier pour afficher ou masquer toutes les chambres simultanément.
Navigation dans le calendrier
Afficher les options
Choisissez entre 14 ou 28 jours à l'aide du menu déroulant
Cliquez sur Aujourd'hui pour revenir à la date du jour.
Navigation
Utilisez le sélecteur de dates pour accéder à des dates spécifiques ou utilisez les flèches de navigation :
Pour une vue de 14 jours :
< reculer d'un jour
<< reculer de sept jours
<<< reculer de 14 jours
> avancer d'un jour
>> avancer de sept jours
>>> avancer de 14 jours
Pour une vue de 28 jours :
<<< 28 jours en arrière
>>> 28 jours à l'avance
Fermetures de chambre
Qu'est-ce qu'une fermeture de chambre ?
Une fermeture de chambre est un blocage temporaire d'une chambre pour une période spécifique, la rendant indisponible à la réservation. Utilisez les fermetures de chambre pour les rénovations, la maintenance, ou lorsque vous réservez une chambre pour des réservations futures.
Comment cela fonctionne ?
Les fermetures de chambre diminuent la disponibilité du type de chambre indiqué dans la grille d'inventaire. L'ouverture d'une chambre augmente sa disponibilité. Les fermetures de chambre sont calculées en soustrayant le nombre total de chambres des réservations et des fermetures de chambre.
Fermetures de chambre et autres restrictions
Fermeture de chambre : réduit la disponibilité des chambres sur tous les canaux connectés et sur votre moteur de réservation.
Fermer site web : met fin à la vente d'un plan tarifaire spécifique sur votre moteur de réservation.
Fermer canaux : met fin à la vente d'un plan tarifaire sur tous les canaux connectés, à l'exception de votre moteur de réservation.
Remarque : les restrictions peuvent être utilisées simultanément. Les fermetures de chambre s'appliquent aux chambres dans le calendrier, tandis que les options Fermer site web et Fermer canaux s'appliquent aux plans tarifaires dans la grille d'inventaire.
Gestion des fermetures de chambre
Deux méthodes pour créer une fermeture de chambre :
Cliquez, glissez-déposez sur le calendrier, puis sélectionnez Fermeture de chambre.
Cliquez sur le bouton Fermeture de chambre en haut à droite.
Remplissez les champs obligatoires :
Chambre : sélectionnez le menu déroulant
Date de début : par défaut, la date du jour
Date de fin : par défaut, le lendemain
Description : saisir une note interne expliquant la raison de la fermeture de chambre
Modifier une fermeture de chambre
Identifiez-la et cliquez sur la fermeture de chambre.
Modifiez les paramètres.
Cliquez sur Enregistrer.
Modifiez rapidement la longueur d'une fermeture de chambre en faisant glisser le marqueur de fin vers la gauche ou la droite.
Rouvrir une fermeture de chambre
Identifiez-la et cliquez sur la fermeture de chambre.
Cliquez sur Rouvrir la chambre.
La réouverture d'une fermeture de chambre augmentera la disponibilité des chambres sur tous les canaux connectés et sur votre moteur de réservation.
Gestion des réservations
Créer une réservation
Deux méthodes pour créer une réservation :
Cliquez, glissez-déposez sur le calendrier, puis sélectionnez Réservation.
Cliquez sur le bouton Réservation.
Couleurs de la réservation
Orange : confirmé en attente d'enregistrement
Vert : enregistré
Gris : départ effectué
Bleu : non attribué (pas de chambre attribuée)
Rouge : fermeture de chambre
Triangle rouge : réservation avec paiement en attente
Consulter les informations de la réservation
Survolez ou cliquez sur l'icône de la loupe pour afficher les éléments suivants :
Numéro de réservation
Coordonnées du contact principal
Informations sur le client
Détails de la réservation
Récapitulatif de paiement
Actions disponibles (paiements, annuler la réservation, imprimer, envoyer par e-mail ou mettre à jour le statut)
Modification de la durée du séjour
Faites glisser l'extrémité pour ajuster la date de sortie.
Faites glisser l'ensemble de la réservation pour modifier la date d'arrivée.
Déplacement d'une réservation
Glissez-déposez pour modifier :
Attribution de chambre
Type de chambre
Dates d'arrivée et de départ
Modification du statut de la réservation
Vous ne pouvez pas vous enregistrer avant la date d'enregistrement ni partir avant la date de départ :
Cliquez sur l'icône de la loupe.
Utilisez le bouton de statut ou le menu déroulant pour sélectionner (Confirmé, Enregistré ou Départ).
Annuler une réservation
Cliquez sur la petite icône de la loupe.
Cliquez sur Annuler la réservation.
Confirmez l'annulation.
Traitement des paiements
Cliquez sur l'icône de la loupe.
Cliquez sur Ajouter le paiement.
Enregistrez ou traitez un paiement.
Imprimer ou envoyer par e-mail les informations de la réservation
Cliquez sur l'icône de la loupe.
Cliquez sur Imprimer ou Envoyer par e-mail pour générer les éléments suivants :
Formulaire de réservation
Facture
Récapitulatif
Confirmation
Réservations non attribuées
La rangée non attribuée est utilisée pour les réservations confirmées sans chambre attribuée.
Raisons pour lesquelles des réservations ne sont pas attribuées:
Pas de nuits consécutives disponibles dans le même type de chambre
Réservations manuelles sans attribution de chambres
Surréservations de canal
Impossible de trouver une chambre convenable
Gestion des réservations non attribuées
Glissez-déposez vers une chambre disponible.
Ouvrez la réservation et modifiez les détails.
Utilisez la rangée non attribuée pour gérer les réservations lors de la réorganisation des chambres.