Aperçu
Les réservations sont un élément clé de la gestion de l’inventaire de votre établissement. Lorsqu’une réservation est créée, une chambre est bloquée pour votre client afin d’éviter qu’elle ne soit réservée par d’autres. La disponibilité des chambres s’ajuste automatiquement et vos canaux connectés reflètent cette nouvelle disponibilité, réduisant le risque de surréservation.
Les réservations peuvent être créées par les clients (via des canaux connectés ou votre moteur de réservation pour la réservation directe) ou manuellement depuis Little Hotelier. Toutes les réservations (passées, en cours et à venir) s’affichent dans le Calendrier.
Une gestion efficace des réservations vous aide à maintenir des dossiers clients exacts pour référence future et à générer des rapports détaillés.
Rechercher des réservations
Vous pouvez trouver des réservations à deux endroits :
Calendrier : recherche par dates d’arrivée ou de départ
Réservations : recherche par détails de la réservation
Identifier la source de la réservation à partir de l’ID de réservation
Le numéro d’ID de réservation indique d’où provient la réservation :
LH : réservation manuelle créée dans Little Hotelier
BBN ou BB : réservations effectuées via le moteur de réservation de votre site (réservation directe)
Code du canal : chaque canal (OTA) a son propre code (par ex., BDC pour Booking.com)
Créer une réservation
Quand créer des réservations manuelles
Même si la plupart des réservations arrivent automatiquement via les OTA et votre moteur de réservation, vous devrez créer des réservations manuelles pour les arrivées sans réservation (walk‑in), les réservations directes par téléphone ou e‑mail, les réservations d’agences de voyages ou pour gérer le surplus provenant d’établissements partenaires.
Comment créer une réservation
Depuis le Calendrier : utilisez le bouton + Réservation ou cliquez‑glissez dans le Calendrier
Depuis Réservations : cliquez sur + Créer une réservation
Détails de la réservation
Informations générales : dates d’arrivée/départ, type de chambre, plan tarifaire, numéro de chambre, nombre de clients, tarifs et remises
Coordonnées du contact principal : nom (obligatoire), coordonnées, détails de paiement, heure d’arrivée, pièces d’identité, consentement marketing et demandes particulières
Modifier des réservations
Little Hotelier propose plusieurs onglets pour gérer différents aspects d’une réservation :
Onglet Détails : modifier les dates, le type de chambre, le plan tarifaire, le nombre de clients, les tarifs et les coordonnées du contact principal
Onglet Clients : gérer les clients supplémentaires et définir le client principal
Onglet Services inclus : consulter les inclusions du plan tarifaire
Onglet Articles supplémentaires : ajouter et gérer des articles vendus en supplément
Onglet Paiements : traiter les paiements, effectuer des remboursements et suivre les arrhes
Onglet Notes : ajouter des notes internes et documenter les demandes particulières
Onglet Factures : générer et gérer les factures
Gérer le statut de la réservation
Statuts disponibles :
Confirmée : statut par défaut pour les nouvelles réservations
Enregistré (check‑in effectué) : le client est arrivé et les clés ont été remises
Départ effectué (check‑out) : le client est parti et la chambre est prête pour le ménage
Pour modifier un statut, ouvrez la réservation, utilisez la liste déroulante de statut en bas à droite, puis enregistrez les changements. Les changements de statut sont indiqués par des couleurs différentes dans le Calendrier.
Annuler des réservations
Seules les réservations manuelles créées dans Little Hotelier ou via la réservation directe peuvent être modifiées dans Little Hotelier. Les réservations effectuées via des OTA (canaux) doivent être modifiées ou annulées par le client sur le canal utilisé pour réserver.
Seules les réservations au statut Confirmée peuvent être annulées directement. Les réservations Enregistré/Départ effectué nécessitent d’abord un changement de statut. Les annulations sont définitives et irréversibles.
Pour annuler une réservation :
Ouvrez la réservation
Dans l’onglet Détails, cliquez sur Annuler la réservation
Cliquez sur Oui, je confirme
Pour les réservations effectuées via des canaux de réservation connectés, le client doit annuler sur sa plateforme d’origine, et les canaux mettront automatiquement à jour votre inventaire. Des mises à jour manuelles peuvent être nécessaires si un canal n’envoie pas d’actualisations automatiques ou s’il était désactivé.
Important : pour que les réservations et les annulations se synchronisent automatiquement, le canal doit être connecté et activé au moment de la réservation. Les réservations effectuées avant la connexion ou lorsque le canal/la tarification était désactivé(e) ne se synchroniseront pas et devront être saisies manuellement.
Remarques :
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, uniquement annulées
Les réservations annulées disparaissent du Calendrier mais restent accessibles dans Réservations
La chambre redevient disponible pour de nouvelles réservations après l’annulation
Remarque : vous n’avez pas besoin d’activer le paramètre de réapprovisionnement automatique, car cette fonction est automatique. Le réapprovisionnement automatique ne peut pas être désactivé.
Traiter les paiements avec Little Hotelier Pay
Traitez les paiements directement :
Ouvrez la réservation
Allez à l’onglet Paiements
Cliquez sur Traiter le paiement
Saisissez le montant et les détails de la carte
Cliquez sur Traiter
Les données de la carte de paiement sont automatiquement supprimées sept jours après le départ, conformément à la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Bonnes pratiques
Suivi régulier : vérifier le Calendrier chaque jour, examiner les arrivées à venir, contrôler les statuts de paiement
Qualité des données : revérifier tous les détails de réservation et les attributions de chambre
Gestion des paiements : encaisser les arrhes rapidement et maintenir à jour les enregistrements de paiement
Communication client : confirmer les réservations et tenir les clients informés de tout changement
Notes importantes :
Passez toujours le statut à Départ effectué lorsque les clients quittent l’établissement. Cela vous aide à suivre les réservations terminées.
Les types de chambre et les tarifs de chambre ne peuvent pas être supprimés tant que des réservations sont au statut « Confirmée » ou « Enregistré » — même si le client a déjà quitté votre établissement.
Vérifiez la disponibilité avant de créer des réservations manuelles
Séparez les commentaires clients des notes internes
N’inscrivez jamais d’informations de carte bancaire dans les commentaires ou les notes
Respectez les exigences légales locales concernant la collecte d’informations sur les clients
Générez les factures uniquement après finalisation des détails de la réservation
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, uniquement annulées
Les réservations annulées disparaissent du Calendrier mais restent accessibles dans Réservations
La chambre redevient disponible pour de nouvelles réservations après l’annulation
Surveillez les notifications par e‑mail indiquant d’éventuelles mises à jour manuelles requises par les canaux