Ikhtisar
Reservasi adalah elemen utama dalam mengelola inventaris properti. Saat reservasi dibuat, kamar ditahan untuk tamu agar tidak dapat dipesan pihak lain. Ketersediaan kamar berubah secara otomatis dan channel yang terhubung langsung menampilkan ketersediaan terbaru. Dengan begitu, risiko kelebihan pemesanan berkurang.
Reservasi dapat dibuat oleh tamu (melalui channel yang terhubung atau mesin pemesanan langsung) atau secara manual melalui Little Hotelier. Semua reservasi (lampau, saat ini, dan mendatang) ditampilkan di Kalender.
Pengelolaan reservasi yang baik membantu Anda menjaga catatan tamu tetap akurat untuk keperluan di kemudian hari. Anda juga dapat membuat laporan yang lebih rinci.
Mencari reservasi
Di Little Hotelier, Anda dapat mencari reservasi di dua tempat:
Kalender: Cari berdasarkan tanggal kedatangan atau kepergian
Reservasi: Cari berdasarkan detail reservasi
Mencari reservasi di Kalender
Kalender menampilkan semua reservasi (lampau, saat ini, dan mendatang). Gunakan pemilih tanggal atau panah navigasi di bagian atas untuk menuju tanggal kedatangan atau kepergian reservasi. Lalu klik reservasi tersebut untuk membukanya.
Mencari di halaman Reservasi
Di halaman Reservasi, Anda dapat mencari reservasi berdasarkan:
Nama belakang tamu
Referensi pemesanan
Nomor invoice
Jenis tanggal: Kedatangan, Kepergian, atau Dipesan pada (tanggal reservasi dibuat)
Tanggal dari dan Tanggal hingga: cari berdasarkan rentang tanggal. Kedua kolom ini boleh dikosongkan jika tanggal tidak diketahui. Kosongkan keduanya saat mencari berdasarkan nama tamu, referensi pemesanan, atau nomor invoice. Dengan begitu, hasil di luar rentang tanggal saat ini tidak terlewat
Status: Dikonfirmasi, Sudah tiba, Sudah pergi, atau Dibatalkan
Sumber: sumber pemesanan (channel)
Klik Cari untuk melihat hasil. Hasil di halaman utama Reservasi menampilkan detail secara ringkas. Klik reservasi untuk membukanya dan melihat detail lengkap.
Catatan: tanggal Dipesan (tanggal reservasi dibuat) hanya muncul di kolom Dipesan pada halaman Reservasi. Tanggal ini tidak muncul saat Anda membuka reservasi.
Melihat detail reservasi
Untuk melihat detail reservasi, buka reservasi dari Kalender atau halaman Reservasi. Detailnya dibagi ke dalam beberapa tab berikut:
Tab Detail: tanggal kedatangan dan kepergian, lama menginap, status pemesanan, status pra-kedatangan, tipe kamar, paket harga, nomor kamar, jumlah tamu, harga dan diskon, detail kontak utama, sumber reservasi, serta ringkasan pemesanan. Ringkasan pemesanan berisi total kamar, tambahan, pajak, total yang diterima, dan sisa saldo (jika ada)
Tab Tamu: tamu tambahan dalam reservasi dan tamu yang ditetapkan sebagai tamu utama
Tab Inklusi: inklusi yang termasuk dalam paket harga
Tab Item tambahan: item penjualan tambahan yang ditambahkan ke reservasi
Tab Pembayaran: pembayaran, pengembalian dana, dan deposit
Tab Catatan: catatan internal dan permintaan khusus
Tab Invoice: invoice untuk reservasi
Mengenali sumber pemesanan dari ID reservasi
Nomor Referensi atau ID reservasi menunjukkan asal pemesanan:
LH: Pemesanan manual yang dibuat di Little Hotelier
BBN atau BB: Pemesanan melalui mesin pemesanan di situs web Anda (Pemesanan Langsung)
Kode channel: Setiap channel (agensi perjalanan online/OTA) memiliki kode unik sendiri (misalnya, BDC untuk Booking.com)
Channel akan menampilkan kode channel (seperti EXP-1234 untuk Expedia atau BDC-1234 untuk Booking.com)
Channels Plus: Reservasi dari Channels Plus menampilkan dua kolom di detail reservasi, yaitu Channel dan Afiliasi. Detail reservasi Channels Plus hanya dapat dilihat langsung di Little Hotelier, bukan di ekstranet channel.
