Descrição geral
As reservas são um elemento-chave na gestão do inventário da sua propriedade. Quando é criada uma reserva, um quarto é bloqueado para o/a hóspede, impedindo que outras pessoas o reservem. A disponibilidade ajusta-se automaticamente e os seus canais conectados refletem esta nova disponibilidade, reduzindo o risco de sobrerreserva.
As reservas podem ser criadas pelos/as hóspedes (através de canais conectados ou do seu sistema de reservas para reservas diretas) ou manualmente no Little Hotelier. Todas as reservas (passadas, atuais e futuras) são apresentadas no Calendário.
Gerir as reservas de forma eficaz ajuda a manter registos de hóspedes precisos para referência futura e a gerar relatórios detalhados.
Encontrar reservas
Pode localizar reservas em dois locais:
Calendário: pesquisar por data de chegada ou de partida
Reservas: pesquisar por detalhes da reserva
Identificar a origem da reserva pelo ID da reserva
O número de ID da reserva indica de onde veio a reserva:
LH: reserva manual criada no Little Hotelier
BBN ou BB: reservas realizadas através do sistema de reservas do seu site (reserva direta)
Código do canal: cada canal (OTA) tem um código próprio (por exemplo, BDC para Booking.com)
Criar uma reserva
Quando criar reservas manuais
Embora a maioria das reservas chegue automaticamente pelas OTAs e pelo seu sistema de reservas, terá de criar reservas manuais para hóspedes sem reserva prévia (walk‑in), reservas diretas por telefone ou e‑mail, reservas de agências de viagens ou para gerir excesso proveniente de propriedades parceiras.
Como criar uma reserva
A partir do Calendário: utilize o botão + Reserva ou clique e arraste no Calendário
A partir de Reservas: clique em + Criar reserva
Detalhes da reserva
Informações gerais: datas de chegada/partida, tipo de quarto, tarifário, número do quarto, número de hóspedes, preços e descontos
Dados de contacto principais: nome (obrigatório), dados de contacto, detalhes de pagamento, hora de chegada, documentos de identificação, consentimento de marketing e pedidos especiais
Editar reservas
O Little Hotelier disponibiliza vários separadores para gerir diferentes aspetos de uma reserva:
Separador Detalhes: alterar datas, tipo de quarto, tarifário, número de hóspedes, preços e dados de contacto principais
Separador Hóspedes: gerir hóspedes adicionais e definir o/a hóspede principal
Separador Inclusões: ver as inclusões do tarifário
Separador Artigos adicionais: adicionar e gerir artigos de venda adicionais (extras)
Separador Pagamentos: processar pagamentos, efetuar reembolsos e acompanhar depósitos
Separador Notas: adicionar notas internas e documentar pedidos especiais
Separador Faturas: gerar e gerir faturas
Gerir o estado da reserva
Estados disponíveis:
Confirmada: estado predefinido para novas reservas
Check‑in efetuado: o/a hóspede chegou e as chaves foram entregues
Check‑out efetuado: o/a hóspede partiu e o quarto está pronto para limpeza
Para alterar um estado, abra a reserva, utilize a lista pendente de estado no canto inferior direito e guarde as alterações. As alterações de estado são refletidas por cores diferentes no Calendário.
Cancelar reservas
Apenas reservas manuais criadas no Little Hotelier ou através de reserva direta podem ser editadas no Little Hotelier. As reservas realizadas através de OTAs (canais) devem ser alteradas ou canceladas pelo/a hóspede no canal utilizado para reservar.
Apenas reservas no estado Confirmada podem ser canceladas diretamente. Reservas em estado Check‑in efetuado/Check‑out efetuado exigem uma alteração de estado prévia. As cancelações são permanentes e não podem ser revertidas.
Para cancelar uma reserva:
Abra a reserva
No separador Detalhes, clique em Cancelar reserva
Clique em Sim, confirmar para confirmar
Para reservas efetuadas através de canais de reserva conectados, a anulação deve ser feita pelo/a hóspede na plataforma de origem e os canais atualizarão o seu inventário automaticamente. Poderão ser necessárias atualizações manuais se um canal não enviar atualizações automáticas ou se o canal estiver desativado.
Importante: para que reservas e cancelamentos sincronizem automaticamente, o canal deve estar ligado e ativo no momento da reserva. Reservas efetuadas antes da ligação ou enquanto o canal/tarifa estava desativado não serão sincronizadas e exigirão registo manual.
Notas:
As reservas não podem ser eliminadas, apenas canceladas
Reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas continuam acessíveis em Reservas
O quarto volta a ficar disponível para novas reservas após o cancelamento
Nota: não precisa de ativar a definição de reposição automática, pois esta funcionalidade é automática. A reposição automática não pode ser desativada.
Processar pagamentos com Little Hotelier Pay
Processe pagamentos diretamente:
Abra a reserva
Aceda ao separador Pagamentos
Clique em Processar pagamento
Introduza o montante e os dados do cartão
Clique em Processar
Os dados do cartão de pagamento são eliminados automaticamente sete dias após o check‑out, em conformidade com o PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Boas práticas
Monitorização regular: verifique diariamente o Calendário, reveja as chegadas próximas e confirme os estados de pagamento
Exatidão dos dados: confirme todos os detalhes da reserva e as atribuições de quartos
Gestão de pagamentos: processe os depósitos atempadamente e mantenha os registos de pagamentos atualizados
Comunicação com hóspedes: confirme as reservas e mantenha os/as hóspedes informados/as de quaisquer alterações
Notas importantes:
Altere sempre o estado para Check‑out efetuado quando os/as hóspedes partirem. Isto ajuda a acompanhar as reservas concluídas.
Os tipos de quarto e as tarifas de quarto não podem ser eliminados enquanto existirem reservas com estado «Confirmada» ou «Check‑in efetuado» — mesmo que o/a hóspede já tenha deixado a sua propriedade.
Verifique a disponibilidade antes de criar reservas manuais
Mantenha separados os comentários dos hóspedes e as notas internas
Nunca inclua informações de cartão de crédito em comentários ou notas
Verifique os requisitos legais locais relativos à recolha de informações de hóspedes
Gere faturas apenas depois de finalizar os detalhes da reserva
As reservas não podem ser eliminadas, apenas canceladas
Reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas continuam acessíveis em Reservas
O quarto volta a ficar disponível para novas reservas após o cancelamento
Monitorize as notificações por e‑mail para eventuais pedidos de atualizações manuais por parte dos canais