Visão geral
As reservas são um elemento central da gestão do inventário do seu estabelecimento. Quando uma reserva é criada, fica reservado um quarto para o hóspede, evitando que outras pessoas o reservem. A disponibilidade do quarto é ajustada automaticamente e os canais ligados refletem essa nova disponibilidade, reduzindo a probabilidade de overbooking.
As reservas podem ser criadas pelos hóspedes (através de canais ligados ou do sistema de reservas direto) ou manualmente através do Little Hotelier. Todas as reservas (passadas, atuais e futuras) são apresentadas no Calendário.
A gestão eficaz das reservas ajuda a manter registos precisos dos hóspedes para referência futura e a gerar relatórios detalhados.
Localizar reservas
Pode localizar reservas em dois locais:
Calendário: pesquisar por datas de check-in ou check-out
Reservas: pesquisar por detalhes da reserva
Pesquisar na página Reservas
Para encontrar uma reserva através da página Reservas, pode pesquisar por:
Apelido do hóspede
Referência da reserva
Número da fatura
Tipo de data: Check-in, Check-out ou Data de reserva (a data em que a reserva foi criada)
Data de e Data até: pesquisar por um intervalo de datas. Pode deixar estes campos em branco se não souber as datas. Limpe ambos os campos ao pesquisar por nome do hóspede, referência da reserva ou número da fatura, para evitar perder resultados fora do intervalo de datas atual
Estado: Confirmada, Check-in efetuado, Check-out efetuado ou Cancelada
Origem: origem da reserva (canal)
Clique em Pesquisar para ver os resultados. Clique numa reserva para a abrir e ver todos os detalhes.
Identificar a origem da reserva através do ID da reserva
O número de referência ou ID da reserva indica a origem da reserva:
LH: reserva manual criada no Little Hotelier
BBN ou BB: reservas feitas através do sistema de reservas do seu website (reserva direta)
Código do canal: cada canal (OTA) tem o seu próprio código único (por exemplo, BDC para a Booking.com)
Os canais apresentam o código do canal (como EXP-1234 para a Expedia ou BDC-1234 para a Booking.com)
Channels Plus: as reservas provenientes do Channels Plus apresentam 2 campos nos detalhes da reserva: Canal e Afiliado. Aceda aos detalhes das reservas do Channels Plus diretamente no Little Hotelier apenas, e não na extranet do canal.
CHP: as reservas do Channels Plus têm o prefixo "CHP-" (por exemplo, "CHP-1a12345-25"). A coluna Origem também apresenta "Channels Plus" seguido do nome do canal onde o hóspede fez a reserva (por exemplo, "Channels Plus/Trip.com")
Criar uma reserva
Quando criar reservas manuais
Embora a maioria das reservas seja feita automaticamente através de OTAs e do sistema de reservas, será necessário criar reservas manuais para hóspedes sem reserva prévia, reservas diretas por telefone ou e-mail, reservas de agências de viagens, ou para gerir o excesso de reservas de estabelecimentos parceiros.
Como criar uma reserva
Pode criar uma reserva manual a partir de dois locais:
A partir do Calendário: utilize o botão + Reserva ou clique e arraste no Calendário
A partir de Reservas: clique em + Criar reserva
Detalhes da reserva
Informação geral: datas de check-in/check-out, tipo de quarto, tarifário, número do quarto, número de hóspedes, preços e descontos
Detalhes do contacto principal: nome (obrigatório), informação de contacto, detalhes de pagamento, hora de chegada, documentos de identificação, consentimento de marketing e pedidos especiais
Editar reservas
O Little Hotelier disponibiliza vários separadores para gerir diferentes aspetos de uma reserva:
Separador Detalhes: alterar datas, tipo de quarto, tarifário, número de hóspedes, preços e informação do contacto principal
Separador Hóspedes: gerir hóspedes adicionais e definir o hóspede principal
Separador Inclusões: ver as inclusões do tarifário
Separador Itens extra: adicionar e gerir itens extra à venda
Separador Pagamentos: processar pagamentos, gerir reembolsos e acompanhar depósitos
Separador Notas: adicionar notas internas e documentar pedidos especiais
Separador Faturas: gerar e gerir faturas
Posso editar o preço do quarto?
Só pode editar diretamente o preço do quarto no Little Hotelier se a reserva tiver sido criada manualmente, sem reserva prévia, ou se a origem da reserva for Extranet (reserva direta).
Para editar o preço do quarto:
Aceda a Calendário e abra a reserva.
Na lista pendente Tarifário do quarto, selecione a opção em branco.
No campo Quarto, introduza o preço total final acordado para o quarto.
Clique em Guardar.
⚠️ O preço diário será automaticamente calculado proporcionalmente (pro rata) e aparecerá na fatura da reserva.
Para reservas de canais/OTA, as alterações de preço devem ser feitas através da plataforma de reserva original. Contacte diretamente o canal para alterar o preço.
Atualizar o estado da reserva / Fazer o check-in e o check-out dos hóspedes
Manter os estados das reservas atualizados ajuda a acompanhar as estadias concluídas, gerir a disponibilidade dos quartos e manter registos precisos.
Existem três estados de reserva:
Confirmada: estado predefinido para novas reservas
Check-in efetuado: o hóspede chegou e as chaves foram entregues
Check-out efetuado: o hóspede saiu e o quarto está pronto para limpeza
Para atualizar o estado de uma reserva, por exemplo, para fazer o check-out de um hóspede:
A partir de Calendário ou Reservas, clique na reserva para a abrir.
