Réservations
Les réservations constituent un élément central de la gestion de l'inventaire de votre établissement. Lorsqu'une réservation est créée, une chambre est bloquée pour votre client·e afin d'empêcher d'autres personnes de la réserver. La disponibilité des chambres s'ajuste automatiquement et vos canaux connectés reflètent cette nouvelle disponibilité, ce qui réduit le risque de surbooking.
Les réservations peuvent être créées par les client·es (via les canaux connectés ou votre moteur de réservation en ligne) ou manuellement dans Little Hotelier. Toutes les réservations (passées, présentes et futures) s'affichent dans le Calendrier.
Une gestion efficace des réservations vous permet de maintenir des données clients précises pour référence future et de générer des rapports détaillés.
Trouver des réservations
Vous pouvez localiser des réservations à deux endroits :
Calendrier : Recherche par date d'arrivée ou de départ
Réservations : Recherche par détails de réservation
Recherche sur la page Réservations
Pour trouver une réservation via la page Réservations, vous pouvez effectuer une recherche par :
Nom de famille du/de la client·e
Référence de réservation
Numéro de facture
Type de date : Arrivée, Départ ou Date de réservation (date à laquelle la réservation a été créée)
Date de début et Date de fin : recherche par plage de dates. Ces champs peuvent être laissés vides si les dates sont inconnues. Effacez les deux champs lors d'une recherche par nom, référence ou numéro de facture afin d'éviter de manquer des résultats hors de la plage de dates actuelle.
Statut : Confirmée, Arrivée enregistrée, Départ enregistré ou Annulée
Source : source de réservation (canal)
Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats. Cliquez sur une réservation pour l'ouvrir et consulter tous les détails.
Identifier la source de réservation à partir de l'ID de réservation
Le numéro de référence ou d'ID de réservation vous indique l'origine de la réservation :
LH : Réservation manuelle créée dans Little Hotelier
BBN ou BB : Réservations effectuées via le moteur de réservation en ligne de votre site web (réservation directe)
Code de canal : Chaque canal (OTA) possède son propre code unique (par ex., BDC pour Booking.com)
Les canaux affichent leur code (par ex., EXP-1234 pour Expedia ou BDC-1234 pour Booking.com)
Créer une réservation
Quand créer des réservations manuelles ?
Si la plupart des réservations arrivent automatiquement via les agences de voyage en ligne (OTA) et votre moteur de réservation, vous devrez créer des réservations manuelles pour les client·es sans réservation (walk-in), les réservations directes par téléphone ou e-mail, les réservations via des agences de voyage ou pour gérer les débordements d'établissements partenaires.
Comment créer une réservation
Vous pouvez créer une réservation manuelle depuis deux endroits :
Depuis le Calendrier : Utilisez le bouton +Réservation ou cliquez-glissez sur le Calendrier
Depuis Réservations : Cliquez sur +Créer une réservation
Détails de la réservation
Informations générales : Dates d'arrivée/départ, type de chambre, plan tarifaire, numéro de chambre, nombre de client·es, tarification et remises
Coordonnées du contact principal : Nom (obligatoire), coordonnées, informations de paiement, heure d'arrivée, documents d'identité, consentement marketing et demandes spéciales
Modifier des réservations
Little Hotelier propose plusieurs onglets pour gérer les différents aspects d'une réservation :
Onglet Détails : Modifier les dates, le type de chambre, le plan tarifaire, le nombre de client·es, la tarification et les coordonnées du contact principal
Onglet Client·es : Gérer les client·es supplémentaires et définir le/la client·e principal·e
Onglet Inclusions : Consulter les inclusions du plan tarifaire
Onglet Articles supplémentaires : Ajouter et gérer des articles de vente additionnels
Onglet Paiements : Traiter les paiements, gérer les remboursements et suivre les acomptes
Onglet Notes : Ajouter des notes internes et documenter les demandes spéciales
Onglet Factures : Générer et gérer des factures
Puis-je modifier le prix de la chambre ?
Vous ne pouvez modifier le prix de la chambre directement dans Little Hotelier que si la réservation a été créée manuellement, en tant que walk-in, ou si la source de la réservation est l'Extranet (réservation directe).
Pour modifier le prix de la chambre :
Accédez au Calendrier et ouvrez la réservation.
Dans le menu déroulant Tarif de chambre, sélectionnez l'option vide.
Dans le champ Chambre, saisissez le prix total final convenu pour la chambre.
Cliquez sur Enregistrer.
⚠️ Le prix journalier sera automatiquement calculé au prorata et apparaîtra sur la facture de réservation.
Pour les réservations via un canal/OTA, les modifications de prix doivent être effectuées sur la plateforme de réservation d'origine. Contactez directement le canal pour modifier le prix.
Mettre à jour le statut d'une réservation / Enregistrer les arrivées et les départs
Maintenir les statuts de réservation à jour vous aide à suivre les séjours terminés, à gérer la disponibilité des chambres et à tenir des enregistrements précis.
