Überblick
Reservierungen sind ein zentraler Bestandteil der Verwaltung des Bestands Ihrer Unterkunft. Sobald eine Reservierung erstellt wird, ist ein Zimmer für Ihren Gast reserviert, sodass es nicht anderweitig gebucht werden kann. Die Zimmerverfügbarkeit wird automatisch angepasst, und Ihre verbundenen Portale übernehmen die neue Verfügbarkeit. Dadurch sinkt das Risiko einer Überbuchung.
Reservierungen können von Gästen (über verbundene Portale oder Ihr Buchungssystem für Direktbuchungen) oder manuell in Little Hotelier erstellt werden. Alle Reservierungen (vergangene, aktuelle und zukünftige) werden im Kalender angezeigt.
Eine sorgfältige Verwaltung Ihrer Reservierungen hilft Ihnen, Gästedaten für spätere Zwecke korrekt zu führen und detaillierte Berichte zu erstellen.
Reservierungen finden
Sie können Reservierungen in Little Hotelier an zwei Stellen finden:
Kalender: Suche nach Anreise- oder Abreisedatum.
Reservierungen: Suche nach Reservierungsdetails.
Reservierung im Kalender finden
Der Kalender zeigt alle Ihre Reservierungen (vergangene, aktuelle und zukünftige). Wechseln Sie mit der Datumsauswahl oder den Navigationspfeilen oben zum Anreise- oder Abreisedatum der Reservierung, und klicken Sie dann auf die Reservierung, um sie zu öffnen.
Auf der Seite „Reservierungen“ suchen
Auf der Seite Reservierungen können Sie nach folgenden Kriterien suchen:
Nachname des Gasts
Buchungsnummer
Rechnungsnummer
Datumstyp: Anreise, Abreise oder Gebucht am (das Datum, an dem die Reservierung erstellt wurde)
Datum von und Datum bis: Suche nach einem Zeitraum. Sie können diese Felder leer lassen, wenn Ihnen die Daten nicht bekannt sind. Leeren Sie beide Felder, wenn Sie nach Nachname, Buchungsnummer oder Rechnungsnummer suchen, damit keine Ergebnisse außerhalb des aktuellen Zeitraums fehlen
Status: Bestätigt, Angereist, Abgereist oder Storniert
Quelle: Buchungsquelle (Portal)
Klicken Sie auf Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen. Die Ergebnisse auf der Hauptseite Reservierungen zeigen die wichtigsten Angaben auf einen Blick. Klicken Sie auf eine Reservierung, um sie zu öffnen und alle Details anzuzeigen.
Hinweis: Das Datum Gebucht (das Datum, an dem die Reservierung vorgenommen wurde) wird nur in der Spalte Gebucht auf der Seite Reservierungen angezeigt. Beim Öffnen einer Reservierung wird es nicht angezeigt.
Reservierungsdetails anzeigen
Um die Reservierungsdetails anzuzeigen, öffnen Sie eine Reservierung im Kalender oder auf der Seite Reservierungen. Die Details sind auf folgende Registerkarten verteilt:
Registerkarte Details: Anreise- und Abreisedatum, Aufenthaltsdauer, Reservierungsstatus, Status der Voranmeldung, Zimmerkategorie, Ratenplan, Zimmernummer, Anzahl der Gäste, Preise und Rabatte, Angaben zum Hauptkontakt, Quelle der Reservierung sowie eine Reservierungsübersicht mit der Summe für das Zimmer, Zusatzleistungen, Steuern, erhaltenen Zahlungen und ggf. einem offenen Restbetrag
Registerkarte Gäste: weitere Gäste der Reservierung und Festlegung des Hauptgasts
Registerkarte Inklusivleistungen: Leistungen, die im Ratenplan enthalten sind
Registerkarte Zusatzleistungen: zusätzlich verkaufte Leistungen, die der Reservierung hinzugefügt wurden
Registerkarte Zahlungen: Zahlungen, Rückerstattungen und Anzahlungen
Registerkarte Notizen: interne Notizen und Sonderwünsche
Registerkarte Rechnungen: Rechnungen zur Reservierung
Buchungsquelle anhand der Reservierungsnummer erkennen
Die Referenz- oder Reservierungsnummer zeigt, woher die Reservierung stammt:
LH: manuelle Reservierung, die in Little Hotelier erstellt wurde
BBN oder BB: Reservierungen über das Buchungssystem auf Ihrer Website (Direktbuchung)
Portal-Code: Jede Online-Reiseagentur (OTA) hat einen eigenen, eindeutigen Code (z. B. BDC für Booking.com)
Portale zeigen den jeweiligen Portal-Code an (z. B. EXP-1234 für Expedia oder BDC-1234 für Booking.com)
Channels Plus: Reservierungen über Channels Plus zeigen in den Reservierungsdetails 2 Felder an: Portal und Vertriebspartner. Diese Details sind ausschließlich direkt in Little Hotelier abrufbar, nicht im Extranet des Portals.
