Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das die Einzelheiten einer Transaktion zwischen Ihrer Unterkunft und einem Gast festhält. Sie enthält alle Buchungsdetails, Gebühren und Zahlungsinformationen und bietet Ihnen und Ihren Gästen einen klaren finanziellen Nachweis.
Rechnungen erstellen
Nach dem Erstellen einer Buchung können Sie eine Rechnung für die neue Buchung erstellen.
Vor dem Start
Vergewissern Sie sich, dass alle Buchungsdetails auf der Registerkarte „Details“ korrekt sind.
Denken Sie daran, dass die Erstellung einer Rechnung einen dauerhaften Datensatz erzeugt. Alle späteren Änderungen erfordern eine neue Rechnung.
Schritte zum Erstellen einer Rechnung
Suchen Sie im Kalender oder unter „Buchungen“ nach der Buchung.
Klicken Sie auf die Buchung, um die Übersicht zu öffnen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Rechnungen“.
Bei neuen Buchungen klicken Sie auf „Rechnung erstellen“, sobald Sie überprüft haben, dass alle Details korrekt sind.
Die Bearbeitung von Buchungsdetails nach der Erstellung einer Rechnung erfordert eine Rechnungsaktualisierung. Dadurch wird eine neue Rechnung mit einer anderen Rechnungsnummer erstellt.
Bestehende Rechnungen aktualisieren
Wenn Sie bereits eine Rechnung erstellt haben, muss sie aktualisiert werden, wenn Sie eine der folgenden Angaben ändern:
An- oder Abreisedatum
Zimmer (hinzugefügt oder entfernt)
Zimmerkategorie für jeden Zimmeraufenthalt
Ratenplan für jeden Zimmeraufenthalt
Anzahl der Personen für jeden Zimmeraufenthalt
Zusatzleistungen (hinzugefügt, geändert oder entfernt)
Zahlungen (erfasst, verarbeitet oder erstattet)
Angaben zu Gästen
Buchungsstatus
Aktualisieren Sie Rechnungen nur, wenn es unbedingt notwendig ist, damit sich nicht zu viele ungültige Rechnungen in Ihrem System befinden.
Rechnungen aktualisieren
Suchen Sie im Kalender oder unter „Buchungen“ nach der Buchung.
Klicken Sie auf die rechte Seite der Buchungsmarkierung, um sie zu öffnen.
Bearbeiten Sie die Reservierungsdetails
Überprüfen Sie alle Angaben auf der Registerkarte Details und klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu aktualisieren.
Gehen Sie zur Registerkarte „Rechnungen“.
Sie sehen Folgendes:
Aktuelle Rechnungsnummer
Schaltfläche „Rechnung ist veraltet. Klicken Sie hier, um sie zu aktualisieren.“
Aktuelles Ausstellungsdatum der Rechnung
Klicken Sie auf Rechnung ist veraltet, um eine neue Rechnung mit aktualisierten Details zu erstellen.
Hinweis:
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann sie nicht gelöscht oder geändert werden. Das System generiert eine neue Rechnung und markiert frühere Versionen als ungültig. Dies ist je nach Standort oft gesetzlich vorgeschrieben.
Nur die aktuelle Rechnung ist gültig. Bei allen vorherigen Versionen wird das Wasserzeichen „Ungültig“ angezeigt.
Rechnungsnummerierungssystem
Wenn Sie eine Rechnung aktualisieren, behält die neue Version die Basisrechnungsnummer mit einer zusätzlichen laufenden Nummer, die die Anzahl der Aktualisierungen angibt.
Beispiel:
Ursprüngliche Rechnung: INV-100-XYZ
Nach dem ersten Update: INV-100-XYZ-1
Nach dem zehnten Update: INV-100-XYZ-10
Die Sequenznummer erfasst die Anzahl der Änderungen, nicht die der Versionen. „INV-100-XYZ-1“ ist technisch gesehen die zweite Version der Rechnung und „INV-100-XYZ-10“ die elfte.
Ausnahme für Unterkünfte in Spanien
Für Unterkünfte in Spanien verwenden Rechnungen und korrigierte Rechnungen ein anderes Nummerierungsformat, um den spanischen Steuervorschriften zu entsprechen. Zum Beispiel:
Rechnung: 2022-01-Unterkunft-001
Korrigierte Rechnung: R-2022-01-Unterkunft-001
Information in einer Rechnung
Abschnitt | Felder |
| Rechnungsnummer |
| Rechnungsdatum |
Informationen zur Unterkunft | Kopfzeile |
| Logo |
| Name und Adresse der Unterkunft |
| Kontaktinformationen (Telefonnummern, E-Mail-Adressen) |
| Steuernummer |
| Zahlungsrichtlinie |
Informationen zum Gast | Vor- und Nachname |
| Vollständige Adresse (Straße, Stadt, Bundesland/Provinz, Postleitzahl, Land) |
Buchungsdetails | Zahlungsstatus (bezahlt oder unbezahlt) |
| Buchungsnummer |
| Buchungsstatus |
| An- und Abreisedatum |
| Anzahl der Nächte |
| Anzahl der Gäste (Erwachsene, Kinder, Kleinkinder) |
Preisaufschlüsselung | Gebühren pro Nacht mit Datum |
| Beschreibung des Ratenplans |
| Zimmernummer |
| Zusätzliche Produkte/Leistungen mit Mengenangabe |
| Stück- und Gesamtkosten |
| Zahlungsaufzeichnungen |
| Zwischensumme, Gesamtbetrag und ausstehender Saldo |
Passen Sie das Erscheinungsbild (Branding, Layout und Inhalt) Ihrer Gastrechnungen in Einstellungen > Rechnungsanpassung an.
Rechnungen drucken
Suchen Sie im Kalender oder unter „Buchungen“ nach der Buchung.
Klicken Sie auf die Buchung, um die Übersicht zu öffnen.
Klicken Sie auf Drucken.
Wählen Sie die Rechnung im Drop-down-Menü aus.
Ein neues Fenster mit Druckvorschau wird geöffnet.
Klicken Sie auf Drucken.
Sie können die Rechnung als PDF auf Ihrem Computer speichern, indem Sie im Druckdialog Als PDF speichern auswählen.
Rechnungen per E-Mail versenden
Suchen Sie im Kalender oder unter „Buchungen“ nach der Buchung.
Klicken Sie auf die Buchung, um die Übersicht zu öffnen.
Klicken Sie auf E-Mail.
Wählen Sie die Rechnung im Drop-down-Menü aus.
Die Rechnung wird automatisch an die E-Mail-Adresse gesendet, die bei der Buchung angegeben wurde.
Hinweise:
Wenn Sie Little Hotelier Pay nicht nutzen, können Sie die Rechnung als Quittung für den Gast verwenden. Erfassen Sie zunächst die Zahlung des Gastes, damit der ausstehende Saldo 0,00 anzeigt.
Zusatzleistungen: Eine Rechnung wird auf Grundlage der zugehörigen Zimmerbuchung erstellt und kann nicht ausschließlich für Zusatzleistungen erstellt werden.