Reservas
Las reservas son un elemento central de la gestión del inventario de su establecimiento. Cuando se crea una reserva, se bloquea una habitación para su huésped a fin de evitar que otras personas la reserven. La disponibilidad de habitaciones se ajusta automáticamente y sus canales conectados reflejan esta nueva disponibilidad, lo que reduce el riesgo de overbooking.
Las reservas pueden ser creadas por los huéspedes (a través de los canales conectados o su motor de reservas directo) o de forma manual a través de Little Hotelier. Todas las reservas (pasadas, presentes y futuras) se muestran en el Calendario.
Gestionar las reservas de manera eficaz le permite mantener registros precisos de los huéspedes para futuras consultas y generar informes detallados.
Buscar reservas
Puede localizar reservas en dos lugares:
Calendario: Búsqueda por fecha de entrada o de salida
Reservas: Búsqueda por detalles de la reserva
Búsqueda en la página de Reservas
Para encontrar una reserva a través de la página de Reservas, puede buscar por:
Apellido del huésped
Referencia de la reserva
Número de factura
Tipo de fecha: Entrada, Salida o Fecha de reserva (la fecha en que se creó la reserva)
Fecha desde y Fecha hasta: búsqueda por rango de fechas. Puede dejar estos campos en blanco si las fechas son desconocidas. Borre ambos campos al buscar por apellido, referencia de reserva o número de factura para evitar perder resultados fuera del rango de fechas actual.
Estado: Confirmada, Con entrada registrada, Con salida registrada o Cancelada
Fuente: fuente de la reserva (canal)
Haga clic en Buscar para ver los resultados. Haga clic en una reserva para abrirla y consultar todos los detalles.
Identificar la fuente de la reserva a partir del ID de reserva
El número de Referencia o ID de reserva indica el origen de la reserva:
LH: Reserva manual creada en Little Hotelier
BBN o BB: Reservas realizadas a través del motor de reservas de su sitio web (Reserva Directa)
Código de canal: Cada canal (OTA) tiene su propio código único (p. ej., BDC para Booking.com)
Los canales muestran el código de canal (como EXP-1234 para Expedia o BDC-1234 para Booking.com)
Crear una reserva
¿Cuándo crear reservas manuales?
Aunque la mayoría de las reservas llegan automáticamente a través de agencias de viajes en línea (OTA) y su motor de reservas, deberá crear reservas manuales para huéspedes sin reserva previa (walk-in), reservas directas por teléfono o correo electrónico, reservas a través de agencias de viajes o para gestionar el exceso de reservas de establecimientos asociados.
Cómo crear una reserva
Puede crear una reserva manual desde dos lugares:
Desde el Calendario: Use el botón +Reserva o haga clic y arrastre en el Calendario
Desde Reservas: Haga clic en +Crear reserva
Detalles de la reserva
Información general: Fechas de entrada/salida, tipo de habitación, plan tarifario, número de habitación, número de huéspedes, precios y descuentos
Datos del contacto principal: Nombre (obligatorio), información de contacto, datos de pago, hora de llegada, documentos de identidad, consentimiento de marketing y solicitudes especiales
Editar reservas
Little Hotelier ofrece varias pestañas para gestionar los distintos aspectos de una reserva:
Pestaña Detalles: Modificar fechas, tipo de habitación, plan tarifario, número de huéspedes, precios e información del contacto principal
Pestaña Huéspedes: Gestionar huéspedes adicionales y establecer el huésped principal
Pestaña Inclusiones: Ver las inclusiones del plan tarifario
Pestaña Artículos extra: Añadir y gestionar artículos de venta adicionales
Pestaña Pagos: Procesar pagos, gestionar devoluciones y hacer seguimiento de los depósitos
Pestaña Notas: Añadir notas internas y documentar solicitudes especiales
Pestaña Facturas: Generar y gestionar facturas
¿Puedo editar el precio de la habitación?
Solo puede editar el precio de la habitación directamente en Little Hotelier si la reserva fue creada de forma manual, como walk-in, o si la fuente de la reserva es el Extranet (reserva directa).
Para editar el precio de la habitación:
Vaya al Calendario y abra la reserva.
En el menú desplegable Tarifa de habitación, seleccione la opción en blanco.
En el campo Habitación, introduzca el precio total final acordado para la habitación.
Haga clic en Guardar.
⚠️ El precio diario se calculará automáticamente de forma proporcional y aparecerá en la factura de la reserva.
Para reservas de Canal/OTA, los cambios de precio deben realizarse a través de la plataforma de reserva original. Contacte directamente con el canal para modificar el precio.
Actualizar el estado de la reserva / Registrar entradas y salidas de huéspedes
Mantener actualizados los estados de las reservas le ayuda a realizar un seguimiento de las estancias completadas, gestionar la disponibilidad de habitaciones y mantener registros precisos.