CHP: Reservierungen über Channels Plus tragen das Präfix „CHP-“ (z. B. „CHP-1a12345-25“). In der Spalte Quelle steht außerdem „Channels Plus“, gefolgt vom Namen des Portals, über das der Gast gebucht hat (z. B. „Channels Plus/Trip.com“).
Reservierung erstellen
Wann Sie manuelle Reservierungen erstellen sollten
Die meisten Reservierungen gehen automatisch über Portale und Ihr Buchungssystem ein. Manuelle Reservierungen benötigen Sie jedoch für Walk-In-Gäste, für Direktbuchungen per Telefon oder E-Mail, für Buchungen von Reisebüros und für Gäste, die von Partnerunterkünften an Sie weitervermittelt werden, wenn diese ausgelastet sind.
So erstellen Sie eine Reservierung
Sie können eine manuelle Reservierung an zwei Stellen erstellen:
Im Kalender: Klicken Sie auf die Schaltfläche + Reservierung, oder ziehen Sie mit gedrückter Maustaste einen Bereich im Kalender auf.
Auf der Seite Reservierungen: Klicken Sie auf + Reservierung erstellen.
Reservierungsdetails
Allgemeine Angaben: Anreise- und Abreisedatum, Zimmerkategorie, Ratenplan, Zimmernummer, Anzahl der Gäste, Preise und Rabatte
Angaben zum Hauptkontakt: Name (Pflichtfeld), Kontaktinformationen, Zahlungsangaben, Ankunftszeit, Ausweisdokumente, Marketingeinwilligung und Sonderwünsche
Reservierung duplizieren
Sie können eine vergangene Reservierung duplizieren, auch wenn sie über ein Portal (OTA) eingegangen ist. So buchen Sie wiederkehrende Gäste schnell erneut, ohne deren Angaben noch einmal einzugeben. Die neue Reservierung übernimmt den ursprünglichen Gast, das Zimmer, die Rate und die Notizen. Vor dem Speichern können Sie die Daten oder jedes andere Feld anpassen.
So duplizieren Sie eine Reservierung:
Öffnen Sie die Reservierung, die Sie duplizieren möchten.
Klicken Sie in den Reservierungsdetails unten links auf Reservierung duplizieren.
Wählen Sie das Anreise- und das Abreisedatum für die neue Reservierung aus.
Wählen Sie die Angaben aus, die übernommen werden sollen: Hauptkontakt, Zahlungen, Gäste, Inklusivleistungen, Zusatzleistungen und Notizen.
Klicken Sie auf Duplizieren.
Klicken Sie auf Zur neuen Reservierung, um die neue Reservierung zu öffnen und zu bearbeiten.
Die neue Reservierung erhält eine eigene Reservierungsnummer und ist unter Gästedetails mit dem Vermerk Dupliziert von versehen. So ist sie für Ihre Unterlagen mit der ursprünglichen Reservierung verknüpft.
Hinweis:
Aus Sicherheitsgründen werden die Angaben zur Kreditkarte nicht in die duplizierte Reservierung übernommen. Verfügbarkeit und Preise werden für den neuen Zeitraum erneut geprüft. Deshalb sind das ursprüngliche Zimmer, die Rate oder die Zusatzleistungen möglicherweise nicht mehr verfügbar. Zusatzleistungen werden nur übernommen, wenn sie noch vorhanden und für den neuen Zeitraum verfügbar sind, und zwar zum aktuellen Preis.
Zum Duplizieren einer Reservierung müssen Sie Little Hotelier am Computer verwenden (nicht in der App).
Wenn eine Reservierung über ein Portal (OTA) dupliziert wird, wird die Kopie zu einer direkten Reservierung in Little Hotelier. Die ursprüngliche Portal-Reservierung (OTA) bleibt unverändert, und die Kopie wird nicht an das Portal übermittelt.
Reservierungen bearbeiten
💡 Portal-Reservierungen können nicht in Little Hotelier geändert werden. Änderungen, z. B. an den Aufenthaltsdaten, müssen direkt über das ursprüngliche Portal (OTA) vorgenommen werden.
