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Little Hotelier

Rastreabilidade

Todas as reservas devem ser documentadas. As transações comerciais devem ser documentadas de forma progressiva e retrógrada: desde o recibo até à declaração fiscal e vice-versa. A contabilidade deve ser compreensível para uma entidade terceira conhecedora num período razoável, de modo a que esta possa ter uma visão global das transações comerciais e dos sistemas de contabilidade. Para compreender os livros e registos, é necessário criar uma documentação informativa e completa do processo. O mesmo se aplica às instruções de trabalho e à sua execução prática.

Todas as reservas no Little Hotelier são claramente documentadas e registadas.

Todas as reservas são apresentadas no Calendário ou em Reservas.

As reservas canceladas não são removidas do sistema, mas atualizadas para o estado Cancelada.

As reservas não podem ser eliminadas por utilizadores nem por membros internos da equipa.

As reservas incluem o processamento de pagamentos, descontos e reembolsos, os quais são todos registados e acompanhados pelo Little Hotelier.

Os utilizadores podem facilmente introduzir transações adicionais processadas fora do sistema, de modo a obter registos completos das transações.

A funcionalidade de Livro-razão geral fornece informações claras sobre as reservas e as respetivas transações, acessíveis a uma entidade terceira conhecedora.

Completude

Documentação completa e exaustiva das transações comerciais individuais. Armazenamento seguro, proteção contra perdas. Controlos técnicos e organizacionais (por exemplo recodificação e verificações de plausibilidade, análises de lacunas ou itens repetidos).

O Little Hotelier regista todas as reservas, que não podem ser eliminadas, garantindo assim uma documentação completa e exaustiva.

O Little Hotelier utiliza tecnologia de ponta em nuvem, alojada na AWS, que fornece uma infraestrutura de computação global escalável, fiável e segura.

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Se ocorrer uma exceção nos dados, que exija a alteração dos dados subjacentes do Little Hotelier, apenas o administrador da base de dados tem permissões para fazer essa alteração. Todas as alterações efetuadas por um administrador da base de dados são claramente registadas, incluindo o ID do utilizador que efetuou a alteração, a hora dos dados, bem como o motivo comercial e técnico e a autorização correspondente

Precisão

As transações comerciais devem ser comprovadas por documentos de apoio. Apresentação baseada em normas contabilísticas - Deve ser possível traçar o percurso das transações comerciais desde a origem até ao processamento - de forma autêntica e sem falhas.

Os dados das reservas e das transações fiscais são registados e acompanhados desde o momento da criação. Todas e quaisquer alterações a estes dados são também registadas em tempo real. O Little Hotelier mantém um modelo de dados unificado em toda a aplicação, armazenamento de dados e sistemas de arquivo. Assim, o sistema mantém a integridade, a rastreabilidade e a segurança dos dados em todo o sistema.

Reservas e registos atempados

As transações comerciais devem ser registadas imediatamente após a sua ocorrência. Registo das reservas não monetárias no prazo de dez dias. Registo diário das receitas e despesas de caixa. Registo das reservas periódicas até ao final do mês seguinte.

O Little Hotelier permite que os utilizadores do estabelecimento registem todas as transações. Uma vez que o Little Hotelier funciona em nuvem, todas as reservas e transações são imediatamente armazenadas quando os utilizadores registam essas informações. No entanto, é da responsabilidade dos utilizadores registar todas as transações, em numerário ou não, no sistema, caso não utilizem um portal de pagamento integrado.

Ordem

Todas as reservas devem ser claras, distintas, ordenadas e compreensíveis. Devem ser imediatamente legíveis, apresentadas de forma individual e ordenadas objetivamente de acordo com as contas apropriadas.

O Little Hotelier tem uma funcionalidade de Livro-razão geral que permite aos utilizadores visualizar claramente as reservas e as transações por reserva:

Imutabilidade

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Uma reserva não deve ser modificada de forma a que o conteúdo original deixe de ser identificável. Todas as alterações e eliminações relacionadas com reservas eletrónicas devem ser registadas.

Todas as transações realizadas no Little Hotelier são armazenadas numa fonte de dados imutável, que não pode ser alterada pelos clientes. Os clientes não têm qualquer ponto de entrada para alterar os dados, a não ser através de ações que resultam na criação de um novo registo para cada alteração efetuada. É recolhido um instantâneo dos dados da reserva para cada modificação efetuada e armazenado para acompanhar todas as alterações.

Retenção

A legislação fiscal alemã exige adicionalmente que todos os registos contabilísticos, tanto em formato eletrónico como em papel, sejam armazenados na Alemanha, que todos os lançamentos contabilísticos sejam efetuados em território alemão e que os sistemas informáticos associados estejam localizados na Alemanha. Todos os recibos originais devem ser mantidos em território alemão durante 10 anos.

Todas as transações efetuadas no Little Hotelier para cada reserva são armazenadas numa fonte de dados imutável, com funcionalidades de arquivo integradas. Uma vez armazenados, esses dados podem ser acedidos a qualquer momento através da funcionalidade de Livro-razão geral, através do qual é possível aceder ao registo completo das transações. Para além de arquivar os dados ao nível da transação, o Little Hotelier também arquiva todos os dados de fechos cumulativos e perpétuos. Os dados arquivados nunca são eliminados, permanecendo disponíveis durante todo o período de utilização do sistema por parte do cliente.