Ringkasan
Reservasi adalah elemen inti dalam mengelola inventaris properti Anda. Saat reservasi dibuat, kamar akan ditahan untuk tamu Anda agar tidak dapat dipesan oleh orang lain. Ketersediaan kamar akan otomatis disesuaikan, dan channel yang terhubung akan menampilkan ketersediaan terbaru ini sehingga risiko kelebihan pemesanan berkurang.
Reservasi dapat dibuat oleh tamu (melalui channel yang terhubung atau mesin pemesanan langsung Anda) atau secara manual melalui Little Hotelier. Semua reservasi (lampau, saat ini, dan mendatang) ditampilkan di Kalender.
Mengelola reservasi dengan efektif membantu Anda menjaga akurasi data tamu untuk referensi di masa mendatang serta menghasilkan laporan yang terperinci.
Menemukan reservasi
Anda dapat menemukan reservasi di dua tempat:
Kalender: cari berdasarkan tanggal check-in atau check-out
Reservasi: cari berdasarkan detail reservasi
Mencari di halaman Reservasi
Untuk menemukan reservasi melalui halaman Reservasi, Anda dapat mencari berdasarkan:
Nama belakang tamu
Nomor referensi pemesanan
Nomor Invoice
Jenis tanggal: CheckIn, CheckOut, atau BookedOn (tanggal reservasi dibuat)
Tanggal dari dan Tanggal sampai: cari berdasarkan rentang tanggal. Kolom ini dapat dikosongkan jika tanggalnya tidak diketahui. Kosongkan kedua kolom saat mencari berdasarkan nama tamu, nomor referensi pemesanan, atau nomor Invoice, agar hasil pencarian di luar rentang tanggal saat ini tidak terlewat
Status: Confirmed, Checked-in, Checked-out, atau Cancelled
Sumber: sumber pemesanan (channel)
Klik Cari untuk melihat hasilnya. Klik salah satu reservasi untuk membukanya dan melihat detail lengkapnya.
Mengidentifikasi sumber pemesanan dari ID Reservasi
Nomor Referensi atau ID Reservasi menunjukkan asal pemesanan tersebut:
LH: pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier
BBN atau BB: pemesanan yang dibuat melalui mesin pemesanan di situs web Anda (Pemesanan Langsung)
Kode channel: setiap channel (OTA) memiliki kode uniknya masing-masing (misalnya, BDC untuk Booking.com)
Channel akan menampilkan kode channel tersebut (seperti EXP-1234 untuk Expedia atau BDC-1234 untuk Booking.com)
Channels Plus: reservasi dari Channels Plus akan menampilkan 2 kolom pada detail reservasi, yaitu Channel dan Affiliate. Detail reservasi Channels Plus hanya dapat diakses langsung melalui Little Hotelier, bukan melalui ekstranet channel tersebut
CHP: reservasi Channels Plus memiliki awalan "CHP-" (misalnya, "CHP-1a12345-25"). Kolom Sumber juga akan menampilkan "Channels Plus" yang diikuti dengan nama channel tempat tamu melakukan pemesanan (misalnya, "Channels Plus/Trip.com")
Membuat reservasi
Kapan harus membuat reservasi manual
Meskipun sebagian besar pemesanan masuk secara otomatis melalui OTA dan mesin pemesanan Anda, Anda tetap perlu membuat reservasi manual untuk tamu yang datang langsung, pemesanan langsung melalui telepon atau email, pemesanan dari agen perjalanan, atau untuk menangani kelebihan reservasi dari properti mitra.
