Übersicht
Buchungen sind ein Kernelement bei der Verwaltung des Bestands Ihrer Unterkunft. Wenn eine Buchung erstellt wird, wird ein Zimmer für Ihre Gäste reserviert, damit es nicht von anderen gebucht werden kann. Die Zimmerverfügbarkeit passt sich automatisch an und Ihre verbundenen Portale spiegeln diese neue Verfügbarkeit wider, wodurch das Risiko einer Überbuchung sinkt.
Buchungen können von Gästen erstellt werden (über verbundene Portale oder Ihr eigenes Buchungssystem für Direktbuchungen) oder manuell in Little Hotelier. Alle Buchungen (vergangene, aktuelle und zukünftige) werden im Kalender angezeigt.
Eine effiziente Buchungsverwaltung hilft Ihnen, genaue Gästedaten für die Zukunft zu pflegen und detaillierte Berichte zu erstellen.
Buchungen finden
Sie können Buchungen an zwei Stellen finden:
Kalender: Suche nach Anreise- oder Abreisedatum
Buchungen: Suche nach Buchungsdetails
Buchungsquelle anhand der Buchungs-ID erkennen
Die Buchungs-ID zeigt an, woher die Buchung stammt:
LH: Manuelle Buchung, in Little Hotelier erstellt
BBN oder BB: Buchungen über das Buchungssystem Ihrer Website (Direktbuchung)
Portalcode: Jedes Portal (OTA) hat einen eigenen Code (z. B. BDC für Booking.com)
Eine Buchung erstellen
Wann manuelle Buchungen zu erstellen sind
Auch wenn die meisten Buchungen automatisch über OTAs und Ihr Buchungssystem eingehen, müssen Sie manuelle Buchungen für Walk-in-Gäste, Direktbuchungen per Telefon oder E‑Mail, Buchungen über Reisebüros oder zur Abwicklung von Überläufen von Partnerunterkünften anlegen.
So erstellen Sie eine Buchung
Über den Kalender: Verwenden Sie die Schaltfläche + Buchung oder klicken und ziehen Sie im Kalender
Über Buchungen: Klicken Sie auf + Buchung erstellen
Buchungsdetails
Allgemeine Informationen: Anreise-/Abreisedaten, Zimmerkategorie, Ratenplan, Zimmernummer, Gästeanzahl, Preise und Rabatte
Primäre Kontaktdaten: Name (Pflichtfeld), Kontaktdaten, Zahlungsdetails, Ankunftszeit, Ausweisdokumente, Marketingeinwilligung und besondere Wünsche
Buchungen bearbeiten
Little Hotelier stellt mehrere Registerkarten für verschiedene Aspekte einer Buchung bereit:
Registerkarte Details: Daten, Zimmerkategorie, Ratenplan, Gästeanzahl, Preise und primäre Kontaktinformationen ändern
Registerkarte Gäste: Zusätzliche Gäste verwalten und Hauptgast festlegen
Registerkarte Inklusivleistungen: Inklusivleistungen des Ratenplans einsehen
Registerkarte Zusatzartikel: Zusätzliche Verkaufsartikel hinzufügen und verwalten
Registerkarte Zahlungen: Zahlungen verarbeiten, Rückerstattungen durchführen und Anzahlungen nachverfolgen
Registerkarte Notizen: Interne Notizen hinzufügen und besondere Wünsche dokumentieren
Registerkarte Rechnungen: Rechnungen erstellen und verwalten
Buchungsstatus verwalten
Verfügbare Status:
Bestätigt: Standardstatus für neue Buchungen
Eingecheckt: Gast ist angereist und Schlüssel wurden übergeben
Ausgecheckt: Gast ist abgereist und das Zimmer ist bereit zur Reinigung
Um den Status zu ändern, öffnen Sie die Buchung, verwenden Sie unten rechts die Status-Auswahlliste und speichern Sie die Änderungen. Statusänderungen werden im Kalender durch unterschiedliche Farben dargestellt.