CHP: Reservasi Channels Plus memiliki awalan "CHP-" (misalnya, "CHP-1a12345-25"). Kolom Sumber juga menampilkan "Channels Plus" diikuti nama channel yang digunakan tamu untuk memesan (misalnya, "Channels Plus/Trip.com")
Membuat reservasi
Kapan reservasi manual dibuat
Sebagian besar pemesanan masuk secara otomatis melalui OTA dan mesin pemesanan. Namun, reservasi manual perlu dibuat untuk tamu yang datang langsung, pemesanan langsung melalui telepon atau email, pemesanan dari agen perjalanan, atau limpahan pemesanan dari properti mitra.
Cara membuat reservasi
Reservasi manual dapat dibuat dari dua tempat:
Dari Kalender: Gunakan tombol +Reservasi atau klik dan seret di Kalender
Dari Reservasi: Klik +Buat reservasi
Detail reservasi
Informasi umum: Tanggal kedatangan dan kepergian, tipe kamar, paket harga, nomor kamar, jumlah tamu, harga dan diskon
Detail kontak utama: Nama (wajib diisi), informasi kontak, detail pembayaran, waktu kedatangan, dokumen identitas, persetujuan pemasaran, dan permintaan khusus
Menduplikasi reservasi
Anda dapat menduplikasi reservasi lampau, termasuk reservasi dari channel (OTA). Dengan begitu, tamu yang kembali menginap dapat dipesankan kamar lagi dengan cepat tanpa memasukkan ulang detailnya. Reservasi baru mempertahankan data tamu, kamar, tarif, dan catatan dari reservasi asli. Tanggal atau kolom lain dapat diubah sebelum disimpan.
Untuk menduplikasi reservasi:
Buka reservasi yang ingin diduplikasi.
Di sudut kiri bawah detail reservasi, klik Duplikat reservasi.
Pilih tanggal kedatangan dan kepergian untuk reservasi baru.
Pilih informasi yang akan disalin: kontak utama, pembayaran, tamu, inklusi, tambahan, dan catatan.
Klik Duplikat.
Klik Buka reservasi baru untuk membuka dan mengedit reservasi baru.
Reservasi baru mendapat ID reservasi sendiri. Reservasi ini diberi tanda Diduplikasi dari di bawah Detail tamu, sehingga terhubung ke reservasi asli sebagai catatan.
Catatan:
Detail kartu kredit tidak disalin ke reservasi duplikat demi keamanan. Ketersediaan dan harga diperiksa ulang untuk tanggal baru, sehingga kamar, tarif, atau tambahan asli mungkin tidak tersedia. Tambahan hanya disalin jika masih ada dan tersedia pada tanggal baru, dengan harga terbaru
Anda harus menggunakan Little Hotelier versi komputer untuk menduplikasi reservasi
Jika reservasi dari channel (OTA) diduplikasi, reservasi duplikat menjadi reservasi langsung di Little Hotelier. Reservasi asli dari channel (OTA) tidak berubah, dan duplikatnya tidak dikirim kembali ke channel.
Mengedit reservasi
💡 Reservasi dari channel tidak dapat diubah melalui Little Hotelier. Perubahan (misalnya, tanggal menginap) harus dilakukan langsung melalui channel pemesanan asli (OTA).
