Cos'è una fattura?
Una fattura è un documento ufficiale che registra i dettagli di una transazione tra la tua struttura e un ospite. Include tutti i dettagli della prenotazione, i costi e le informazioni di pagamento, fornendo un chiaro registro finanziario per te e per i tuoi ospiti.
Come generare una fattura
Dopo aver creato una prenotazione, potrai generare una fattura per la nuova prenotazione.
Prima di iniziare
Assicurati che tutti i dettagli della prenotazione nella scheda Dettagli siano corretti.
Ricorda che generare una fattura crea un registro permanente; qualsiasi modifica successiva richiederà una nuova fattura.
Passaggi per creare una fattura
Trova la prenotazione sul Calendario o in Prenotazioni.
Fai clic sulla prenotazione in modo che appaia il riepilogo.
Accedi alla scheda Fatture.
Per le nuove prenotazioni, fai clic su Crea fattura dopo aver verificato che tutti i dettagli siano corretti.
Modificare i dettagli della prenotazione dopo aver generato la fattura potrebbe richiedere un aggiornamento della fattura. Questo crea una nuova fattura con un numero di fattura diverso.
Come aggiornare una fattura esistente
Se hai già generato una fattura, sarà necessario aggiornarla se modifichi uno dei seguenti elementi:
Data di check-in o check-out
Camere (aggiunte o rimosse)
Tipologie di camera per uno dei soggiorni
Piano tariffario e tariffa della camera
Numero di occupanti per uno dei soggiorni
Servizi extra (aggiunti, modificati o rimossi)
Pagamenti (registrati, elaborati o rimborsati)
Dettagli del cliente
Stato della prenotazione
Aggiorna le fatture solo quando strettamente necessario per evitare di avere numerose fatture non valide nel sistema.
Passaggi per aggiornare una fattura
Trova la prenotazione sul Calendario o in Prenotazioni.
Fai clic sul lato destro dell’icona della prenotazione in modo che si apra.
Modifica i dettagli della prenotazione.
Controlla attentamente tutti i dettagli nella scheda Dettagli e fai clic su Salva per aggiornare le modifiche.
Accedi alla scheda Fatture.
Troverai le seguenti:
Il numero di fattura attuale
Un pulsante Questa fattura non è più applicabile., fai clic qui per aggiornare.
La data di emissione della fattura attuale.
Fai clic su Questa fattura non è più applicabile per generare una nuova fattura con i dettagli aggiornati.
Nota:
Una volta creata una fattura, non può essere eliminata o modificata. Il sistema genera una nuova fattura e contrassegna le versioni precedenti come non valide. Questo è spesso un requisito legale a seconda della località.
Solo l'ultima fattura è valida. Tutte le versioni precedenti visualizzeranno una filigrana Non valida.
Sistema di numerazione delle fatture
Quando aggiorni una fattura, la nuova versione mantiene il numero base della fattura con un numero di sequenza aggiuntivo, che indica quante volte è stata aggiornata.
Esempio:
Fattura originale: INV-100-XYZ
Dopo il primo aggiornamento: INV-100-XYZ-1
Dopo il decimo aggiornamento: INV-100-XYZ-10
Il numero di sequenza tiene traccia del numero di modifiche, non delle versioni. "INV-100-XYZ-1" è tecnicamente la seconda versione della fattura, e INV-100-XYZ-10 è l'undicesima versione.
Eccezione per le strutture in Spagna
Per le strutture situate in Spagna.
Le fatture e le fatture rettificate seguono un formato di numerazione differente, in conformità con la normativa fiscale spagnola. Ad esempio:
Fattura: 2022-01-struttura-001
Fattura rettificata: R-2022-01-Struttura-001
Per maggiori dettagli su come funzionano le fatture rettificate in Spagna e sul formato di numerazione richiesto, consulta Rettificare una fattura (Spagna).
Informazioni incluse in una fattura
Sezione | Campi |
| Numero fattura |
| Data fattura |
Informazioni sulla struttura | Header |
| logo |
| Nome e indirizzo della struttura |
| Informazioni di contatto (numeri di telefono, email) |
| Partiva Iva |
| Norma di pagamento |
Informazioni sull'ospite | Nome (nome e cognome) |
| Indirizzo completo (strada, città, stato/provincia, codice postale, Paese) |
Dettagli della prenotazione | Stato del pagamento (Pagato o Non pagato) |
| Numero di prenotazione |
| Stato della prenotazione |
| Date di arrivo e partenza |
| numero di notti; |
| Numero di ospiti (adulti, bambini, neonati) |
Suddivisione del pagamento | Tariffe notturne con date |
| Descrizione del piano tariffario |
| Numero camera |
| Articoli extra con quantità |
| Costi per articolo e costi totali |
| Registri dei pagamenti |
| Subtotale, totale e saldo residuo |
Personalizza l'aspetto (brand, layout e contenuto) delle fatture in Configurazione > Personalizzazione delle fatture.
Come stampare una fattura
Trova la prenotazione sul Calendario o in Prenotazioni
Fai clic sulla prenotazione in modo che appaia il riepilogo.
Fai clic su Stampa.
Seleziona Fattura dal menu a discesa.
Si aprirà una nuova finestra con un'anteprima di stampa.
Fai clic su Stampa.
Se lo desideri, puoi anche salvare la fattura come PDF sul tuo computer selezionando Salva come PDF.
Come inviare una fattura via email
Trova la prenotazione sul Calendario o in Prenotazioni
Fa clic sulla prenotazione per aprire il pop-up di riepilogo.
Fai clic su E-mail.
Seleziona Fattura dal menu a discesa.
La fattura verrà ora inviata all'indirizzo e-mail del contatto principale sulla prenotazione.
Note:
Se non disponi di Little Hotelier Pay, puoi usare la fattura come ricevuta per l'ospite. Prima registra il pagamento dell'ospite per mostrare un saldo residuo pari a 0,00.
Extra: una fattura viene generata in base alla prenotazione della camera associata e non può essere creata solo per gli extra.