Little Hotelier bietet mehrere Registerkarten, um verschiedene Aspekte einer Reservierung zu verwalten:
Registerkarte Details: Anreise- und Abreisedatum, Zimmerkategorie, Ratenplan, Anzahl der Gäste, Preise und Angaben zum Hauptkontakt ändern
Registerkarte Gäste: weitere Gäste verwalten und den Hauptgast festlegen
Registerkarte Inklusivleistungen: im Ratenplan enthaltene Leistungen anzeigen
Registerkarte Zusatzleistungen: zusätzlich verkaufte Leistungen hinzufügen und verwalten
Registerkarte Zahlungen: Zahlungen verarbeiten, Rückerstattungen vornehmen und Anzahlungen nachverfolgen
Registerkarte Notizen: interne Notizen hinzufügen und Sonderwünsche dokumentieren
Registerkarte Rechnungen: Rechnungen erstellen und verwalten
Kann ich den Zimmerpreis bearbeiten?
Sie können den Zimmerpreis nur dann direkt in Little Hotelier bearbeiten, wenn die Reservierung manuell oder als Walk-In erstellt wurde oder wenn die Quelle der Reservierung das Extranet (Direktbuchungen) ist.
Gehen Sie zum Kalender, und öffnen Sie die Reservierung.
Wählen Sie in der Auswahlliste Zimmerrate die leere Option aus.
Geben Sie im Feld Zimmer den vereinbarten Gesamtpreis für das Zimmer ein.
Klicken Sie auf Speichern.
⚠️ Der Tagespreis wird automatisch anteilig berechnet und erscheint auf der Rechnung zur Reservierung.
Bei Portal-Reservierungen (OTA) müssen Preisänderungen über die ursprüngliche Buchungsplattform erfolgen. Wenden Sie sich für eine Preisänderung direkt an das Portal.
Reservierungsstatus aktualisieren / Anreise und Abreise von Gästen erfassen
Wenn Sie den Reservierungsstatus stets aktuell halten, können Sie abgeschlossene Aufenthalte nachverfolgen, die Zimmerverfügbarkeit steuern und Ihre Aufzeichnungen korrekt führen.
Es gibt drei Reservierungsstatus:
Bestätigt: Dies ist der Standardstatus für neue Reservierungen.
Angereist: Der Gast ist angereist und hat die Schlüssel erhalten.
Abgereist: Der Gast ist abgereist, und das Zimmer kann gereinigt werden.
So aktualisieren Sie den Status einer Reservierung, z. B. um die Abreise eines Gasts zu erfassen:
Klicken Sie im Kalender oder unter Reservierungen auf die Reservierung, um sie zu öffnen.
Klicken Sie unten rechts auf das Statusmenü.
Wählen Sie den neuen Status aus (z. B. „Abgereist“).
Klicken Sie auf Speichern.
Anmeldeformular drucken
Little Hotelier stellt ein Anmeldeformular bereit, das Sie bei der Anreise Ihrer Gäste verwenden können. So drucken Sie ein Anmeldeformular für eine Reservierung:
Gehen Sie zum Kalender.
Öffnen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf Drucken.
Wählen Sie Anmeldeformular aus.
💡 Um Anmeldeformulare für alle Reservierungen mit Anreise an einem bestimmten Datum zu drucken, gehen Sie zu Berichte > Betrieb > Anreise, wählen Sie Ihr Anreise- und Abreisedatum aus, klicken Sie auf Bericht ausführen und wählen Sie dann Anmeldeformular drucken aus.
Reservierungen stornieren
Über Portale vorgenommene Reservierungen stornieren
⚠️ Sie können Reservierungen über Online-Reiseagenturen (Portale) nicht direkt in Little Hotelier bearbeiten oder stornieren. Solche Reservierungen müssen von den Gästen über das Portal geändert oder storniert werden, über das sie gebucht haben.
Nur manuelle Reservierungen, die in Little Hotelier erstellt wurden, und Direktbuchungen können in Little Hotelier bearbeitet werden.
⚠️ Nur bestätigte Reservierungen können direkt storniert werden. Bei Reservierungen mit dem Status „Angereist“ oder „Abgereist“ muss zuerst der Status geändert werden. Stornierungen sind endgültig und können nicht rückgängig gemacht werden. Nach der Stornierung lässt sich der Status der Reservierung nicht mehr ändern, und es muss eine neue Reservierung erstellt werden.
So stornieren Sie eine Reservierung in Little Hotelier
So stornieren Sie eine Reservierung:
Öffnen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf Reservierung stornieren.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja, ich bin sicher.
Bei Reservierungen über verbundene Buchungsportale müssen die Gäste über die ursprüngliche Buchungsplattform stornieren. Die Portale aktualisieren Ihren Bestand dann automatisch. Manuelle Aktualisierungen können erforderlich sein, wenn ein Portal keine automatischen Aktualisierungen sendet oder deaktiviert wurde.
