Questa guida riguarda le norme di cancellazione per la prenotazione diretta.
Le norme di cancellazione per i canali (agenzie di viaggio online, OTA) devono essere impostate direttamente con il canale.
Informazioni sulle impostazioni di cancellazione per la prenotazione diretta
Quando definisci le norme di cancellazione per il tuo motore di prenotazione, hai a disposizione due livelli di impostazioni:
Impostazioni di cancellazione della struttura: si applicano per impostazione predefinita a tutte le tariffe delle camere;
Impostazioni di cancellazione delle camere: ti permettono di definire norme diverse per specifiche tariffe delle camere.
Perché gli ospiti possano modificare o cancellare autonomamente le proprie prenotazioni, attiva Consenti la cancellazione da parte degli ospiti e imposta le penali di cancellazione sia a livello di struttura sia a livello di tariffa della camera.
Definire le norme di cancellazione per la prenotazione diretta
Impostazioni di cancellazione della struttura
Per definire le impostazioni di cancellazione della struttura per la prenotazione diretta:
Vai a Prenotazione diretta > Configurazione > Impostazioni di cancellazione.
Fai clic sull'icona a forma di matita per la modifica sotto Impostazioni di cancellazione della struttura.
Seleziona Consenti la cancellazione da parte degli ospiti per permettere agli ospiti di modificare o cancellare le prenotazioni. Se l'opzione non è attivata a livello di struttura e non la imposti per una specifica tariffa della camera, gli ospiti dovranno contattare direttamente la tua struttura per richiedere la modifica o la cancellazione della prenotazione.
Inserisci una descrizione delle norme di cancellazione della tua struttura.
Definisci le penali di cancellazione della tua struttura. Scegli Penale predefinita per applicare le stesse regole tutto l'anno, oppure Seleziona date per definire penali valide per date specifiche.
Fai clic su Pubblica modifiche.
Impostazioni di cancellazione delle camere
Definisci norme di cancellazione specifiche per le singole tariffe delle camere relative alla prenotazione diretta:
Vai a Prenotazione diretta > Configurazione > Impostazioni di cancellazione.
In Impostazioni di cancellazione delle camere, trova la tariffa della camera.
Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso > fai clic sul pulsante con i puntini di sospensione (tre puntini) > fai clic su Modifica impostazioni di cancellazione.
Definisci le norme di cancellazione e le penali della camera.
Fai clic su Pubblica modifiche.
Queste impostazioni sovrascrivono le norme di cancellazione della struttura per le date selezionate.
Come funzionano le penali di cancellazione?
Ogni regola di penale è composta da due parti: Penale, che stabilisce quanto viene addebitato all'ospite (ad esempio, Prima notte, una percentuale o l'importo totale), e Giorni prima dell'arrivo, che stabilisce con quanto anticipo rispetto all'arrivo si applica la penale. Le cancellazioni effettuate entro questo numero di giorni dall'arrivo comportano l'addebito della penale, mentre quelle effettuate prima sono gratuite. Puoi aggiungere più di una regola per addebitare importi diversi man mano che l'arrivo si avvicina.
Scegli l'importo della Penale, quindi imposta Giorni prima dell'arrivo. Ad esempio: Prima notte entro 7 giorni oppure 50% entro 14 giorni;
Per addebitare importi diversi in momenti diversi, aggiungi una regola per ogni fascia. Ad esempio: 50% entro 45 giorni e 100% entro 7 giorni;
Per rendere una tariffa non rimborsabile per tutte le date, imposta Penale su Importo totale (100%) e Giorni prima dell'arrivo su 731 (il massimo), in modo che la penale copra anche le prenotazioni effettuate con così tanto anticipo.
Traduzioni per le norme di cancellazione
Se aggiorni il testo delle norme di cancellazione, controlla le impostazioni di traduzione per assicurarti che gli ospiti che usano altre lingue vedano la modifica.
Se la traduzione automatica è attivata, le norme di cancellazione vengono tradotte automaticamente;
in caso contrario, aggiungi manualmente la traduzione delle norme di cancellazione: vai a Prenotazione diretta > Configurazione > Traduzioni, fai clic sulla lingua, quindi aggiorna le norme in Norme.
