¿Qué es el calendario?
El calendario ofrece una visión completa de su alojamiento de un vistazo. Puede consultar las reservas confirmadas, las próximas entradas y salidas, los huéspedes actuales, los cierres de habitaciones, la disponibilidad de las habitaciones y el estado de pago de las reservas. También puede gestionar sus preferencias para personalizar los datos que se muestran a primera vista en cada reserva.
Entender el calendario
El calendario muestra todas las reservas confirmadas, con entrada registrada y con salida registrada. Las reservas canceladas no aparecen en el calendario, pero puede encontrarlas en Reservas.
Su calendario muestra cada tipo de habitación y sus habitaciones físicas. El número de habitaciones disponibles determina la disponibilidad que se muestra en la tabla del inventario.
Ejemplo: si su tipo de habitación doble incluye las habitaciones 1, 2 y 3, y estas no tienen reservas ni cierres de habitaciones en un día concreto, la disponibilidad que se mostrará en la tabla del inventario será 3.
Personalizar la vista del calendario
Puede personalizar los datos que aparecen en cada reserva y elegir cómo abrir un resumen de la reserva. Para cambiarlos, acceda a la configuración del calendario mediante el botón de configuración (icono de engranaje) situado en la parte superior del calendario. Nota: la configuración del calendario se guarda para todo el alojamiento y para todos los usuarios, no para cada usuario por separado. Solo los usuarios con rol de administrador pueden ver el botón de configuración y modificar esta configuración.
Por ejemplo, para identificar fácilmente a los huéspedes recurrentes y el origen de las reservas, seleccione Mostrar corazón para huésped recurrente y Mostrar canal de reservas.
O bien, para consultar los detalles de una reserva sin abrir la reserva completa, establezca Ver detalles de la reserva en Pasar el cursor por la lupa para ver el resumen de la reserva. Después, podrá pasar el cursor por el icono de la lupa de una reserva para ver su resumen.
Gestionar habitaciones físicas
Para cambiar el nombre o el número de las habitaciones físicas:
Haga clic en la habitación física que quiera modificar.
Edite el nombre de la habitación física.
Haga clic en Guardar.
Expandir y contraer habitaciones
Haga clic en el nombre del tipo de habitación para ocultar o mostrar las habitaciones físicas y las filas sin asignar.
Utilice el botón de expandir/contraer situado en la esquina superior izquierda de la cuadrícula del calendario para mostrar u ocultar todas las habitaciones a la vez.
Navegar por el calendario
Elija entre 14 o 28 días en el menú desplegable.
Haga clic en Ver hoy para volver a la fecha de hoy.
Utilice el selector de fechas para ir a fechas concretas o utilice las flechas de navegación:
Para la vista de 14 días:
< retroceder un día
<< retroceder siete días
<<< retroceder 14 días
> avanzar un día
>> avanzar siete días
>>> avanzar 14 días
Para la vista de 28 días:
<<< retroceder 28 días
>>> avanzar 28 días
Cierres de habitaciones
¿Qué es un cierre de habitación?
Un cierre de habitación es un bloqueo temporal que se aplica a una habitación durante un periodo concreto y que impide reservarla. Utilice los cierres de habitaciones para reformas, tareas de mantenimiento o para dejar una habitación bloqueada de cara a reservas futuras.
¿Cómo funciona?
Los cierres de habitaciones reducen la disponibilidad del tipo de habitación que se muestra en la tabla del inventario. Al abrir una habitación, aumenta la disponibilidad. Los cierres de habitaciones reducen la disponibilidad de habitaciones en todos los canales conectados y en su motor de reservas.
Gestionar cierres de habitaciones
Hay dos métodos para crear un cierre de habitación:
Haga clic en el calendario, arrastre y suelte, y seleccione Cierre de habitación.
Haga clic en el botón Cierre de habitación, situado en la parte superior derecha.
Complete los campos obligatorios:
Habitación: seleccione la habitación en el menú desplegable.
Fecha de inicio: de forma predeterminada, la fecha de hoy.
Fecha de fin: de forma predeterminada, el día siguiente.
Descripción: introduzca una nota interna que explique el motivo del cierre de habitación.
Editar un cierre de habitación
Localice el cierre de habitación y haga clic en él.
Modifique la configuración.
Haga clic en Guardar.
Para modificar rápidamente la duración de un cierre de habitación, arrastre el marcador de fin hacia la izquierda o la derecha.
Reabrir una habitación cerrada
Localice el cierre de habitación y haga clic en él.