Little Hotelier menyediakan beberapa tab untuk mengelola berbagai aspek reservasi:
Tab Detail: Ubah tanggal, tipe kamar, paket harga, jumlah tamu, harga, dan informasi kontak utama
Tab Tamu: Kelola tamu tambahan dan tetapkan tamu utama
Tab Inklusi: Lihat inklusi paket harga
Tab Item tambahan: Tambahkan dan kelola item penjualan tambahan
Tab Pembayaran: Proses pembayaran, tangani pengembalian dana, dan lacak deposit
Tab Catatan: Tambahkan catatan internal dan dokumentasikan permintaan khusus
Tab Invoice: Buat dan kelola invoice
Apakah tarif kamar dapat diedit?
Tarif kamar hanya dapat diedit langsung di Little Hotelier jika reservasi dibuat secara manual, berasal dari tamu yang datang langsung, atau sumber reservasinya adalah Ekstranet (pemesanan langsung).
Buka Kalender, lalu buka reservasi.
Di daftar pilihan Tarif kamar, pilih opsi kosong.
Di kolom Kamar, masukkan total harga kamar akhir yang disepakati.
Klik Simpan.
⚠️ Harga harian akan dibagi secara proporsional dan otomatis, lalu ditampilkan di invoice reservasi.
Untuk reservasi dari channel/OTA, perubahan harga harus dilakukan melalui platform pemesanan asli. Hubungi channel secara langsung untuk mengubah harga.
Memperbarui status reservasi / Mencatat kedatangan dan kepergian tamu
Status reservasi yang selalu diperbarui membantu Anda melacak masa inap yang sudah selesai, mengelola ketersediaan kamar, dan menjaga akurasi catatan.
Ada tiga status reservasi:
Dikonfirmasi: Status default untuk reservasi baru
Sudah tiba: Tamu sudah tiba dan kunci sudah diberikan
Sudah pergi: Tamu sudah pergi dan kamar siap dibersihkan
Untuk memperbarui status reservasi, misalnya saat tamu pergi:
Dari Kalender atau Reservasi, klik reservasi untuk membukanya.
Di sudut kanan bawah, klik menu status.
Pilih status baru (misalnya, ubah menjadi Sudah pergi).
Klik Simpan.
Mencetak formulir registrasi
Little Hotelier menyediakan formulir registrasi yang dapat digunakan sebagai formulir kedatangan. Untuk mencetak formulir registrasi suatu reservasi:
Buka Kalender.
Buka reservasi.
Klik Cetak.
Pilih Formulir Registrasi.
💡 Untuk mencetak formulir registrasi bagi semua reservasi dengan tanggal kedatangan tertentu, buka Laporan > Operasional > Kedatangan. Pilih tanggal kedatangan dan kepergian, klik Jalankan Laporan, lalu pilih Cetak Formulir Registrasi.
Membatalkan reservasi
Membatalkan reservasi yang dibuat melalui channel
⚠️ Reservasi OTA (channel) tidak dapat diedit atau dibatalkan langsung di Little Hotelier. Reservasi yang dibuat melalui OTA (channel) harus diubah atau dibatalkan oleh tamu melalui channel yang digunakan untuk memesan.
Hanya reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier atau melalui Pemesanan Langsung yang dapat diedit di Little Hotelier.
⚠️ Hanya reservasi berstatus Dikonfirmasi yang dapat dibatalkan secara langsung. Reservasi berstatus Sudah tiba/Sudah pergi harus diubah statusnya terlebih dahulu. Pembatalan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan kembali. Setelah dibatalkan, status reservasi tidak dapat diubah, dan reservasi baru harus dibuat.
Cara membatalkan reservasi di Little Hotelier
Untuk membatalkan reservasi:
Buka reservasi.
Klik Batalkan Pemesanan di tab Detail.
Klik Ya, saya yakin untuk mengonfirmasi.
Untuk reservasi yang dibuat melalui channel pemesanan yang terhubung, tamu harus membatalkan melalui platform pemesanan asli. Channel akan memperbarui inventaris Anda secara otomatis. Pembaruan manual mungkin diperlukan jika channel tidak mengirim pembaruan otomatis atau channel dinonaktifkan.
