Übersicht
Buchungen sind ein zentrales Element der Bestandsverwaltung Ihrer Unterkunft. Wenn eine Buchung erstellt wird, wird ein Zimmer für Ihren Gast reserviert, damit es nicht von anderen gebucht werden kann. Die Zimmerverfügbarkeit passt sich automatisch an, und Ihre verbundenen Portale spiegeln diese neue Verfügbarkeit wider. Dadurch wird das Risiko von Überbuchung verringert.
Buchungen können von Gästen (über verbundene Portale bzw. Ihr Direktbuchungssystem) oder manuell über Little Hotelier vorgenommen werden. Alle Buchungen (vergangene, aktuelle und zukünftige) werden im Kalender angezeigt.
Die effektive Verwaltung von Buchungen trägt dazu bei, dass Sie genaue Gästeeinträge für spätere Nachweise führen und detaillierte Berichte erstellen können.
Buchungen finden
Sie können Buchungen an zwei Orten finden:
Kalender: Suchen Sie nach Check-in- oder Check-out-Datum
Buchungen: Suchen Sie nach Buchungsdetails
Buchung erstellen
Wann sind manuelle Buchungen zu erstellen
Während die meisten Buchungen automatisch über OTAs und Ihr Buchungssystem erfolgen, müssen Sie manuelle Buchungen für Walk-in-Gäste, Direktbuchungen per Telefon oder E-Mail, Buchungen über Reiseagenturen oder zur Abwicklung von Überbuchungen bei Partnerunterkünften vornehmen.
So erstellen Sie eine Buchung
Vom Kalender aus: Verwenden Sie die Schaltfläche +Buchung oder klicken und ziehen Sie auf den Kalender
Von Buchungen aus: Klicken Sie auf +Buchung erstellen
Buchungsdetails
Allgemeine Informationen: Check-in- und Check-out-Datum, Zimmerkategorie, Ratenplan, Zimmernummer, Anzahl der Gäste, Preise und Rabatte
Primäre Kontaktdaten: Name (obligatorisch), Kontaktinformationen, Zahlungsdaten, Ankunftszeit, Ausweisdokumente, Marketing-Einverständnis und Sonderwünsche
Buchungen bearbeiten
Little Hotelier bietet mehrere Registerkarten zur Verwaltung verschiedener Aspekte einer Buchung:
Registerkarte „Details“: Ändern Sie Datum, Zimmerkategorie, Ratenplan, Anzahl der Gäste, Preise und primäre Kontaktinformationen
Registerkarte „Gäste“: Verwalten Sie zusätzliche Gäste und legen Sie den Hauptgast fest
Registerkarte „Inklusivleistungen": Sehen Sie Inklusivleistungen von Ratenplänen ein
Registerkarte „Zusatzleistungen“: Fügen Sie zusätzliche Verkaufsartikel hinzu und verwalten Sie sie
Registerkarte „Zahlungen“: Verarbeiten Sie Zahlungen, bearbeiten Sie Rückerstattungen und verfolgen Sie Anzahlungen
Registerkarte „Notizen“: Fügen Sie interne Notizen hinzu und dokumentieren Sie Sonderwünsche
Registerkarte „Rechnungen“: Erstellen und verwalten Sie Rechnungen
Buchungsstatus verwalten
Verfügbare Status:
„Bestätigt“: Standardstatus für neue Buchungen
„Eingecheckt“: Der Gast ist angekommen und hat die Schlüssel erhalten
„Ausgecheckt“: Der Gast ist abgereist und das Zimmer ist bereit für die Reinigung
Wenn Sie einen Status ändern möchten, öffnen Sie die Buchung, verwenden Sie das Status-Dropdown in der unteren rechten Ecke und speichern Sie die Änderungen. Statusänderungen werden durch unterschiedliche Farben im Kalender angezeigt.
Buchungen stornieren
Nur bestätigte Buchungen können direkt storniert werden. Bei eingecheckten und ausgecheckten Reservierungen ist zunächst eine Statusänderung erforderlich. Stornierungen sind dauerhaft und können nicht rückgängig gemacht werden.
So stornieren Sie eine Buchung:
Öffnen Sie die Buchung
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf Buchung stornieren
Klicken Sie auf Ja, ich möchte bestätigen
Bei Buchungen über verbundene Buchungskanäle müssen die Gäste über ihre ursprüngliche Buchungsplattform stornieren, und die Portale aktualisieren automatisch Ihren Bestand. Bei Portalen, die keine automatischen Aktualisierungen senden, kann eine manuelle Aktualisierung erforderlich sein.
Zahlungen über Little Hotelier Pay abwickeln
Wickeln Sie Zahlungen direkt ab:
Öffnen Sie die Buchung
Gehen Sie zur Registerkarte Zahlungen
Klicken Sie auf Zahlung verarbeiten
Geben Sie den Zahlungsbetrag und die Kartendaten ein
Klicken Sie auf Verarbeiten
In Übereinstimmung mit den Vorschriften des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) werden die Daten der Zahlungskarten sieben Tage nach dem Checkout automatisch gelöscht.
Best Practices
Regelmäßige Überwachung: Überprüfen Sie täglich den Kalender, prüfen Sie anstehende Ankünfte, verifizieren Sie Zahlungsstatus
Datengenauigkeit: Überprüfen Sie alle Buchungsdetails und Zimmerzuweisungen mehrfach
Zahlungsverwaltung: Bearbeiten Sie Einzahlungen zeitnah und halten Sie die Zahlungsaufzeichnungen auf dem neuesten Stand
Gästekommunikation: Bestätigen Sie Buchungen und informieren Sie die Gäste über alle Änderungen
Wichtige Hinweise:
Aktualisieren Sie immer auf den Status Ausgecheckt, wenn Gäste abreisen
Überprüfen Sie die Verfügbarkeit vor der Erstellung manueller Buchungen
Trennen Sie Gastkommentare von internen Notizen
Geben Sie niemals Kreditkarteninformationen in Kommentaren oder Notizen an
Überprüfen Sie die örtlichen gesetzlichen Anforderungen für die Erfassung von Gästeinformationen
Erstellen Sie Rechnungen erst nach Fertigstellung der Buchungsdetails
Buchungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden
Stornierte Buchungen verschwinden aus dem Kalender, bleiben aber unter „Buchungen“ zugänglich
Zimmer ist nach einer Stornierung für neue Buchungen verfügbar
Überwachen Sie E-Mail-Benachrichtigungen für manuelle Aktualisierungsanforderungen von Portalen