Wenn Sie eine Überbuchung haben, die zugehörige Reservierung aber nicht finden, gehen Sie wie folgt vor, um die Buchung zu finden und die Abweichung zu klären. Die Schritte gelten sowohl am Computer als auch in der mobilen App von Little Hotelier.
Prüfen, ob die Reservierung in Little Hotelier vorhanden ist
Rufen Sie die Seite Reservierungen auf und suchen Sie nach dem Namen des Gasts oder nach dem Anreisedatum.
Wenn die Portalbuchung in Ihrer Plattform von Little Hotelier nicht vorhanden ist:
Wahrscheinlich handelt es sich um eine nicht verknüpfte Portalrate. Prüfen Sie, ob nicht verknüpfte Raten vorhanden sind.
Auf Portalprobleme prüfen: Ist ein Portal „Deaktiviert“, erhält es keine Aktualisierungen mehr und verkauft Zimmer auf Grundlage einer veralteten Verfügbarkeit.
Prüfen Sie, ob bekannte Verbindungsprobleme das Portal betreffen.
Prüfen Sie außerdem, ob die Buchung unter dem richtigen Unterkunftscode des Portals vorgenommen wurde, denn eine Buchung unter einem anderen Unterkunftscode wird nicht an Little Hotelier übertragen.
Sie erhalten eine Benachrichtigung (sofern die Benachrichtigungen im Bereich Vertrieb aktiviert sind), wenn ein Gast mit einer Portalrate bucht, die in Ihrer Plattform nicht verknüpft ist.
Wenn Sie die Buchung in Little Hotelier nicht finden, prüfen Sie die Buchungsquelle. Melden Sie sich direkt im Extranet des Portals an, suchen Sie nach dem Namen des Gasts oder nach den Daten und notieren Sie, welcher Ratenplan verwendet wurde. Welches Portal die Buchung vermittelt hat, sehen Sie in der E-Mail-Benachrichtigung, die an Ihre Unterkunft gesendet wurde: „Bestand nicht aktualisiert für [Name des Portals]“.
Für Channels Plus: Wenn Sie keinen direkten Vertrag mit dem Portal haben, für das Sie eine Reservierung erhalten haben, könnte es sich um eine Buchung über Channels Plus handeln. Wenn Sie Channels Plus aktiviert haben, prüfen Sie unter Vertrieb > Channels Plus > Abgleich, ob das zutrifft.
Das Portal bestätigt die Übermittlung der Buchung, sie fehlt aber weiterhin in Little Hotelier
Wenn ein Portal bestätigt, dass eine Buchung vorgenommen wurde, Sie diese aber in Little Hotelier nicht finden, obwohl die Portalverbindung aktiviert ist und die Zimmerraten verknüpft und aktiviert sind, prüfen Sie als Nächstes den Unterkunftscode des Portals.
So prüfen Sie den Unterkunftscode des Portals:
Suchen Sie im Extranet des Portals den Unterkunftscode, unter dem die Buchung vorgenommen wurde (zum Beispiel Ihren Eintrag bei Booking.com).
Vergleichen Sie ihn mit dem Unterkunftscode des Portals, der in Little Hotelier verbunden ist.
Little Hotelier kann pro Portal nur mit einem Unterkunftscode verbunden werden, zum Beispiel mit einem einzelnen Eintrag bei Booking.com. Eine Buchung unter einem anderen Unterkunftscode des Portals wird nicht an Little Hotelier übertragen.
Wurde die Buchung unter einem anderen Unterkunftscode vorgenommen, wenden Sie sich an das Portal und bitten Sie darum, das zusätzliche Konto zu schließen. So gelangen alle künftigen Reservierungen zu Little Hotelier.
Wurde die Buchung unter dem richtigen Unterkunftscode des Portals vorgenommen, fordern Sie beim Portal die XML-Zustellprotokolle der Reservierung an. Diese Protokolle belegen, dass das Portal die Reservierung erfolgreich an Little Hotelier gesendet hat. Teilen Sie die Protokolle mit unserem Support-Team, damit es den Fall prüft.
