Ikhtisar
Reservasi adalah elemen inti dalam pengelolaan inventaris properti Anda. Saat sebuah reservasi dibuat, sebuah kamar diblokir untuk tamu Anda agar tidak dapat dipesan oleh orang lain. Ketersediaan kamar menyesuaikan secara otomatis dan kanal yang terhubung mencerminkan ketersediaan baru ini, sehingga mengurangi risiko kelebihan pemesanan (overbooking).
Reservasi bisa dibuat oleh tamu (melalui kanal terhubung atau mesin pemesanan untuk pemesanan langsung) atau secara manual melalui Little Hotelier. Semua reservasi (masa lalu, saat ini, dan mendatang) ditampilkan di Kalender.
Mengelola reservasi secara efektif membantu Anda menjaga catatan tamu yang akurat untuk referensi mendatang dan menghasilkan laporan terperinci.
Menemukan reservasi
Anda dapat menemukan reservasi di dua tempat:
Kalender: cari berdasarkan tanggal check‑in atau check‑out
Reservasi: cari berdasarkan detail reservasi
Mengidentifikasi sumber pemesanan dari ID Reservasi
Nomor ID Reservasi memberi tahu Anda dari mana pemesanan berasal:
LH: Reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier
BBN atau BB: pemesanan melalui mesin pemesanan situs web Anda (Pemesanan langsung)
Kode kanal: Setiap kanal (OTA) memiliki kode unik (mis., BDC untuk Booking.com)
Membuat reservasi
Kapan membuat reservasi manual
Meskipun sebagian besar pemesanan masuk secara otomatis melalui OTA dan mesin pemesanan Anda, Anda perlu membuat reservasi manual untuk tamu datang langsung (walk‑in), pemesanan langsung via telepon atau email, pemesanan melalui agen perjalanan, atau saat menangani limpahan dari properti mitra.
Cara membuat reservasi
Dari Kalender: gunakan tombol + Reservasi atau klik dan seret di Kalender
Dari Reservasi: klik + Buat reservasi
Detail reservasi
Informasi umum: tanggal check‑in/check‑out, tipe kamar, paket harga (ratenplan), nomor kamar, jumlah tamu, harga dan diskon
Detail kontak utama: nama (wajib), informasi kontak, detail pembayaran, waktu kedatangan, dokumen identitas, persetujuan pemasaran, dan permintaan khusus
Mengedit reservasi
Little Hotelier menyediakan beberapa tab untuk mengelola berbagai aspek reservasi:
Tab Detail: ubah tanggal, tipe kamar, paket harga, jumlah tamu, harga, dan informasi kontak utama
Tab Tamu: kelola tamu tambahan dan tetapkan tamu utama
Tab Inklusi: lihat inklusi dari paket harga
Tab Item tambahan: tambahkan dan kelola item penjualan tambahan
Tab Pembayaran: proses pembayaran, kelola pengembalian dana, dan lacak deposit
Tab Catatan: tambahkan catatan internal dan dokumentasikan permintaan khusus
Tab Invoice: buat dan kelola invoice
Mengelola status reservasi
Status yang tersedia:
Dikonfirmasi: status bawaan untuk reservasi baru
Sudah check‑in: tamu telah tiba dan kunci telah diserahkan
Sudah check‑out: tamu telah berangkat dan kamar siap dibersihkan
Untuk mengubah status, buka reservasi, gunakan dropdown status di kanan bawah, lalu simpan perubahan. Perubahan status ditampilkan dengan warna berbeda di Kalender.
Membatalkan reservasi
Hanya reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier atau melalui pemesanan langsung yang dapat diedit di Little Hotelier. Reservasi yang dibuat melalui OTA (kanal) harus diubah atau dibatalkan oleh tamu melalui kanal tempat mereka memesan.
Hanya reservasi berstatus Dikonfirmasi yang dapat dibatalkan langsung. Reservasi berstatus Sudah check‑in/ Sudah check‑out memerlukan perubahan status terlebih dahulu. Pembatalan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan.
Cara membatalkan reservasi:
Buka reservasi
Klik Batalkan reservasi pada tab Detail
Klik Ya, saya yakin untuk mengonfirmasi
Untuk reservasi yang dibuat melalui kanal pemesanan terhubung, tamu harus membatalkan melalui platform asal mereka dan kanal akan memperbarui inventaris Anda secara otomatis. Pembaruan manual mungkin diperlukan jika sebuah kanal tidak mengirim pembaruan otomatis atau kanal tersebut dinonaktifkan.
Penting: Agar pemesanan dan pembatalan tersinkron secara otomatis, kanal harus terhubung dan diaktifkan pada saat pemesanan. Reservasi yang dibuat sebelum koneksi atau saat kanal/rate dinonaktifkan tidak akan tersinkron dan memerlukan entri manual.
Catatan:
Reservasi tidak dapat dihapus, hanya dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan menghilang dari Kalender tetapi tetap dapat diakses di Reservasi
Kamar menjadi tersedia kembali untuk pemesanan baru setelah pembatalan
Catatan: Anda tidak perlu mengaktifkan pengaturan pengisian ulang otomatis karena fitur ini berjalan otomatis. Pengisian ulang otomatis tidak dapat dinonaktifkan.
Memproses pembayaran dengan Little Hotelier Pay
Proses pembayaran secara langsung:
Buka reservasi
Buka tab Pembayaran
Klik Proses pembayaran
Masukkan jumlah pembayaran dan detail kartu
Klik Proses
Detail kartu pembayaran akan dihapus secara otomatis tujuh hari setelah check‑out sesuai dengan standar PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Praktik terbaik
Pemantauan rutin: periksa Kalender setiap hari, tinjau kedatangan mendatang, verifikasi status pembayaran
Akurasi data: periksa ulang semua detail reservasi dan penetapan kamar
Manajemen pembayaran: proses deposit tepat waktu dan perbarui catatan pembayaran
Komunikasi dengan tamu: konfirmasikan pemesanan dan informasikan kepada tamu tentang setiap perubahan
Catatan penting:
Selalu ubah status menjadi Sudah check‑out saat tamu berangkat. Ini membantu Anda melacak reservasi yang telah selesai.
Tipe kamar dan tarif kamar tidak dapat dihapus selama masih ada reservasi berstatus “Dikonfirmasi” atau “Sudah check‑in”—meskipun tamu telah meninggalkan properti Anda.
Verifikasi ketersediaan sebelum membuat reservasi manual
Pisahkan komentar tamu dari catatan internal
Jangan pernah menyertakan informasi kartu kredit dalam komentar atau catatan
Tinjau persyaratan hukum setempat terkait pengumpulan informasi tamu
Buat invoice hanya setelah detail reservasi difinalisasi
Reservasi tidak dapat dihapus, hanya dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan menghilang dari Kalender tetapi tetap dapat diakses di Reservasi
Kamar menjadi tersedia kembali untuk pemesanan baru setelah pembatalan
Pantau notifikasi email untuk mengetahui kebutuhan pembaruan manual dari kanal