Gambaran umum
Reservasi merupakan bagian penting dalam pengelolaan inventaris properti. Saat reservasi dibuat, satu kamar ditahan untuk tamu sehingga tidak dapat dipesan oleh tamu lain. Ketersediaan kamar akan disesuaikan secara otomatis, dan channel yang terhubung akan menampilkan ketersediaan terbaru untuk mengurangi risiko pemesanan berlebih.
Tamu dapat membuat reservasi melalui channel yang terhubung atau mesin pemesanan langsung. Anda juga dapat membuat reservasi secara manual melalui Little Hotelier. Semua reservasi, baik yang sudah berlalu, sedang berlangsung, maupun yang akan datang, ditampilkan di Kalender.
Pengelolaan reservasi yang efektif membantu Anda menyimpan catatan tamu secara akurat untuk referensi di masa mendatang dan membuat laporan terperinci.
Menemukan reservasi
Anda dapat menemukan reservasi di dua tempat di Little Hotelier:
Kalender: Cari berdasarkan tanggal check-in atau check-out
Reservasi: Cari berdasarkan detail reservasi
Mencari di halaman Reservasi
Untuk menemukan reservasi melalui halaman Reservasi, Anda dapat mencari berdasarkan:
Nama belakang tamu
Referensi pemesanan
Nomor invoice
Jenis tanggal: CheckIn, CheckOut, atau BookedOn (tanggal saat reservasi dibuat)
Tanggal mulai dan Tanggal akhir: Cari berdasarkan rentang tanggal. Anda dapat membiarkannya kosong jika tidak mengetahuinya. Kosongkan kedua kolom saat mencari berdasarkan nama tamu, referensi pemesanan, atau nomor invoice agar hasil di luar rentang tanggal yang sedang dipilih tetap ditampilkan
Status: Dikonfirmasi, Check-in, Check-out, atau Dibatalkan
Sumber: Sumber pemesanan (channel)
Klik Cari untuk melihat hasil. Klik reservasi untuk membuka dan melihat detail lengkapnya.
Mengidentifikasi sumber pemesanan dari ID Reservasi
Nomor Referensi atau ID Reservasi menunjukkan asal pemesanan:
LH: Pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier
BBN atau BB: Pemesanan yang dibuat melalui mesin pemesanan di situs web Anda (Pemesanan langsung)
Kode channel: Setiap channel (OTA) memiliki kode uniknya sendiri, misalnya BDC untuk Booking.com
Channel akan menampilkan kode channel, seperti EXP-1234 untuk Expedia atau BDC-1234 untuk Booking.com
Channels Plus: Reservasi dari Channels Plus menampilkan dua kolom di detail reservasi, yaitu Channel dan Affiliate. Anda hanya dapat mengakses detail reservasi Channels Plus langsung di Little Hotelier, bukan di ekstranet channel
CHP: Reservasi Channels Plus memiliki awalan CHP-, misalnya CHP-1a12345-25. Kolom Sumber juga menampilkan Channels Plus diikuti nama channel tempat tamu melakukan pemesanan, misalnya Channels Plus/Trip.com
Membuat reservasi
Kapan harus membuat reservasi manual
Sebagian besar pemesanan masuk secara otomatis melalui OTA dan mesin pemesanan Anda. Namun, Anda perlu membuat reservasi manual untuk tamu yang datang langsung, pemesanan langsung melalui telepon atau email, pemesanan dari agen perjalanan, atau pemesanan dari properti mitra karena properti Anda sudah penuh.
Cara membuat reservasi
Anda dapat membuat reservasi manual dari dua tempat:
Dari Kalender: Gunakan tombol +Reservasi atau klik dan seret pada Kalender
Dari Reservasi: Klik +Buat reservasi
Detail reservasi
Informasi umum: Tanggal check-in/check-out, tipe kamar, paket harga, nomor kamar, jumlah tamu, harga, dan diskon
Detail kontak utama: Nama (wajib), informasi kontak, detail pembayaran, waktu kedatangan, dokumen identitas, persetujuan pemasaran, dan permintaan khusus
Menggandakan reservasi
Anda dapat menggandakan reservasi sebelumnya, termasuk reservasi yang berasal dari channel (OTA), untuk memesan kembali kamar bagi tamu yang pernah menginap tanpa memasukkan ulang detailnya. Reservasi baru akan mempertahankan tamu, kamar, tarif, dan catatan dari reservasi asli. Anda dapat menyesuaikan tanggal atau kolom lainnya sebelum menyimpannya.
Untuk menggandakan reservasi:
Buka reservasi yang ingin digandakan.
Di sudut kiri bawah detail reservasi, klik Gandakan reservasi.
Pilih tanggal check-in dan check-out untuk reservasi baru.
Pilih informasi yang ingin disalin: kontak utama, pembayaran, tamu, fasilitas yang tersedia, item tambahan, dan catatan.