Existen tres estados de reserva:
Confirmada: Estado predeterminado para nuevas reservas
Con entrada registrada: El huésped ha llegado y ha recibido las llaves
Con salida registrada: El huésped ha partido y la habitación está lista para la limpieza
Para actualizar el estado de una reserva, por ejemplo, para registrar la salida de un huésped:
Desde el Calendario o Reservas, haga clic en la reserva para abrirla.
En la esquina inferior derecha, haga clic en el menú desplegable de estado.
Seleccione el nuevo estado (p. ej., Con salida registrada).
Haga clic en Guardar.
Imprimir un formulario de registro
Little Hotelier proporciona un formulario de registro que puede utilizar como formulario de entrada. Para imprimir un formulario de registro para una reserva:
Vaya al Calendario.
Abra la reserva.
Haga clic en Imprimir.
Seleccione Formulario de Registro.
💡 Para imprimir formularios de registro de todas las reservas con entrada en una fecha concreta, vaya a Informes > Operativo > Entradas, elija sus fechas de entrada y salida, haga clic en Ejecutar Informe y seleccione Imprimir Formulario de Registro.
Cancelar reservas
⚠️ Reservas de canal (OTA): No es posible editar ni cancelar directamente en Little Hotelier las reservas de OTA (canal). Las reservas realizadas a través de OTA (canales) deben ser modificadas o canceladas por el huésped a través del canal utilizado para la reserva.
Solo las reservas manuales creadas en Little Hotelier o a través de Reserva Directa pueden editarse en Little Hotelier.
⚠️ Solo las reservas con estado Confirmada pueden cancelarse directamente. Las reservas con entrada o salida registrada requieren un cambio de estado previo. Las cancelaciones son permanentes y no pueden deshacerse.
Cómo cancelar una reserva
Abra la reserva.
Haga clic en Cancelar Reserva en la pestaña Detalles.
Haga clic en Sí, estoy seguro/a para confirmar.
Para las reservas realizadas a través de canales de reserva conectados, los huéspedes deben cancelar a través de su plataforma de reserva original; los canales actualizarán automáticamente su inventario. Pueden ser necesarias actualizaciones manuales si un canal no envía actualizaciones automáticas o si el canal estaba desactivado.
Importante: Para que las reservas y cancelaciones se sincronicen automáticamente, el canal debe estar conectado y habilitado en el momento de la reserva. Las reservas realizadas antes de la conexión o mientras el canal/tarifa estaba desactivado no se sincronizarán y requerirán introducción manual.
Nota:
Las reservas no pueden eliminarse, solo cancelarse.
Las reservas canceladas desaparecen del Calendario, pero siguen siendo accesibles en Reservas.
La habitación queda disponible para nuevas reservas tras la cancelación.
Para registrar un no-show en reservas directas o reservas manuales creadas en Little Hotelier, cancele la reserva (no existe opción de no-show).
No es necesario activar la configuración de reposición automática, ya que esta función es automática. La reposición automática no puede desactivarse.
Procesar pagos con Little Hotelier Pay
Para procesar pagos directamente:
Abra la reserva.
Vaya a la pestaña Pagos.
Haga clic en Procesar Pago.
Introduzca el importe del pago y los datos de la tarjeta.
Haga clic en Procesar.
Los datos de la tarjeta de pago se eliminan automáticamente siete días después de la salida, en cumplimiento de la normativa PCI DSS.
Buenas prácticas
Seguimiento regular: Revisar el Calendario diariamente, comprobar las llegadas próximas, verificar los estados de pago
Exactitud de los datos: Comprobar todos los detalles de las reservas y las asignaciones de habitaciones
Gestión de pagos: Procesar los depósitos con prontitud y mantener actualizados los registros de pago
Comunicación con los huéspedes: Confirmar las reservas e informar a los huéspedes de cualquier cambio
Notas importantes:
Actualice siempre el estado a Con salida registrada cuando los huéspedes partan. Esto le ayuda a hacer un seguimiento de las reservas completadas.
Los tipos de habitación y las tarifas no pueden eliminarse mientras haya reservas con estado «Confirmada» o «Con entrada registrada», incluso si el huésped ya ha abandonado el establecimiento.
Verifique la disponibilidad antes de crear reservas manuales.
Mantenga los comentarios de los huéspedes separados de las notas internas.
No incluya nunca información de tarjetas de crédito en comentarios o notas.
Revise los requisitos legales locales para la recopilación de información de los huéspedes.
Genere facturas solo después de finalizar los detalles de la reserva.
Las reservas no pueden eliminarse, solo cancelarse.
Las reservas canceladas desaparecen del Calendario, pero siguen siendo accesibles en Reservas.
La habitación queda disponible para nuevas reservas tras la cancelación.
Supervise las notificaciones por correo electrónico para detectar las actualizaciones manuales requeridas por los canales.