Visão geral
As reservas são um elemento essencial da gestão do inventário do seu estabelecimento. Quando uma reserva é criada, um quarto fica retido para o hóspede, impedindo que outras pessoas o reservem. A disponibilidade do quarto é ajustada automaticamente e os seus canais ligados refletem esta nova disponibilidade, reduzindo o risco de sobrerreserva.
As reservas podem ser criadas pelos hóspedes, através de canais ligados ou do seu sistema de reservas direto, ou manualmente através do Little Hotelier. Todas as reservas — passadas, atuais e futuras — são apresentadas no Calendário.
Uma gestão eficaz das reservas ajuda a manter registos precisos dos hóspedes para consulta futura e a gerar relatórios detalhados.
Encontrar reservas
Pode localizar reservas em dois locais do Little Hotelier:
Calendário: pesquise pelas datas de check-in ou check-out
Reservas: pesquise pelos dados da reserva
Pesquisar na página Reservas
Para encontrar uma reserva através da página Reservas, pode pesquisar por:
Sobrenome do hóspede
Referência da reserva
Número da fatura
Tipo de data: Check-in, Check-out ou Data da reserva — a data em que a reserva foi criada
Data de início e Data de fim: pesquise por um intervalo de datas. Pode deixar estes campos em branco se não souber as datas. Limpe ambos os campos quando pesquisar pelo nome do hóspede, pela referência da reserva ou pelo número da fatura, para não excluir resultados fora do intervalo de datas atual
Estado: Confirmada, Check-in efetuado, Check-out efetuado ou Cancelada
Origem: canal de reservas
Clique em Pesquisar para ver os resultados. Clique numa reserva para a abrir e consultar todos os detalhes.
Identificar a origem da reserva através do ID da reserva
O número da referência ou do ID da reserva indica a origem da reserva:
LH: reserva manual criada no Little Hotelier
BBN ou BB: reservas feitas através do sistema de reservas do seu site
Código do canal: cada canal tem o seu próprio código exclusivo, por exemplo, BDC para a Booking.com
Os canais apresentam o respetivo código, como EXP-1234 para a Expedia ou BDC-1234 para a Booking.com
Channels Plus: as reservas do Channels Plus apresentam dois campos nos detalhes da reserva: Canal e Afiliado. Pode consultar os detalhes das reservas do Channels Plus diretamente apenas no Little Hotelier, e não na extranet do canal.
CHP: as reservas do Channels Plus têm o prefixo CHP-, por exemplo, CHP-1a12345-25. A coluna Origem também apresenta “Channels Plus”, seguido do nome do canal onde o hóspede fez a reserva, por exemplo, “Channels Plus/Trip.com”.
Criar uma reserva
Quando criar reservas manuais
Embora a maioria das reservas seja recebida automaticamente através das agências de viagens on-line (OTA) e do seu sistema de reservas, terá de criar reservas manuais para hóspedes sem marcação, reservas diretas feitas por telefone ou e-mail, reservas de agências de viagens ou situações em que recebe hóspedes encaminhados por estabelecimentos parceiros.
Como criar uma reserva
Pode criar uma reserva manual a partir de dois locais:
No Calendário: utilize o botão + Reserva ou clique e arraste no Calendário
Em Reservas: clique em + Criar reserva
Dados da reserva
Informações gerais: datas de check-in e check-out, tipo de quarto, tarifário, número do quarto, número de hóspedes, preços e descontos
Dados do contacto principal: nome — obrigatório —, dados de contacto, informações de pagamento, hora prevista de chegada, documentos de identificação, consentimento para comunicações comerciais e pedidos especiais
Duplicar uma reserva
Pode duplicar uma reserva passada, incluindo reservas provenientes de um canal, para voltar a reservar rapidamente para uma pessoa que já tenha ficado no estabelecimento, sem voltar a introduzir os respetivos dados. A nova reserva mantém o hóspede, o quarto, a tarifa e as notas originais. Antes de a guardar, pode ajustar as datas ou qualquer outro campo.
Para duplicar uma reserva:
Abra a reserva que pretende duplicar.
No canto inferior esquerdo dos detalhes da reserva, clique em Duplicar reserva.
Selecione as datas de check-in e check-out da nova reserva.
Selecione as informações que pretende transferir: contacto principal, pagamentos, hóspedes, inclusões, extras e notas.
