Cos'è una fattura?
Una fattura è un documento ufficiale che registra i dettagli di una transazione tra la tua struttura e un ospite. Include tutti i dettagli della prenotazione, i costi e le informazioni di pagamento, fornendo un chiaro registro finanziario per te e per i tuoi ospiti.
Come generare una fattura
Dopo aver creato una prenotazione, puoi generare una fattura per la nuova prenotazione.
Prima di iniziare
Assicurati che tutti i dettagli della prenotazione nella scheda Dettagli siano corretti.
Ricorda che la generazione di una fattura crea un registro permanente: qualsiasi modifica successiva richiederà una nuova fattura.
Passaggi per generare una fattura
Individua la prenotazione nel Calendario o in Prenotazioni.
Clicca sulla prenotazione per aprire il pop-up di riepilogo.
Vai alla scheda Fatture.
Per le nuove prenotazioni, clicca su Genera fattura dopo aver verificato che tutti i dettagli siano corretti.
La modifica dei dettagli della prenotazione dopo la generazione di una fattura richiederà un aggiornamento della fattura. Questo crea una nuova fattura con un numero di fattura diverso.
Come aggiornare una fattura esistente
Se hai già generato una fattura, sarà necessario aggiornarla se modifichi uno dei seguenti elementi:
Data di check-in o check-out
Camere (aggiunte o rimosse)
Tipo di camera per qualsiasi soggiorno
Piano tariffario per qualsiasi soggiorno
Numero di occupanti per qualsiasi soggiorno
Extra (aggiunti, modificati o rimossi)
Pagamenti (registrati, elaborati o rimborsati)
Dati del cliente
Stato della prenotazione
Aggiorna le fatture solo quando assolutamente necessario per evitare di avere numerose fatture non valide nel tuo sistema.
Passaggi per aggiornare una fattura
Individua la prenotazione nel Calendario o in Prenotazioni.
Clicca sul lato destro del marcatore della prenotazione per aprirla.
Modifica i dettagli della prenotazione.
Controlla attentamente tutti i dettagli nella scheda Dettagli e clicca su Salva per aggiornare le modifiche.
Vai alla scheda Fatture.
Vedrai:
Il numero di fattura attuale
Un pulsante La fattura non è aggiornata, clicca qui per aggiornarla
La data di emissione della fattura attuale
Clicca su La fattura non è aggiornata per generare una nuova fattura con i dettagli aggiornati.
Note:
Una volta creata, una fattura non può essere eliminata né modificata. Il sistema genera una nuova fattura e contrassegna le versioni precedenti come non valide. Questo è spesso un requisito legale a seconda della tua posizione.
Solo l'ultima fattura è valida. Tutte le versioni precedenti visualizzeranno una filigrana Non valida.
Sistema di numerazione delle fatture
Quando aggiorni una fattura, la nuova versione mantiene il numero base della fattura con un numero di sequenza aggiuntivo, che indica quante volte è stata aggiornata.
Esempio:
Fattura originale: INV-100-XYZ
Dopo il primo aggiornamento: INV-100-XYZ-1
Dopo il decimo aggiornamento: INV-100-XYZ-10
Il numero di sequenza tiene traccia del numero di modifiche, non delle versioni. "INV-100-XYZ-1" è tecnicamente la seconda versione della fattura, e INV-100-XYZ-10 è l'undicesima versione.
Informazioni incluse in una fattura
Sezione | Campi |
| Numero fattura |
| Data fattura |
Informazioni sulla struttura | Intestazione |
| Logo |
| Nome e indirizzo della struttura |
| Informazioni di contatto (numeri di telefono, email) |
| Numero fiscale |
| Norme di pagamento |
Informazioni sull'ospite | Nome (nome e cognome) |
| Indirizzo completo (via, città, stato/provincia, codice postale, paese) |
Dettagli prenotazione | Stato del pagamento (Pagato o Non pagato) |
| Numero prenotazione |
| Stato della prenotazione |
| Date di arrivo e partenza |
| Numero di notti |
| Numero di ospiti (adulti, bambini, neonati) |
Riepilogo pagamento | Costi per notte con date |
| Descrizione del piano tariffario |
| Numero camera |
| Extra con quantità |
| Costi unitari e totali |
| Registrazioni di pagamento |
| Subtotale, totale e saldo residuo |
Personalizza l'aspetto delle tue fatture in Impostazioni > Personalizza fatture.
Come stampare una fattura
Individua la prenotazione nel Calendario o in Prenotazioni.
Clicca sulla prenotazione per aprire il pop-up di riepilogo.
Clicca su Stampa.
Seleziona Fattura dal menu a discesa.
Si aprirà una nuova finestra con un'anteprima di stampa.
Clicca su Stampa.
Puoi salvare la fattura come PDF sul tuo computer selezionando Salva come PDF nella finestra di dialogo di stampa.
Come inviare una fattura via email
Individua la prenotazione nel Calendario o in Prenotazioni.
Clicca sulla prenotazione per aprire il pop-up di riepilogo.
Clicca su Email.
Seleziona Fattura dal menu a discesa.
La fattura verrà inviata automaticamente all'indirizzo email del contatto principale della prenotazione.
💡 Se non disponi di Little Hotelier Pay, puoi usare la fattura come ricevuta per l'ospite. Prima registra il pagamento dell'ospite per mostrare un saldo residuo pari a 0,00.