Qu’est-ce que le calendrier ?
Le calendrier offre une vue d’ensemble complète de votre établissement en un coup d’œil. Vous pouvez y consulter les réservations confirmées, les arrivées et les départs à venir, les clients présents, les fermetures de chambre, les disponibilités des chambres et le statut de paiement des réservations. Vous pouvez aussi gérer vos préférences afin de personnaliser les informations affichées d’emblée sur chaque réservation.
Comprendre le calendrier
Le calendrier affiche toutes les réservations confirmées, avec arrivée effectuée et avec départ effectué. Les réservations annulées n’apparaissent pas dans le calendrier, mais vous les retrouverez sous Réservations.
Votre calendrier présente chaque type de chambre et les chambres physiques correspondantes. Le nombre de chambres disponibles détermine les disponibilités affichées dans la grille d’inventaire.
Exemple : si votre type de chambre double comprend les chambres 1, 2 et 3, et que celles-ci ne font l’objet d’aucune réservation ni fermeture de chambre pour un jour donné, la disponibilité affichée dans la grille d’inventaire sera de 3.
Personnaliser la vue du calendrier
Vous pouvez personnaliser les informations affichées sur chaque réservation et choisir la façon d’ouvrir un récapitulatif de réservation. Pour modifier ces options, accédez aux paramètres du calendrier à l’aide du bouton des paramètres (icône en forme d’engrenage) situé en haut du calendrier. Remarque : les paramètres du calendrier sont enregistrés pour l’ensemble de l’établissement et s’appliquent à tous les utilisateurs, et non à chaque utilisateur individuellement. Seuls les administrateur·rices peuvent voir le bouton des paramètres et modifier ces derniers.
Par exemple, pour repérer facilement les clients récurrents et l’origine des réservations, sélectionnez Afficher un cœur pour les clients récurrents et Afficher le canal de réservation.
Ou, pour consulter les détails d’une réservation sans ouvrir la réservation complète, réglez Afficher les détails de la réservation sur Survoler la loupe pour afficher le récapitulatif de la réservation. Il vous suffit ensuite de survoler l’icône en forme de loupe sur une réservation pour en afficher le récapitulatif.
Gérer les chambres physiques
Pour renommer des chambres physiques ou modifier leur numéro :
Cliquez sur la chambre physique à modifier.
Modifiez le nom de la chambre physique.
Cliquez sur Enregistrer.
Développer et réduire les chambres
Cliquez sur le nom du type de chambre pour masquer ou afficher les chambres physiques et les lignes non attribuées.
Utilisez le bouton Développer/Réduire situé dans l’angle supérieur gauche de la grille du calendrier pour afficher ou masquer toutes les chambres en même temps.
Naviguer dans le calendrier
Choisissez un affichage sur 14 ou 28 jours à l’aide du menu déroulant.
Cliquez sur Afficher aujourd’hui pour revenir à la date du jour.
Utilisez le sélecteur de dates pour accéder directement à une date précise, ou utilisez les flèches de navigation :
Pour l’affichage sur 14 jours :
< reculer d’un jour
<< reculer de 7 jours
<<< reculer de 14 jours
> avancer d’un jour
>> avancer de 7 jours
>>> avancer de 14 jours
Pour l’affichage sur 28 jours :
<<< reculer de 28 jours
>>> avancer de 28 jours
Fermetures de chambre
Qu’est-ce qu’une fermeture de chambre ?
Une fermeture de chambre est un blocage temporaire appliqué à une chambre pour une période donnée, qui la rend indisponible à la réservation. Utilisez les fermetures de chambre pour des travaux de rénovation, des opérations de maintenance ou pour garder une chambre en vue de futures réservations.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Les fermetures de chambre réduisent les disponibilités du type de chambre affichées dans la grille d’inventaire. Lorsque vous rouvrez une chambre, ses disponibilités augmentent. Les fermetures de chambre réduisent les disponibilités des chambres sur tous les canaux connectés et sur votre moteur de réservation.
Gérer les fermetures de chambre
Deux méthodes permettent de créer une fermeture de chambre :
Cliquez sur le calendrier, faites glisser puis déposez, et sélectionnez Fermeture de chambre.
Cliquez sur le bouton Fermeture de chambre en haut à droite.
Renseignez les champs obligatoires :
Chambre : sélectionnez la chambre dans le menu déroulant.
Date de début : par défaut, la date du jour.
Date de fin : par défaut, le lendemain.
Description : saisissez une note interne expliquant le motif de la fermeture de chambre.
Modifier une fermeture de chambre
Repérez la fermeture de chambre et cliquez dessus.
Modifiez les paramètres.
Cliquez sur Enregistrer.
Modifiez rapidement la durée d’une fermeture de chambre en faisant glisser le repère de fin vers la gauche ou vers la droite.
Lever une fermeture de chambre
Repérez la fermeture de chambre et cliquez dessus.
Cliquez sur Rouvrir la chambre.