Cara membuat reservasi
Anda dapat membuat reservasi manual dari dua tempat:
Dari Kalender: gunakan tombol +Reservasi atau klik dan seret pada Kalender
Dari Reservasi: klik +Buat reservasi
Detail reservasi
Informasi umum: tanggal check-in/check-out, tipe kamar, paket harga, nomor kamar, jumlah tamu, harga, dan diskon
Detail kontak utama: nama (wajib diisi), informasi kontak, detail pembayaran, waktu kedatangan, dokumen identitas, persetujuan pemasaran, dan permintaan khusus
Mengedit reservasi
Little Hotelier menyediakan beberapa tab untuk mengelola berbagai aspek reservasi:
Tab Detail: ubah tanggal, tipe kamar, paket harga, jumlah tamu, harga, dan informasi kontak utama
Tab Tamu: kelola tamu tambahan dan tetapkan tamu utama
Tab Fasilitas: lihat fasilitas yang tersedia pada paket harga
Tab Item Tambahan: tambahkan dan kelola item tambahan yang dijual
Tab Pembayaran: proses pembayaran, tangani pengembalian dana, dan pantau deposit
Tab Catatan: tambahkan catatan internal dan dokumentasikan permintaan khusus
Tab Invoice: buat dan kelola Invoice
Bisakah saya mengubah harga kamar?
Anda hanya dapat mengubah harga kamar secara langsung di Little Hotelier jika reservasi dibuat secara manual, sebagai tamu yang datang langsung, atau jika sumber reservasi berasal dari Ekstranet (pemesanan langsung).
Untuk mengubah harga kamar:
Buka Kalender, lalu buka reservasi tersebut.
Pada menu tarik-turun Tarif Kamar, pilih opsi kosong.
Pada kolom Kamar, masukkan total harga kamar akhir yang telah disepakati.
Klik Simpan.
⚠️ Harga harian akan otomatis dihitung secara proporsional (pro-rata) dan akan muncul pada Invoice reservasi.
Untuk reservasi Channel/OTA, perubahan harga harus dilakukan melalui platform pemesanan asal. Hubungi channel tersebut secara langsung untuk mengubah harga.
Memperbarui status reservasi / Check-in dan check-out tamu
Menjaga status reservasi tetap terkini membantu Anda memantau masa inap yang telah selesai, mengelola ketersediaan kamar, dan menjaga akurasi data.
Terdapat tiga status reservasi:
Confirmed: status default untuk reservasi baru
Checked-in: tamu telah tiba dan kunci kamar telah diberikan
Checked-out: tamu telah meninggalkan properti dan kamar siap dibersihkan
Untuk memperbarui status reservasi, misalnya untuk melakukan check-out tamu:
Dari Kalender atau Reservasi, klik reservasi untuk membukanya.
Di pojok kanan bawah, klik menu tarik-turun status.
Pilih status baru (misalnya, ubah menjadi Checked-out).
Klik Simpan.
Mencetak formulir registrasi
Little Hotelier menyediakan formulir registrasi yang dapat Anda gunakan sebagai formulir check-in. Untuk mencetak formulir registrasi suatu reservasi:
Buka Kalender.
Buka reservasi tersebut.
Klik Cetak.
Pilih Formulir Registrasi.
💡 Untuk mencetak formulir registrasi bagi semua reservasi yang check-in pada tanggal tertentu, buka Laporan > Operasional > Check-in, pilih tanggal check-in dan check-out Anda, klik Jalankan Laporan, lalu pilih Cetak Formulir Registrasi.
Membatalkan reservasi
Membatalkan reservasi yang dibuat melalui channel
⚠️ Anda tidak dapat mengedit atau membatalkan reservasi OTA (channel) secara langsung di Little Hotelier. Reservasi yang dibuat melalui OTA (channel) harus diubah atau dibatalkan oleh tamu melalui channel yang digunakan untuk memesan.
Hanya reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier atau melalui Pemesanan Langsung yang dapat diedit di Little Hotelier.
⚠️ Hanya reservasi berstatus Confirmed yang dapat langsung dibatalkan. Reservasi berstatus Checked-in/Checked-out memerlukan perubahan status terlebih dahulu. Pembatalan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan kembali.
Cara membatalkan reservasi di Little Hotelier
Untuk membatalkan reservasi:
Buka reservasi tersebut
Klik Batalkan Pemesanan pada tab Detail
Klik Ya, Saya Yakin untuk mengonfirmasi
Untuk reservasi yang dibuat melalui channel pemesanan yang terhubung, tamu harus membatalkannya melalui platform pemesanan asal, dan channel tersebut akan otomatis memperbarui inventaris Anda. Pembaruan manual mungkin diperlukan jika channel tidak mengirimkan pembaruan otomatis atau jika channel tersebut dinonaktifkan.