Buchungen stornieren
Nur manuelle Buchungen, die in Little Hotelier oder über Direktbuchung erstellt wurden, können in Little Hotelier bearbeitet werden. Buchungen, die über OTAs (Portale) vorgenommen wurden, müssen vom Gast über das jeweilige Buchungsportal geändert oder storniert werden.
Nur bestätigte Buchungen können direkt storniert werden. Für eingecheckte/ausgecheckte Buchungen ist zunächst eine Statusänderung erforderlich. Stornierungen sind endgültig und können nicht rückgängig gemacht werden.
So stornieren Sie eine Buchung:
Öffnen Sie die Buchung
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf Buchung stornieren
Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja, ich bin sicher
Bei Buchungen über verbundene Buchungsportale muss die Stornierung durch die Gäste über die ursprüngliche Buchungsplattform erfolgen; die Portale aktualisieren Ihren Bestand dann automatisch. Gegebenenfalls sind manuelle Aktualisierungen erforderlich, wenn ein Portal keine automatischen Updates sendet oder das Portal deaktiviert war.
Wichtig: Damit Buchungen und Stornierungen automatisch synchronisiert werden, muss das Portal zum Zeitpunkt der Buchung verbunden und aktiviert sein. Buchungen, die vor der Verbindung oder während der Deaktivierung des Portals/der Rate angelegt wurden, werden nicht synchronisiert und müssen manuell erfasst werden.
Hinweise:
Buchungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden
Stornierte Buchungen verschwinden aus dem Kalender, bleiben aber unter Buchungen abrufbar
Das Zimmer wird nach der Stornierung wieder für neue Buchungen verfügbar
Hinweis: Sie müssen die Einstellung zur automatischen Wiederauffüllung nicht aktivieren, da diese Funktion automatisch ist. Die automatische Wiederauffüllung kann nicht deaktiviert werden.
Zahlungen mit Little Hotelier Pay verarbeiten
Zahlungen direkt verarbeiten:
Öffnen Sie die Buchung
Wechseln Sie zur Registerkarte Zahlungen
Klicken Sie auf Zahlung verarbeiten
Geben Sie den Zahlungsbetrag und die Kartendaten ein
Klicken Sie auf Verarbeiten
Zahlungskartendaten werden in Übereinstimmung mit den PCI-DSS‑Vorgaben sieben Tage nach dem Check-out automatisch gelöscht.
Best Practices
Regelmäßige Kontrolle: Kalender täglich prüfen, bevorstehende Anreisen sichten, Zahlungsstatus verifizieren
Datenqualität: Alle Buchungsdetails und Zimmerzuweisungen doppelt prüfen
Zahlungsmanagement: Anzahlungen zeitnah verbuchen und Zahlungsaufzeichnungen aktuell halten
Gästekommunikation: Buchungen bestätigen und Gäste über Änderungen informieren
Wichtige Hinweise:
Setzen Sie den Status bei Abreise stets auf Ausgecheckt. So behalten Sie den Überblick über abgeschlossene Buchungen.
Zimmerkategorien und Zimmerpreise können nicht gelöscht werden, solange entsprechende Buchungen den Status „Bestätigt“ oder „Eingecheckt“ haben – auch wenn der Gast Ihre Unterkunft bereits verlassen hat.
Verfügbarkeit prüfen, bevor Sie manuelle Buchungen anlegen
Gästekommentare von internen Notizen getrennt halten
Niemals Kreditkartendaten in Kommentaren oder Notizen erfassen
Lokale gesetzliche Anforderungen zur Erfassung von Gästedaten beachten
Rechnungen erst nach finaler Bestätigung der Buchungsdetails erstellen
Buchungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden
Stornierte Buchungen verschwinden aus dem Kalender, bleiben aber unter Buchungen abrufbar
Das Zimmer wird nach der Stornierung wieder für neue Buchungen verfügbar
E‑Mail-Benachrichtigungen auf Anforderungen zu manuellen Aktualisierungen durch Portale prüfen