Lever une fermeture de chambre augmente les disponibilités des chambres sur tous les canaux connectés et sur votre moteur de réservation.
Gérer les réservations
Créer une réservation
Deux méthodes permettent de créer une réservation :
Cliquez sur le calendrier, faites glisser puis déposez, et sélectionnez Réservation.
Cliquez sur le bouton Réservation.
Couleurs des blocs de réservation
La couleur d’arrière-plan de chaque réservation indique son statut :
Orange ou jaune : confirmée, en attente d’arrivée
Vert : arrivée effectuée
Gris : départ effectué
Bleu clair : non attribuée (aucune chambre physique attribuée)
Rouge foncé : fermeture de chambre
Pâle, estompé : le paiement de la réservation est incomplet
Le statut de paiement est indiqué par une barre colorée sur le côté gauche de la réservation et par une icône de loupe colorée :
Barre rouge et icône de loupe rouge : impayée
Barre verte et icône de loupe verte : payée
Icône de carte barrée : le numéro de carte n’est pas valide
Icônes des blocs de réservation
Selon les paramètres de votre calendrier, une réservation peut aussi afficher les icônes et symboles suivants, qui fournissent davantage d’informations en un coup d’œil :
Icône de cœur : il s’agit d’un client récurrent
Icône de bloc-notes noir : la réservation comporte un commentaire du client ou une note du personnel
Icône de buste accompagnée d’un chiffre : le nombre d’adultes
Icône de silhouette d’enfant accompagnée d’un chiffre : le nombre d’enfants
Icône de poussette accompagnée d’un chiffre : le nombre de bébés
Icône de croissant de lune accompagnée d’un chiffre : le nombre de nuits
Icône de canal de réservation : indique le canal d’où provient la réservation (liste ci-dessous)
Remarque : seuls Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb, Réservation directe et Demand Plus affichent une icône de canal. Les autres canaux n’affichent pas d’icône dédiée.
Consulter le récapitulatif de réservation
Le récapitulatif de réservation présente les informations clés d’une réservation sans qu’il soit nécessaire d’ouvrir la réservation complète. Il comprend :
Identifiant de la réservation
Coordonnées du contact principal
Informations sur les clients, dont leur nombre et la mention de client récurrent
Détails de la réservation
Récapitulatif des paiements
Une liste déroulante pour modifier le statut de la réservation (confirmée, arrivée effectuée ou départ effectué)
Des actions pour les paiements, l’annulation, l’impression, l’envoi par e-mail et la gestion de la réservation
Remarque : le récapitulatif de réservation ne remplace pas la page de la réservation complète. Pour modifier une réservation, ouvrez la fiche complète de la réservation.
Déplacer une réservation
Faites glisser et déposez la réservation pour modifier :
l’attribution de la chambre physique,
le type de chambre,
les dates d’arrivée et de départ.
Modifier le statut d’une réservation
Il n’est pas possible d’enregistrer une arrivée avant la date d’arrivée, ni un départ avant la date de départ :
Ouvrez le récapitulatif de la réservation.
Utilisez le bouton de statut ou la liste déroulante pour sélectionner Confirmée, Arrivée effectuée ou Départ effectué.
Modifier la durée de séjour
Pour prolonger le séjour, faites glisser l’extrémité de la réservation vers la droite afin de repousser la date de départ, ou faites glisser la réservation entière pour modifier la date d’arrivée.
Pour les réservations reçues d’un canal, vous ne pouvez pas repousser directement la date de départ dans le calendrier. Pour ajouter une nuit supplémentaire :
Convenez de la prolongation directement avec le client.
Créez dans le calendrier une nouvelle réservation manuelle pour la nuit supplémentaire.
Encaissez le paiement directement auprès du client.
Annuler une réservation
Ouvrez le récapitulatif de la réservation.
Cliquez sur Annuler la réservation.
Confirmez l’annulation.
Traiter les paiements
Ouvrez le récapitulatif de la réservation.
Cliquez sur Ajouter un paiement.
Enregistrez ou traitez le paiement.
Imprimer ou envoyer par e-mail les détails de la réservation
Ouvrez le récapitulatif de la réservation.
Cliquez sur Imprimer ou Envoyer par e-mail pour générer :
une fiche d’enregistrement,
une facture,
un récapitulatif,
une confirmation.
Réservations non attribuées
La ligne « non attribuées » est utilisée pour les réservations confirmées auxquelles aucune chambre physique n’est attribuée. L’indicateur Non attribuées situé au-dessus du calendrier affiche le nombre de réservations sans chambre attribuée.
Raisons possibles de l’absence d’attribution :
Absence de nuits consécutives disponibles dans le même type de chambre
Réservations manuelles sans chambre attribuée
Surréservations sur un canal
Impossibilité de trouver une chambre adaptée
Gérer les réservations non attribuées
Utilisez la ligne des réservations non attribuées pour gérer les réservations lors de la réorganisation des chambres.
Faites glisser et déposez la réservation vers une chambre disponible.
Ouvrez la réservation et modifiez les informations.