Überblick
Reservierungen sind ein zentraler Bestandteil der Verwaltung Ihres Unterkunftsbestands. Wenn eine Reservierung erstellt wird, wird ein Zimmer für Ihren Gast gehalten, damit es nicht von anderen Gästen gebucht werden kann. Die Zimmerverfügbarkeit wird automatisch angepasst und Ihre verbundenen Buchungskanäle zeigen die neue Verfügbarkeit an. Dadurch sinkt das Risiko von Überbuchungen.
Gäste können Reservierungen über verbundene Buchungskanäle oder Ihr direktes Buchungssystem erstellen. Sie können Reservierungen auch manuell in Little Hotelier anlegen. Alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Reservierungen werden im Kalender angezeigt.
Eine effiziente Verwaltung von Reservierungen hilft Ihnen, genaue Gästedaten für spätere Zwecke zu speichern und detaillierte Berichte zu erstellen.
Reservierungen finden
Sie können Reservierungen an zwei Stellen in Little Hotelier finden:
Kalender: Suche nach Check-in- oder Check-out-Daten
Reservierungen: Suche nach Reservierungsdetails
Auf der Seite „Reservierungen“ suchen
Auf der Seite Reservierungen können Sie nach folgenden Angaben suchen:
Nachname des Gastes
Buchungsreferenz
Rechnungsnummer
Datumstyp: Check-in, Check-out oder Gebucht am (das Datum, an dem die Reservierung erstellt wurde)
Datum von und Datum bis: Suche nach einem Datumsbereich. Wenn Sie den Zeitraum nicht kennen, können Sie die Felder leer lassen. Löschen Sie beide Felder, wenn Sie nach dem Namen des Gastes, der Buchungsreferenz oder der Rechnungsnummer suchen. So vermeiden Sie, dass Ergebnisse außerhalb des aktuellen Datumsbereichs nicht angezeigt werden.
Status: Bestätigt, eingecheckt, ausgecheckt oder storniert
Quelle: Buchungsquelle bzw. Buchungskanal
Klicken Sie auf Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen. Klicken Sie auf eine Reservierung, um sie zu öffnen und die vollständigen Details einzusehen.
Buchungsquelle anhand der Reservierungs-ID erkennen
Die Referenz- oder Reservierungs-ID zeigt, woher die Buchung stammt:
LH: Manuell in Little Hotelier erstellte Buchung
BBN oder BB: Buchungen über das Buchungssystem Ihrer Website (Direktbuchungen)
Kanalcode: Jeder Buchungskanal verfügt über einen eigenen Code, z. B. BDC für Booking.com.
Buchungskanäle zeigen ihren jeweiligen Kanalcode an, z. B. EXP-1234 für Expedia oder BDC-1234 für Booking.com.
Channels Plus: Reservierungen aus Channels Plus enthalten in den Reservierungsdetails zwei Felder: Kanal und Partner. Die Details zu Channels-Plus-Reservierungen können nur direkt in Little Hotelier und nicht im Extranet des jeweiligen Buchungskanals aufgerufen werden.
CHP: Channels-Plus-Reservierungen beginnen mit dem Präfix CHP-, z. B. CHP-1a12345-25. In der Spalte Quelle wird außerdem „Channels Plus“ gefolgt vom Namen des Buchungskanals angezeigt, über den der Gast gebucht hat, z. B. „Channels Plus/Trip.com“.
Reservierung erstellen
Wann Sie manuelle Reservierungen erstellen sollten
Die meisten Buchungen gehen automatisch über Online-Reisevermittler (OTA) und Ihr Buchungssystem ein. Manuelle Reservierungen müssen Sie jedoch für Walk-Ins, direkte Buchungen per Telefon oder E-Mail, Buchungen von Reisebüros oder Überbuchungen von Partnerunterkünften erstellen.
So erstellen Sie eine Reservierung
Sie können eine manuelle Reservierung an zwei Stellen erstellen:
Im Kalender: Klicken Sie auf + Reservierung oder klicken und ziehen Sie im Kalender.
Unter Reservierungen: Klicken Sie auf + Reservierung erstellen.
Reservierungsdetails
Allgemeine Informationen: Check-in- und Check-out-Daten, Zimmerkategorie, Ratenplan, Zimmernummer, Anzahl der Gäste, Preise und Rabatte
Daten der Hauptkontaktperson: Name (Pflichtangabe), Kontaktdaten, Zahlungsdetails, Ankunftszeit, Ausweisdokumente, Einwilligung zu Marketingkommunikation und besondere Wünsche
Reservierung duplizieren
Sie können eine vergangene Reservierung duplizieren, einschließlich einer Reservierung, die über einen Buchungskanal (OTA) eingegangen ist. So können Sie eine Rückkehr eines Gastes schnell buchen, ohne dessen Daten erneut einzugeben. Die neue Reservierung übernimmt den ursprünglichen Gast, das Zimmer, die Rate und die Notizen. Vor dem Speichern können Sie die Daten oder andere Felder anpassen.
