Reservierungen
Reservierungen sind ein zentrales Element der Verwaltung des Inventars Ihrer Unterkunft. Wenn eine Reservierung erstellt wird, wird ein Zimmer für Ihren Gast geblockt, damit es nicht von anderen gebucht werden kann. Die Zimmerverfügbarkeit wird automatisch angepasst, und Ihre verbundenen Portale spiegeln diese neue Verfügbarkeit wider – so wird das Risiko von Überbuchungen reduziert.
Reservierungen können von Gästen (über verbundene Portale oder Ihr direktes Buchungssystem) oder manuell in Little Hotelier erstellt werden. Alle Reservierungen (vergangene, aktuelle und zukünftige) werden im Kalender angezeigt.
Eine effektive Verwaltung von Reservierungen hilft Ihnen, genaue Gästedaten für künftige Nachschlagezwecke zu pflegen und detaillierte Berichte zu erstellen.
Reservierungen finden
Sie können Reservierungen an zwei Stellen aufrufen:
Kalender: Suche nach An- oder Abreisedatum
Reservierungen: Suche nach Reservierungsdetails
Suche auf der Seite „Reservierungen"
Um eine Reservierung über die Seite „Reservierungen" zu finden, können Sie nach folgenden Kriterien suchen:
Nachname des Gastes
Buchungsreferenz
Rechnungsnummer
Datumstyp: Check-in, Check-out oder Buchungsdatum (das Datum, an dem die Reservierung erstellt wurde)
Datum von und Datum bis: Suche anhand eines Zeitraums. Diese Felder können leer gelassen werden, wenn das Datum unbekannt ist. Leeren Sie beide Felder bei der Suche nach Nachname, Buchungsreferenz oder Rechnungsnummer, um Ergebnisse außerhalb des aktuellen Zeitraums nicht zu verpassen.
Status: Bestätigt, Eingecheckt, Ausgecheckt oder Storniert
Quelle: Buchungsquelle (Portal)
Klicken Sie auf Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen. Klicken Sie auf eine Reservierung, um sie zu öffnen und alle Details einzusehen.
Buchungsquelle anhand der Reservierungs-ID ermitteln
Die Referenz- oder Reservierungs-ID teilt Ihnen mit, woher die Buchung stammt:
LH: Manuelle Buchung, erstellt in Little Hotelier
BBN oder BB: Buchungen über das Buchungssystem Ihrer Webseite (Direktbuchung)
Portalcode: Jedes Portal (OTA) hat seinen eigenen eindeutigen Code (z. B. BDC für Booking.com)
Portale zeigen den Portalcode an (z. B. EXP-1234 für Expedia oder BDC-1234 für Booking.com)
Reservierung erstellen
Wann sind manuelle Reservierungen zu erstellen?
Die meisten Buchungen gehen automatisch über Online-Reisevermittler (OTA) und Ihr Buchungssystem ein. Manuelle Reservierungen sind jedoch erforderlich für Walk-in-Gäste, Direktbuchungen per Telefon oder E-Mail, Buchungen über Reisebüros oder bei der Bearbeitung von Überlaufbuchungen aus Partnerunterkünften.