Clique em Duplicar.
Clique em Ir para a nova reserva para a abrir e editar.
A nova reserva recebe o seu próprio ID e apresenta a indicação Duplicada de em Dados do hóspede, estabelecendo a ligação com a reserva original para efeitos de registo.
Nota:
Os dados do cartão de crédito não são copiados para a reserva duplicada por motivos de segurança. A disponibilidade e os preços são novamente verificados para as novas datas, pelo que o quarto, a tarifa ou os extras originais podem não estar disponíveis. Os extras só são transferidos se continuarem a existir e estiverem disponíveis para as novas datas, ao preço atual.
Para duplicar uma reserva, tem de utilizar a versão para computador do Little Hotelier.
Se duplicar uma reserva de um canal, a reserva duplicada passa a ser uma reserva direta do Little Hotelier. A reserva original do canal permanece inalterada e a reserva duplicada não é enviada novamente para o canal.
Editar reservas
💡 As reservas de canais não podem ser alteradas através do Little Hotelier. As alterações — por exemplo, às datas da estadia — têm de ser feitas diretamente no canal de reservas original.
O Little Hotelier disponibiliza vários separadores para gerir diferentes aspetos de uma reserva:
Separador Detalhes: altere as datas, o tipo de quarto, o tarifário, o número de hóspedes, os preços e os dados do contacto principal
Separador Hóspedes: faça a gestão dos hóspedes adicionais e defina o hóspede principal
Separador Inclusões: consulte as inclusões do tarifário
Separador Itens extra: adicione e faça a gestão de itens extra para venda
Separador Pagamentos: processe pagamentos, efetue reembolsos e acompanhe depósitos
Separador Notas: adicione notas internas e registe pedidos especiais
Separador Faturas: crie e faça a gestão de faturas
Posso editar o preço do quarto?
Só pode editar diretamente no Little Hotelier o preço do quarto de uma reserva criada manualmente, de um hóspede sem marcação ou cuja origem seja a Extranet, ou seja, uma reserva direta.
Aceda ao Calendário e abra a reserva.
No menu pendente Tarifa do quarto, selecione a opção em branco.
No campo Quarto, introduza o preço total final acordado para o quarto.
Clique em Guardar.
⚠️ O preço diário será rateado automaticamente e aparecerá na fatura da reserva.
Para reservas de canais ou OTA, as alterações de preço têm de ser feitas na plataforma de reservas original. Contacte diretamente o canal para alterar o preço.
Atualizar o estado da reserva / fazer o check-in e o check-out dos hóspedes
Manter os estados das reservas atualizados ajuda a acompanhar as estadias concluídas, gerir a disponibilidade dos quartos e manter registos precisos.
Existem três estados de reserva:
Confirmada: estado predefinido das novas reservas
Check-in efetuado: o hóspede chegou e recebeu as chaves
Check-out efetuado: o hóspede partiu e o quarto está pronto para limpeza
Para atualizar o estado de uma reserva, por exemplo, para fazer o check-out de um hóspede:
No Calendário ou em Reservas, clique na reserva para a abrir.
No canto inferior direito, clique no menu pendente do estado.
Selecione o novo estado, por exemplo, Check-out efetuado.
Clique em Guardar.
Imprimir um formulário de registo
O Little Hotelier disponibiliza um formulário de registo que pode utilizar durante o check-in. Para imprimir o formulário de registo de uma reserva:
Aceda ao Calendário.
Abra a reserva.
Clique em Imprimir.
Selecione Formulário de registo.
💡 Para imprimir os formulários de registo de todas as reservas com check-in numa data específica, aceda a Relatórios > Operacional > Check-in, selecione as datas de check-in e check-out, clique em Executar relatório e, em seguida, selecione Imprimir formulário de registo.
Cancelar reservas
Cancelar reservas feitas através de canais
⚠️ Não pode editar nem cancelar diretamente no Little Hotelier reservas de OTA ou de outros canais. As reservas feitas através de canais têm de ser alteradas ou canceladas pelo hóspede no canal utilizado para fazer a reserva.
Apenas as reservas manuais criadas no Little Hotelier ou através do sistema de reservas direto podem ser editadas no Little Hotelier.
⚠️ Apenas as reservas com o estado Confirmada podem ser canceladas diretamente. As reservas com check-in ou check-out efetuado exigem primeiro uma alteração de estado. Os cancelamentos são permanentes e não podem ser anulados. Depois de cancelada, a reserva não pode mudar de estado e será necessário criar uma nova reserva.
