Descripción general
Las reservas son un elemento fundamental para gestionar el inventario de su alojamiento. Cuando se crea una reserva, se bloquea una habitación para el huésped y así se evita que otras personas puedan reservarla. La disponibilidad de habitaciones se actualiza automáticamente y sus canales conectados reflejan esta nueva disponibilidad, lo que reduce el riesgo de sobrerreserva.
Las reservas pueden ser creadas por los huéspedes (a través de los canales conectados o de su motor de reservas directas) o de forma manual desde Little Hotelier. Todas las reservas (pasadas, presentes y futuras) se muestran en el Calendario.
Gestionar las reservas de forma eficaz le ayuda a mantener registros precisos de los huéspedes para futuras consultas y a generar informes detallados.
Buscar reservas
Puede localizar las reservas en dos lugares:
Calendario: busque por fechas de llegada o de salida
Reservas: busque por los detalles de la reserva
Buscar en la página Reservas
Para buscar una reserva desde la página Reservas, puede filtrar por:
Apellido del huésped
Referencia de la reserva
Número de factura
Tipo de fecha: Llegada, Salida o Fecha de reserva (la fecha en que se creó la reserva)
Desde y Hasta: busque por un intervalo de fechas. Puede dejar estos campos en blanco si no los conoce. Borre ambos campos al buscar por apellido del huésped, referencia de la reserva o número de factura, para evitar que se omitan resultados fuera del intervalo de fechas actual
Estado: Confirmada, Con entrada registrada, Con salida registrada o Cancelada
Fuente: origen de la reserva (canal)
Haga clic en Buscar para ver los resultados. Haga clic en una reserva para abrirla y consultar todos los detalles.
Identificar el origen de la reserva a partir del ID de reserva
El número de referencia o de ID de reserva le indica el origen de la reserva:
LH: reserva manual creada en Little Hotelier.
BBN o BB: reservas realizadas a través del motor de reservas de su sitio web (reserva directa).
Código de canal: cada canal (OTA) tiene su propio código único (por ejemplo, BDC para Booking.com).
Los canales mostrarán el código del canal correspondiente (como EXP-1234 para Expedia o BDC-1234 para Booking.com).
Channels Plus: las reservas procedentes de Channels Plus mostrarán 2 campos en los detalles de la reserva: Canal y Afiliado. Acceda a los detalles de las reservas de Channels Plus únicamente desde Little Hotelier, no desde la extranet del canal.
CHP: las reservas de Channels Plus tienen el prefijo «CHP-» (por ejemplo, «CHP-1a12345-25»). La columna Fuente también muestra «Channels Plus» seguido del nombre del canal en el que el huésped hizo la reserva (por ejemplo, «Channels Plus/Trip.com»).
Crear una reserva
Cuándo crear reservas manuales
Aunque la mayoría de las reservas se generan automáticamente a través de las OTA y de su motor de reservas, deberá crear reservas manuales para huéspedes sin reserva previa, reservas directas por teléfono o correo electrónico, reservas de agencias de viajes o para gestionar el excedente de alojamientos asociados.
Cómo crear una reserva
Puede crear una reserva manual desde dos lugares:
Desde Calendario: use el botón +Reserva o haga clic y arrastre en el Calendario
Desde Reservas: haga clic en +Crear reserva
Detalles de la reserva
Información general: fechas de llegada y salida, tipo de habitación, plan tarifario, número de habitación, número de huéspedes, precios y descuentos
Datos de contacto principal: nombre (obligatorio), datos de contacto, información de pago, hora de llegada, documentos de identificación, consentimiento de marketing y solicitudes especiales
Editar reservas
Little Hotelier ofrece varias pestañas para gestionar los distintos aspectos de una reserva:
Pestaña Detalles: modifique fechas, tipo de habitación, plan tarifario, número de huéspedes, precios e información de contacto principal
Pestaña Huéspedes: gestione huéspedes adicionales y establezca el huésped principal
Pestaña Servicios incluidos: consulte los servicios incluidos en el plan tarifario
Pestaña Artículos adicionales: añada y gestione artículos adicionales de venta
Pestaña Pagos: procese pagos, gestione reembolsos y haga seguimiento de depósitos
Pestaña Notas: añada notas internas y documente solicitudes especiales
Pestaña Facturas: genere y gestione facturas
¿Puedo editar el precio de la habitación?
Solo podrá editar el precio de la habitación directamente en Little Hotelier si la reserva se creó manualmente, como huésped sin reserva previa, o si el origen de la reserva es Extranet (reserva directa).
Para editar el precio de la habitación:
Vaya a Calendario y abra la reserva.
En el menú desplegable Tarifa de habitación, seleccione la opción en blanco.
En el campo Habitación, introduzca el precio total final acordado de la habitación.
Haga clic en Guardar.
⚠️ El precio diario se prorrateará automáticamente y aparecerá en la factura de la reserva.
En el caso de las reservas de canal/OTA, los cambios de precio deben realizarse a través de la plataforma de reserva original. Póngase en contacto directamente con el canal para modificar el precio.
Actualizar el estado de la reserva / Registrar la entrada y la salida de los huéspedes
Mantener actualizado el estado de las reservas le ayuda a hacer seguimiento de las estancias finalizadas, gestionar la disponibilidad de habitaciones y mantener registros precisos.
Existen tres estados de reserva:
Confirmada: estado predeterminado para las reservas nuevas
Con entrada registrada: el huésped ha llegado y se le han entregado las llaves
Con salida registrada: el huésped se ha marchado y la habitación está lista para su limpieza
Para actualizar el estado de una reserva, por ejemplo, para registrar la salida de un huésped:
Desde Calendario o Reservas, haga clic en la reserva para abrirla.
