¿Qué es una factura?
Una factura es un documento oficial que registra los detalles de una transacción entre su establecimiento y un huésped. Incluye todos los detalles de la reserva, los cargos y la información de pago, y proporciona un registro financiero claro tanto para usted como para sus huéspedes.
Cómo generar una factura
Después de crear una reserva, puede generar una factura para la nueva reserva.
Antes de comenzar
Asegúrese de que todos los detalles de la reserva en la pestaña Detalles son correctos.
Tenga en cuenta que la generación de una factura crea un registro permanente; cualquier cambio posterior requerirá una nueva factura.
Pasos para generar una factura
Localice la reserva en el Calendario o en Reservas.
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen.
Vaya a la pestaña Facturas.
Para las nuevas reservas, haga clic en Generar factura una vez verificados todos los detalles.
Editar los detalles de la reserva después de generar una factura requerirá actualizar la factura. Esto crea una nueva factura con un número de factura diferente.
Cómo actualizar una factura existente
Si ya ha generado una factura, deberá actualizarse si modifica alguno de los siguientes elementos:
Fecha de entrada o de salida
Habitaciones (añadidas o eliminadas)
Tipo de habitación para cualquier estancia
Plan tarifario para cualquier estancia
Número de ocupantes para cualquier estancia
Extras (añadidos, modificados o eliminados)
Pagos (registrados, procesados o reembolsados)
Datos del cliente
Estado de la reserva
Actualice las facturas únicamente cuando sea absolutamente necesario para evitar acumular numerosas facturas inválidas en su sistema.
Pasos para actualizar una factura
Localice la reserva en el Calendario o en Reservas.
Haga clic en el lado derecho del marcador de la reserva para abrirla.
Edite los detalles de la reserva.
Compruebe todos los detalles en la pestaña Detalles y haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Vaya a la pestaña Facturas.
Verá:
El número de factura actual
Un botón La factura está desactualizada, haga clic aquí para actualizarla
La fecha de emisión de la factura actual
Haga clic en La factura está desactualizada para generar una nueva factura con los detalles actualizados.
Notas:
Una vez creada, una factura no puede eliminarse ni modificarse. El sistema genera una nueva factura y marca las versiones anteriores como inválidas. Esto suele ser un requisito legal dependiendo de su ubicación.
Solo la factura más reciente es válida. Todas las versiones anteriores mostrarán una marca de agua No válida.
Sistema de numeración de facturas
Cuando actualiza una factura, la nueva versión conserva el número base de la factura con un número de secuencia adicional que indica cuántas actualizaciones se han realizado.
Ejemplo:
Factura original: INV-100-XYZ
Tras la primera actualización: INV-100-XYZ-1
Tras la décima actualización: INV-100-XYZ-10
El número de secuencia realiza un seguimiento del número de cambios, no de las versiones. "INV-100-XYZ-1" es técnicamente la segunda versión de la factura, e INV-100-XYZ-10 es la undécima versión.
Información incluida en una factura
Sección | Campos |
| Número de factura |
| Fecha de la factura |
Información del establecimiento | Encabezado |
| Logotipo |
| Nombre y dirección del establecimiento |
| Información de contacto (números de teléfono, correo electrónico) |
| Número fiscal |
| Política de pagos |
Información del huésped | Nombre (nombre y apellidos) |
| Dirección completa (calle, ciudad, estado/provincia, código postal, país) |
Detalles de la reserva | Estado del pago (Pagado o Pendiente) |
| Número de reserva |
| Estado de la reserva |
| Fechas de llegada y salida |
| Número de noches |
| Número de huéspedes (adultos, niños, bebés) |
Desglose del pago | Cargos por noche con fechas |
| Descripción del plan tarifario |
| Número de habitación |
| Extras con cantidades |
| Costes unitarios y totales |
| Registros de pago |
| Subtotal, total y saldo pendiente |
Personalice el aspecto de sus facturas en Configuración > Personalizar facturas.
Cómo imprimir una factura
Localice la reserva en el Calendario o en Reservas.
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen.
Haga clic en Imprimir.
Seleccione Factura en el menú desplegable.
Se abrirá una nueva ventana con una vista previa de impresión.
Haga clic en Imprimir.
Puede guardar la factura como PDF en su ordenador seleccionando Guardar como PDF en el cuadro de diálogo de impresión.
Cómo enviar una factura por correo electrónico
Localice la reserva en el Calendario o en Reservas.
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen.
Haga clic en Correo electrónico.
Seleccione Factura en el menú desplegable.
La factura se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico del contacto principal de la reserva.
💡 Si no dispone de Little Hotelier Pay, puede utilizar la factura como recibo para el huésped. Registre primero el pago del huésped para mostrar un saldo pendiente de 0,00.