Penting: agar pemesanan dan pembatalan dapat disinkronkan secara otomatis, channel harus dalam keadaan terhubung dan aktif pada saat pemesanan dilakukan. Reservasi yang dibuat sebelum channel terhubung atau saat channel/tarif dinonaktifkan tidak akan tersinkronkan dan memerlukan entri manual.
Catatan:
Reservasi tidak dapat dihapus, hanya dapat dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan akan hilang dari Kalender, tetapi tetap dapat diakses di Reservasi
Kamar akan kembali tersedia untuk pemesanan baru setelah pembatalan
Untuk mencatat ketidakhadiran tamu (no-show) pada pemesanan langsung atau reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier, batalkan reservasi tersebut (tidak tersedia opsi no-show)
Catatan: Anda tidak perlu mengaktifkan pengaturan pengisian ulang otomatis karena fitur ini berjalan secara otomatis. Pengisian ulang otomatis tidak dapat dinonaktifkan
Bisakah saya membatalkan satu kamar dalam reservasi dengan beberapa kamar?
Jika suatu reservasi mencakup dua kamar atau lebih, Anda dapat menghapus salah satu kamar tanpa membatalkan seluruh reservasi.
Untuk membatalkan satu kamar:
Buka reservasi tersebut.
Buka tab Detail.
Temukan kamar yang ingin dibatalkan (misalnya, Kamar 101).
Arahkan kursor ke baris kamar tersebut, lalu klik tanda "X" merah di sebelah kanan untuk menghapusnya.
Klik Simpan.
Catatan (pengembalian dana):
Little Hotelier Pay: buka reservasi, buka tab Pembayaran, klik Proses Pengembalian Dana, lalu ikuti petunjuk untuk menyelesaikan proses pengembalian dana.
Jika properti Anda menggunakan sistem pembayaran pihak ketiga, lakukan pengembalian dana secara langsung melalui sistem tersebut, lalu catat pengembalian dana untuk reservasi tersebut
Memproses pembayaran dengan Little Hotelier Pay
Proses pembayaran secara langsung dengan Little Hotelier Pay:
Buka reservasi tersebut
Buka tab Pembayaran
Klik Proses Pembayaran
Masukkan jumlah pembayaran dan detail kartu
Klik Proses
Detail kartu pembayaran akan otomatis dihapus tujuh hari setelah check-out untuk mematuhi regulasi PCI DSS.
Praktik terbaik
Pemantauan rutin: periksa Kalender setiap hari, tinjau kedatangan tamu mendatang, dan verifikasi status pembayaran
Akurasi data: periksa kembali semua detail pemesanan dan penetapan kamar
Pengelolaan pembayaran: proses deposit segera dan pastikan catatan pembayaran selalu diperbarui
Komunikasi dengan tamu: konfirmasi pemesanan dan selalu informasikan setiap perubahan kepada tamu
Catatan penting:
Selalu perbarui status menjadi Checked-out saat tamu berangkat. Hal ini membantu Anda memantau reservasi yang telah selesai
Tipe kamar dan tarif kamar tidak dapat dihapus selama masih ada reservasi berstatus "Confirmed" atau "Checked-in" - meskipun tamu sudah meninggalkan properti Anda
Verifikasi ketersediaan sebelum membuat reservasi manual
Pisahkan komentar tamu dari catatan internal
Jangan pernah mencantumkan informasi kartu kredit di dalam komentar atau catatan
Tinjau persyaratan hukum setempat terkait pengumpulan informasi tamu
Buat Invoice hanya setelah detail reservasi difinalisasi
Reservasi tidak dapat dihapus, hanya dapat dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan akan hilang dari Kalender, tetapi tetap dapat diakses di Reservasi
Kamar akan kembali tersedia untuk pemesanan baru setelah pembatalan
Pantau notifikasi email terkait kebutuhan pembaruan manual dari channel
Detail pembayaran reservasi tidak dapat dicetak karena persyaratan kepatuhan PCI