Descripción general
Las reservas son un elemento fundamental de la gestión del inventario de su alojamiento. Cuando se crea una reserva, se bloquea una habitación para el huésped con el fin de que nadie más pueda reservarla. La disponibilidad de habitaciones se ajusta automáticamente y sus canales conectados reflejan esta nueva disponibilidad, lo que reduce el riesgo de sobrerreserva.
Las reservas pueden crearlas los huéspedes (a través de los canales conectados o de su motor de reservas directas) o realizarse manualmente desde Little Hotelier. Todas las reservas (pasadas, presentes y futuras) se muestran en el Calendario.
Una gestión eficaz de las reservas le permite mantener registros de huéspedes precisos para consultas futuras y generar informes detallados.
Búsqueda de reservas
En Little Hotelier puede localizar reservas en dos lugares:
Calendario: búsqueda por fechas de entrada o salida
Reservas: búsqueda por datos de la reserva
Buscar una reserva en el Calendario
El Calendario muestra todas sus reservas (pasadas, presentes y futuras). Utilice el selector de fechas o las flechas de navegación de la parte superior para ir a las fechas de entrada o salida de la reserva y, a continuación, haga clic en ella para abrirla.
Buscar en la página Reservas
Para buscar una reserva en la página Reservas, puede utilizar los siguientes criterios:
Apellidos del huésped
Referencia de la reserva
Número de factura
Tipo de fecha: Entrada, Salida o Reservada el (la fecha en la que se creó la reserva)
Fecha desde y Fecha hasta: búsqueda por intervalo de fechas. Puede dejar estos campos en blanco si no conoce las fechas. Borre ambos campos cuando busque por nombre del huésped, referencia de la reserva o número de factura para no omitir resultados que queden fuera del intervalo de fechas actual
Estado: Confirmada, Entrada registrada, Salida registrada o Cancelada
Origen: origen de la reserva (canal)
Haga clic en Buscar para ver los resultados. Los resultados de la página principal Reservas muestran los datos de un vistazo. Haga clic en una reserva para abrirla y ver todos los detalles.
Nota: la fecha Reservada (la fecha en la que se realizó la reserva) solo aparece en la columna Reservada de la página Reservas. No se muestra al abrir una reserva.
Consultar los detalles de una reserva
Para consultar los detalles de una reserva, ábrala desde el Calendario o desde la página Reservas. Los detalles se organizan en las siguientes pestañas:
Pestaña Detalles: fechas de entrada y salida, duración de la estancia, estado de la reserva, estado del registro previo a la llegada, tipo de habitación, plan tarifario, número de habitación, número de huéspedes, precios y descuentos, datos del contacto principal, origen de la reserva y un resumen de la reserva con el total de la habitación, los extras, los impuestos, el total recibido y el saldo pendiente, si lo hubiera
Pestaña Huéspedes: huéspedes adicionales de la reserva y huésped establecido como principal
Pestaña Servicios incluidos: los servicios incluidos en el plan tarifario
Pestaña Artículos adicionales: artículos adicionales para la venta que se han añadido a la reserva
Pestaña Pagos: pagos, reembolsos y depósitos
Pestaña Notas: notas internas y peticiones especiales
Pestaña Facturas: facturas de la reserva
Identificar el origen de la reserva a partir del ID de reserva
El número de referencia o ID de reserva indica el origen de la reserva:
LH: reserva manual creada en Little Hotelier
BBN o BB: reservas realizadas a través del motor de reservas de su sitio web (reserva directa)
Código de canal: cada canal (agencia de viaje en línea, OTA) tiene su propio código exclusivo (por ejemplo, BDC para Booking.com)
Los canales muestran el código de canal (como EXP-1234 para Expedia o BDC-1234 para Booking.com)
Channels Plus: las reservas procedentes de Channels Plus muestran dos campos en los detalles de la reserva: Canal y Afiliado. Los detalles de las reservas de Channels Plus solo están disponibles en Little Hotelier, no en la extranet del canal.
CHP: las reservas de Channels Plus tienen el prefijo «CHP-» (por ejemplo, «CHP-1a12345-25»). La columna Origen también muestra «Channels Plus» seguido del nombre del canal en el que reservó el huésped (por ejemplo, «Channels Plus/Trip.com»)
Creación de una reserva
Cuándo crear reservas manuales
Aunque la mayoría de las reservas llegan automáticamente a través de las OTA y del motor de reservas, deberá crear reservas manuales para huéspedes sin reserva, reservas directas por teléfono o correo electrónico, reservas de agencias de viajes o para gestionar el exceso de reservas de alojamientos asociados.
