Panoramica
Un account utente consente a un singolo membro del personale di accedere alla piattaforma Little Hotelier della struttura. È possibile impostare i permessi di ogni account utente per definire a quali sezioni della piattaforma può accedere e quali elementi può gestire.
Tutti gli account utente vengono creati nello stesso account della struttura. Le informazioni che ogni utente può consultare e gestire dipendono dai permessi impostati per il suo account.
Nota:
gli account utente consentono al personale di accedere allo stesso account della piattaforma Little Hotelier della struttura;
ogni membro del personale deve disporre di un proprio account utente con un indirizzo e-mail univoco per accedere all'account della struttura;
per motivi di sicurezza, non è consentito condividere le stesse credenziali di accesso, ovvero lo stesso indirizzo e-mail e la stessa password.
Autenticazione a più fattori obbligatoria: per proteggere l'account da accessi non autorizzati e attacchi di phishing, l'autenticazione a più fattori (Multi-Factor Authentication, MFA) è obbligatoria per aggiungere, modificare e gestire gli utenti.
Per consentire a una stessa persona di accedere a più strutture, è necessario creare un account utente separato per ciascuna struttura.
Proteggere il proprio account
Per proteggere gli account utente e i dati degli ospiti, si consiglia di seguire queste buone pratiche di sicurezza:
Creare account utente individuali per ogni membro del team, con indirizzi e-mail univoci. Non utilizzare indirizzi e-mail condivisi come info@hotel.com.
Non condividere mai le password o gli account utente tra i membri del team; questa pratica è contraria allo Standard di sicurezza dei dati delle carte di pagamento (PCI DSS).
Evitare di annotare le password o di comunicarle ad altre persone.
Utilizzare password diverse per i diversi account aziendali.
Utilizzare l'autenticazione a più fattori tramite l'app mobile di Little Hotelier o un'app di autenticazione di terze parti.
Uscire dall'account al termine di ogni sessione quando si utilizzano computer condivisi e non salvare le credenziali nei browser.
Accesso a Gestione utenti
L'accesso a Gestione utenti consente di aggiungere, modificare e gestire altri utenti e i relativi livelli di permessi. Per farlo, è necessario che il permesso Gestione utenti sia attivo.
Se si dispone dei permessi di gestione utenti, l'opzione Gestione utenti compare nel menu a discesa che si apre facendo clic sul nome della struttura.
L'opzione Gestione utenti non compare nel menu a discesa?
Se non si dispone dell'accesso a Gestione utenti ed è necessario averlo per aggiungere, modificare e gestire altri utenti, chiedere a un collega che dispone già del permesso Gestione utenti di attivarlo. Se quel collega non lavora più presso la struttura, il contatto principale della struttura deve rivolgersi al nostro team di assistenza.
Creare un nuovo utente
💡Per aggiungere e gestire gli utenti e i relativi livelli di permessi, è necessario che il permesso Gestione utenti sia attivo e che l'autenticazione a più fattori sia impostata. La gestione degli utenti si effettua nella versione desktop della piattaforma (al momento non è disponibile da dispositivo mobile).
Per aggiungere un nuovo utente alla struttura:
Fare clic sul Nome della struttura > selezionare Gestione utenti
Fare clic su Aggiungi utente
Inserire i dati dell'utente
In Permessi dell'account, indicare se attivare l'accesso a Gestione utenti (per aggiungere, modificare o eliminare altri utenti)
Scegliere il Livello utente (Amministratore per l'accesso completo o Generico per permessi personalizzati)
Fare clic su Crea utente
Dopo la creazione di un nuovo utente, all'indirizzo e-mail dell'utente viene inviata un'e-mail di attivazione per impostare la password e attivare l'account.
Nota: gli utenti per la fatturazione vengono creati separatamente dagli account utente. Per gestirli, fare clic sul nome della struttura > selezionare Fatturazione (non in Gestione utenti).
Gestire gli utenti
Permessi in base al livello utente
Gli utenti con livello Amministratore dispongono di tutti i permessi, a eccezione di Gestione utenti. Gli utenti con livello Generico dispongono per impostazione predefinita del solo accesso in sola lettura e necessitano di permessi specifici per accedere ad altre sezioni. Agli utenti Generici è possibile concedere i seguenti permessi:
Struttura
Permesso | Descrizione |
Impostazioni della struttura | Gestire le informazioni, i dettagli e le norme della struttura. |
Camere e tariffe | Gestire le tipologie di camera, i piani tariffari e le tariffe del canale. |
Impostazioni di pagamento | Impostare i metodi di pagamento accettati. |
Libreria multimediale | Gestire le immagini della struttura. |
Distribuzione
Permesso | Descrizione |
Accesso alla distribuzione | Accesso alla disponibilità delle camere, all'inventario, alle tariffe e alle restrizioni su tutti i canali. |
Inventario | Modificare tariffe, disponibilità e restrizioni. |
Canali | Effettuare la mappatura ai canali e gestire le connessioni ai canali. |
Regole di rendimento | Impostare le regole di rendimento. |
Prenotazione diretta
Permesso | Descrizione |
Accesso alla prenotazione diretta | Accesso alle impostazioni del motore di prenotazione diretta e dello strumento per la realizzazione di siti web. |
Tariffe della prenotazione diretta | Gestire le tariffe del motore di prenotazione. |
Promozioni | Creare e gestire i codici promozionali. |
Servizi extra | Creare ed eliminare i servizi extra. |
Configurazione | Gestire le impostazioni del motore di prenotazione. |
Prenotazioni
⚠️ Importante: per accedere ai dati della carta di pagamento degli ospiti, è necessario attivare entrambi i permessi indicati di seguito.