Klik Gandakan.
Klik Buka reservasi baru untuk membuka dan mengedit reservasi tersebut.
Reservasi baru akan memiliki ID Reservasi sendiri dan ditandai sebagai Digandakan dari di bagian Detail tamu. Dengan demikian, reservasi baru tetap terhubung dengan reservasi asli untuk keperluan pencatatan.
Catatan:
Detail kartu kredit tidak disalin ke reservasi yang digandakan demi keamanan. Ketersediaan dan harga akan diperiksa kembali untuk tanggal baru, sehingga kamar, tarif, atau item tambahan dari reservasi asli mungkin tidak tersedia. Item tambahan hanya akan disalin jika masih tersedia untuk tanggal baru, dengan harga yang berlaku saat itu
Anda harus menggunakan Little Hotelier versi desktop untuk menggandakan reservasi
Jika reservasi dari channel (OTA) digandakan, reservasi hasil penggandaan akan menjadi reservasi langsung di Little Hotelier. Reservasi channel (OTA) asli tidak berubah, dan reservasi hasil penggandaan tidak dikirim kembali ke channel
Mengedit reservasi
💡 Reservasi channel tidak dapat diubah melalui Little Hotelier. Untuk mengubahnya, misalnya mengubah tanggal menginap, Anda harus melakukannya langsung melalui channel pemesanan asli (OTA).
Little Hotelier menyediakan beberapa tab untuk mengelola berbagai aspek reservasi:
Tab Detail: Mengubah tanggal, tipe kamar, paket harga, jumlah tamu, harga, dan informasi kontak utama
Tab Tamu: Mengelola tamu tambahan dan menetapkan tamu utama
Tab Fasilitas yang tersedia: Melihat fasilitas yang termasuk dalam paket harga
Tab Item tambahan: Menambahkan dan mengelola item tambahan yang dijual
Tab Pembayaran: Memproses pembayaran, menangani pengembalian dana, dan melacak deposit
Tab Catatan: Menambahkan catatan internal dan mendokumentasikan permintaan khusus
Tab Invoice: Membuat dan mengelola invoice
Dapatkah saya mengedit harga kamar?
Anda hanya dapat mengedit harga kamar secara langsung di Little Hotelier jika reservasi dibuat secara manual, sebagai pemesanan tamu yang datang langsung, atau jika sumber reservasinya adalah Extranet (pemesanan langsung).
Buka Kalender, lalu buka reservasi.
Di menu tarik-turun Tarif kamar, pilih opsi kosong.
Di kolom Kamar, masukkan total harga kamar yang telah disepakati.
Klik Simpan.
⚠️ Harga harian akan dibagi secara proporsional secara otomatis dan ditampilkan pada invoice reservasi.
Untuk reservasi channel/OTA, perubahan harga harus dilakukan melalui platform pemesanan asli. Hubungi channel tersebut untuk mengubah harga.
Memperbarui status reservasi / Check-in dan check-out tamu
Memperbarui status reservasi secara berkala membantu Anda melacak masa menginap yang telah selesai, mengelola ketersediaan kamar, dan menyimpan catatan yang akurat.
Ada tiga status reservasi:
Dikonfirmasi: Status default untuk reservasi baru
Check-in: Tamu telah tiba dan menerima kunci
Check-out: Tamu telah pergi dan kamar siap dibersihkan
Untuk memperbarui status reservasi, misalnya saat melakukan check-out tamu:
Dari Kalender atau Reservasi, klik reservasi untuk membukanya.
Di sudut kanan bawah, klik menu tarik-turun status.
Pilih status baru, misalnya ubah menjadi Check-out.
Klik Simpan.
Mencetak formulir registrasi
Little Hotelier menyediakan formulir registrasi yang dapat digunakan sebagai formulir check-in. Untuk mencetak formulir registrasi sebuah reservasi:
Buka Kalender.
Buka reservasi.
Klik Cetak.
Pilih Formulir registrasi.
💡 Untuk mencetak formulir registrasi semua reservasi yang melakukan check-in pada tanggal tertentu, buka Laporan > Operasional > Check-in, pilih tanggal check-in dan check-out, klik Jalankan laporan, lalu pilih Cetak formulir registrasi.
Membatalkan reservasi
Membatalkan reservasi yang dibuat melalui channel
⚠️ Anda tidak dapat mengedit atau membatalkan reservasi OTA (channel) secara langsung di Little Hotelier. Reservasi yang dibuat melalui OTA (channel) harus diubah atau dibatalkan oleh tamu melalui channel yang digunakan untuk melakukan pemesanan.
Hanya reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier atau melalui pemesanan langsung yang dapat diedit di Little Hotelier.