Auf Verbindungsprobleme des Portals prüfen
Wenn Sie plötzlich keine Reservierungen mehr erhalten oder ein Portal, das bisher einwandfrei funktioniert hat, keine Buchungen mehr übermittelt, prüfen Sie, ob bekannte Verbindungsprobleme das Portal betreffen.
Prüfen Sie unter Vertrieb > Portale, ob die Portalverbindung aktiviert ist. Eine deaktivierte Portalverbindung kann verhindern, dass Reservierungen an Little Hotelier zugestellt werden.
Rufen Sie Vertrieb > Portale > Zimmerraten-Verknüpfung bearbeiten auf und prüfen Sie, ob die Zimmerraten des Portals verknüpft und aktiviert sind.
Prüfen Sie Ihre Benachrichtigungen auf Statusmeldungen zum Portal oder Verbindungswarnungen.
Sind weder Portale noch Raten deaktiviert, die Reservierung ist aber trotzdem nicht eingegangen, wenden Sie sich an das Portal, um den Zustellstatus zu prüfen.
Bestätigt das Portal, dass die Reservierung gesendet wurde, fordern Sie die XML-Zustelldatei der Reservierung an und teilen Sie sie mit unserem Support-Team, damit es den Fall prüft.
Hinweis: Sind Ihre Raten korrekt verknüpft, werden Reservierungen aber trotzdem nicht zugestellt, kann die Ursache auf Seiten des Portals liegen, zum Beispiel eine vorübergehende Störung oder eine eingeschränkte Leistung des Portals. Besteht das Problem weiterhin, wenden Sie sich an unser Support-Team.
Sie haben eine Buchung erhalten, obwohl die Verfügbarkeit null (0) betrug
Wenn Little Hotelier die Verfügbarkeit korrekt mit null (0) anzeigt, aber dennoch eine Buchung angenommen wurde:
Wurde die Buchung von einem verbundenen Portal oder einer Online-Reiseagentur (OTA) angenommen, zum Beispiel Booking.com oder Expedia, wenden Sie sich an dieses Portal, um zu klären, warum die Buchung bei einer Verfügbarkeit von null angenommen wurde. Zur Unterstützung der Klärung fordern Sie bei unserem Support-Team das XML-Protokoll der Bestandsaktualisierungen an, die Little Hotelier an das Portal gesendet hat, und geben Sie es als Nachweis der übermittelten Verfügbarkeit an das Portal weiter.
Little Hotelier speichert die an das Portal gesendeten Daten zu Verfügbarkeit, Raten und Einschränkungen. Unser Support-Team kann Ihnen daher das XML-Protokoll bereitstellen, das Sie mit dem Portal teilen können.
Stammt die Buchung aus dem Buchungssystem von Little Hotelier, wenden Sie sich an unser Support-Team, damit es den Fall prüft.
Was verursacht Überbuchungen?
Überbuchungen entstehen, weil Ihre Plattform den Bestand (die Verfügbarkeit) für nicht verknüpfte Raten nicht aktualisieren kann.
Nicht verknüpfte Raten: Die Zimmerrate ist im Portal vorhanden, wurde aber keiner Zimmerrate in Little Hotelier zugeordnet. Da Little Hotelier nicht steuern kann, was mit nicht verknüpften Raten geschieht, kann die Plattform weder Verfügbarkeitsaktualisierungen noch Sperrdaten an das Portal senden. Das Portal nimmt deshalb weiterhin Buchungen an, auch wenn Ihre Zimmer ausgebucht sind.
Falsch oder mehrfach verknüpfte Raten: Ist ein Zimmer mehreren widersprüchlichen Portalraten zugeordnet, kann der Bestand nicht korrekt aktualisiert werden.
Deaktivierte Raten: Wird eine Rate ausgeschaltet oder deaktiviert, sendet Little Hotelier für diese Rate keine Bestandsaktualisierungen mehr an das Portal. Das Portal verkauft Zimmer weiter auf Grundlage einer veralteten Verfügbarkeit, was zu Überbuchungen führen kann.
Portalprobleme: Prüfen Sie, ob Verbindungswarnungen oder deaktivierte Portale vorliegen.
Synchronisierungsverzögerung: Es kann bis zu 5 Minuten dauern, bis die Verfügbarkeit auf allen Portalen aktualisiert ist. Buchen zwei Gäste genau zur selben Zeit auf unterschiedlichen Webseiten, kann es zu einer Doppelbuchung kommen.