Permesso | Descrizione |
Dettagli delle prenotazioni e report operativi | Cercare, consultare ed eseguire report sulle prenotazioni. |
Dati di pagamento degli ospiti | Permessi per gestire i pagamenti e i dati della carta di credito. (Nota importante: per attivare l'accesso ai Dati di pagamento degli ospiti è necessario concedere anche il permesso Dettagli delle prenotazioni e report operativi.) |
Connettività
Permesso | Descrizione |
Accesso alle connettività | Accesso alle impostazioni di connettività di terze parti. |
Report
Permesso | Descrizione |
Accesso ai report | Accesso ai report operativi, strategici o di Insights. |
Reception
Permesso | Descrizione |
Accesso alla reception | Accesso al report del servizio di pulizie. |
Modificare i permessi utente
💡Per gestire gli utenti e i relativi livelli di permessi, è necessario che il permesso Gestione utenti sia attivo e che l'autenticazione a più fattori sia impostata.
Per modificare e gestire i permessi di un utente e il suo accesso alle diverse sezioni della piattaforma Little Hotelier della struttura:
Fare clic sul Nome della struttura > selezionare Gestione utenti
Individuare l'utente e fare clic sul pulsante (...).
Selezionare Modifica questo utente.
Verificare la propria identità con l'autenticazione a più fattori quando richiesto.
Selezionare o deselezionare i permessi da attivare o disattivare per questo utente.
Per modificare il livello di un utente, utilizzare il menu a discesa Livello utente in Permessi della piattaforma e passare da Amministratore a Generico o viceversa.
Fare clic su Salva per applicare le modifiche.
Eliminare un account utente
Per revocare l'accesso di un utente alla struttura:
Fare clic sul nome della struttura > selezionare Gestione utenti.
Individuare l'utente e fare clic sul pulsante (...).
Selezionare Elimina questo utente.
Fare clic su Elimina per confermare.
⚠️ Nota:
l'eliminazione di un account utente è definitiva; non è possibile recuperare l'accesso o la cronologia dell'utente;
se non si è certi di voler eliminare un utente, valutare in alternativa di limitarne i permessi.
Risoluzione dei problemi
I nuovi utenti non ricevono l'e-mail di attivazione dell'account
Verificare che l'indirizzo e-mail sia stato inserito correttamente al momento della creazione dell'account.
Chiedere all'utente di controllare la cartella spam o posta indesiderata.
Se il sistema di posta elettronica aziendale potrebbe bloccare le nostre e-mail, chiedere al team IT di autorizzare il nostro indirizzo e-mail e il dominio dell'URL per la reimpostazione della password.
⚠️ Quando l'e-mail di attivazione non viene inviata: l'e-mail di attivazione non viene inviata quando si creano utenti con indirizzi e-mail già presenti nel sistema. Questo accade nei casi seguenti:
Ricreazione di un utente eliminato: se si elimina un utente e successivamente se ne crea uno nuovo con lo stesso indirizzo e-mail, il sistema ripristina i dati dell'utente precedente;
Aggiunta di utenti esistenti ad altre strutture: quando un utente è collegato a più strutture e il suo indirizzo e-mail viene aggiunto a un'altra struttura.
Cosa fare: accedere alla pagina di accesso e utilizzare l'indirizzo e-mail e la password. Se necessario, fare clic su Reimposta password per reimpostare la password. Per gli utenti aggiunti ad altre strutture, uscire e accedere nuovamente: la struttura appena aggiunta comparirà automaticamente nell'account.
Modificare i dati dell'account utente
Non è possibile modificare l'indirizzo e-mail associato a un utente, ma ogni utente può modificare il proprio nome, il numero di telefono e la lingua del proprio account:
Fare clic sull'icona del profilo > selezionare Il mio account
Modificare i dati del proprio account in base alle esigenze (gli altri utenti non possono modificarli al posto dell'utente interessato)
Nota: gli utenti con il permesso Gestione utenti non possono modificare i campi Nome, Cognome, Numero di telefono o Lingua di altri utenti. Per modificare questi dati, ogni utente deve accedere al proprio account.
Modificare l'indirizzo e-mail di un utente
Importante: non è possibile modificare l'indirizzo e-mail di un utente esistente. Se è necessario cambiare un indirizzo e-mail, occorre creare un nuovo account utente con l'indirizzo corretto ed eliminare poi il vecchio account.
Passaggi per modificare l'indirizzo e-mail di un utente:
Annotare i livelli di permessi e le impostazioni di accesso dell'utente attuale
Creare un nuovo account utente con l'indirizzo e-mail corretto
Impostare gli stessi livelli di permessi dell'account precedente
Eliminare il vecchio account utente
Il nuovo utente riceverà un'e-mail di attivazione per impostare la propria password
Errore: "Creazione dell'utente non riuscita. Non è possibile creare l'utente."
Questo errore si verifica quando l'indirizzo e-mail è già in uso. Le cause possibili sono due:
l'indirizzo e-mail è già collegato a un account utente esistente della struttura: provare a utilizzare un indirizzo e-mail diverso;
l'indirizzo e-mail è associato all'account di un'altra struttura: creare l'utente con un indirizzo e-mail diverso.
Se il problema persiste, contattare il nostro team di assistenza.
L'unico utente con accesso a Gestione utenti non lavora più presso la struttura
Se l'unico utente della struttura con il permesso Gestione utenti non lavora più presso la struttura e nessun altro dispone dei permessi di gestione utenti, contattare il nostro team di assistenza.