Visão geral
As reservas são um elemento fundamental da gestão do inventário do seu estabelecimento. Quando uma reserva é criada, um quarto é reservado para o seu hóspede, impedindo que outros o reservem. A disponibilidade dos quartos ajusta-se automaticamente e os seus canais conectados refletem esta nova disponibilidade, reduzindo o risco de sobrerreservas.
As reservas podem ser criadas pelos hóspedes (através de canais conectados ou do seu sistema de reservas diretas) ou manualmente através do Little Hotelier. Todas as reservas (passadas, presentes e futuras) são exibidas no Calendário.
Gerir as reservas de forma eficaz ajuda-o a manter registos precisos dos hóspedes para referência futura e a gerar relatórios detalhados.
Localizar reservas
Pode localizar reservas em dois locais:
Calendário: Pesquise por datas de check-in ou check-out
Reservas: Pesquise por detalhes da reserva
Criar uma reserva
Quando criar reservas manuais
Embora a maioria das reservas chegue automaticamente através das agências de viagens on-line (OTA) e do seu sistema de reservas, precisará de criar reservas manuais para hóspedes sem reserva prévia, reservas diretas por telefone ou e-mail, reservas de agências de viagens ou para gerir excedentes de estabelecimentos parceiros.
Como criar uma reserva
A partir do Calendário: Utilize o botão +Reserva ou clique e arraste no Calendário
A partir de Reservas: Clique em +Criar reserva
Detalhes da reserva
Informações gerais: Datas de check-in/out, tipo de quarto, tarifário, número do quarto, número de hóspedes, preços e descontos
Detalhes do contacto principal: Nome (obrigatório), informações de contacto, detalhes de pagamento, hora de chegada, documentos de identificação, consentimento de marketing e pedidos especiais
Editar reservas
O Little Hotelier disponibiliza vários separadores para gerir diferentes aspetos de uma reserva:
Separador Detalhes: Modifique datas, tipo de quarto, tarifário, número de hóspedes, preços e informações de contacto principal
Separador Hóspedes: Faça a gestão de hóspedes adicionais e defina o hóspede principal
Separador Inclusões: Visualize as inclusões do tarifário
Separador Itens extra: Adicione e faça a gestão de itens de venda extra
Separador Pagamentos: Processe pagamentos, gerencie reembolsos e acompanhe depósitos
Separador Notas: Adicione notas internas e documente pedidos especiais
Separador Faturas: Gere e faça a gestão de faturas
Gerir o estado da reserva
Estados disponíveis:
Confirmada: Estado predefinido para novas reservas
Check-in efetuado: O hóspede chegou e as chaves foram fornecidas
Check-out efetuado: O hóspede partiu e o quarto está pronto para limpeza
Para alterar um estado, abra a reserva, utilize o menu suspenso de estado no canto inferior direito e guarde as alterações. As alterações de estado são refletidas através de diferentes cores no Calendário.
Cancelar reservas
Apenas as reservas Confirmadas podem ser canceladas diretamente. As reservas com check-in/out efetuado requerem uma alteração de estado primeiro. Os cancelamentos são permanentes e não podem ser desfeitos.
Para cancelar uma reserva:
Abra a reserva
Clique em Cancelar Reserva no separador Detalhes
Clique em Sim, tenho a certeza para confirmar
Para reservas feitas através de canais de reserva conectados, os hóspedes devem cancelar através da plataforma de reserva original e os canais atualizarão automaticamente o seu inventário. Poderão ser necessárias atualizações manuais se um canal não enviar atualizações automáticas.
Processar pagamentos com os Pagamentos Little Hotelier
Processe pagamentos diretamente:
Abra a reserva
Navegue até ao separador Pagamentos
Clique em Processar Pagamento
Introduza o montante do pagamento e os detalhes do cartão
Clique em Processar
Os detalhes do cartão de pagamento são automaticamente eliminados sete dias após o check-out, em conformidade com os regulamentos PCI DSS.
Melhores práticas
Monitorização regular: Verifique o Calendário diariamente, reveja as chegadas previstas, verifique os estados de pagamento
Precisão dos dados: Verifique novamente todos os detalhes da reserva e atribuições de quartos
Gestão de pagamentos: Processe depósitos prontamente e mantenha os registos de pagamento atualizados
Comunicação com hóspedes: Confirme as reservas e mantenha os hóspedes informados sobre quaisquer alterações
Notas importantes:
Atualize sempre para o estado Check-out efetuado quando os hóspedes partem
Verifique a disponibilidade antes de criar reservas manuais
Mantenha os comentários dos hóspedes separados das notas internas
Nunca inclua informações de cartão de crédito em comentários ou notas
Reveja os requisitos legais locais para a recolha de informações dos hóspedes
Gere faturas apenas após finalizar os detalhes da reserva
As reservas não podem ser eliminadas, apenas canceladas
As reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas permanecem acessíveis em Reservas
O quarto fica disponível para novas reservas após o cancelamento
Monitorize as notificações por e-mail para requisitos de atualização manual dos canais