Haga clic en Reabrir habitación.
Al reabrir una habitación cerrada, aumentará la disponibilidad de habitaciones en todos los canales conectados y en su motor de reservas.
Gestionar reservas
Crear una reserva
Hay dos métodos para crear una reserva:
Haga clic en el calendario, arrastre y suelte, y seleccione Reserva.
Haga clic en el botón Reserva.
Colores de los bloques de reserva
El color de fondo de cada reserva indica su estado:
Naranja o amarillo: confirmada, pendiente de entrada
Verde: entrada registrada
Gris: salida registrada
Azul claro: sin asignar (sin habitación física asignada)
Rojo oscuro: cierre de habitación
Pálido y desvaído: la reserva tiene un pago incompleto
El estado de pago se indica mediante una barra de color en el lateral izquierdo de la reserva y un icono de lupa de color:
Barra roja e icono de lupa rojo: sin pagar
Barra verde e icono de lupa verde: pagada
Icono de tarjeta tachado: el número de tarjeta no es válido
Iconos de los bloques de reserva
Según la configuración del calendario, una reserva también puede mostrar los siguientes iconos y símbolos, que ofrecen más información de un vistazo:
Icono de corazón: el huésped es recurrente
Icono de bloc de notas negro: la reserva tiene un comentario del huésped o una nota del personal
Icono de persona de cabeza y hombros con un número: el número de adultos
Icono de figura infantil con un número: el número de niños
Icono de cochecito con un número: el número de bebés
Icono de luna creciente con un número: el número de noches
Icono de canal de reservas: indica de qué canal procede la reserva (se enumeran a continuación)
Nota: solo Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb, Reserva directa y Demand Plus muestran un icono de canal. Los demás canales no muestran un icono específico.
Ver el resumen de la reserva
El resumen de la reserva muestra los datos principales de una reserva sin abrir la reserva completa. Incluye:
ID de la reserva
Datos de contacto principal
Datos de los huéspedes, incluido el número de huéspedes y si son huéspedes recurrentes
Datos de la reserva
Resumen de pagos
Un menú desplegable para cambiar el estado de la reserva (confirmada, con entrada registrada o con salida registrada)
Acciones para pagos, cancelación, impresión, envío por correo electrónico y gestión de la reserva
Nota: el resumen de la reserva no sustituye a la página de la reserva completa. Para modificar una reserva, abra el registro completo de la reserva.
Mover una reserva
Arrastre y suelte para cambiar:
la asignación de la habitación física.
el tipo de habitación.
las fechas de entrada y salida.
Cambiar el estado de la reserva
No se puede registrar la entrada antes de la fecha de entrada ni la salida antes de la fecha de salida:
Abra el resumen de la reserva.
Utilice el botón de estado o el menú desplegable para seleccionar Confirmada, Entrada registrada o Salida registrada.
Cambiar la duración de la estancia
Para ampliar la estancia, arrastre el extremo de la reserva hacia la derecha para retrasar la fecha de salida, o arrastre la reserva completa para cambiar la fecha de entrada.
En las reservas recibidas a través de un canal, no se puede ampliar la fecha de salida directamente en el calendario. Para añadir una noche más:
Acuerde la ampliación directamente con el huésped.
Cree en el calendario una nueva reserva manual para la noche adicional.
Cobre el pago directamente al huésped.
Cancelar una reserva
Abra el resumen de la reserva.
Haga clic en Cancelar reserva.
Confirme la cancelación.
Procesar pagos
Abra el resumen de la reserva.
Haga clic en Añadir pago.
Registre o procese el pago.
Imprimir o enviar por correo electrónico los datos de la reserva
Abra el resumen de la reserva.
Haga clic en Imprimir o Enviar por correo electrónico para generar:
Formulario de registro
Factura
Resumen
Confirmación
Reservas sin asignar
La fila sin asignar se utiliza para las reservas confirmadas que no tienen una habitación física asignada. La etiqueta Sin asignar, situada encima del calendario, muestra el número de reservas que no tienen una habitación asignada.
Motivos por los que una reserva queda sin asignar:
No hay noches consecutivas disponibles en el mismo tipo de habitación
Reservas manuales sin habitaciones asignadas
Sobrerreservas de canales
No se encuentra ninguna habitación adecuada
Gestionar reservas sin asignar
Utilice la fila sin asignar para gestionar las reservas cuando reorganice las habitaciones.
Arrastre y suelte la reserva en una habitación disponible.
Abra la reserva y edite los datos.