Dieser Leitfaden behandelt die Stornierungsbedingungen für Direktbuchungen.
Die Stornierungsbedingungen für Portale (Online-Reiseagenturen, OTA) müssen direkt beim jeweiligen Portal festgelegt werden.
Informationen zu den Stornierungseinstellungen für Direktbuchungen
Beim Festlegen der Stornierungsbedingungen für Ihr Buchungssystem stehen zwei Einstellungsebenen zur Verfügung:
Stornierungseinstellungen der Unterkunft: Diese gelten standardmäßig für alle Zimmerraten.
Stornierungseinstellungen für Zimmer: Damit legen Sie für einzelne Zimmerraten abweichende Bedingungen fest.
Damit Gäste ihre Reservierungen selbst ändern oder stornieren können, aktivieren Sie Stornierung durch Gäste zulassen und legen Sie die Stornogebühren sowohl auf Ebene der Unterkunft als auch auf Ebene der Zimmerrate fest.
Stornierungsbedingungen für Direktbuchungen festlegen
Stornierungseinstellungen der Unterkunft
So legen Sie die Stornierungseinstellungen der Unterkunft für Direktbuchungen fest:
Gehen Sie zu Direktbuchungen > Konfiguration > Stornierungseinstellungen.
Klicken Sie unter Stornierungseinstellungen der Unterkunft auf das Stiftsymbol zum Bearbeiten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stornierung durch Gäste zulassen, damit Gäste ihre Reservierungen ändern oder stornieren können. Wenn diese Option auf Ebene der Unterkunft nicht aktiviert ist und Sie sie nicht für eine bestimmte Zimmerrate einrichten, müssen sich Gäste direkt an Ihre Unterkunft wenden, um die Änderung oder Stornierung ihrer Reservierung anzufragen.
Geben Sie eine Beschreibung für die Stornierungsbedingungen Ihrer Unterkunft ein.
Legen Sie die Stornogebühren Ihrer Unterkunft fest. Wählen Sie Standard-Stornogebühr, um ganzjährig dieselben Regeln anzuwenden, oder Daten auswählen für datumsspezifische Stornogebühren.
Klicken Sie auf Änderungen veröffentlichen.
Stornierungseinstellungen für Zimmer
Legen Sie für einzelne Zimmerraten Ihrer Raten für Direktbuchungen eigene Stornierungsbedingungen fest:
Gehen Sie zu Direktbuchungen > Konfiguration > Stornierungseinstellungen.
Suchen Sie unter Stornierungseinstellungen für Zimmer die Zimmerrate.
Klicken Sie auf den Pfeil nach unten > klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten (drei Punkte) > klicken Sie auf Stornierungseinstellungen bearbeiten.
Legen Sie die Stornierungsbedingungen und Stornogebühren für das Zimmer fest.
Klicken Sie auf Änderungen veröffentlichen.
Diese Einstellungen überschreiben die Stornierungsbedingungen der Unterkunft für die ausgewählten Daten.
Wie funktionieren Stornogebühren?
Jede Gebührenregel besteht aus zwei Teilen: der Stornogebühr, die festlegt, welcher Betrag dem Gast berechnet wird (zum Beispiel Erste Nacht, ein Prozentsatz oder der Gesamtbetrag), und Tage vor Anreise, wodurch festgelegt wird, wie viele Tage vor der Anreise die Gebühr gilt. Für Stornierungen innerhalb dieses Zeitraums vor der Anreise wird die Stornogebühr berechnet, frühere Stornierungen sind kostenlos. Sie können mehrere Regeln hinzufügen, um mit näher rückender Anreise unterschiedliche Beträge zu berechnen.
Wählen Sie den Betrag der Stornogebühr und legen Sie anschließend Tage vor Anreise fest. Beispiel: Erste Nacht innerhalb von 7 Tagen oder 50 % innerhalb von 14 Tagen.
Um zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedliche Beträge zu berechnen, fügen Sie für jede Stufe eine Regel hinzu. Beispiel: 50 % innerhalb von 45 Tagen und 100 % innerhalb von 7 Tagen.
Um eine Rate für alle Daten nicht erstattungsfähig zu machen, legen Sie die Stornogebühr auf Gesamtbetrag (100 %) und Tage vor Anreise auf 731 (Maximalwert) fest. So gilt die Gebühr auch für Buchungen, die so weit im Voraus vorgenommen wurden.
Übersetzungen für Stornierungsbedingungen
Wenn Sie den Text Ihrer Stornierungsbedingungen aktualisieren, prüfen Sie Ihre Übersetzungseinstellungen, damit Gäste in anderen Sprachen die Änderung sehen.
Wenn die automatische Übersetzung aktiviert ist, werden Ihre Stornierungsbedingungen automatisch übersetzt.
