Ce guide concerne les conditions d'annulation pour la réservation directe.
À propos des paramètres d'annulation pour la réservation directe
Lors de la configuration des conditions d'annulation de votre moteur de réservation, deux niveaux de paramètres sont disponibles :
Paramètres d'annulation de l'établissement : s'appliquent par défaut à tous les tarifs de chambre
Paramètres d'annulation de la chambre : définissez des conditions différentes pour des tarifs de chambre spécifiques
Pour que les clients puissent modifier ou annuler eux-mêmes leurs réservations, activez Autoriser l'annulation par le client et définissez les pénalités d'annulation à la fois au niveau de l'établissement et du tarif de chambre.
Configurer les conditions d'annulation pour la réservation directe
Paramètres d'annulation de l'établissement
Pour configurer les paramètres d'annulation de l'établissement pour la réservation directe :
Accédez à Réservation directe > Configuration > Paramètres d'annulation.
Cliquez sur l'icône crayon (modifier) sous Paramètres d'annulation de l'établissement.
Cochez Autoriser l'annulation par le client pour permettre aux clients de modifier ou d'annuler leurs réservations. Si cette option n'est pas activée au niveau de l'établissement, sauf si vous l'avez configurée pour un tarif de chambre spécifique, les clients devront contacter directement votre établissement pour demander une modification ou une annulation de leur réservation.
Ajoutez une description pour les conditions d'annulation de votre établissement.
Configurez les pénalités d'annulation de votre établissement. Choisissez Pénalité par défaut pour appliquer les mêmes règles toute l'année, ou Sélectionner des dates pour des pénalités propres à des dates précises.
Cliquez sur Publier les modifications.
Paramètres d'annulation de la chambre
Définissez des conditions d'annulation spécifiques pour certains tarifs de chambre parmi vos tarifs directs :
Accédez à Réservation directe > Configuration > Paramètres d'annulation.
Sous Paramètres d'annulation de la chambre, recherchez le tarif de chambre concerné.
Cliquez sur la flèche vers le bas > cliquez sur le bouton représentant trois points > cliquez sur Modifier les paramètres d'annulation.
Configurez les conditions et les pénalités d'annulation de la chambre.
Cliquez sur Publier les modifications.
Ces paramètres remplacent les conditions d'annulation définies au niveau de l'établissement pour les dates sélectionnées.
Traductions des conditions d'annulation
Si vous mettez à jour le texte de vos conditions d'annulation, vérifiez vos paramètres de traduction pour vous assurer que les clients dans d'autres langues voient bien la modification.
Si la traduction automatique est activée, vos conditions d'annulation sont traduites automatiquement
Si ce n'est pas le cas, ajoutez la traduction de vos conditions d'annulation manuellement : accédez à Réservation directe > Configuration > Traductions, cliquez sur la langue concernée, puis mettez à jour les conditions dans Politiques
Comment s'affichent les conditions d'annulation sur votre moteur de réservation
Les conditions d'annulation de votre établissement et de vos tarifs de chambre apparaissent :
Sur la page de confirmation de réservation et dans l'e-mail envoyé au client
Dans les détails des tarifs de chambre sur votre moteur de réservation
Les conditions d'annulation de votre établissement apparaissent également dans l'onglet Conditions de votre moteur de réservation.
Les clients verront l'un des messages suivants pour chaque tarif :
« Non remboursable » — s'affiche lorsqu'une pénalité de 100 % est définie pour toutes les dates précédant l'arrivée. Le paiement intégral sera facturé à titre de pénalité en cas d'annulation
« Des frais d'annulation s'appliquent » — s'affiche lorsqu'une pénalité partielle est définie. Un montant partiel sera facturé en cas d'annulation
« Annulation gratuite! » — s'affiche lorsqu'aucune pénalité n'est définie pour les annulations, quel que soit le moment avant l'arrivée. Aucun frais en cas d'annulation
« Annulation gratuite avant le [date] » — s'affiche lorsque l'annulation gratuite est possible jusqu'à une date précise, au-delà de laquelle des pénalités s'appliquent. Aucun frais en cas d'annulation avant la date indiquée
Modifications par le client pour les réservations directes
Les clients peuvent modifier eux-mêmes leurs réservations, ce qui leur évite d'avoir à appeler pour des demandes simples telles qu'un changement de dates, du nombre de personnes ou des coordonnées.
Les clients peuvent modifier les éléments suivants :
Les dates de séjour (si le même type de chambre est disponible)
Le nombre total de personnes (si la chambre peut accueillir le nouveau nombre total de personnes)
La mise à jour des coordonnées du client (nom, adresse, adresse e-mail, heure d'arrivée, demandes personnelles et champs personnalisés inclus)
Le bouton de modification n'apparaît pas dans les cas suivants :
La réservation est effectuée le jour même de l'arrivée
La réservation comporte un supplément
Les annulations ne sont pas autorisées
Les paramètres d'annulation ne sont pas correctement configurés
Le type d'e-mail « Modification de réservation » n'est pas activé dans Réservation directe > Configuration > Communications avec les clients
Remarque : pour voir les modifications apportées par un client à sa réservation, comparez l'e-mail de confirmation initial avec l'e-mail de modification, car l'historique des modifications n'est pas conservé dans le système.
Conseils utiles
Tenez compte de la flexibilité saisonnière dans vos conditions
Ajoutez des traductions pour vos conditions d'annulation dans Réservation directe > Configuration > Traductions afin qu'elles s'affichent correctement pour les clients consultant votre moteur de réservation dans d'autres langues
Activez les e-mails de confirmation d'annulation dans Réservation directe > Configuration > Communications avec les clients > Annulation de réservation
Lorsque vous copiez des paramètres entre plusieurs tarifs de chambre, utilisez la fonctionnalité « Attribuer les paramètres d'annulation » pour gagner du temps (cliquez sur la flèche vers le bas du tarif de chambre > cliquez sur le bouton représentant trois points > cliquez sur Attribuer les paramètres d'annulation)