Vue d'ensemble
Les réservations constituent un élément clé de la gestion de l'inventaire de votre établissement. Lorsqu'une réservation est créée, une chambre est réservée pour votre client afin que personne d'autre ne puisse la réserver. La disponibilité des chambres s'ajuste automatiquement et vos canaux connectés tiennent compte de cette nouvelle disponibilité, réduisant ainsi le risque de surréservation.
Les réservations peuvent être créées par les clients (via les canaux connectés ou votre moteur de réservation en ligne) ou manuellement via Little Hotelier. Toutes les réservations (passées, présentes et futures) sont affichées dans le calendrier.
La gestion efficace des réservations vous permet de conserver des dossiers complets sur les clients, pour référence ultérieure, et de générer des rapports détaillés.
Rechercher des réservations
Les réservations sont consultables via :
Le calendrier : recherche par date d'arrivée ou de départ
Les réservations : recherche par détails de la réservation
Création d'une réservation
Quand créer des réservations manuelles
Si la plupart des réservations se font automatiquement par le biais des OTAs et de votre moteur de réservation en ligne, vous devrez créer des réservations manuelles pour les arrivées sans réservation des clients, les réservations directes par téléphone ou par e-mail, les réservations d'agences de voyage, ou encore pour gérer le surplus de demandes provenant d'établissements partenaires.
Comment créer une réservation
Depuis le calendrier : utilisez le bouton +Réservation ou cliquez et glissez sur le calendrier
À partir des réservations : cliquez sur +Créer une réservation
Détails de la réservation
Informations générales : dates d'arrivée et de départ, type de chambre, plan tarifaire, numéro de chambre, nombre de clients, prix et réductions
Coordonnées du contact principal : nom (obligatoire), coordonnées, modalités de paiement, heure d'arrivée, documents d'identité, consentement en matière de marketing et demandes spéciales
Modification des réservations
Little Hotelier propose plusieurs onglets pour gérer les différents aspects d'une réservation :
Onglet Détails : permet de modifier des dates, le type de chambre, le plan tarifaire, le nombre de clients, la tarification et les coordonnées principales
Onglet Clients : permet de gérer les clients supplémentaires et de définir le client principal
Onglet Services inclus : permet de consulter les services inclus du plan tarifaire
Onglet Suppléments : permet d'ajouter et de gérer les suppléments
Onglet Paiements : permet de traiter les paiements, de gérer les remboursements, et de suivre les arrhes
Onglet Notes : permet d'ajouter des notes internes et de documenter les demandes spéciales
Onglet Factures : permet de générer et de gérer des factures
Gestion de l'état des réservations
Statuts de disponibilités :
Confirmé : statut par défaut pour les nouvelles réservations
Enregistré : le client est arrivé et les clés lui ont été remises
Départ effectué : le client est parti et la chambre est prête à être nettoyée
Pour modifier un statut, ouvrez la réservation, utilisez le menu déroulant du statut dans le coin inférieur droit et enregistrez les modifications. Les changements de statut sont exprimées via différentes couleurs sur le calendrier
Annulation des réservations
Seules les réservations confirmées peuvent être annulées directement. Les arrivées/départs nécessitent d'abord un changement de statut. Les annulations sont permanentes et ne peuvent être annulées.
Pour annuler une réservation :
Ouvrez la réservation.
Cliquez sur Annuler la réservation dans l'onglet Détails.
Cliquez sur Oui, je confirme
Pour les réservations effectuées par l'intermédiaire de canaux de réservation connectés, les clients doivent annuler par l'intermédiaire de leur plateforme de réservation d'origine et les canaux mettront automatiquement à jour votre inventaire. Des mises à jour manuelles peuvent être nécessaires si un canal n'envoie pas de mises à jour automatiques.
Traitement des paiements avec Little Hotelier Pay
Traiter directement les paiements :
Ouvrez la réservation.
Naviguez vers l'onglet Paiements
Cliquez sur Traiter le paiement.
Saisissez le montant du paiement et les détails de la carte
Cliquez sur Traiter.
Les données de cartes de paiement sont automatiquement supprimées sept jours après le départ, conformément à la réglementation PCI DSS.
Bonnes pratiques
Suivi régulier : vérifiez quotidiennement le calendrier, examinez les arrivées à venir, et vérifiez l'état des paiements
Exactitude des données : revérifiez tous les détails de la réservation et l'affectation des chambres
Gestion des paiements : traitez rapidement les arrhes et maintenez à jour les dossiers de paiement
Communication avec les clients : confirmez les réservations et informez les clients de tout changement
Remarques importantes
Mettez systématiquement à jour le statut Départ effectué au départ des clients
Vérifiez la disponibilité avant de créer des réservations manuelles
Séparez les commentaires des clients des notes internes
Ne faites jamais figurer d'informations relatives à une carte de crédit dans des commentaires ou des notes
Examinez les obligations légales locales en matière de collecte d'informations sur les clients
Générez des factures seulement après avoir finalisé les détails de la réservation
Les réservations ne peuvent pas être supprimées, seulement annulées
Les réservations annulées disparaissent du calendrier mais restent accessibles dans les réservations
La chambre devient disponible pour de nouvelles réservations après l'annulation
Surveillez les notifications par e-mail pour les exigences de mise à jour manuelle des canaux