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Little Hotelier

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Jede Buchung muss dokumentiert werden. Geschäftsvorfälle müssen progressiv und rückwirkend dokumentiert werden: vom Eingang bis zur Steuererklärung und umgekehrt. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Um Bücher und Aufzeichnungen zu verstehen, ist es notwendig, eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation zu erstellen. Gleiches gilt für Arbeitsanweisungen und deren Umsetzung.

Jede Buchung in Little Hotelier wird übersichtlich dokumentiert und erfasst.

Alle Buchungen werden im Kalender oder unter den Buchungen angezeigt.

Stornierte Buchungen werden nicht aus dem System entfernt, sondern auf den Status „Storniert“ aktualisiert.

Buchungen können nicht von Benutzern oder internen Teammitgliedern gelöscht werden.

Buchungen beinhalten die Zahlungsabwicklung, Rabatte und Rückerstattungen, die alle von Little Hotelier nachverfolgt werden.

Benutzer können problemlos zusätzliche Transaktionen hinzufügen, die außerhalb des Systems verarbeitet werden, um vollständige Transaktionsaufzeichnungen zu erhalten.

Die Hauptbuchfunktion gibt umfassende Buchungsdaten und entsprechende Transaktionsinformationen an einen sachkundigen Dritten weiter.

Vollständigkeit

Vollzählige und lückenlose Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle. Sichere Aufbewahrung und Schutz vor Verlust. Technische und organisatorische Kontrollen (z. B. Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse).

Little Hotelier erfasst alle Buchungen, die nicht gelöscht werden können, und sorgt so für eine lückenlose Dokumentation.

Little Hotelier verwendet modernste Cloud-basierte Technologie, die auf AWS gehostet wird und eine skalierbare, zuverlässige und sichere globale Computing-Infrastruktur bietet.

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Wenn eine Ausnahme in den Daten auftritt, die eine Änderung der zugrunde liegenden Daten von Little Hotelier erfordert, ist die einzige Rolle, die dies durchführen kann, der Datenbankadministrator. Jede Änderung, die von einem Datenbankadministrator vorgenommen wird, wird deutlich mit der Benutzer-ID der Person, die die Änderung vorgenommen hat, dem Datenzeitstempel und dem geschäftlichen und technischen Grund oder per Abzeichnung protokolliert

Richtigkeit

Geschäftsvorfälle sind durch Belege abzubilden. Darstellung auf Basis von Buchhaltungsstandards – Es muss möglich sein, Geschäftsvorfälle von der Entstehung bis zur Verarbeitung korrekt und lückenlos nachzuvollziehen.

Buchungs- und Steuertransaktionsdaten werden ab dem Zeitpunkt der Erstellung aufgezeichnet und nachverfolgt. Alle Änderungen an diesen Daten werden ebenfalls in Echtzeit aufgezeichnet. Little Hotelier pflegt ein einheitliches Datenmodell für alle Anwendungs-, Datenspeicher- und Archivierungssysteme. Auf diese Weise kann das System die Datenintegrität, Rückverfolgbarkeit und Sicherheit durchgängig aufrechterhalten.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Geschäftsvorfälle sind unverzüglich nach ihrer Entstehung zu erfassen. Erfassung von bargeldlosen Buchungen innerhalb von zehn Tagen. Tägliche Erfassung von Geldeingängen und Barausgaben. Erfassung periodischer Buchungen bis zum Ende des Folgemonats.

Little Hotelier bietet den Benutzern von Unterkünften die Möglichkeit, alle Transaktionen aufzuzeichnen. Aufgrund der cloud-basierten Struktur von Little Hotelier werden alle Buchungen und Transaktionen sofort gespeichert, sobald der Benutzer diese Informationen aufzeichnet. Es liegt jedoch in der Verantwortung der Benutzer, alle Bargeld- und bargeldlosen Transaktionen im System aufzuzeichnen, wenn sie über kein integriertes Zahlungsportal verfügen.

Ordnung

Alle Buchungen müssen klar, eindeutig, geordnet und verständlich sein. Sie müssen sofort lesbar sein und einzeln und objektiv nach den entsprechenden Konten geordnet dargestellt werden.

Little Hotelier verfügt über eine Hauptbuchfunktion, mit der Benutzer Buchungen und Transaktionen pro Buchung übersichtlich darstellen können:

Unveränderbarkeit

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Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen protokolliert werden.

Jede Transaktion, die innerhalb von Little Hotelier getätigt wird, wird in einer unveränderlichen Datenquelle gespeichert, die von den Kunden nicht geändert werden kann. Kunden haben keinen Zugangspunkt, um Daten zu ändern, außer auf eine Weise, in der ein neuer Datensatz für jede Änderung erstellt wird. Für jede vorgenommene Änderung wird ein Snapshot der Buchungsdaten erstellt und gespeichert, um alle Änderungen nachverfolgen zu können.

Speicherung

Das deutsche Steuerrecht schreibt ferner vor, dass alle (elektronischen und papierbasierten) Buchhaltungsunterlagen in Deutschland aufbewahrt werden, alle Buchhaltungsbuchungen in Deutschland durchgeführt werden und die zugehörigen IT-Systeme in Deutschland angesiedelt sind. Alle Originalbelege müssen 10 Jahre lang in deutschem Rechtsgebiet aufbewahrt werden.

Jede Transaktion, die in Little Hotelier für jede Buchung getätigt wird, wird in einer unveränderlichen Datenquelle mit integrierter Archivierungsfunktion gespeichert. Sobald diese Daten gespeichert wurden, können sie jederzeit abgerufen werden, indem Sie die Hauptbuchfunktion verwenden, um eine Aufschlüsselung der durchgeführten Transaktionen anzuzeigen. Neben der Archivierung von Daten auf Transaktionsebene archiviert Little Hotelier auch alle kumulativen und unbefristeten Abschlussdaten. Archivierte Daten werden niemals gelöscht und stehen daher für die gesamte Lebensdauer der Systemnutzung durch den Kunden zur Verfügung.