ภาพรวม
การจองเป็นองค์ประกอบสำคัญในการจัดการห้องพักคงเหลือของสถานประกอบการ เมื่อมีการสร้างการจอง ห้องพักจะถูกกันไว้สำหรับผู้เข้าพัก เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นจองห้องเดียวกันซ้ำ ระบบจะปรับจำนวนห้องว่างโดยอัตโนมัติ และช่องทางที่เชื่อมต่อไว้จะแสดงจำนวนห้องว่างใหม่นี้ ซึ่งช่วยลดโอกาสเกิดการจองเกิน
การจองสามารถสร้างขึ้นได้โดยผู้เข้าพัก (ผ่านช่องทางที่เชื่อมต่อไว้หรือระบบการจองห้องพักโดยตรงของสถานประกอบการ) หรือสร้างด้วยตนเองผ่าน Little Hotelier การจองทั้งหมด (ทั้งที่ผ่านมาแล้ว กำลังเกิดขึ้น และที่จะเกิดขึ้นในอนาคต) จะแสดงอยู่ในปฏิทิน
การจัดการการจองอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้สถานประกอบการเก็บข้อมูลผู้เข้าพักได้อย่างถูกต้องเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต และสามารถสร้างรายงานโดยละเอียดได้
การค้นหาการจอง
คุณสามารถค้นหาการจองได้จาก 2 หน้า ได้แก่
ปฏิทิน: ค้นหาตามวันที่เข้าพักหรือวันที่ออก
การจอง: ค้นหาตามรายละเอียดการจอง
ค้นหาในหน้าการจอง
หากต้องการค้นหาการจองในหน้า การจอง คุณสามารถค้นหาได้ตาม
นามสกุลของผู้เข้าพัก
หมายเลขอ้างอิงการจอง
หมายเลขใบแจ้งหนี้
ประเภทวันที่: วันเข้าพัก, วันออก หรือ วันที่จอง (วันที่สร้างการจอง)
ตั้งแต่วันที่ และ ถึงวันที่: ค้นหาตามช่วงวันที่ หากไม่ทราบวันที่ สามารถเว้นว่างไว้ได้ และควรล้างค่าทั้งสองช่องนี้เมื่อค้นหาด้วยชื่อผู้เข้าพัก หมายเลขอ้างอิงการจอง หรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ เพื่อไม่ให้พลาดผลการค้นหาที่อยู่นอกช่วงวันที่ปัจจุบัน
สถานะ: ยืนยันแล้ว เช็กอินแล้ว เช็กเอาต์แล้ว หรือยกเลิกแล้ว
แหล่งที่มา: ช่องทางการจอง
คลิก ค้นหา เพื่อดูผลลัพธ์ คลิกที่การจองเพื่อเปิดดูรายละเอียดทั้งหมด
การระบุแหล่งที่มาของการจองจากรหัสการจอง
หมายเลขอ้างอิงหรือรหัสการจองจะบอกว่าการจองนั้นมาจากที่ใด
LH: การจองที่สร้างด้วยตนเองใน Little Hotelier
BBN หรือ BB: การจองที่ทำผ่านระบบการจองห้องพักบนเว็บไซต์ของคุณ (การจองโดยตรง)
รหัสช่องทาง: แต่ละช่องทาง (OTA) มีรหัสเฉพาะของตนเอง (เช่น BDC สำหรับ Booking.com)
ช่องทางจะแสดงรหัสช่องทาง (เช่น EXP-1234 สำหรับ Expedia หรือ BDC-1234 สำหรับ Booking.com)
Channels Plus: การจองจาก Channels Plus จะแสดงข้อมูล 2 ช่องในรายละเอียดการจอง ได้แก่ ช่องทาง และพันธมิตร (Affiliate) คุณสามารถเข้าถึงรายละเอียดการจองของ Channels Plus ได้จาก Little Hotelier เท่านั้น ไม่สามารถดูได้จากระบบหลังบ้านของช่องทางนั้น
CHP: การจองจาก Channels Plus จะมีคำนำหน้า “CHP-” (เช่น “CHP-1a12345-25”) และคอลัมน์ แหล่งที่มา จะแสดงคำว่า “Channels Plus” ตามด้วยชื่อช่องทางที่ผู้เข้าพักใช้จอง (เช่น “Channels Plus/Trip.com”)
การสร้างการจอง
เมื่อใดควรสร้างการจองด้วยตนเอง
