Présentation
Les réservations sont un élément essentiel de la gestion de l'inventaire de votre établissement. Lorsqu'une réservation est créée, une chambre est bloquée pour votre client afin d'empêcher qu'elle soit réservée par quelqu'un d'autre. La disponibilité des chambres s'ajuste automatiquement et vos canaux connectés reflètent cette nouvelle disponibilité, ce qui réduit le risque de surréservation.
Les réservations peuvent être créées par les clients (via des canaux connectés ou votre moteur de réservation en ligne) ou manuellement dans Little Hotelier. Toutes les réservations (passées, présentes et futures) s'affichent dans le Calendrier.
Une gestion efficace des réservations vous permet de conserver des dossiers clients précis pour référence ultérieure et de générer des rapports détaillés.
Rechercher des réservations
Vous pouvez trouver des réservations à deux endroits :
Calendrier : recherche par dates d'arrivée ou de départ
Réservations : recherche par détails de la réservation
Recherche depuis la page Réservations
Pour trouver une réservation depuis la page Réservations, vous pouvez effectuer une recherche par :
Nom de famille du client
Référence de réservation
Numéro de facture
Type de date : Arrivée, Départ ou Date de réservation (la date à laquelle la réservation a été créée)
Date de début et Date de fin : recherche sur une période donnée. Vous pouvez laisser ces champs vides si vous ne connaissez pas les dates. Videz les deux champs lorsque vous effectuez une recherche par nom de client, référence de réservation ou numéro de facture, afin de ne pas passer à côté de résultats en dehors de la période affichée
Statut : Confirmée, Arrivée effectuée, Départ effectué ou Annulée
Source : source de la réservation (canal)
Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats. Cliquez sur une réservation pour l'ouvrir et en consulter tous les détails.
Identifier la source de la réservation à partir de l'ID de réservation
Le numéro de référence ou d'ID de réservation indique l'origine de la réservation :
LH : réservation manuelle créée dans Little Hotelier
BBN ou BB : réservations effectuées via le moteur de réservation de votre site web (réservation directe)
Code du canal : chaque canal (OTA) possède son propre code unique (par exemple, BDC pour Booking.com)
Les canaux affichent leur code (par exemple EXP-1234 pour Expedia ou BDC-1234 pour Booking.com)
Channels Plus : les réservations issues de Channels Plus affichent 2 champs dans les détails de la réservation : Canal et Affilié. Les détails des réservations Channels Plus ne sont accessibles que depuis Little Hotelier, et non depuis l'extranet du canal
CHP : les réservations Channels Plus comportent un préfixe « CHP- » (par exemple, « CHP-1a12345-25 »). La colonne Source affiche également « Channels Plus » suivi du nom du canal sur lequel le client a réservé (par exemple, « Channels Plus/Trip.com »)
Créer une réservation
Quand créer une réservation manuelle
La plupart des réservations arrivent automatiquement via les OTA et votre moteur de réservation, mais vous devrez créer des réservations manuelles pour les clients sans réservation préalable (walk-in), les réservations directes par téléphone ou e-mail, les réservations via une agence de voyage, ou pour gérer le débordement de clients d'un établissement partenaire.
Comment créer une réservation
Vous pouvez créer une réservation manuelle depuis deux endroits :
Depuis le Calendrier : utilisez le bouton +Réservation, ou cliquez et faites glisser sur le Calendrier
Depuis Réservations : cliquez sur +Créer une réservation
Détails de la réservation
Informations générales : dates d'arrivée/de départ, type de chambre, plan tarifaire, numéro de chambre, nombre de clients, tarification et remises
Coordonnées du contact principal : nom (obligatoire), coordonnées, informations de paiement, heure d'arrivée, pièces d'identité, consentement marketing et demandes particulières
Modifier des réservations
Little Hotelier propose plusieurs onglets pour gérer les différents aspects d'une réservation :
Onglet Détails : modifiez les dates, le type de chambre, le plan tarifaire, le nombre de clients et les informations du contact principal
Onglet Clients : gérez les clients supplémentaires et définissez le client principal
Onglet Inclusions : consultez les inclusions du plan tarifaire
Onglet Articles supplémentaires : ajoutez et gérez des articles à la vente supplémentaires
Onglet Paiements : traitez les paiements, gérez les remboursements et suivez les arrhes
Onglet Notes : ajoutez des notes internes et consignez les demandes particulières
Onglet Factures : générez et gérez les factures
Puis-je modifier le prix de la chambre ?