En la esquina inferior derecha, haga clic en el menú desplegable de estado.
Seleccione el nuevo estado (por ejemplo, cámbielo a Con salida registrada).
Haga clic en Guardar.
Imprimir un formulario de registro
Little Hotelier ofrece un formulario de registro que puede utilizar como formulario de entrada. Para imprimir un formulario de registro de una reserva:
Vaya a Calendario.
Abra la reserva.
Haga clic en Imprimir.
Seleccione Formulario de registro.
💡 Para imprimir los formularios de registro de todas las reservas cuya llegada esté prevista en una fecha concreta, vaya a Informes > Operativos > Entrada, seleccione las fechas de llegada y salida, haga clic en Ejecutar informe y, a continuación, seleccione Imprimir formulario de registro.
Cancelar reservas
Cancelar reservas realizadas a través de canales
⚠️ No es posible editar ni cancelar las reservas de OTA (canal) directamente en Little Hotelier. Las reservas realizadas a través de OTA (canales) deben ser modificadas o canceladas por el huésped a través del canal utilizado para reservar.
Solo se pueden editar en Little Hotelier las reservas manuales creadas en Little Hotelier o mediante reserva directa.
⚠️ Solo las reservas en estado Confirmada pueden cancelarse directamente. Las reservas con la entrada o la salida registradas requieren primero un cambio de estado. Las cancelaciones son permanentes y no se pueden deshacer.
Cómo cancelar una reserva en Little Hotelier
Para cancelar una reserva:
Abra la reserva.
Haga clic en Cancelar reserva, en la pestaña Detalles.
Haga clic en «Sí, confirmar».
En el caso de las reservas realizadas a través de canales de reserva conectados, los huéspedes deben cancelarlas desde su plataforma de reserva original, y los canales actualizarán automáticamente su inventario. Es posible que se requieran actualizaciones manuales si un canal no envía actualizaciones automáticas o si estaba desactivado.
Importante: para que las reservas y cancelaciones se sincronicen automáticamente, el canal debe estar conectado y activado en el momento de la reserva. Las reservas realizadas antes de la conexión, o mientras el canal o la tarifa estaban desactivados, no se sincronizarán y requerirán una introducción manual.
Nota:
Las reservas no se pueden eliminar, solo cancelar.
Las reservas canceladas desaparecen del Calendario, pero siguen siendo accesibles desde Reservas.
La habitación queda disponible para nuevas reservas tras la cancelación.
Para registrar una ausencia en reservas directas o reservas manuales creadas en Little Hotelier, cancele la reserva (no existe una opción de ausencia).
No es necesario activar la configuración de reposición automática, ya que esta función es automática. La reposición automática no se puede desactivar.
¿Puedo cancelar una habitación en una reserva con varias habitaciones?
Si una reserva incluye dos o más habitaciones, puede eliminar una de ellas sin cancelar la reserva completa.
Para cancelar una habitación:
Abra la reserva.
Vaya a la pestaña Detalles.
Busque la habitación que desea cancelar (por ejemplo, Habitación 101).
Pase el cursor por encima de esa línea de habitación y haga clic en la «X» roja de la derecha para eliminarla.
Haga clic en Guardar.
Nota (reembolsos):
Little Hotelier Pay: abra la reserva, vaya a la pestaña Pagos, haga clic en Procesar reembolso y siga las indicaciones para completar el reembolso.
Si su alojamiento utiliza un sistema de pago de terceros, emita el reembolso directamente en ese sistema y, a continuación, registre el reembolso de la reserva.
Procesar pagos con Little Hotelier Pay
Procesar pagos directamente con Little Hotelier Pay:
Abra la reserva.
Vaya a la pestaña Pagos.
Haga clic en Procesar pago.
Introduzca el importe del pago y los datos de la tarjeta.
Haga clic en Procesar.
Los datos de la tarjeta de pago se eliminan automáticamente siete días después de la salida, en cumplimiento de la normativa PCI DSS.
Prácticas recomendadas
Supervisión periódica: revise el Calendario a diario, compruebe las próximas llegadas y verifique el estado de los pagos.
Precisión de los datos: verifique todos los detalles de la reserva y las asignaciones de habitaciones.
Gestión de pagos: procese los depósitos con prontitud y mantenga actualizados los registros de pago.
Comunicación con los huéspedes: confirme las reservas y manténgalos informados de cualquier cambio.
Notas importantes:
Actualice siempre el estado a Con salida registrada cuando los huéspedes se marchen. Esto le ayuda a hacer seguimiento de las reservas finalizadas.
Los tipos de habitación y las tarifas de habitación no se pueden eliminar mientras tengan reservas marcadas como «Confirmada» o «Con entrada registrada», aunque el huésped ya haya abandonado el alojamiento.
Verifique la disponibilidad antes de crear reservas manuales.
Mantenga los comentarios de los huéspedes separados de las notas internas.
Nunca incluya información de tarjetas de crédito en los comentarios o las notas.
Revise los requisitos legales locales relativos a la recopilación de datos de los huéspedes.
Genere las facturas solo después de finalizar los detalles de la reserva.
Las reservas no se pueden eliminar, solo cancelar.
Las reservas canceladas desaparecen del Calendario, pero siguen siendo accesibles desde Reservas.
La habitación queda disponible para nuevas reservas tras la cancelación.
Supervise las notificaciones por correo electrónico sobre los requisitos de actualización manual de los canales.
Los detalles de pago de las reservas no se pueden imprimir, debido a los requisitos de cumplimiento de PCI.