So duplizieren Sie eine Reservierung:
Öffnen Sie die Reservierung, die Sie duplizieren möchten.
Klicken Sie unten links in den Reservierungsdetails auf Reservierung duplizieren.
Wählen Sie die Check-in- und Check-out-Daten für die neue Reservierung aus.
Wählen Sie die Informationen aus, die übernommen werden sollen: Hauptkontaktperson, Zahlungen, Gäste, Inklusivleistungen, Extras und Notizen.
Klicken Sie auf Duplizieren.
Klicken Sie auf Zur neuen Reservierung, um die neue Reservierung zu öffnen und zu bearbeiten.
Die neue Reservierung erhält eine eigene Reservierungs-ID. Unter Gästedetails wird außerdem Dupliziert von angezeigt. Dadurch bleibt die Verknüpfung zur ursprünglichen Reservierung für Ihre Unterlagen erhalten.
Hinweis:
Kreditkartendaten werden aus Sicherheitsgründen nicht in die duplizierte Reservierung übernommen. Verfügbarkeit und Preise werden für die neuen Daten erneut geprüft. Daher sind das ursprüngliche Zimmer, die ursprüngliche Rate oder die ursprünglichen Extras möglicherweise nicht verfügbar. Extras werden nur übernommen, wenn sie weiterhin vorhanden und für die neuen Daten verfügbar sind – und zwar zum aktuellen Preis.
Zum Duplizieren einer Reservierung müssen Sie die Desktopversion von Little Hotelier verwenden.
Wenn eine Reservierung von einem Buchungskanal (OTA) dupliziert wird, wird die neue Reservierung zu einer direkten Little-Hotelier-Reservierung. Die ursprüngliche Reservierung des Buchungskanals bleibt unverändert. Die duplizierte Reservierung wird nicht an den Buchungskanal zurückgesendet.
Reservierungen bearbeiten
💡 Reservierungen von Buchungskanälen können nicht über Little Hotelier geändert werden. Änderungen, beispielsweise an den Aufenthaltsdaten, müssen direkt über den ursprünglichen Buchungskanal (OTA) vorgenommen werden.
Little Hotelier bietet mehrere Registerkarten zur Verwaltung verschiedener Bereiche einer Reservierung:
Details: Daten, Zimmerkategorie, Ratenplan, Gästeanzahl, Preise und Informationen zur Hauptkontaktperson ändern
Gäste: Zusätzliche Gäste verwalten und den Hauptgast festlegen
Inklusivleistungen: Inklusivleistungen des Ratenplans anzeigen
Extras: Zusätzliche buchbare Artikel hinzufügen und verwalten
Zahlungen: Zahlungen verarbeiten, Rückerstattungen bearbeiten und Anzahlungen nachverfolgen
Notizen: Interne Notizen hinzufügen und besondere Wünsche dokumentieren
Rechnungen: Rechnungen erstellen und verwalten
Kann ich den Zimmerpreis bearbeiten?
Sie können den Zimmerpreis nur dann direkt in Little Hotelier bearbeiten, wenn die Reservierung manuell, als Walk-In oder über das Extranet als direkte Buchung erstellt wurde.
Öffnen Sie im Kalender die Reservierung.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Zimmerrate die leere Option aus.
Geben Sie im Feld Zimmer den vereinbarten endgültigen Gesamtpreis für das Zimmer ein.
Klicken Sie auf Speichern.
⚠️ Der Tagespreis wird automatisch anteilig berechnet und auf der Rechnung der Reservierung angezeigt.
Bei Reservierungen von Buchungskanälen bzw. OTAs müssen Preisänderungen über die ursprüngliche Buchungsplattform vorgenommen werden. Wenden Sie sich an den jeweiligen Buchungskanal, um den Preis zu ändern.
Reservierungsstatus aktualisieren sowie Gäste ein- und auschecken
Aktuelle Reservierungsstatus helfen Ihnen, abgeschlossene Aufenthalte nachzuverfolgen, die Zimmerverfügbarkeit zu verwalten und genaue Aufzeichnungen zu führen.
Es gibt drei Reservierungsstatus:
Bestätigt: Standardstatus für neue Reservierungen
Eingecheckt: Der Gast ist angekommen und hat die Schlüssel erhalten.
Ausgecheckt: Der Gast ist abgereist und das Zimmer kann gereinigt werden.
So aktualisieren Sie den Reservierungsstatus, beispielsweise beim Auschecken eines Gastes:
Klicken Sie im Kalender oder unter Reservierungen auf die Reservierung, um sie zu öffnen.
Klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü für den Status.
Wählen Sie den neuen Status aus, z. B. Ausgecheckt.
Klicken Sie auf Speichern.
