¿Qué es una factura?
Una factura es un documento oficial que registra los detalles de una transacción entre su alojamiento y un huésped. Incluye todos los detalles de la reserva, los cargos y la información de pago, lo que proporciona un registro financiero claro tanto para usted como para sus huéspedes.
Cómo generar una factura
Después de crear una reserva, podrá generar una factura para la nueva reserva.
Pasos antes del primer uso
Asegúrese de que todos los detalles de la reserva en la pestaña Detalles sean correctos
Recuerde que generar una factura crea un registro permanente; cualquier cambio posterior requerirá una nueva factura.
Pasos para generar una factura
Localice la reserva en el Calendario o en Reservas.
Haga clic en la reserva para que se abra la ventana emergente de resumen.
Vaya a la pestaña Facturas.
Para nuevas reservas, haga clic en Generar factura una vez que haya verificado que todos los datos son correctos.
La edición de los detalles de la reserva después de generar una factura requerirá una actualización de la factura. Esto crea una nueva factura con un número de factura diferente.
Cómo actualizar una factura existente
Si ya generó una factura, tendrá que actualizarla si cambia alguna de las siguientes opciones:
Fechas de entrada y salida
Habitaciones (añadidas o eliminadas)
Tipo de habitación para cualquier estancia
Plan tarifario para cualquier estancia
Número de ocupantes por cualquier estancia de habitación
Extras (añadidos, modificados o eliminados)
Pagos (registrados, tramitados o reembolsados)
Datos del cliente
Estado de la reserva
Solo actualice las facturas cuando sea absolutamente necesario para evitar tener numerosas facturas inválidas en su sistema.
Pasos para actualizar una factura
Localice la reserva en el Calendario o en Reservas.
Haga clic a la derecha del marcador de reserva para abrirla.
Edite los detalles de la reserva.
Revise todos los detalles en la pestaña Detalles y haga clic en Guardar para actualizar los cambios
Vaya a la pestaña Facturas.
Podrá consultar estos datos:
El número de factura actual.
El botón «La factura es obsoleta. Haga clic aquí para actualizarla».
La fecha de emisión de la factura existente.
Haga clic en Factura caducada para generar una nueva factura con los datos actualizados.
Aviso:
Una vez que se crea una factura, no se puede eliminar ni modificar. El sistema genera una nueva factura y marca las versiones anteriores como no válidas. Esto suele ser un requisito legal, dependiendo de su ubicación.
Solo la última factura es válida. Todas las versiones anteriores mostrarán una marca de agua no válida.
Sistema de numeración de facturas
Al actualizar una factura, la nueva versión mantiene el número de factura base con un número de secuencia adicional, que muestra cuántas actualizaciones ha recibido.
Ejemplo:
Factura original: INV-100-XYZ
Después de la primera actualización: INV-100-XYZ-1
Tras la décima actualización: INV-100-XYZ-10
El número de secuencia registra el número de cambios, no las versiones. INV-100-XYZ-1" es técnicamente la segunda versión de la factura, e INV-100-XYZ-10 es la undécima versión.
Excepción para propiedades en España
Para propiedades ubicadas en España, las facturas y las facturas rectificadas utilizan un formato de numeración diferente para cumplir con la normativa fiscal española. Por ejemplo:
Factura: 2022-01-property-001
Factura rectificada: R-2022-01-property-001'
Para detalles completos sobre cómo funcionan las facturas rectificadas en España y el formato de numeración requerido, véase Rectificar una factura (España).
Información incluida en una factura
Sección | Campos |
| Número de la factura |
| Fecha de la factura |
Información del establecimiento | Encabezado |
| logo |
| Nombre y dirección del alojamiento |
| Información de contacto (números de teléfono, correo electrónico) |
| Número de identificación fiscal |
| Política de pago |
Datos de los huéspedes | Nombre (nombre y apellidos) |
| Dirección completa (calle, ciudad, estado/provincia, código postal, país) |
Datos de la reserva | Estado del pago (pagado o impagado) |
| Número de reserva |
| Estado de la reserva |
| Fechas de llegada y salida |
| Número de noches |
| Número de invitados (adultos, niños, bebés) |
Desglose del pago | Cargos por noche con fechas |
| Descripción del plan tarifario |
| Número de habitación |
| Artículos adicionales con cantidades |
| Costes totales y por artículo |
| Registros de pagos |
| Subtotal, saldo total y saldo pendiente |
Personalize la apariencia (marca, diseño y contenido) de las facturas de tus huéspedes en Configuración > Personalización de facturas.
Cómo imprimir una factura
Localice la reserva en el Calendario o en Reservas.
Haga clic en la reserva para que se abra la ventana emergente de resumen.
Haga clic en Imprimir.
Seleccione el idioma en el menú desplegable.
Se abrirá una nueva ventana con una vista previa de impresión.
Haga clic en Imprimir.
Puede guardar la factura como PDF en su ordenador seleccionando Guardar como PDF en el cuadro de diálogo de impresión.
Cómo enviar una factura por correo electrónico
Localice la reserva en el Calendario o en Reservas.
Haga clic en la reserva para que se abra la ventana emergente de resumen.
Haga clic en Correo electrónico
Seleccione Factura en el menú desplegable.
La factura se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico principal de contacto de la reserva.
Notas:
Si no dispone de Little Hotelier Pay, puede utilizar la factura como recibo para el huésped. Registre primero el pago del huésped para mostrar un saldo pendiente de 0,00.
Servicios adicionales: la factura se genera en función de la reserva de habitación asociada y no puede crearse únicamente para servicios adicionales.