⚠️ Hanya reservasi berstatus Dikonfirmasi yang dapat dibatalkan secara langsung. Reservasi berstatus Check-in atau Check-out harus diubah statusnya terlebih dahulu. Pembatalan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan kembali. Setelah dibatalkan, status reservasi tidak dapat diubah, sehingga Anda harus membuat reservasi baru.
Cara membatalkan reservasi di Little Hotelier
Untuk membatalkan reservasi:
Buka reservasi.
Klik Batalkan pemesanan pada tab Detail.
Klik Ya, saya yakin untuk mengonfirmasi.
Untuk reservasi yang dibuat melalui channel pemesanan yang terhubung, tamu harus membatalkannya melalui platform pemesanan asli. Channel akan memperbarui inventaris Anda secara otomatis. Anda mungkin perlu memperbaruinya secara manual jika channel tidak mengirim pembaruan otomatis atau channel tersebut dinonaktifkan.
Penting: Agar pemesanan dan pembatalan dapat disinkronkan secara otomatis, channel harus terhubung dan aktif saat pemesanan dibuat. Reservasi yang dibuat sebelum channel terhubung atau saat channel/paket harga dinonaktifkan tidak akan disinkronkan dan harus dimasukkan secara manual.
Catatan:
Reservasi tidak dapat dihapus, hanya dapat dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan akan hilang dari Kalender, tetapi tetap dapat diakses di Reservasi
Kamar akan tersedia kembali untuk pemesanan baru setelah reservasi dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan tidak dapat diaktifkan kembali
Untuk mencatat tamu yang tidak hadir pada pemesanan langsung atau reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier, batalkan reservasi tersebut karena tidak ada opsi “tidak hadir”
Anda tidak perlu mengaktifkan setelan pengisian ulang otomatis karena fitur ini berjalan secara otomatis. Pengisian ulang otomatis tidak dapat dinonaktifkan
Dapatkah saya membatalkan satu kamar dalam reservasi yang memiliki beberapa kamar?
Jika sebuah reservasi mencakup dua kamar atau lebih, Anda dapat menghapus satu kamar tanpa membatalkan seluruh reservasi.
Untuk membatalkan satu kamar:
Buka reservasi.
Buka tab Detail.
Temukan kamar yang ingin dibatalkan, misalnya Kamar 101.
Arahkan kursor ke baris kamar tersebut, lalu klik tanda X berwarna merah di sebelah kanan untuk menghapusnya.
Klik Simpan.
Catatan tentang pengembalian dana:
Pembayaran Little Hotelier: Buka reservasi, buka tab Pembayaran, klik Proses pengembalian dana, lalu ikuti petunjuk untuk menyelesaikan pengembalian dana
Jika properti Anda menggunakan sistem pembayaran pihak ketiga, lakukan pengembalian dana langsung di sistem tersebut, lalu klik Catat pengembalian dana pada reservasi
Memproses pembayaran dengan Pembayaran Little Hotelier
Proses pembayaran secara langsung dengan Pembayaran Little Hotelier:
Buka reservasi.
Buka tab Pembayaran.
Klik Proses pembayaran.
Masukkan jumlah pembayaran dan detail kartu.
Klik Proses.
Detail kartu pembayaran akan dihapus secara otomatis tujuh hari setelah check-out sesuai dengan persyaratan Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran (PCI DSS).
Praktik terbaik
Pemantauan rutin: Periksa Kalender setiap hari, tinjau kedatangan yang akan datang, dan verifikasi status pembayaran
Keakuratan data: Periksa kembali semua detail pemesanan dan penetapan kamar
Pengelolaan pembayaran: Proses deposit segera dan pastikan catatan pembayaran selalu diperbarui
Komunikasi dengan tamu: Konfirmasikan pemesanan dan beri tahu tamu tentang setiap perubahan
Catatan penting:
Selalu ubah status menjadi Check-out saat tamu meninggalkan properti. Hal ini membantu Anda melacak reservasi yang telah selesai
Tipe kamar dan tarif kamar tidak dapat dihapus selama masih memiliki reservasi berstatus Dikonfirmasi atau Check-in, meskipun tamu sudah meninggalkan properti
Verifikasi ketersediaan sebelum membuat reservasi manual
Pisahkan komentar tamu dari catatan internal
Jangan pernah mencantumkan informasi kartu kredit dalam komentar atau catatan
Tinjau persyaratan hukum setempat terkait pengumpulan informasi tamu
Buat invoice hanya setelah detail reservasi selesai ditetapkan
Reservasi tidak dapat dihapus, hanya dapat dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan akan hilang dari Kalender, tetapi tetap dapat diakses di Reservasi
Kamar akan tersedia kembali untuk pemesanan baru setelah reservasi dibatalkan
Pantau notifikasi email untuk mengetahui apakah diperlukan pembaruan manual dari channel
Detail pembayaran reservasi tidak dapat dicetak karena persyaratan kepatuhan PCI DSS