Vous ne pouvez modifier le prix de la chambre directement dans Little Hotelier que si la réservation a été créée manuellement, en tant que walk-in, ou si la source de la réservation est l'extranet (réservation directe).
Pour modifier le prix de la chambre :
Accédez au Calendrier et ouvrez la réservation.
Dans le menu déroulant Tarif de chambre, sélectionnez l'option vide.
Dans le champ Chambre, saisissez le prix total final convenu pour la chambre.
Cliquez sur Enregistrer.
⚠️ Le prix journalier sera automatiquement calculé au prorata et apparaîtra sur la facture de la réservation.
Pour les réservations issues des canaux/OTA, les modifications de prix doivent être effectuées via la plateforme de réservation d'origine. Contactez directement le canal concerné pour modifier le prix.
Mettre à jour le statut d'une réservation / Enregistrer l'arrivée et le départ des clients
Maintenir les statuts de réservation à jour vous aide à suivre les séjours terminés, à gérer la disponibilité des chambres et à conserver des dossiers précis.
Il existe trois statuts de réservation :
Confirmée : statut par défaut des nouvelles réservations
Arrivée effectuée : le client est arrivé et les clés lui ont été remises
Départ effectué : le client est parti et la chambre est prête pour le ménage
Pour mettre à jour le statut d'une réservation, par exemple pour enregistrer le départ d'un client :
Depuis Calendrier ou Réservations, cliquez sur la réservation pour l'ouvrir.
Dans le coin inférieur droit, cliquez sur le menu déroulant du statut.
Sélectionnez le nouveau statut (par exemple, passez-le à Départ effectué).
Cliquez sur Enregistrer.
Imprimer une fiche d'enregistrement
Little Hotelier propose une fiche d'enregistrement que vous pouvez utiliser comme formulaire d'accueil. Pour imprimer une fiche d'enregistrement pour une réservation :
Accédez au Calendrier.
Ouvrez la réservation.
Cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez Fiche d'enregistrement.
💡 Pour imprimer les fiches d'enregistrement de toutes les réservations arrivant à une date donnée, accédez à Rapports > Opérationnel > Arrivées, choisissez vos dates d'arrivée et de départ, cliquez sur Générer le rapport, puis sélectionnez Imprimer la fiche d'enregistrement.
Annuler des réservations
Annuler des réservations effectuées via des canaux
⚠️ Vous ne pouvez pas modifier ni annuler une réservation OTA (canal) directement dans Little Hotelier. Les réservations effectuées via des OTA (canaux) doivent être modifiées ou annulées par le client, via le canal utilisé pour la réservation.
Seules les réservations manuelles créées dans Little Hotelier ou via la réservation directe peuvent être modifiées dans Little Hotelier.
⚠️ Seules les réservations au statut Confirmée peuvent être annulées directement. Les réservations avec arrivée/départ effectué nécessitent d'abord un changement de statut. Les annulations sont définitives et ne peuvent pas être annulées.
Comment annuler une réservation dans Little Hotelier
Pour annuler une réservation :
Ouvrez la réservation
Cliquez sur Annuler la réservation dans l'onglet Détails
Cliquez sur Oui, je confirme
Pour les réservations effectuées via des canaux de réservation connectés, les clients doivent annuler via leur plateforme de réservation d'origine, et les canaux mettront automatiquement à jour votre inventaire. Une mise à jour manuelle peut être nécessaire si un canal n'envoie pas de mises à jour automatiques ou si le canal a été désactivé.
