Pemesanan
Pemesanan adalah elemen inti dalam mengelola inventaris properti Anda. Saat pemesanan dibuat, sebuah kamar akan diblokir untuk tamu Anda agar tidak dapat dipesan oleh orang lain. Ketersediaan kamar secara otomatis akan diperbarui, dan channel yang terhubung akan mencerminkan ketersediaan baru ini, sehingga mengurangi risiko overbooking.
Pemesanan dapat dibuat oleh tamu (melalui channel yang terhubung atau mesin pemesanan langsung Anda) atau secara manual melalui Little Hotelier. Semua pemesanan (masa lalu, saat ini, dan mendatang) ditampilkan di Kalender.
Mengelola pemesanan secara efektif membantu Anda menjaga data tamu yang akurat untuk referensi di masa mendatang, serta menghasilkan laporan yang terperinci.
Menemukan Pemesanan
Anda dapat menemukan pemesanan di dua tempat:
Kalender: Cari berdasarkan tanggal check-in atau check-out
Pemesanan: Cari berdasarkan detail pemesanan
Pencarian di Halaman Pemesanan
Untuk menemukan pemesanan melalui halaman Pemesanan, Anda dapat mencari berdasarkan:
Nama belakang tamu
Referensi pemesanan
Nomor invoice
Tipe tanggal: Check-In, Check-Out, atau Tanggal Pemesanan (tanggal pemesanan dibuat)
Tanggal mulai dan Tanggal selesai: cari berdasarkan rentang tanggal. Anda dapat mengosongkan kolom ini jika tanggal tidak diketahui. Kosongkan kedua kolom saat mencari berdasarkan nama tamu, referensi pemesanan, atau nomor invoice agar hasil di luar rentang tanggal saat ini tidak terlewat.
Status: Dikonfirmasi, Check-in, Check-out, atau Dibatalkan
Sumber: sumber pemesanan (channel)
Klik Cari untuk melihat hasil. Klik pemesanan untuk membukanya dan melihat detail lengkapnya.
Mengidentifikasi Sumber Pemesanan dari ID Reservasi
Nomor Referensi atau ID Reservasi memberi tahu Anda asal pemesanan:
LH: Pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier
BBN atau BB: Pemesanan yang dilakukan melalui mesin pemesanan di situs web Anda (Pemesanan Langsung)
Kode channel: Setiap channel (OTA) memiliki kode uniknya sendiri (misalnya, BDC untuk Booking.com)
Channel akan menampilkan kode channel (seperti EXP-1234 untuk Expedia atau BDC-1234 untuk Booking.com)
Membuat Pemesanan
Kapan Membuat Pemesanan Manual?
Meskipun sebagian besar pemesanan masuk secara otomatis melalui OTA dan mesin pemesanan Anda, Anda perlu membuat pemesanan manual untuk tamu walk-in, pemesanan langsung melalui telepon atau email, pemesanan dari agen perjalanan, atau untuk menangani kelebihan pemesanan dari properti mitra.
Cara Membuat Pemesanan
Anda dapat membuat pemesanan manual dari dua tempat:
Dari Kalender: Gunakan tombol +Pemesanan atau klik dan seret pada Kalender
Dari Pemesanan: Klik +Buat pemesanan
Detail Pemesanan
Informasi umum: Tanggal check-in/check-out, tipe kamar, paket harga, nomor kamar, jumlah tamu, harga, dan diskon
Detail kontak utama: Nama (wajib diisi), informasi kontak, detail pembayaran, waktu kedatangan, dokumen identitas, persetujuan pemasaran, dan permintaan khusus
Mengedit Pemesanan
Little Hotelier menyediakan beberapa tab untuk mengelola berbagai aspek pemesanan:
Tab Detail: Ubah tanggal, tipe kamar, paket harga, jumlah tamu, harga, dan informasi kontak utama
Tab Tamu: Kelola tamu tambahan dan tetapkan tamu utama
Tab Inklusi: Lihat inklusi paket harga
Tab Item tambahan: Tambahkan dan kelola item penjualan tambahan
Tab Pembayaran: Proses pembayaran, tangani pengembalian dana, dan lacak deposit
Tab Catatan: Tambahkan catatan internal dan dokumentasikan permintaan khusus
Tab Invoice: Buat dan kelola invoice
Apakah Saya Bisa Mengedit Harga Kamar?
Anda hanya dapat mengedit harga kamar secara langsung di Little Hotelier jika pemesanan dibuat secara manual, sebagai walk-in, atau jika sumber pemesanan adalah Extranet (pemesanan langsung).
Untuk mengedit harga kamar:
Buka Kalender dan buka pemesanan.
Pada menu dropdown Tarif kamar, pilih opsi kosong.
Pada kolom Kamar, masukkan total harga kamar akhir yang disepakati.
Klik Simpan.
⚠️ Harga harian akan dihitung secara proporsional secara otomatis dan akan muncul pada invoice pemesanan.
Untuk pemesanan melalui Channel/OTA, perubahan harga harus dilakukan melalui platform pemesanan asli. Hubungi channel secara langsung untuk mengubah harga.
Memperbarui Status Pemesanan / Check-in dan Check-out Tamu
Menjaga status pemesanan tetap diperbarui membantu Anda melacak masa menginap yang selesai, mengelola ketersediaan kamar, dan menjaga keakuratan data.