Como cancelar uma reserva no Little Hotelier
Para cancelar uma reserva:
Abra a reserva.
No separador Detalhes, clique em Cancelar reserva.
Clique em Sim, tenho a certeza para confirmar.
No caso de reservas feitas através de canais de reservas ligados, o hóspede tem de efetuar o cancelamento na plataforma original. Os canais atualizarão automaticamente o seu inventário. Poderão ser necessárias atualizações manuais se um canal não enviar atualizações automáticas ou se o canal estiver desativado.
Importante: para que as reservas e os cancelamentos sejam sincronizados automaticamente, o canal tem de estar ligado e ativo no momento da reserva. As reservas feitas antes da ligação ou enquanto o canal ou o tarifário estavam desativados não serão sincronizadas e terão de ser introduzidas manualmente.
Nota:
As reservas não podem ser eliminadas; apenas podem ser canceladas.
As reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas continuam acessíveis em Reservas.
O quarto volta a ficar disponível para novas reservas depois do cancelamento.
As reservas canceladas não podem ser reativadas.
Para registar uma falta de comparência em reservas diretas ou reservas manuais criadas no Little Hotelier, cancele a reserva, uma vez que não existe uma opção específica para falta de comparência.
Não é necessário ativar a definição de reposição automática, porque esta funcionalidade é automática e não pode ser desativada.
Posso cancelar um quarto numa reserva com vários quartos?
Se uma reserva incluir dois ou mais quartos, pode remover um quarto sem cancelar a reserva completa.
Para cancelar um quarto:
Abra a reserva.
Aceda ao separador Detalhes.
Localize o quarto que pretende cancelar, por exemplo, o quarto 101.
Passe o cursor sobre a linha desse quarto e clique no X vermelho à direita para o remover.
Clique em Guardar.
Nota sobre reembolsos:
Pagamentos Little Hotelier: abra a reserva, aceda ao separador Pagamentos, clique em Processar reembolso e siga as instruções para concluir o reembolso.
Se o seu estabelecimento utilizar um sistema de pagamentos de terceiros, efetue o reembolso diretamente nesse sistema e, em seguida, selecione Registar reembolso na reserva.
Processar pagamentos com os Pagamentos Little Hotelier
Para processar pagamentos diretamente com os Pagamentos Little Hotelier:
Abra a reserva.
Aceda ao separador Pagamentos.
Clique em Processar pagamento.
Introduza o montante do pagamento e os dados do cartão.
Clique em Processar.
Os dados do cartão de pagamento são eliminados automaticamente sete dias após o check-out, em conformidade com a Norma Mundial de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS).
Práticas recomendadas
Monitorização regular: consulte o Calendário diariamente, reveja as chegadas previstas e verifique os estados dos pagamentos.
Precisão dos dados: confirme todos os dados das reservas e as atribuições dos quartos.
Gestão de pagamentos: processe os depósitos atempadamente e mantenha os registos de pagamentos atualizados.
Comunicação com os hóspedes: confirme as reservas e mantenha os hóspedes informados sobre quaisquer alterações.
Notas importantes:
Atualize sempre o estado para Check-out efetuado quando os hóspedes partirem. Isto ajuda a acompanhar as reservas concluídas.
Os tipos de quarto e as tarifas do quarto não podem ser eliminados enquanto tiverem reservas com o estado Confirmada ou Check-in efetuado, mesmo que o hóspede já tenha deixado o estabelecimento.
Verifique a disponibilidade antes de criar reservas manuais.
Mantenha os comentários dos hóspedes separados das notas internas.
Nunca inclua informações de cartões de crédito em comentários ou notas.
Consulte os requisitos legais locais relativos à recolha de informações dos hóspedes.
Crie faturas apenas depois de finalizar os dados da reserva.
As reservas não podem ser eliminadas; apenas podem ser canceladas.
As reservas canceladas desaparecem do Calendário, mas continuam acessíveis em Reservas.
O quarto volta a ficar disponível para novas reservas depois do cancelamento.
Monitorize as notificações por e-mail relativas a atualizações manuais necessárias dos canais.
Os dados de pagamento das reservas não podem ser impressos devido aos requisitos de conformidade com a PCI DSS.