แม้ว่าการจองส่วนใหญ่จะเข้ามาโดยอัตโนมัติผ่าน OTA และระบบการจองห้องพักของคุณ แต่คุณจะต้องสร้างการจองด้วยตนเองสำหรับแขกที่มาโดยไม่ได้จองล่วงหน้า การจองโดยตรงทางโทรศัพท์หรืออีเมล การจองผ่านบริษัทนำเที่ยว หรือการรองรับจำนวนผู้เข้าพักส่วนเกินจากสถานประกอบการพันธมิตร
วิธีสร้างการจอง
คุณสามารถสร้างการจองด้วยตนเองได้จาก 2 หน้า ได้แก่
จากปฏิทิน: ใช้ปุ่ม +การจอง หรือคลิกแล้วลากบนปฏิทิน
จากหน้าการจอง: คลิก +สร้างการจอง
รายละเอียดการจอง
ข้อมูลทั่วไป: วันที่เข้าพัก/ออก ประเภทห้องพัก แผนราคา หมายเลขห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ราคา และส่วนลด
ข้อมูลผู้ติดต่อหลัก: ชื่อ (จำเป็นต้องระบุ) ข้อมูลการติดต่อ รายละเอียดการชำระเงิน เวลาที่คาดว่าจะเดินทางมาถึง เอกสารยืนยันตัวตน ความยินยอมด้านการตลาด และคำขอพิเศษ
การแก้ไขการจอง
Little Hotelier มีแท็บต่าง ๆ ให้คุณจัดการรายละเอียดของการจองในด้านต่าง ๆ ดังนี้
แท็บรายละเอียด: แก้ไขวันที่ ประเภทห้องพัก แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก ราคา และข้อมูลผู้ติดต่อหลัก
แท็บผู้เข้าพัก: จัดการผู้เข้าพักเพิ่มเติมและกำหนดผู้เข้าพักหลัก
แท็บรายการที่รวมอยู่ในราคา: ดูรายการที่รวมอยู่ในแผนราคา
แท็บรายการเสริม: เพิ่มและจัดการรายการขายเสริม
แท็บการชำระเงิน: ดำเนินการชำระเงิน จัดการการคืนเงิน และติดตามเงินมัดจำ
แท็บบันทึกช่วยจำ: เพิ่มบันทึกภายในและระบุคำขอพิเศษ
แท็บใบแจ้งหนี้: สร้างและจัดการใบแจ้งหนี้
ฉันสามารถแก้ไขราคาห้องพักได้หรือไม่
คุณสามารถแก้ไขราคาห้องพักได้โดยตรงใน Little Hotelier เฉพาะในกรณีที่การจองนั้นสร้างด้วยตนเอง เป็นการจองแบบไม่ได้จองล่วงหน้า หรือแหล่งที่มาของการจองเป็นระบบหลังบ้าน (การจองโดยตรง)
วิธีแก้ไขราคาห้องพัก
ไปที่ ปฏิทิน แล้วเปิดการจองที่ต้องการ
ในเมนูแบบเลื่อนลง ราคาห้องพัก ให้เลือกตัวเลือกว่าง
ในช่อง ห้องพัก ให้ป้อนราคาห้องพักรวมทั้งหมดที่ตกลงกันไว้
คลิก บันทึก
⚠️ ราคารายวันจะถูกคำนวณตามสัดส่วนโดยอัตโนมัติ และจะปรากฏในใบแจ้งหนี้ของการจอง
สำหรับ การจองผ่านช่องทาง/OTA การเปลี่ยนแปลงราคาต้องดำเนินการผ่านแพลตฟอร์มการจองต้นทางเท่านั้น กรุณาติดต่อช่องทางนั้นโดยตรงเพื่อแก้ไขราคา
การอัปเดตสถานะการจอง / การเช็กอินและเช็กเอาต์ผู้เข้าพัก
การอัปเดตสถานะการจองให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ช่วยให้คุณติดตามการเข้าพักที่เสร็จสมบูรณ์ จัดการห้องว่าง และรักษาความถูกต้องของข้อมูล
สถานะการจองมีทั้งหมด 3 สถานะ ได้แก่
ยืนยันแล้ว: สถานะเริ่มต้นสำหรับการจองใหม่
เช็กอินแล้ว: ผู้เข้าพักเดินทางมาถึงแล้วและได้รับกุญแจห้องแล้ว
เช็กเอาต์แล้ว: ผู้เข้าพักเดินทางออกแล้วและห้องพร้อมสำหรับการทำความสะอาด
วิธีอัปเดตสถานะการจอง เช่น การเช็กเอาต์ผู้เข้าพัก
จาก ปฏิทิน หรือ การจอง ให้คลิกที่การจองเพื่อเปิดดู
