Reservas
As reservas são um elemento central na gestão do inventário da sua propriedade. Quando uma reserva é criada, um quarto fica reservado para o seu hóspede, impedindo que outras pessoas o reservem. A disponibilidade de quartos é ajustada automaticamente e os seus canais ligados refletem esta nova disponibilidade, reduzindo o risco de overbooking.
As reservas podem ser criadas pelos hóspedes (através dos canais ligados ou do seu sistema de reservas diretas) ou manualmente através do Little Hotelier. Todas as reservas (passadas, presentes e futuras) são apresentadas no Calendário.
Gerir reservas de forma eficaz ajuda a manter registos precisos dos hóspedes para referência futura e a gerar relatórios detalhados.
Encontrar reservas
Pode localizar reservas em dois locais:
Calendário: Pesquise por datas de check-in ou check-out
Reservas: Pesquise por detalhes da reserva
Pesquisa na página de Reservas
Para encontrar uma reserva através da página de Reservas, pode pesquisar por:
Apelido do hóspede
Referência da reserva
Número de fatura
Tipo de data: Check-In, Check-Out ou Data de reserva (a data em que a reserva foi criada)
Data de início e Data de fim: pesquise por intervalo de datas. Pode deixar estes campos em branco se as datas forem desconhecidas. Limpe ambos os campos ao pesquisar por apelido, referência de reserva ou número de fatura, para evitar perder resultados fora do intervalo de datas atual.
Estado: Confirmada, Check-in efetuado, Check-out efetuado ou Cancelada
Fonte: fonte da reserva (canal)
Clique em Pesquisar para ver os resultados. Clique numa reserva para a abrir e ver todos os detalhes.
Identificar a fonte da reserva a partir do ID de reserva
O número de Referência ou ID de reserva indica a origem da reserva:
LH: Reserva manual criada no Little Hotelier
BBN ou BB: Reservas efetuadas através do sistema de reservas do seu site (Reserva Direta)
Código de canal: Cada canal (OTA) tem o seu código único (ex.: BDC para Booking.com)
Os canais apresentam o código do canal (como EXP-1234 para Expedia ou BDC-1234 para Booking.com)
Criar uma reserva
Quando criar reservas manuais?
Embora a maioria das reservas chegue automaticamente através de agências de viagens on-line (OTA) e do seu sistema de reservas, será necessário criar reservas manuais para hóspedes walk-in, reservas diretas por telefone ou e-mail, reservas de agências de viagens ou para gerir o excesso de reservas de propriedades parceiras.
Como criar uma reserva
Pode criar uma reserva manual a partir de dois locais:
A partir do Calendário: Utilize o botão +Reserva ou clique e arraste no Calendário
A partir de Reservas: Clique em +Criar reserva
Detalhes da reserva
Informações gerais: Datas de check-in/check-out, tipo de quarto, tarifário, número do quarto, número de hóspedes, preços e descontos
Detalhes do contacto principal: Nome (obrigatório), informações de contacto, detalhes de pagamento, hora de chegada, documentos de identificação, consentimento de marketing e pedidos especiais
Editar reservas
O Little Hotelier disponibiliza vários separadores para gerir diferentes aspetos de uma reserva:
Separador Detalhes: Altere datas, tipo de quarto, tarifário, número de hóspedes, preços e informações do contacto principal
Separador Hóspedes: Gira hóspedes adicionais e defina o hóspede principal
Separador Inclusões: Visualize as inclusões do tarifário
Separador Artigos extra: Adicione e gira artigos de venda adicionais
Separador Pagamentos: Processe pagamentos, trate de reembolsos e controle os depósitos
Separador Notas: Adicione notas internas e documente pedidos especiais
Separador Faturas: Gere e gira faturas
Posso editar o preço do quarto?
Só pode editar o preço do quarto diretamente no Little Hotelier se a reserva tiver sido criada manualmente, como walk-in, ou se a fonte da reserva for o Extranet (reserva direta).
Para editar o preço do quarto:
Vá ao Calendário e abra a reserva.
No menu pendente Tarifa do quarto, selecione a opção em branco.
No campo Quarto, introduza o preço total final acordado para o quarto.
Clique em Guardar.
⚠️ O preço diário será calculado automaticamente de forma proporcional e aparecerá na fatura da reserva.
Para reservas de Canal/OTA, as alterações de preço devem ser efetuadas através da plataforma de reserva original. Contacte o canal diretamente para alterar o preço.
Atualizar o estado da reserva / Fazer check-in e check-out dos hóspedes
Manter os estados das reservas atualizados ajuda a controlar as estadias concluídas, a gerir a disponibilidade de quartos e a manter registos precisos.
