Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das die Details einer Transaktion zwischen Ihrer Unterkunft und einem Gast erfasst. Sie enthält alle Buchungsdetails, Gebühren und Zahlungsinformationen und bildet einen klaren finanziellen Nachweis für Sie und Ihre Gäste.
So erstellen Sie eine Rechnung
Nach der Erstellung einer Buchung können Sie eine Rechnung für die neue Buchung generieren.
Voraussetzungen
Stellen Sie sicher, dass alle Buchungsdetails auf der Registerkarte „Details" korrekt sind.
Beachten Sie, dass die Erstellung einer Rechnung einen dauerhaften Datensatz erzeugt. Nachträgliche Änderungen erfordern eine neue Rechnung.
Schritte zur Rechnungserstellung
Suchen Sie die Buchung im Kalender oder unter „Buchungen".
Klicken Sie auf die Buchung, um das Zusammenfassungs-Pop-up zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Rechnungen".
Klicken Sie bei neuen Buchungen auf „Rechnung erstellen", nachdem Sie alle Details überprüft haben.
Das Bearbeiten von Buchungsdetails nach der Rechnungserstellung erfordert eine Aktualisierung der Rechnung. Dabei wird eine neue Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummer erstellt.
So aktualisieren Sie eine bestehende Rechnung
Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben, muss diese aktualisiert werden, wenn Sie eines der folgenden Elemente ändern:
Check-in- oder Check-out-Datum
Zimmer (hinzugefügt oder entfernt)
Zimmertyp für einen beliebigen Zimmeraufenthalt
Ratenplan für einen beliebigen Zimmeraufenthalt
Anzahl der Gäste für einen beliebigen Zimmeraufenthalt
Extras (hinzugefügt, geändert oder entfernt)
Zahlungen (erfasst, verarbeitet oder erstattet)
Kundendaten
Buchungsstatus
Aktualisieren Sie Rechnungen nur dann, wenn es unbedingt erforderlich ist, um zu vermeiden, dass sich ungültige Rechnungen in Ihrem System ansammeln.
Schritte zur Rechnungsaktualisierung
Suchen Sie die Buchung im Kalender oder unter „Buchungen".
Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchungseintrags, um diesen zu öffnen.
Bearbeiten Sie die Buchungsdetails.
Überprüfen Sie alle Details auf der Registerkarte „Details" und klicken Sie auf „Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Rechnungen".
Folgendes wird angezeigt:
Aktuelle Rechnungsnummer
Schaltfläche „Rechnung ist veraltet, hier klicken um zu aktualisieren"
Aktuelles Ausstellungsdatum der Rechnung
Klicken Sie auf „Rechnung ist veraltet", um eine neue Rechnung mit aktualisierten Details zu erstellen.
Hinweise:
Einmal erstellte Rechnungen können nicht gelöscht oder geändert werden. Das System erstellt eine neue Rechnung und markiert frühere Versionen als ungültig. Dies ist in vielen Ländern eine gesetzliche Anforderung.
Nur die neueste Rechnung ist gültig. Alle früheren Versionen werden mit dem Wasserzeichen „Ungültig" gekennzeichnet.
Rechnungsnummerierungssystem
Wenn Sie eine Rechnung aktualisieren, behält die neue Version die ursprüngliche Rechnungsnummer mit einer zusätzlichen Sequenznummer, die die Anzahl der Aktualisierungen anzeigt.
Beispiel:
Ursprüngliche Rechnung: INV-100-XYZ
Nach der ersten Aktualisierung: INV-100-XYZ-1
Nach der zehnten Aktualisierung: INV-100-XYZ-10
Die Sequenznummer verfolgt die Anzahl der Änderungen, nicht die Versionen. „INV-100-XYZ-1" ist technisch gesehen die zweite Version der Rechnung, und INV-100-XYZ-10 ist die elfte Version.
Informationen in einer Rechnung
Bereich | Felder |
| Rechnungsnummer |
| Rechnungsdatum |
Unterkunftsdaten | Kopfzeile |
| Logo |
| Name und Adresse der Unterkunft |
| Kontaktinformationen (Telefonnummern, E-Mail) |
| Steuernummer |
| Zahlungsrichtlinien |
Gastdaten | Name (Vor- und Nachname) |
| Vollständige Adresse (Straße, Stadt, Bundesland/Provinz, Postleitzahl, Land) |
Buchungsdetails | Zahlungsstatus (Bezahlt oder Ausstehend) |
| Buchungsnummer |
| Buchungsstatus |
| Anreise- und Abreisedatum |
| Anzahl der Nächte |
| Gästeanzahl (Erwachsene, Kinder, Kleinkinder) |
Zahlungsaufschlüsselung | Nächliche Gebühren mit Datumsangaben |
| Beschreibung des Ratenplans |
| Zimmernummer |
| Zusatzleistungen mit Mengenangaben |
| Einzel- und Gesamtkosten |
| Zahlungsnachweis |
| Zwischensumme, Gesamtbetrag und ausstehender Saldo |
Passen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen unter Einstellungen > Rechnungen anpassen an.
So drucken Sie eine Rechnung
Suchen Sie die Buchung im Kalender oder unter „Buchungen".
Klicken Sie auf die Buchung, um das Zusammenfassungs-Pop-up zu öffnen.
Klicken Sie auf „Drucken".
Wählen Sie „Rechnung" aus dem Dropdown-Menü.
Ein neues Fenster mit einer Druckvorschau wird geöffnet.
Klicken Sie auf „Drucken".
Sie können die Rechnung als PDF-Datei auf Ihrem Computer speichern, indem Sie im Druckdialog „Als PDF speichern" auswählen.
So versenden Sie eine Rechnung per E-Mail
Suchen Sie die Buchung im Kalender oder unter „Buchungen".
Klicken Sie auf die Buchung, um das Zusammenfassungs-Pop-up zu öffnen.
Klicken Sie auf „E-Mail".
Wählen Sie „Rechnung" aus dem Dropdown-Menü.
Die Rechnung wird automatisch an die primäre Kontakt-E-Mail-Adresse der Buchung gesendet.
💡 Wenn Sie Little Hotelier Pay nicht nutzen, können Sie die Rechnung als Quittung für den Gast verwenden. Erfassen Sie zunächst die Zahlung des Gastes, damit der ausstehende Saldo 0,00 anzeigt.