Cómo crear una reserva
Puede crear una reserva manual desde dos lugares:
Desde el Calendario: utilice el botón + Reserva o haga clic y arrastre en el Calendario
Desde Reservas: haga clic en + Crear reserva
Detalles de la reserva
Información general: fechas de entrada y salida, tipo de habitación, plan tarifario, número de habitación, número de huéspedes, precios y descuentos
Datos del contacto principal: nombre (obligatorio), datos de contacto, datos de pago, hora de llegada, documentos de identidad, consentimiento de marketing y peticiones especiales
Duplicar una reserva
Puede duplicar una reserva pasada, incluidas las procedentes de un canal (OTA), para volver a reservar rápidamente a un huésped recurrente sin tener que introducir de nuevo sus datos. La nueva reserva conserva el huésped, la habitación, la tarifa y las notas originales, y puede modificar las fechas o cualquier otro campo antes de guardarla.
Para duplicar una reserva:
Abra la reserva que desea duplicar.
En la esquina inferior izquierda de los detalles de la reserva, haga clic en Duplicar reserva.
Seleccione las fechas de entrada y salida de la nueva reserva.
Elija la información que desea conservar: contacto principal, pagos, huéspedes, servicios incluidos, extras y notas.
Haga clic en Duplicar.
Haga clic en Ir a la nueva reserva para abrirla y editarla.
La nueva reserva recibe su propio ID de reserva y aparece marcada como Duplicada de en Detalles del huésped, lo que la vincula con la original a efectos de registro.
Nota:
Por motivos de seguridad, los datos de la tarjeta de crédito no se copian en la reserva duplicada. La disponibilidad y los precios se vuelven a comprobar para las nuevas fechas, por lo que es posible que la habitación, la tarifa o los extras originales no estén disponibles. Los extras solo se conservan si siguen existiendo y están disponibles para las nuevas fechas, con su precio actual
Para duplicar una reserva debe utilizar la versión de escritorio de Little Hotelier
Si se duplica una reserva de un canal (OTA), la reserva duplicada pasa a ser una reserva directa de Little Hotelier. La reserva original del canal (OTA) no se modifica y la reserva duplicada no se envía al canal.
Edición de reservas
💡 Las reservas de canal no se pueden modificar desde Little Hotelier. Deben modificarse (por ejemplo, para cambiar las fechas de la estancia) directamente en el canal de reservas original (OTA).
Little Hotelier ofrece varias pestañas para gestionar los distintos aspectos de una reserva:
Pestaña Detalles: modificar fechas, tipo de habitación, plan tarifario, número de huéspedes, precios y datos del contacto principal
Pestaña Huéspedes: gestionar huéspedes adicionales y establecer el huésped principal
Pestaña Servicios incluidos: consultar los servicios incluidos en el plan tarifario
Pestaña Artículos adicionales: añadir y gestionar artículos adicionales para la venta
Pestaña Pagos: procesar pagos, gestionar reembolsos y realizar el seguimiento de los depósitos
Pestaña Notas: añadir notas internas y registrar peticiones especiales
Pestaña Facturas: generar y gestionar facturas
¿Puedo editar el precio de la habitación?
Solo puede editar el precio de la habitación directamente en Little Hotelier si la reserva se creó manualmente, si corresponde a un huésped sin reserva o si el origen de la reserva es Extranet (reservas directas).
Vaya al Calendario y abra la reserva.
En el menú desplegable Tarifa de habitación, seleccione la opción en blanco.
En el campo Habitación, introduzca el precio total final acordado de la habitación.
Haga clic en Guardar.
⚠️ El precio diario se prorrateará automáticamente y aparecerá en la factura de la reserva.
En el caso de las reservas de canal u OTA, los cambios de precio deben realizarse a través de la plataforma de reservas original. Póngase en contacto directamente con el canal para modificar el precio.
Actualizar el estado de la reserva / Registrar la entrada y la salida de los huéspedes
Mantener actualizados los estados de las reservas le ayuda a hacer un seguimiento de las estancias finalizadas, gestionar la disponibilidad de las habitaciones y mantener registros precisos.
Existen tres estados de reserva:
Confirmada: estado predeterminado de las reservas nuevas
Entrada registrada: el huésped ha llegado y se le han entregado las llaves
Salida registrada: el huésped se ha marchado y la habitación está lista para su limpieza
Para actualizar el estado de una reserva, por ejemplo para registrar la salida de un huésped:
Desde el Calendario o desde Reservas, haga clic en la reserva para abrirla.
En la esquina inferior derecha, haga clic en el menú desplegable de estado.
Seleccione el nuevo estado (por ejemplo, Salida registrada).
Haga clic en Guardar.
Imprimir un formulario de registro
Little Hotelier incluye un formulario de registro que puede utilizar como formulario de entrada. Para imprimir el formulario de registro de una reserva:
Vaya al Calendario.
Abra la reserva.
Haga clic en Imprimir.
Seleccione Formulario de registro.
💡 Para imprimir los formularios de registro de todas las reservas con entrada en una fecha concreta, vaya a Informes > Operativos > Entradas, elija las fechas de entrada y salida, haga clic en Ejecutar informe y, a continuación, seleccione Imprimir formulario de registro.