Andernfalls fügen Sie die Übersetzung Ihrer Stornierungsbedingungen manuell hinzu: Gehen Sie zu Direktbuchungen > Konfiguration > Übersetzungen, klicken Sie auf die Sprache und aktualisieren Sie die Bedingungen unter Richtlinien.
Warum werden meine Stornierungsbedingungen in anderen Sprachen nicht aktualisiert?
Wenn Sie Ihre Bedingungen unter Direktbuchungen > Konfiguration > Stornierungseinstellungen aktualisieren, ändert sich nur Ihre Standardsprache. Wenn Ihr Buchungssystem für Direktbuchungen in mehreren Sprachen verfügbar ist, müssen Sie zusätzlich die Übersetzungen unter Konfiguration > Übersetzungen > Richtlinien aktualisieren, da Gäste sonst die alte Version sehen. Dies gilt nicht, wenn die automatische Übersetzung aktiviert ist.
So werden Stornierungsbedingungen in Ihrem Buchungssystem angezeigt
Die Stornierungsbedingungen Ihrer Unterkunft und Ihrer Zimmerraten werden an folgenden Stellen angezeigt:
auf der Bestätigungsseite der Reservierung und in der Bestätigungs-E-Mail für den Gast
in den Details der Zimmerrate in Ihrem Buchungssystem
Die Stornierungsbedingungen Ihrer Unterkunft werden außerdem auf der Registerkarte Richtlinien Ihres Buchungssystems angezeigt.
Gäste sehen für jede Rate eine der folgenden Meldungen:
„Nicht erstattungsfähig“: Wird angezeigt, wenn für alle Daten bis zur Anreise eine Stornogebühr von 100 % festgelegt ist. Um die Stornogebühr auf alle Daten bis zur Anreise anzuwenden, legen Sie Tage vor Anreise auf 731 (Maximalwert) fest. Bei einer Stornierung wird der volle Betrag als Stornogebühr berechnet.
„Stornogebühr fällt an“: Wird angezeigt, wenn eine teilweise Stornogebühr festgelegt ist. Bei einer Stornierung wird ein Teilbetrag berechnet.
„Kostenlose Stornierung!“: Wird angezeigt, wenn für Stornierungen jederzeit vor der Anreise keine Stornogebühr festgelegt ist. Die Stornierung ist kostenlos.
„Kostenlose Stornierung bis [Datum]“: Wird angezeigt, wenn eine kostenlose Stornierung bis zu einem bestimmten Datum möglich ist, nach dem Stornogebühren anfallen. Vor dem angegebenen Datum ist die Stornierung kostenlos.
Änderungen durch Gäste bei Direktbuchungen
Gäste können ihre Reservierungen selbst ändern. Für einfache Anliegen wie eine Änderung von Datum, Belegung oder Angaben müssen sie also nicht anrufen.
Gäste können Folgendes ändern:
Aufenthaltsdaten (sofern dieselbe Zimmerkategorie verfügbar ist)
Gesamtzahl der Gäste (sofern das Zimmer die neue Gesamtzahl an Gästen aufnehmen kann)
Gästedaten aktualisieren (einschließlich Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Ankunftszeit, persönliche Wünsche und Kundenfelder)
Die Schaltfläche zum Ändern wird nicht angezeigt, wenn:
eine Reservierung am Anreisetag selbst vorgenommen wird
eine Reservierung eine Zusatzleistung enthält
Stornierungen nicht zulässig sind
die Stornierungseinstellungen nicht korrekt konfiguriert sind
der E-Mail-Typ „Reservierungsänderung“ nicht unter Direktbuchungen > Konfiguration > Gästekommunikation aktiviert ist
Hinweis: Um zu sehen, welche Änderungen Gäste an ihrer Reservierung vorgenommen haben, vergleichen Sie die ursprüngliche Bestätigungs-E-Mail mit der Änderungs-E-Mail, da der Änderungsverlauf nicht im System gespeichert wird.
Hilfreiche Tipps
Berücksichtigen Sie saisonale Flexibilität bei Ihren Bedingungen.
Fügen Sie die Übersetzungen Ihrer Stornierungsbedingungen unter Direktbuchungen > Konfiguration > Übersetzungen hinzu, damit die Bedingungen für Gäste, die Ihr Buchungssystem in anderen Sprachen aufrufen, korrekt angezeigt werden.
Aktivieren Sie Stornierungsbestätigungs-E-Mails unter Direktbuchungen > Konfiguration > Gästekommunikation > Reservierungsstornierung.
Wenn Sie Einstellungen zwischen Zimmerraten kopieren, sparen Sie mit der Funktion „Stornierungseinstellungen zuweisen“ Zeit (klicken Sie bei der Zimmerrate auf den Pfeil nach unten > klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten (drei Punkte) > klicken Sie auf Stornierungseinstellungen zuweisen).