Terdapat tiga status pemesanan:
Dikonfirmasi: Status default untuk pemesanan baru
Check-in: Tamu telah tiba dan menerima kunci
Check-out: Tamu telah meninggalkan properti dan kamar siap dibersihkan
Untuk memperbarui status pemesanan, misalnya untuk check-out tamu:
Dari Kalender atau Pemesanan, klik pemesanan untuk membukanya.
Di sudut kanan bawah, klik dropdown status.
Pilih status baru (misalnya, Check-out).
Klik Simpan.
Mencetak Formulir Registrasi
Little Hotelier menyediakan formulir registrasi yang dapat Anda gunakan sebagai formulir check-in. Untuk mencetak formulir registrasi untuk sebuah pemesanan:
Buka Kalender.
Buka pemesanan.
Klik Cetak.
Pilih Formulir Registrasi.
💡 Untuk mencetak formulir registrasi untuk semua pemesanan yang check-in pada tanggal tertentu, buka Laporan > Operasional > Check-in, pilih tanggal check-in dan check-out Anda, klik Jalankan Laporan, lalu pilih Cetak Formulir Registrasi.
Membatalkan Pemesanan
⚠️ Pemesanan Channel (OTA): Anda tidak dapat mengedit atau membatalkan pemesanan OTA (channel) secara langsung di Little Hotelier. Pemesanan yang dilakukan melalui OTA (channel) harus diubah atau dibatalkan oleh tamu melalui channel yang digunakan untuk memesan.
Hanya pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier atau melalui Pemesanan Langsung yang dapat diedit di Little Hotelier.
⚠️ Hanya pemesanan Dikonfirmasi yang dapat dibatalkan secara langsung. Pemesanan dengan status Check-in atau Check-out memerlukan perubahan status terlebih dahulu. Pembatalan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan.
Cara Membatalkan Pemesanan
Buka pemesanan.
Klik Batalkan Pemesanan pada tab Detail.
Klik Ya, saya yakin untuk mengonfirmasi.
Untuk pemesanan yang dilakukan melalui channel pemesanan yang terhubung, tamu harus membatalkan melalui platform pemesanan asli mereka. Channel akan secara otomatis memperbarui inventaris Anda. Pembaruan manual mungkin diperlukan jika channel tidak mengirimkan pembaruan otomatis atau channel dinonaktifkan.
Penting: Agar pemesanan dan pembatalan tersinkronisasi secara otomatis, channel harus terhubung dan diaktifkan pada saat pemesanan. Pemesanan yang dibuat sebelum koneksi atau saat channel/tarif dinonaktifkan tidak akan tersinkronisasi, dan memerlukan entri manual.
Catatan:
Pemesanan tidak dapat dihapus, hanya dibatalkan.
Pemesanan yang dibatalkan akan hilang dari Kalender, tetapi tetap dapat diakses di menu Pemesanan.
Kamar akan kembali tersedia untuk pemesanan baru setelah pembatalan.
Untuk mencatat no-show pada pemesanan langsung atau pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier, batalkan pemesanan tersebut (tidak ada opsi no-show).
Anda tidak perlu mengaktifkan pengaturan pengisian ulang otomatis karena fitur ini berjalan secara otomatis dan tidak dapat dinonaktifkan.
Memproses Pembayaran dengan Little Hotelier Pay
Proses pembayaran secara langsung:
Buka pemesanan.
Buka tab Pembayaran.
Klik Proses Pembayaran.
Masukkan jumlah pembayaran dan detail kartu.
Klik Proses.
Detail kartu pembayaran akan otomatis dihapus tujuh hari setelah check-out sesuai dengan peraturan PCI DSS.
Praktik Terbaik
Pemantauan rutin: Periksa Kalender setiap hari, tinjau kedatangan yang akan datang, verifikasi status pembayaran
Keakuratan data: Periksa kembali semua detail pemesanan dan penugasan kamar
Manajemen pembayaran: Proses deposit dengan segera dan perbarui catatan pembayaran secara berkala
Komunikasi dengan tamu: Konfirmasi pemesanan dan beri tahu tamu tentang setiap perubahan
Catatan penting:
Selalu perbarui status ke Check-out saat tamu meninggalkan properti. Ini membantu Anda melacak pemesanan yang telah selesai.
Tipe kamar dan tarif kamar tidak dapat dihapus selama masih ada pemesanan dengan status "Dikonfirmasi" atau "Check-in" – meskipun tamu sudah meninggalkan properti Anda.
Verifikasi ketersediaan sebelum membuat pemesanan manual.
Pisahkan komentar tamu dari catatan internal.
Jangan pernah menyertakan informasi kartu kredit dalam komentar atau catatan.
Tinjau persyaratan hukum setempat terkait pengumpulan informasi tamu.
Buat invoice hanya setelah detail pemesanan final.
Pemesanan tidak dapat dihapus, hanya dibatalkan.
Pemesanan yang dibatalkan akan hilang dari Kalender, tetapi tetap dapat diakses di menu Pemesanan.
Kamar akan kembali tersedia untuk pemesanan baru setelah pembatalan.
Pantau notifikasi email untuk mengetahui kebutuhan pembaruan manual dari channel.