Il existe trois statuts de réservation :
Confirmée : Statut par défaut pour les nouvelles réservations
Arrivée enregistrée : Le/la client·e est arrivé·e et a reçu les clés
Départ enregistré : Le/la client·e est parti·e et la chambre est prête pour le nettoyage
Pour mettre à jour un statut de réservation, par exemple pour enregistrer le départ d'un·e client·e :
Depuis le Calendrier ou Réservations, cliquez sur la réservation pour l'ouvrir.
En bas à droite, cliquez sur le menu déroulant de statut.
Sélectionnez le nouveau statut (par ex., Départ enregistré).
Cliquez sur Enregistrer.
Imprimer un formulaire d'enregistrement
Little Hotelier fournit un formulaire d'enregistrement que vous pouvez utiliser comme formulaire d'arrivée. Pour imprimer un formulaire d'enregistrement pour une réservation :
Accédez au Calendrier.
Ouvrez la réservation.
Cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez Formulaire d'enregistrement.
💡 Pour imprimer les formulaires d'enregistrement de toutes les réservations arrivant à une date donnée, accédez à Rapports > Opérationnel > Arrivées, choisissez vos dates d'arrivée et de départ, cliquez sur Exécuter le rapport, puis sélectionnez Imprimer le formulaire d'enregistrement.
Annuler des réservations
⚠️ Réservations via canal (OTA) : Vous ne pouvez pas modifier ni annuler directement dans Little Hotelier les réservations effectuées via des OTA (canaux). Ces réservations doivent être modifiées ou annulées par le/la client·e via le canal utilisé pour la réservation.
Seules les réservations manuelles créées dans Little Hotelier ou via la réservation directe peuvent être modifiées dans Little Hotelier.
⚠️ Seules les réservations au statut Confirmée peuvent être annulées directement. Les réservations au statut Arrivée ou Départ enregistré nécessitent d'abord un changement de statut. Les annulations sont définitives et ne peuvent pas être annulées.
Comment annuler une réservation
Ouvrez la réservation.
Cliquez sur Annuler la réservation dans l'onglet Détails.
Cliquez sur Oui, je confirme pour valider.
Pour les réservations effectuées via des canaux de réservation connectés, les client·es doivent annuler via leur plateforme de réservation d'origine ; les canaux mettront alors automatiquement à jour votre inventaire. Des mises à jour manuelles peuvent être nécessaires si un canal n'envoie pas de mises à jour automatiques ou si le canal était désactivé.
Important : Pour que les réservations et annulations se synchronisent automatiquement, le canal doit être connecté et activé au moment de la réservation. Les réservations effectuées avant la connexion ou pendant que le canal/tarif était désactivé ne seront pas synchronisées et nécessiteront une saisie manuelle.
Remarque :
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, uniquement annulées.
Les réservations annulées disparaissent du Calendrier mais restent accessibles dans Réservations.
La chambre redevient disponible pour de nouvelles réservations après annulation.
Pour enregistrer un no-show pour des réservations directes ou manuelles créées dans Little Hotelier, annulez la réservation (il n'existe pas d'option no-show).
Vous n'avez pas besoin d'activer le paramètre de réapprovisionnement automatique, car cette fonction est automatique. Le réapprovisionnement automatique ne peut pas être désactivé.
Traiter les paiements avec Little Hotelier Pay
Pour traiter les paiements directement :
Ouvrez la réservation.
Accédez à l'onglet Paiements.
Cliquez sur Traiter le paiement.
Saisissez le montant du paiement et les coordonnées bancaires.
Cliquez sur Traiter.
Les données des cartes de paiement sont automatiquement supprimées sept jours après le départ, conformément à la réglementation PCI DSS.
Bonnes pratiques
Surveillance régulière : Vérifier le Calendrier quotidiennement, examiner les arrivées à venir, vérifier les statuts de paiement
Exactitude des données : Vérifier tous les détails de réservation et les attributions de chambres
Gestion des paiements : Traiter les acomptes rapidement et maintenir les enregistrements de paiement à jour
Communication avec les client·es : Confirmer les réservations et informer les client·es de tout changement
Remarques importantes :
Toujours mettre à jour le statut sur « Départ enregistré » lors du départ des client·es – cela vous aide à suivre les réservations terminées.
Les types de chambres et les tarifs ne peuvent pas être supprimés tant que des réservations au statut « Confirmée » ou « Arrivée enregistrée » y sont associées – même si le/la client·e a déjà quitté l'établissement.
Vérifier la disponibilité avant de créer des réservations manuelles.
Conserver séparément les commentaires des client·es et les notes internes.
Ne jamais inclure d'informations de carte de crédit dans les commentaires ou les notes.
Respecter les exigences légales locales relatives à la collecte des informations clients.
Générer les factures uniquement après avoir finalisé les détails de la réservation.
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, uniquement annulées.
Les réservations annulées disparaissent du Calendrier mais restent accessibles dans Réservations.
La chambre redevient disponible pour de nouvelles réservations après annulation.
Surveiller les notifications par e-mail pour les mises à jour manuelles requises par les canaux.