Penting: Agar pemesanan dan pembatalan tersinkronisasi secara otomatis, channel harus terhubung dan aktif saat pemesanan dibuat. Reservasi yang dibuat sebelum channel terhubung, atau saat channel/tarif dinonaktifkan, tidak akan tersinkronisasi dan harus dimasukkan secara manual.
Catatan:
Reservasi tidak dapat dihapus, hanya dapat dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan hilang dari Kalender, tetapi tetap dapat diakses di Reservasi
Kamar kembali tersedia untuk pemesanan baru setelah pembatalan
Reservasi yang dibatalkan tidak dapat diaktifkan kembali
Untuk mencatat tamu yang tidak hadir pada pemesanan langsung atau reservasi manual yang dibuat di Little Hotelier, batalkan reservasi (tidak ada opsi tidak hadir)
Catatan: Anda tidak perlu mengaktifkan pengaturan pengisian ulang otomatis karena fitur ini berjalan otomatis. Pengisian ulang otomatis tidak dapat dinonaktifkan
Apakah satu kamar dapat dibatalkan dalam reservasi dengan beberapa kamar?
Jika reservasi mencakup dua kamar atau lebih, Anda dapat menghapus satu kamar tanpa membatalkan seluruh reservasi.
Untuk membatalkan satu kamar:
Buka reservasi.
Buka tab Detail.
Cari kamar yang ingin dibatalkan (misalnya, Kamar 101).
Arahkan kursor ke baris kamar tersebut, lalu klik tanda "X" merah di sebelah kanan untuk menghapusnya.
Klik Simpan.
Catatan (pengembalian dana):
Little Hotelier Pay: buka reservasi, buka tab Pembayaran, klik Proses Pengembalian Dana, lalu ikuti petunjuk untuk menyelesaikan pengembalian dana.
Jika properti menggunakan sistem pembayaran pihak ketiga, lakukan pengembalian dana langsung di sistem tersebut. Setelah itu, Catat pengembalian dana untuk reservasi.
Memproses pembayaran dengan Little Hotelier Pay
Proses pembayaran langsung dengan Little Hotelier Pay:
Buka reservasi.
Buka tab Pembayaran.
Klik Proses Pembayaran.
Masukkan jumlah pembayaran dan detail kartu.
Klik Proses.
Detail kartu pembayaran dihapus secara otomatis tujuh hari setelah tanggal kepergian, sesuai Standar keamanan data industri kartu pembayaran (PCI DSS).
Praktik terbaik
Pemantauan rutin: Periksa Kalender setiap hari, tinjau kedatangan yang akan datang, dan verifikasi status pembayaran
Akurasi data: Periksa kembali semua detail pemesanan dan penempatan kamar
Pengelolaan pembayaran: Proses deposit tepat waktu dan perbarui catatan pembayaran
Komunikasi dengan tamu: Konfirmasikan pemesanan dan beri tahu tamu jika ada perubahan
Catatan penting:
Selalu perbarui status menjadi Sudah pergi saat tamu meninggalkan properti. Langkah ini membantu Anda melacak reservasi yang sudah selesai
Tipe kamar dan tarif kamar tidak dapat dihapus selama masih ada reservasi berstatus "Dikonfirmasi" atau "Sudah tiba", bahkan jika tamu sudah meninggalkan properti
Pastikan ketersediaan sebelum membuat reservasi manual
Pisahkan komentar tamu dari catatan internal
Jangan pernah mencantumkan informasi kartu kredit di komentar atau catatan
Tinjau persyaratan hukum setempat terkait pengumpulan informasi tamu
Buat invoice hanya setelah detail reservasi final
Reservasi tidak dapat dihapus, hanya dapat dibatalkan
Reservasi yang dibatalkan hilang dari Kalender, tetapi tetap dapat diakses di Reservasi
Kamar kembali tersedia untuk pemesanan baru setelah pembatalan
Pantau notifikasi email untuk pembaruan manual yang diminta channel
Detail pembayaran reservasi tidak dapat dicetak karena persyaratan PCI