So erstellen Sie eine Reservierung
Sie können eine manuelle Reservierung an zwei Stellen erstellen:
Im Kalender: Über die Schaltfläche +Reservierung oder durch Klicken und Ziehen im Kalender
Unter Reservierungen: Klicken Sie auf +Reservierung erstellen
Reservierungsdetails
Allgemeine Informationen: An-/Abreisedaten, Zimmertyp, Ratenplan, Zimmernummer, Gästeanzahl, Preisgestaltung und Rabatte
Daten des Hauptkontakts: Name (Pflichtfeld), Kontaktdaten, Zahlungsdetails, Ankunftszeit, Ausweisdokumente, Marketing-Einwilligung und Sonderwünsche
Reservierungen bearbeiten
Little Hotelier bietet mehrere Registerkarten zur Verwaltung verschiedener Aspekte einer Reservierung:
Registerkarte „Details": Daten, Zimmertyp, Ratenplan, Gästeanzahl, Preisgestaltung und Daten des Hauptkontakts ändern
Registerkarte „Gäste": Weitere Gäste verwalten und Hauptgast festlegen
Registerkarte „Inklusivleistungen": Im Ratenplan enthaltene Leistungen anzeigen
Registerkarte „Zusatzartikel": Zusätzliche Verkaufsartikel hinzufügen und verwalten
Registerkarte „Zahlungen": Zahlungen abwickeln, Rückerstattungen verwalten und Anzahlungen verfolgen
Registerkarte „Notizen": Interne Notizen hinzufügen und Sonderwünsche dokumentieren
Registerkarte „Rechnungen": Rechnungen erstellen und verwalten
Kann ich den Zimmerpreis bearbeiten?
Den Zimmerpreis können Sie in Little Hotelier nur dann direkt bearbeiten, wenn die Reservierung manuell, als Walk-in oder mit der Quelle „Extranet" (Direktbuchung) erstellt wurde.
So bearbeiten Sie den Zimmerpreis:
Gehen Sie zum Kalender und öffnen Sie die Reservierung.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Zimmerrate die leere Option aus.
Geben Sie im Feld Zimmer den vereinbarten Gesamtpreis für das Zimmer ein.
Klicken Sie auf Speichern.
⚠️ Der Tagespreis wird automatisch anteilig berechnet und erscheint auf der Reservierungsrechnung.
Bei Portal-/OTA-Reservierungen müssen Preisänderungen über die ursprüngliche Buchungsplattform vorgenommen werden. Wenden Sie sich direkt an das Portal, um den Preis zu ändern.
Reservierungsstatus aktualisieren / Gäste ein- und auschecken
Die regelmäßige Aktualisierung von Reservierungsstatus hilft Ihnen, abgeschlossene Aufenthalte zu verfolgen, die Zimmerverfügbarkeit zu verwalten und genaue Aufzeichnungen zu führen.
Es gibt drei Reservierungsstatus:
Bestätigt: Standardstatus für neue Reservierungen
Eingecheckt: Gast ist angekommen und hat die Schlüssel erhalten
Ausgecheckt: Gast ist abgereist und das Zimmer kann gereinigt werden
So aktualisieren Sie einen Reservierungsstatus, z. B. um einen Gast auszuchecken:
Klicken Sie im Kalender oder unter Reservierungen auf die Reservierung, um sie zu öffnen.
Klicken Sie unten rechts auf das Status-Dropdown-Menü.
Wählen Sie den neuen Status aus (z. B. Ausgecheckt).
Klicken Sie auf Speichern.
Anmeldeformular drucken
Little Hotelier stellt ein Anmeldeformular bereit, das Sie als Check-in-Formular verwenden können. So drucken Sie ein Anmeldeformular für eine Reservierung:
Gehen Sie zum Kalender.
Öffnen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf Drucken.
Wählen Sie Anmeldeformular aus.
💡 Um Anmeldeformulare für alle Reservierungen zu drucken, die an einem bestimmten Datum einchecken, gehen Sie zu Berichte > Operativ > Check-in, wählen Sie Ihre An- und Abreisedaten aus, klicken Sie auf Bericht ausführen und wählen Sie dann Anmeldeformular drucken.
Reservierungen stornieren
⚠️ Portal-Buchungen (OTA): Reservierungen, die über Portale (OTA) eingegangen sind, können in Little Hotelier nicht direkt bearbeitet oder storniert werden. Diese Reservierungen müssen vom Gast über das Portal storniert werden, über das die Buchung vorgenommen wurde.
Nur manuell in Little Hotelier oder über die Direktbuchung erstellte Reservierungen können in Little Hotelier bearbeitet werden.