Cancelación de reservas
Cancelación de reservas realizadas a través de canales
⚠️ No puede editar ni cancelar reservas de OTA (canales) directamente en Little Hotelier. Las reservas realizadas a través de OTA (canales) deben ser modificadas o canceladas por el huésped en el canal que utilizó para reservar.
Solo las reservas manuales creadas en Little Hotelier o realizadas mediante reserva directa se pueden editar en Little Hotelier.
⚠️ Solo se pueden cancelar directamente las reservas con estado Confirmada. Las reservas con entrada o salida registrada requieren un cambio de estado previo. Las cancelaciones son permanentes y no se pueden deshacer. Una vez cancelada una reserva, no se puede cambiar su estado y será necesario crear una nueva reserva.
Cómo cancelar una reserva en Little Hotelier
Para cancelar una reserva:
Abra la reserva.
Haga clic en Cancelar reserva en la pestaña Detalles.
Haga clic en Sí, confirmar para confirmar la cancelación.
En el caso de las reservas realizadas a través de canales de reserva conectados, el huésped debe cancelarlas en la plataforma de reservas original y los canales actualizarán automáticamente su inventario. Es posible que deba realizar actualizaciones manuales si un canal no envía actualizaciones automáticas o si el canal estaba desactivado.
Importante: para que las reservas y las cancelaciones se sincronicen automáticamente, el canal debe estar conectado y activado en el momento de la reserva. Las reservas realizadas antes de la conexión, o mientras el canal o la tarifa estaban desactivados, no se sincronizarán y deberán introducirse manualmente.
Nota:
Las reservas no se pueden eliminar, solo cancelar
Las reservas canceladas desaparecen del Calendario, pero siguen disponibles en Reservas
La habitación vuelve a estar disponible para nuevas reservas tras la cancelación
Las reservas canceladas no se pueden reactivar
Para registrar una ausencia en reservas directas o en reservas manuales creadas en Little Hotelier, cancele la reserva (no existe una opción de ausencia)
Nota: no es necesario activar el ajuste de reposición automática, ya que esta función es automática. La reposición automática no se puede desactivar
¿Puedo cancelar una habitación de una reserva con varias habitaciones?
Si una reserva incluye dos o más habitaciones, puede eliminar una de ellas sin cancelar toda la reserva.
Para cancelar una habitación:
Abra la reserva.
Vaya a la pestaña Detalles.
Localice la habitación que desea cancelar (por ejemplo, la habitación 101).
Pase el cursor por la línea de esa habitación y haga clic en la «X» roja de la derecha para eliminarla.
Haga clic en Guardar.
Nota (reembolsos):
Little Hotelier Pay: abra la reserva, vaya a la pestaña Pagos, haga clic en Procesar reembolso y siga las indicaciones para completarlo.
Si su alojamiento utiliza un sistema de pago de terceros, emita el reembolso directamente en ese sistema y, a continuación, haga clic en Registrar reembolso en la reserva
Procesamiento de pagos con Little Hotelier Pay
Procese los pagos directamente con Little Hotelier Pay:
Abra la reserva.
Vaya a la pestaña Pagos.
Haga clic en Procesar pago.
Introduzca el importe del pago y los datos de la tarjeta.
Haga clic en Procesar.
Los datos de la tarjeta de pago se eliminan automáticamente siete días después de la salida, en cumplimiento de la normativa PCI DSS.
Buenas prácticas
Supervisión periódica: consulte el Calendario a diario, revise las próximas llegadas y compruebe el estado de los pagos
Precisión de los datos: verifique con atención todos los datos de las reservas y las asignaciones de habitaciones
Gestión de pagos: procese los depósitos con prontitud y mantenga actualizados los registros de pagos
Comunicación con los huéspedes: confirme las reservas e informe a los huéspedes de cualquier cambio
Notas importantes:
Actualice siempre el estado a Salida registrada cuando los huéspedes se marchen. Así podrá hacer un seguimiento de las reservas finalizadas
Los tipos de habitación y las tarifas de habitación no se pueden eliminar mientras tengan reservas con estado «Confirmada» o «Entrada registrada», incluso si el huésped ya ha abandonado el alojamiento
Verifique la disponibilidad antes de crear reservas manuales
Mantenga los comentarios de los huéspedes separados de las notas internas
No incluya nunca datos de tarjetas de crédito en comentarios o notas
Consulte los requisitos legales locales sobre la recopilación de datos de los huéspedes
Genere las facturas solo después de finalizar los detalles de la reserva
Las reservas no se pueden eliminar, solo cancelar
Las reservas canceladas desaparecen del Calendario, pero siguen disponibles en Reservas
La habitación vuelve a estar disponible para nuevas reservas tras la cancelación
Esté atento a las notificaciones por correo electrónico que indiquen la necesidad de realizar actualizaciones manuales desde los canales
Los datos de pago de las reservas no se pueden imprimir, debido a los requisitos de cumplimiento de PCI