Wichtig: Damit Reservierungen und Stornierungen automatisch synchronisiert werden, muss das Portal zum Zeitpunkt der Buchung verbunden und aktiviert sein. Reservierungen, die vor der Verbindung oder bei deaktiviertem Portal bzw. deaktivierter Rate erstellt wurden, werden nicht synchronisiert und müssen manuell erfasst werden.
Hinweis:
Reservierungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden.
Stornierte Reservierungen verschwinden aus dem Kalender, bleiben aber unter Reservierungen abrufbar.
Nach einer Stornierung ist das Zimmer wieder für neue Reservierungen verfügbar.
Stornierte Reservierungen können nicht reaktiviert werden.
Um einen „No Show“ bei Direktbuchungen oder bei manuell in Little Hotelier erstellten Reservierungen zu erfassen, stornieren Sie die Reservierung (dafür gibt es keine eigene Option).
Hinweis: Sie müssen die automatische Wiederauffüllung des Bestands nicht aktivieren, da diese Funktion automatisch erfolgt. Die automatische Wiederauffüllung kann nicht deaktiviert werden.
Kann ich ein Zimmer aus einer Reservierung mit mehreren Zimmern stornieren?
Umfasst eine Reservierung zwei oder mehr Zimmer, können Sie ein Zimmer entfernen, ohne die gesamte Reservierung zu stornieren.
So stornieren Sie ein einzelnes Zimmer:
Öffnen Sie die Reservierung.
Wechseln Sie zur Registerkarte Details.
Suchen Sie das Zimmer, das Sie stornieren möchten (z. B. Zimmer 101).
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile dieses Zimmers, und klicken Sie rechts auf das rote „X“, um das Zimmer zu entfernen.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis (Rückerstattungen):
Little Hotelier Pay: Öffnen Sie die Reservierung, wechseln Sie zur Registerkarte Zahlungen, klicken Sie auf Rückerstattung verarbeiten, und folgen Sie den Anweisungen, um die Rückerstattung abzuschließen.
Wenn Ihre Unterkunft ein Zahlungssystem eines Drittanbieters nutzt, veranlassen Sie die Rückerstattung direkt in diesem System und erfassen Sie sie anschließend für die Reservierung über Rückerstattung erfassen.
Zahlungen mit Little Hotelier Pay verarbeiten
Verarbeiten Sie Zahlungen direkt mit Little Hotelier Pay:
Öffnen Sie die Reservierung.
Wechseln Sie zur Registerkarte Zahlungen.
Klicken Sie auf Zahlung verarbeiten.
Geben Sie den Zahlungsbetrag und die Kartendaten ein.
Klicken Sie auf Verarbeiten.
Die Daten der Zahlungskarte werden gemäß den Vorgaben des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) 7 Tage nach der Abreise automatisch gelöscht.
Bewährte Vorgehensweisen
Regelmäßige Kontrolle: Prüfen Sie täglich den Kalender, kontrollieren Sie anstehende Anreisen und überprüfen Sie den Zahlungsstatus.
Datengenauigkeit: Prüfen Sie alle Reservierungsdaten und Zimmerzuweisungen sorgfältig.
Zahlungsverwaltung: Verarbeiten Sie Anzahlungen zeitnah, und halten Sie die Zahlungsbelege aktuell.
Kommunikation mit Gästen: Bestätigen Sie Reservierungen, und informieren Sie Ihre Gäste über Änderungen.
Wichtige Hinweise:
Setzen Sie den Status immer auf Abgereist, wenn Gäste abreisen. So behalten Sie den Überblick über abgeschlossene Reservierungen.
Zimmerkategorien und Zimmerraten können nicht gelöscht werden, solange noch Reservierungen mit dem Status „Bestätigt“ oder „Angereist“ vorhanden sind – auch wenn der Gast Ihre Unterkunft bereits verlassen hat.
Prüfen Sie die Verfügbarkeit, bevor Sie manuelle Reservierungen erstellen.
Halten Sie Kommentare der Gäste und interne Notizen getrennt.
Geben Sie niemals Angaben zur Kreditkarte in Kommentaren oder Notizen ein.
Beachten Sie die lokalen gesetzlichen Vorgaben zur Erfassung von Gästedaten.
Erstellen Sie Rechnungen erst, nachdem die Reservierungsdetails final feststehen.
Reservierungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden.
Stornierte Reservierungen verschwinden aus dem Kalender, bleiben aber unter Reservierungen abrufbar.
Nach einer Stornierung ist das Zimmer wieder für neue Reservierungen verfügbar.
Achten Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Portale manuelle Aktualisierungen erfordern.
Zahlungsdetails von Reservierungen können aufgrund der Anforderungen des PCI-DSS nicht gedruckt werden.