⚠️ Nur bestätigte Reservierungen können direkt storniert werden. Reservierungen mit dem Status „Eingecheckt" oder „Ausgecheckt" erfordern zuerst eine Statusänderung. Stornierungen sind endgültig und können nicht rückgängig gemacht werden.
So stornieren Sie eine Reservierung
Öffnen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf Buchung stornieren.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja, ich bin sicher.
Bei Reservierungen, die über verbundene Buchungsportale eingegangen sind, müssen die Gäste die Stornierung über ihre ursprüngliche Buchungsplattform vornehmen; die Portale aktualisieren dann automatisch Ihr Bestand. Manuelle Aktualisierungen können erforderlich sein, wenn ein Portal keine automatischen Aktualisierungen sendet oder das Portal deaktiviert war.
Wichtig: Damit Buchungen und Stornierungen automatisch synchronisiert werden, muss das Portal zum Zeitpunkt der Buchung verbunden und aktiviert sein. Reservierungen, die vor der Verbindung oder während das Portal/die Rate deaktiviert war, werden nicht synchronisiert und müssen manuell erfasst werden.
Hinweis:
Reservierungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden.
Stornierte Reservierungen werden aus dem Kalender entfernt, sind jedoch unter Reservierungen weiterhin abrufbar.
Das Zimmer wird nach der Stornierung wieder für neue Buchungen freigegeben.
Um einen No-Show für Direktbuchungen oder manuell in Little Hotelier erstellte Reservierungen zu erfassen, stornieren Sie die Reservierung (es gibt keine No-Show-Option).
Die Einstellung für die automatische Wiederauffüllung muss nicht aktiviert werden, da diese Funktion automatisch erfolgt. Die automatische Wiederauffüllung kann nicht deaktiviert werden.
Zahlungen mit Little Hotelier Pay verarbeiten
So verarbeiten Sie Zahlungen direkt:
Öffnen Sie die Reservierung.
Navigieren Sie zur Registerkarte Zahlungen.
Klicken Sie auf Zahlung verarbeiten.
Geben Sie den Zahlungsbetrag und die Kartendaten ein.
Klicken Sie auf Verarbeiten.
Zahlungskarteninformationen werden in Übereinstimmung mit den PCI-DSS-Anforderungen sieben Tage nach dem Check-out automatisch gelöscht.
Best Practices
Regelmäßige Überwachung: Kalender täglich prüfen, bevorstehende Ankünfte kontrollieren, Zahlungsstatus verifizieren
Datengenauigkeit: Alle Buchungsdetails und Zimmerzuweisungen sorgfältig überprüfen
Zahlungsverwaltung: Anzahlungen zeitnah bearbeiten und Zahlungsunterlagen aktuell halten
Gästekommunikation: Buchungen bestätigen und Gäste über etwaige Änderungen informieren
Wichtige Hinweise:
Den Status immer auf „Ausgecheckt" setzen, wenn Gäste abreisen – so behalten Sie den Überblick über abgeschlossene Reservierungen.
Zimmertypen und Zimmerpreise können nicht gelöscht werden, solange noch Reservierungen mit dem Status „Bestätigt" oder „Eingecheckt" vorhanden sind – auch wenn der Gast die Unterkunft bereits verlassen hat.
Verfügbarkeit vor der Erstellung manueller Reservierungen prüfen.
Gästekommentare und interne Notizen getrennt halten.
Keine Kreditkartendaten in Kommentare oder Notizen eintragen.
Lokale gesetzliche Anforderungen zur Erfassung von Gästedaten beachten.
Rechnungen erst nach Abschluss der Reservierungsdetails erstellen.
Reservierungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden.
Stornierte Reservierungen werden aus dem Kalender entfernt, sind jedoch unter Reservierungen weiterhin abrufbar.
Das Zimmer wird nach der Stornierung wieder für neue Buchungen freigegeben.
E-Mail-Benachrichtigungen auf Hinweise zu erforderlichen manuellen Aktualisierungen durch Portale überwachen.