Existem três estados de reserva:
Confirmada: Estado predefinido para novas reservas
Check-in efetuado: O hóspede chegou e recebeu as chaves
Check-out efetuado: O hóspede partiu e o quarto está pronto para limpeza
Para atualizar um estado de reserva, por exemplo, para fazer o check-out de um hóspede:
A partir do Calendário ou de Reservas, clique na reserva para a abrir.
No canto inferior direito, clique no menu pendente de estado.
Selecione o novo estado (ex.: Check-out efetuado).
Clique em Guardar.
Imprimir um formulário de registo
O Little Hotelier disponibiliza um formulário de registo que pode usar como formulário de check-in. Para imprimir um formulário de registo para uma reserva:
Vá ao Calendário.
Abra a reserva.
Clique em Imprimir.
Selecione Formulário de Registo.
💡 Para imprimir formulários de registo de todas as reservas com check-in numa data específica, vá a Relatórios > Operacional > Check-in, escolha as suas datas de check-in e check-out, clique em Executar Relatório e selecione Imprimir Formulário de Registo.
Cancelar reservas
⚠️ Reservas de canal (OTA): Não é possível editar nem cancelar reservas de OTA (canal) diretamente no Little Hotelier. As reservas efetuadas através de OTA (canais) devem ser alteradas ou canceladas pelo hóspede através do canal utilizado para a reserva.
Apenas as reservas manuais criadas no Little Hotelier ou através de Reserva Direta podem ser editadas no Little Hotelier.
⚠️ Apenas as reservas com estado Confirmada podem ser canceladas diretamente. As reservas com check-in ou check-out efetuado requerem primeiro uma alteração de estado. Os cancelamentos são permanentes e não podem ser anulados.
Como cancelar uma reserva
Abra a reserva.
Clique em Cancelar Reserva no separador Detalhes.
Clique em Sim, tenho a certeza para confirmar.
Para reservas efetuadas através de canais de reserva ligados, os hóspedes devem cancelar através da plataforma de reserva original; os canais atualizarão automaticamente o seu inventário. Podem ser necessárias atualizações manuais se um canal não enviar atualizações automáticas ou se o canal estiver desativado.
Importante: Para que as reservas e os cancelamentos sejam sincronizados automaticamente, o canal deve estar ligado e ativo no momento da reserva. As reservas efetuadas antes da ligação ou enquanto o canal/tarifa estava desativado não serão sincronizadas e requerem introdução manual.
Nota:
As reservas não podem ser eliminadas, apenas canceladas.
As reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas permanecem acessíveis em Reservas.
O quarto fica disponível para novas reservas após o cancelamento.
Para registar um no-show para reservas diretas ou reservas manuais criadas no Little Hotelier, cancele a reserva (não existe opção de no-show).
Não é necessário ativar a definição de reposição automática, pois esta funcionalidade é automática. A reposição automática não pode ser desativada.
Processar pagamentos com Little Hotelier Pay
Para processar pagamentos diretamente:
Abra a reserva.
Navegue até ao separador Pagamentos.
Clique em Processar Pagamento.
Introduza o valor do pagamento e os dados do cartão.
Clique em Processar.
Os dados do cartão de pagamento são eliminados automaticamente sete dias após o check-out, em conformidade com os regulamentos PCI DSS.
Boas práticas
Monitorização regular: Verifique o Calendário diariamente, reveja as chegadas previstas, verifique os estados dos pagamentos
Exatidão dos dados: Confirme todos os detalhes das reservas e as atribuições de quartos
Gestão de pagamentos: Processe os depósitos prontamente e mantenha os registos de pagamento atualizados
Comunicação com os hóspedes: Confirme as reservas e mantenha os hóspedes informados sobre eventuais alterações
Notas importantes:
Atualize sempre para o estado Check-out efetuado quando os hóspedes partirem. Isto ajuda a controlar as reservas concluídas.
Os tipos de quarto e as tarifas não podem ser eliminados enquanto existirem reservas com estado "Confirmada" ou "Check-in efetuado" — mesmo que o hóspede já tenha deixado a propriedade.
Verifique a disponibilidade antes de criar reservas manuais.
Mantenha os comentários dos hóspedes separados das notas internas.
Nunca inclua informações de cartão de crédito em comentários ou notas.
Reveja os requisitos legais locais para a recolha de informações dos hóspedes.
Gere faturas apenas após finalizar os detalhes da reserva.
As reservas não podem ser eliminadas, apenas canceladas.
As reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas permanecem acessíveis em Reservas.
O quarto fica disponível para novas reservas após o cancelamento.
Monitorize as notificações de e-mail para identificar atualizações manuais necessárias por parte dos canais.