Schritte zur Lösung
Fehlende Reservierung finden
Wenn Sie die Buchung in Little Hotelier nicht finden, müssen Sie die Buchungsquelle prüfen.
Extranet des Portals prüfen: Melden Sie sich direkt im Extranet des Portals an.
Nach der Buchung suchen: Suchen Sie anhand des Gastnamens oder der Daten nach der Reservierung und notieren Sie, welcher Ratenplan verwendet wurde. Setzen Sie alle Filter zurück und stellen Sie sicher, dass die richtigen Datumsbereiche durchsucht werden.
Fehlende Reservierung bearbeiten
Sofortmaßnahmen:
Manuelle Eingabe: Tragen Sie die Reservierung und die Gästedaten aus dem Extranet des Portals manuell in Little Hotelier ein.
Bestand reduzieren: Verringern Sie Ihre Verfügbarkeit manuell, damit keine weiteren Buchungen eingehen.
Portal kontaktieren: Wenden Sie sich direkt an das Portal, über das die Buchung eingegangen ist, um bei Bedarf die Umquartierung des Gasts zu organisieren. Little Hotelier kann das Portal nicht in Ihrem Namen kontaktieren.
Verknüpfung und Einstellungen korrigieren
Verknüpfungen und Ratenkorrekturen müssen am Computer vorgenommen werden. Diese Einstellungen sind in der mobilen App nicht verfügbar.
Melden Sie sich an Ihrem Computer bei Ihrem Konto an.
Rufen Sie Vertrieb > Portale > Zimmerraten-Verknüpfung bearbeiten auf.
Suchen Sie nach nicht verknüpften Raten oder deaktivierten Raten mit Fehlern.
Verknüpfen Sie alle nicht verknüpften Raten, um künftige Überbuchungen zu vermeiden.
Beheben Sie die Fehler bei deaktivierten Raten und aktivieren Sie die Rate erneut.
Beachten Sie, dass manche Portalraten zwar im Portal existieren, aber nicht im Filter für nicht verknüpfte Raten erscheinen. Um sie zu finden, klicken Sie in der rechten Spalte bei einer bereits verknüpften Rate auf Konfigurieren. In der Auswahlliste werden alle im Portal vorhandenen Raten angezeigt.
XML-Protokoll anfordern: Ist die Verknüpfung korrekt, fordern Sie beim Portal das XML-Protokoll der Reservierung an und teilen Sie es mit unserem Support-Team, damit es die Zustellung prüft.
Hinweis: Inklusivleistungen können zwischen Portal und Little Hotelier abweichen
Wurde die Reservierung zugestellt und ist die Verknüpfung korrekt, fehlen aber einzelne Angaben (zum Beispiel das Frühstück), beachten Sie, dass manche Portale in der Reservierungsnachricht an Ihre Plattform von Little Hotelier nicht alle Inklusivleistungen oder Angaben zum Verpflegungsplan übermitteln. Wenden Sie sich an das Portal, um zu klären, welche Inklusivleistungen hinterlegt sind und was der Gast gebucht hat.
So verhindern Sie Überbuchungen
Mit diesen Maßnahmen verringern Sie das Risiko von Überbuchungen:
Verknüpfung überprüfen: Stellen Sie sicher, dass jede Zimmerkategorie bzw. Zimmerrate Ihrer Plattform mit der passenden Zimmerkategorie bzw. Zimmerrate im Portal verknüpft ist.
Verfügbarkeit regelmäßig prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Verfügbarkeit in Ihrem Bestand mit Ihren tatsächlich vorhandenen Zimmern übereinstimmt.
Ertragsregeln (automatische Schließung) nutzen: Sie können eine Ertragsregel mit automatischer Schließung einrichten, die Sperrdaten setzt, sobald die Zimmerverfügbarkeit 1 erreicht.
Das letzte Zimmer verwalten: Ist nur noch ein Zimmer frei und erwarten Sie eine Buchung, setzen Sie manuell Sperrdaten auf Portalen mit geringer Leistung und lassen Sie das Zimmer nur auf Ihrem leistungsstärksten Portal geöffnet.