ที่มุมล่างขวา ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของสถานะ
เลือกสถานะใหม่ (เช่น เปลี่ยนเป็นเช็กเอาต์แล้ว)
คลิก บันทึก
การพิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียน
Little Hotelier มีแบบฟอร์มลงทะเบียนที่คุณสามารถใช้เป็นแบบฟอร์มเช็กอินได้ วิธีพิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียนสำหรับการจอง
ไปที่ ปฏิทิน
เปิดการจอง
คลิก พิมพ์
เลือก แบบฟอร์มลงทะเบียน
💡 หากต้องการพิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียนสำหรับการจองทั้งหมดที่เช็กอินในวันที่ระบุ ให้ไปที่ รายงาน > การดำเนินงาน > เช็กอิน เลือกวันที่เข้าพักและวันที่ออก คลิก สร้างรายงาน จากนั้นเลือก พิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียน
การยกเลิกการจอง
การยกเลิกการจองที่ทำผ่านช่องทาง
⚠️ คุณไม่สามารถแก้ไขหรือยกเลิกการจองที่มาจาก OTA (ช่องทาง) ได้โดยตรงใน Little Hotelier การจองที่ทำผ่าน OTA (ช่องทาง) ต้องได้รับการแก้ไขหรือยกเลิกโดยผู้เข้าพักผ่านช่องทางที่ใช้จองเท่านั้น
การจองด้วยตนเองที่สร้างใน Little Hotelier หรือผ่านการจองโดยตรงเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้ใน Little Hotelier
⚠️ เฉพาะการจองที่มีสถานะยืนยันแล้วเท่านั้นที่สามารถยกเลิกได้โดยตรง ส่วนการจองที่เช็กอินแล้ว/เช็กเอาต์แล้ว จำเป็นต้องเปลี่ยนสถานะก่อน การยกเลิกเป็นการกระทำถาวรและไม่สามารถเรียกคืนได้
วิธียกเลิกการจองใน Little Hotelier
วิธียกเลิกการจอง
เปิดการจอง
คลิก ยกเลิกการจอง ในแท็บ รายละเอียด
คลิก ใช่ ฉันยืนยันการยกเลิก
สำหรับการจองที่ทำผ่านช่องทางการจองที่เชื่อมต่อไว้ ผู้เข้าพักต้องยกเลิกผ่านแพลตฟอร์มการจองต้นทาง และช่องทางจะอัปเดตห้องว่างคงเหลือของคุณโดยอัตโนมัติ อาจจำเป็นต้องอัปเดตด้วยตนเองหากช่องทางไม่ได้ส่งการอัปเดตอัตโนมัติ หรือช่องทางนั้นถูกปิดใช้งานอยู่
ข้อควรทราบ: เพื่อให้การจองและการยกเลิกซิงค์โดยอัตโนมัติ ช่องทางนั้นต้องเชื่อมต่ออยู่และเปิดใช้งานอยู่ในขณะที่มีการจอง การจองที่เกิดขึ้นก่อนการเชื่อมต่อ หรือขณะที่ช่องทาง/ราคานั้นถูกปิดใช้งานอยู่ จะไม่ซิงค์และต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
หมายเหตุ:
ไม่สามารถลบการจองได้ ทำได้เพียงยกเลิกเท่านั้น
การจองที่ยกเลิกแล้วจะหายไปจากปฏิทิน แต่ยังคงเข้าถึงได้จากหน้าการจอง
ห้องพักจะว่างสำหรับการจองใหม่หลังการยกเลิก
หากต้องการบันทึกกรณีผู้เข้าพักไม่มาเข้าพักตามการจอง สำหรับการจองโดยตรงหรือการจองด้วยตนเองที่สร้างใน Little Hotelier ให้ยกเลิกการจอง (ไม่มีตัวเลือกสำหรับกรณีนี้โดยเฉพาะ)
หมายเหตุ: คุณไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าการเติมห้องว่างอัตโนมัติ เนื่องจากคุณสมบัตินี้ทำงานโดยอัตโนมัติอยู่แล้ว และไม่สามารถปิดใช้งานการเติมห้องว่างอัตโนมัติได้