No canto inferior direito, clique na lista pendente de estado.
Selecione o novo estado (por exemplo, altere para Check-out efetuado).
Clique em Guardar.
Imprimir uma ficha de registo
O Little Hotelier disponibiliza uma ficha de registo que pode ser utilizada como formulário de check-in. Para imprimir uma ficha de registo de uma reserva:
Aceda a Calendário.
Abra a reserva.
Clique em Imprimir.
Selecione Ficha de registo.
💡 Para imprimir fichas de registo de todas as reservas com check-in numa data específica, aceda a Relatórios > Operacional > Check-in, escolha as datas de check-in e check-out, clique em Executar relatório e, em seguida, selecione Imprimir ficha de registo.
Cancelar reservas
Cancelar reservas feitas através de canais
⚠️ Não é possível editar ou cancelar reservas de OTA (canais) diretamente no Little Hotelier. As reservas feitas através de OTAs (canais) têm de ser alteradas ou canceladas pelo hóspede através do canal utilizado para a reserva.
Apenas as reservas manuais criadas no Little Hotelier ou através da reserva direta podem ser editadas no Little Hotelier.
⚠️ Só é possível cancelar diretamente reservas com o estado Confirmada. As reservas com check-in ou check-out efetuado exigem primeiro uma alteração de estado. Os cancelamentos são permanentes e não podem ser revertidos.
Como cancelar uma reserva no Little Hotelier
Para cancelar uma reserva:
Abra a reserva
Clique em Cancelar reserva no separador Detalhes
Clique em Sim, tenho a certeza para confirmar
Para reservas feitas através de canais de reserva ligados, os hóspedes têm de cancelar através da plataforma de reserva original, e os canais atualizarão automaticamente o seu inventário. Poderão ser necessárias atualizações manuais se um canal não enviar atualizações automáticas ou se o canal tiver sido desativado.
Importante: para que as reservas e os cancelamentos sejam sincronizados automaticamente, o canal tem de estar ligado e ativado no momento da reserva. As reservas feitas antes da ligação ou enquanto o canal/tarifa estava desativado não serão sincronizadas e terão de ser introduzidas manualmente.
Nota:
As reservas não podem ser eliminadas, apenas canceladas
As reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas continuam acessíveis em Reservas
O quarto fica disponível para novas reservas após o cancelamento
Para registar uma não comparência (no-show) em reservas diretas ou reservas manuais criadas no Little Hotelier, cancele a reserva (não existe uma opção de não comparência)
Não é necessário ativar a definição de reposição automática, uma vez que esta funcionalidade é automática. A reposição automática não pode ser desativada
Posso cancelar um quarto numa reserva com vários quartos?
Se uma reserva incluir dois ou mais quartos, pode remover um quarto sem cancelar a reserva completa.
Para cancelar um quarto:
Abra a reserva.
Aceda ao separador Detalhes.
Localize o quarto que pretende cancelar (por exemplo, Quarto 101).
Passe o rato sobre essa linha de quarto e clique no "X" vermelho à direita para o remover.
Clique em Guardar.
Nota (reembolsos):
Little Hotelier Pay: abra a reserva, aceda ao separador Pagamentos, clique em Processar reembolso e siga as instruções para concluir o reembolso.
Se o seu estabelecimento utilizar um sistema de pagamento de terceiros, processe o reembolso diretamente nesse sistema e depois registe o reembolso na reserva
Processar pagamentos com o Little Hotelier Pay
Processe pagamentos diretamente com o Little Hotelier Pay:
Abra a reserva
Aceda ao separador Pagamentos
Clique em Processar pagamento
Introduza o valor do pagamento e os detalhes do cartão
Clique em Processar
Os detalhes do cartão de pagamento são eliminados automaticamente sete dias após o check-out, em conformidade com as regulamentações PCI DSS.
Boas práticas
Monitorização regular: verifique o Calendário diariamente, reveja as próximas chegadas e confirme os estados de pagamento
Precisão dos dados: verifique cuidadosamente todos os detalhes das reservas e as atribuições de quartos
Gestão de pagamentos: processe os depósitos prontamente e mantenha os registos de pagamento atualizados
Comunicação com os hóspedes: confirme as reservas e mantenha os hóspedes informados sobre quaisquer alterações
Notas importantes:
Atualize sempre para o estado Check-out efetuado quando os hóspedes saírem. Isto ajuda a acompanhar as reservas concluídas
Os tipos de quarto e as tarifas de quarto não podem ser eliminados enquanto tiverem reservas com o estado "Confirmada" ou "Check-in efetuado" — mesmo que o hóspede já tenha saído do estabelecimento
Verifique a disponibilidade antes de criar reservas manuais
Mantenha os comentários dos hóspedes separados das notas internas
Nunca inclua informações de cartão de crédito em comentários ou notas
Reveja os requisitos legais locais relativos à recolha de informação dos hóspedes
Gere faturas apenas depois de finalizar os detalhes da reserva
As reservas não podem ser eliminadas, apenas canceladas
As reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas continuam acessíveis em Reservas
O quarto fica disponível para novas reservas após o cancelamento
Monitorize as notificações por e-mail relativas a requisitos de atualização manual provenientes dos canais
Os detalhes de pagamento da reserva não podem ser impressos, devido aos requisitos de conformidade PCI