Descripción general
Las reservas son un elemento clave para gestionar el inventario de tu propiedad. Cuando se crea una reserva, se bloquea una habitación para el/la huésped y se evita que otras personas la reserven. La disponibilidad se ajusta automáticamente y tus canales conectados reflejan esta nueva disponibilidad, reduciendo el riesgo de sobrerreserva.
Las reservas pueden ser creadas por los/las huéspedes (a través de canales conectados o de tu motor de reservas para reservas directas) o manualmente desde Little Hotelier. Todas las reservas (pasadas, actuales y futuras) se muestran en el Calendario.
Una gestión eficaz de las reservas te ayuda a mantener registros de huéspedes precisos para futuras referencias y a generar informes detallados.
Cómo encontrar reservas
Puedes localizar reservas en dos lugares:
Calendario: buscar por fechas de llegada o salida
Reservas: buscar por detalles de la reserva
Identificar el origen de la reserva a partir del ID de reserva
El número de ID de reserva indica de dónde proviene la reserva:
LH: reserva manual creada en Little Hotelier
BBN o BB: reservas realizadas a través del motor de reservas de tu sitio web (reserva directa)
Código del canal: cada canal (OTA) tiene su propio código (p. ej., BDC para Booking.com)
Crear una reserva
Cuándo crear reservas manuales
Aunque la mayoría de las reservas llegan automáticamente desde las OTAs y tu motor de reservas, tendrás que crear reservas manuales para huéspedes sin reserva previa (walk‑in), reservas directas por teléfono o correo electrónico, reservas de agencias de viaje o para gestionar desbordes de propiedades asociadas.
Cómo crear una reserva
Desde Calendario: usa el botón + Reserva o haz clic y arrastra en el Calendario
Desde Reservas: haz clic en + Crear reserva
Detalles de la reserva
Información general: fechas de llegada/salida, tipo de habitación, plan tarifario, número de habitación, número de huéspedes, precios y descuentos
Datos de contacto principales: nombre (obligatorio), datos de contacto, detalles de pago, hora de llegada, documentos de identidad, consentimiento de marketing y solicitudes especiales
Editar reservas
Little Hotelier ofrece varias pestañas para gestionar distintos aspectos de una reserva:
Pestaña Detalles: modifica fechas, tipo de habitación, plan tarifario, número de huéspedes, precios y datos de contacto principales
Pestaña Huéspedes: gestiona huéspedes adicionales y establece al huésped principal
Pestaña Inklusivleistungen/Servicios incluidos: consulta los servicios incluidos del plan tarifario
Pestaña Artículos adicionales: añade y gestiona artículos de venta adicionales (extras)
Pestaña Pagos: procesa pagos, gestiona reembolsos y haz seguimiento de depósitos
Pestaña Notas: añade notas internas y documenta solicitudes especiales
Pestaña Facturas: genera y gestiona facturas
Gestionar el estado de la reserva
Estados disponibles:
Confirmada: estado predeterminado para nuevas reservas
Check‑in realizado: el/la huésped ha llegado y se han entregado las llaves
Check‑out realizado: el/la huésped ha salido y la habitación está lista para limpieza
Para cambiar un estado, abre la reserva, usa la lista desplegable de estado en la esquina inferior derecha y guarda los cambios. Los cambios de estado se reflejan con distintos colores en el Calendario.
Cancelar reservas
Solo las reservas manuales creadas en Little Hotelier o mediante reserva directa pueden editarse en Little Hotelier. Las reservas realizadas a través de OTAs (canales) deben ser modificadas o canceladas por el/la huésped en el canal donde efectuó la reserva.
Solo las reservas en estado Confirmada pueden cancelarse directamente. Las reservas en estado Check‑in/Check‑out requieren un cambio de estado previo. Las cancelaciones son permanentes y no se pueden deshacer.
Para cancelar una reserva:
Abre la reserva
En la pestaña Detalles, haz clic en Cancelar reserva
Haz clic en Sí, confirmar
Para reservas realizadas a través de canales de reserva conectados, la cancelación debe hacerla el/la huésped en su plataforma de origen, y los canales actualizarán tu inventario automáticamente. Puede que se requieran actualizaciones manuales si un canal no envía actualizaciones automáticas o si el canal estaba desactivado.
Importante: para que las reservas y cancelaciones se sincronicen automáticamente, el canal debe estar conectado y activado en el momento de la reserva. Las reservas realizadas antes de la conexión o mientras el canal/tarifa estaba desactivado no se sincronizarán y requerirán registro manual.
Notas:
Las reservas no se pueden eliminar, solo cancelar
Las reservas canceladas desaparecen del Calendario, pero siguen disponibles en Reservas
La habitación vuelve a estar disponible para nuevas reservas tras la cancelación
Nota: no es necesario habilitar el ajuste de reposición automática, ya que esta función es automática. La reposición automática no se puede desactivar.
Procesar pagos con Little Hotelier Pay
Procesa pagos directamente:
Abre la reserva
Ve a la pestaña Pagos
Haz clic en Procesar pago
Introduce el importe y los datos de la tarjeta
Haz clic en Procesar
Los datos de la tarjeta se eliminan automáticamente siete días después del check‑out, en cumplimiento del estándar PCI DSS.
Mejores prácticas
Supervisión regular: revisa a diario el Calendario, las llegadas próximas y el estado de los pagos
Exactitud de datos: verifica dos veces todos los detalles de la reserva y las asignaciones de habitaciones
Gestión de pagos: registra los depósitos con prontitud y mantén actualizados los registros de pago
Comunicación con huéspedes: confirma reservas e informa a los/las huéspedes de cualquier cambio
Notas importantes:
Cambia siempre el estado a Check‑out realizado cuando los/las huéspedes se marchen. Esto te ayuda a llevar el control de las reservas completadas.
Los tipos de habitación y las tarifas de habitación no se pueden eliminar mientras existan reservas con estado «Confirmada» o «Check‑in realizado», incluso si el/la huésped ya abandonó tu propiedad.
Verifica la disponibilidad antes de crear reservas manuales
Mantén separados los comentarios de huéspedes de las notas internas
No incluyas nunca información de tarjetas en comentarios o notas
Revisa los requisitos legales locales sobre recopilación de información de huéspedes
Genera facturas solo después de finalizar los detalles de la reserva
Las reservas no se pueden eliminar, solo cancelar
Las reservas canceladas desaparecen del Calendario, pero siguen disponibles en Reservas
La habitación vuelve a estar disponible para nuevas reservas tras la cancelación
Supervisa las notificaciones por correo electrónico por si los canales solicitan actualizaciones manuales