ฉันสามารถยกเลิกห้องเดียวในการจองที่มีหลายห้องได้หรือไม่
หากการจองมีห้องพักตั้งแต่ 2 ห้องขึ้นไป คุณสามารถลบห้องใดห้องหนึ่งออกได้โดยไม่ต้องยกเลิกการจองทั้งหมด
วิธียกเลิกห้องเดียว
เปิดการจอง
ไปที่แท็บ รายละเอียด
ค้นหาห้องที่ต้องการยกเลิก (เช่น ห้อง 101)
วางเมาส์ไว้ที่แถวของห้องนั้น แล้วคลิกเครื่องหมาย “X” สีแดงทางด้านขวาเพื่อลบออก
คลิก บันทึก
หมายเหตุ (การคืนเงิน):
การชำระเงินของ Little Hotelier: เปิดการจอง ไปที่แท็บการชำระเงิน คลิกดำเนินการคืนเงิน แล้วทำตามขั้นตอนเพื่อดำเนินการคืนเงินให้เสร็จสมบูรณ์
หากสถานประกอบการของคุณใช้ระบบการชำระเงินของบุคคลที่สาม ให้ดำเนินการคืนเงินโดยตรงในระบบนั้น จากนั้นบันทึกการคืนเงินสำหรับการจองนี้
การดำเนินการชำระเงินด้วยการชำระเงินของ Little Hotelier
ดำเนินการชำระเงินโดยตรงด้วยการชำระเงินของ Little Hotelier
เปิดการจอง
ไปที่แท็บ การชำระเงิน
คลิก ดำเนินการชำระเงิน
ป้อนจำนวนเงินและรายละเอียดบัตร
คลิก ดำเนินการ
รายละเอียดบัตรชำระเงินจะถูกลบโดยอัตโนมัติภายใน 7 วันหลังเช็กเอาต์ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนด PCI DSS (มาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลบัตรชำระเงิน)
แนวทางปฏิบัติที่แนะนำ
การตรวจสอบเป็นประจำ: ตรวจสอบปฏิทินทุกวัน ตรวจสอบผู้เข้าพักที่จะมาถึง และตรวจสอบสถานะการชำระเงิน
ความถูกต้องของข้อมูล: ตรวจสอบรายละเอียดการจองและการจัดห้องพักซ้ำอีกครั้งเสมอ
การจัดการการชำระเงิน: ดำเนินการรับเงินมัดจำโดยทันทีและอัปเดตบันทึกการชำระเงินอยู่เสมอ
การสื่อสารกับผู้เข้าพัก: ยืนยันการจองและแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง
ข้อควรทราบสำคัญ:
อัปเดตสถานะเป็น เช็กเอาต์แล้ว ทุกครั้งที่ผู้เข้าพักเดินทางออก วิธีนี้ช่วยให้คุณติดตามการจองที่เสร็จสมบูรณ์ได้
ไม่สามารถลบประเภทห้องพักและแผนราคาได้ ตราบใดที่ยังมีการจองที่มีสถานะ “ยืนยันแล้ว” หรือ “เช็กอินแล้ว” อยู่ แม้ว่าผู้เข้าพักจะเดินทางออกจากสถานประกอบการไปแล้วก็ตาม
ตรวจสอบห้องว่างก่อนสร้างการจองด้วยตนเองทุกครั้ง
แยกความคิดเห็นของผู้เข้าพักออกจากบันทึกภายใน
ห้ามระบุข้อมูลบัตรเครดิตไว้ในความคิดเห็นหรือบันทึกใด ๆ
ตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมายในท้องถิ่นเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลผู้เข้าพัก
สร้างใบแจ้งหนี้หลังจากยืนยันรายละเอียดการจองเรียบร้อยแล้วเท่านั้น
ไม่สามารถลบการจองได้ ทำได้เพียงยกเลิกเท่านั้น
การจองที่ยกเลิกแล้วจะหายไปจากปฏิทิน แต่ยังคงเข้าถึงได้จากหน้าการจอง
ห้องพักจะว่างสำหรับการจองใหม่หลังการยกเลิก
ตรวจสอบการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับข้อกำหนดในการอัปเดตด้วยตนเองจากช่องทาง
ไม่สามารถพิมพ์รายละเอียดการชำระเงินของการจองได้ เนื่องจากข้อกำหนดการปฏิบัติตาม PCI