Important : pour que les réservations et annulations se synchronisent automatiquement, le canal doit être connecté et activé au moment de la réservation. Les réservations effectuées avant la connexion ou pendant que le canal/tarif était désactivé ne seront pas synchronisées et devront être saisies manuellement.
À noter :
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, seulement annulées
Les réservations annulées disparaissent du Calendrier mais restent accessibles dans Réservations
La chambre redevient disponible pour de nouvelles réservations après l'annulation
Pour enregistrer une non-présentation (no-show) pour des réservations directes ou des réservations manuelles créées dans Little Hotelier, annulez la réservation (il n'existe pas d'option dédiée aux non-présentations)
Vous n'avez pas besoin d'activer le paramètre de réapprovisionnement automatique, car cette fonctionnalité est automatique. Le réapprovisionnement automatique ne peut pas être désactivé
Puis-je annuler une seule chambre dans une réservation qui en comporte plusieurs ?
Si une réservation comprend deux chambres ou plus, vous pouvez retirer une chambre sans annuler l'ensemble de la réservation.
Pour annuler une chambre :
Ouvrez la réservation.
Accédez à l'onglet Détails.
Repérez la chambre que vous souhaitez annuler (par exemple, Chambre 101).
Survolez la ligne de cette chambre et cliquez sur le « X » rouge à droite pour la retirer.
Cliquez sur Enregistrer.
À noter (remboursements) :
Paiements Little Hotelier : ouvrez la réservation, accédez à l'onglet Paiements, cliquez sur Traiter le remboursement, puis suivez les instructions pour finaliser le remboursement.
Si votre établissement utilise un système de paiement tiers, effectuez le remboursement directement dans ce système, puis enregistrez le remboursement au niveau de la réservation
Traiter les paiements avec les Paiements Little Hotelier
Pour traiter un paiement directement avec les Paiements Little Hotelier :
Ouvrez la réservation
Accédez à l'onglet Paiements
Cliquez sur Traiter le paiement
Saisissez le montant du paiement et les informations de la carte
Cliquez sur Traiter
Les informations de carte de paiement sont automatiquement supprimées sept jours après le départ, conformément à la norme de sécurité des données pour l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS).
Bonnes pratiques
Suivi régulier : consultez le Calendrier quotidiennement, vérifiez les arrivées à venir, contrôlez les statuts de paiement
Précision des données : vérifiez systématiquement les détails de réservation et les attributions de chambres
Gestion des paiements : traitez les arrhes rapidement et tenez les registres de paiement à jour
Communication avec les clients : confirmez les réservations et tenez les clients informés de tout changement
Points importants :
Mettez toujours à jour le statut sur Départ effectué lorsque les clients quittent l'établissement. Cela vous aide à suivre les réservations terminées
Les types de chambres et les tarifs de chambres ne peuvent pas être supprimés tant qu'ils sont associés à des réservations au statut « Confirmée » ou « Arrivée effectuée », même si le client a déjà quitté votre établissement
Vérifiez la disponibilité avant de créer des réservations manuelles
Conservez les commentaires des clients séparément des notes internes
N'incluez jamais d'informations de carte de crédit dans les commentaires ou les notes
Consultez les exigences légales locales en matière de collecte des informations clients
Ne générez les factures qu'une fois les détails de la réservation finalisés
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, seulement annulées
Les réservations annulées disparaissent du Calendrier mais restent accessibles dans Réservations
La chambre redevient disponible pour de nouvelles réservations après l'annulation
Surveillez les notifications par e-mail concernant les mises à jour manuelles requises de la part des canaux
Les détails de paiement des réservations ne peuvent pas être imprimés, conformément aux exigences de conformité PCI