Perché le norme di cancellazione non vengono aggiornate nelle altre lingue?
L'aggiornamento delle norme in Prenotazione diretta > Configurazione > Impostazioni di cancellazione modifica soltanto la lingua predefinita. Se il tuo motore di prenotazione diretta è disponibile in più lingue, devi aggiornare anche le traduzioni in Configurazione > Traduzioni > Norme, altrimenti gli ospiti vedranno le norme precedenti. Questo non vale se la traduzione automatica è attivata.
Come vengono mostrate le norme di cancellazione nel tuo motore di prenotazione
Le norme di cancellazione della struttura e delle tariffe delle camere vengono mostrate in:
pagina ed e-mail di conferma della prenotazione dell'ospite;
dettagli delle tariffe delle camere nel tuo motore di prenotazione.
Le norme di cancellazione della struttura vengono mostrate anche nella scheda Norme del tuo motore di prenotazione.
Gli ospiti vedranno uno di questi messaggi per ogni tariffa:
“Non rimborsabile”: viene mostrato quando è impostata una penale del 100% per tutte le date che precedono l'arrivo. Per applicare la penale a tutte le date che precedono l'arrivo, imposta Giorni prima dell'arrivo su 731 (il massimo). In caso di cancellazione verrà applicato come penale il pagamento dell'intero importo.
“Si applica una penale di cancellazione”: viene mostrato quando è impostata una penale parziale. In caso di cancellazione verrà addebitato un importo parziale.
“Cancellazione gratuita!”: viene mostrato quando non è impostata alcuna penale per le cancellazioni effettuate in qualsiasi momento prima dell'arrivo. Cancellare non comporta alcun costo.
“Cancellazione gratuita prima del [data]”: viene mostrato quando la cancellazione è gratuita fino a una data specifica, dopo la quale si applicano le penali. Cancellare prima della data indicata non comporta alcun costo.
Modifiche degli ospiti alle prenotazioni dirette
Gli ospiti possono modificare autonomamente le proprie prenotazioni, quindi non dovranno telefonare per richieste semplici come il cambio di date, di occupazione o di dati.
Gli ospiti possono modificare quanto segue:
Date del soggiorno (se la stessa tipologia di camera è disponibile)
Numero totale di ospiti (se la camera può accogliere il nuovo numero totale di ospiti)
Aggiornamento dei dati dell'ospite (inclusi nome, indirizzo, indirizzo e-mail, orario di arrivo, richieste personali e campi cliente)
Il pulsante di modifica non viene visualizzato quando:
una prenotazione viene effettuata nello stesso giorno dell'arrivo;
una prenotazione include un servizio aggiuntivo;
le cancellazioni non sono consentite;
le impostazioni di cancellazione non sono definite correttamente;
il tipo di e-mail Modifica della prenotazione non è attivato in Prenotazione diretta > Configurazione > Comunicazioni con gli ospiti.
Nota: per vedere quali modifiche hanno apportato gli ospiti alla propria prenotazione, confronta l'e-mail di conferma originale con l'e-mail di modifica, perché la cronologia delle modifiche non viene salvata nel sistema.
Suggerimenti utili
Valuta una certa flessibilità stagionale nelle tue norme;
Aggiungi le traduzioni delle norme di cancellazione in Prenotazione diretta > Configurazione > Traduzioni, in modo che vengano mostrate correttamente agli ospiti che visualizzano il tuo motore di prenotazione in altre lingue;
Attiva le e-mail di conferma della cancellazione in Prenotazione diretta > Configurazione > Comunicazioni con gli ospiti > Cancellazione della prenotazione;
Quando copi le impostazioni tra tariffe delle camere, usa la funzione “Assegna impostazioni di cancellazione” per risparmiare tempo (fai clic sulla freccia rivolta verso il basso della tariffa della camera > fai clic sul pulsante con i puntini di sospensione (tre puntini) > fai clic su Assegna impostazioni di cancellazione).