Anmeldeformular drucken
Little Hotelier stellt ein Anmeldeformular bereit, das Sie als Check-in-Formular verwenden können. So drucken Sie ein Anmeldeformular für eine Reservierung:
Gehen Sie zum Kalender.
Öffnen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf Drucken.
Wählen Sie Anmeldeformular aus.
💡 Um Anmeldeformulare für alle Reservierungen zu drucken, deren Check-in an einem bestimmten Datum erfolgt, gehen Sie zu Berichte > Operativ > Check-in. Wählen Sie Ihre Check-in- und Check-out-Daten aus, klicken Sie auf Bericht ausführen und wählen Sie anschließend Anmeldeformular drucken.
Reservierungen stornieren
Reservierungen von Buchungskanälen stornieren
⚠️ OTA- bzw. Kanalreservierungen können nicht direkt in Little Hotelier bearbeitet oder storniert werden. Reservierungen, die über OTAs bzw. Buchungskanäle vorgenommen wurden, müssen vom Gast über den jeweiligen Buchungskanal geändert oder storniert werden.
Nur manuelle Reservierungen, die in Little Hotelier oder über das direkte Buchungssystem erstellt wurden, können in Little Hotelier bearbeitet werden.
⚠️ Nur bestätigte Reservierungen können direkt storniert werden. Bei eingecheckten oder ausgecheckten Reservierungen müssen Sie zunächst den Status ändern. Stornierungen sind dauerhaft und können nicht rückgängig gemacht werden. Nach der Stornierung kann der Reservierungsstatus nicht mehr geändert werden. In diesem Fall muss eine neue Reservierung erstellt werden.
So stornieren Sie eine Reservierung in Little Hotelier
So stornieren Sie eine Reservierung:
Öffnen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf Buchung stornieren.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja, ich bin sicher.
Bei Reservierungen über verbundene Buchungskanäle müssen Gäste über die ursprüngliche Buchungsplattform stornieren. Die Buchungskanäle aktualisieren Ihren Bestand anschließend automatisch. Wenn ein Buchungskanal keine automatischen Aktualisierungen sendet oder deaktiviert wurde, können manuelle Aktualisierungen erforderlich sein.
Wichtig: Damit Buchungen und Stornierungen automatisch synchronisiert werden, muss der Buchungskanal zum Zeitpunkt der Buchung verbunden und aktiviert sein. Reservierungen, die vor der Verbindung oder während der Deaktivierung des Buchungskanals bzw. Ratenplans erstellt wurden, werden nicht synchronisiert und müssen manuell eingegeben werden.
Hinweis:
Reservierungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden.
Stornierte Reservierungen werden im Kalender nicht mehr angezeigt, bleiben aber unter Reservierungen zugänglich.
Das Zimmer wird nach der Stornierung wieder für neue Buchungen verfügbar.
Stornierte Reservierungen können nicht wieder aktiviert werden.
Um bei direkten oder manuell in Little Hotelier erstellten Reservierungen einen No Show zu erfassen, müssen Sie die Reservierung stornieren. Es gibt keine separate No-Show-Option.
Sie müssen die Einstellung zur automatischen Wiederauffüllung nicht aktivieren, da diese Funktion automatisch ausgeführt wird. Die automatische Wiederauffüllung kann nicht deaktiviert werden.
Kann ich bei einer Reservierung mit mehreren Zimmern ein einzelnes Zimmer stornieren?
Wenn eine Reservierung zwei oder mehr Zimmer umfasst, können Sie ein einzelnes Zimmer entfernen, ohne die gesamte Reservierung zu stornieren.
So stornieren Sie ein einzelnes Zimmer:
Öffnen Sie die Reservierung.
Öffnen Sie die Registerkarte Details.
Suchen Sie das zu stornierende Zimmer, z. B. Zimmer 101.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zimmerzeile und klicken Sie rechts auf das rote X, um das Zimmer zu entfernen.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis zu Rückerstattungen:
Little Hotelier Zahlungen: Öffnen Sie die Reservierung, wechseln Sie zur Registerkarte Zahlungen, klicken Sie auf Rückerstattung verarbeiten und folgen Sie den Anweisungen.
Wenn Ihre Unterkunft ein Zahlungssystem eines Drittanbieters verwendet, führen Sie die Rückerstattung direkt in diesem System durch und klicken Sie anschließend bei der Reservierung auf Rückerstattung erfassen.
Zahlungen mit Little Hotelier Zahlungen verarbeiten
So verarbeiten Sie Zahlungen direkt mit Little Hotelier Zahlungen:
Öffnen Sie die Reservierung.
Wechseln Sie zur Registerkarte Zahlungen.
Klicken Sie auf Zahlung verarbeiten.
Geben Sie den Zahlungsbetrag und die Kartendaten ein.
Klicken Sie auf Verarbeiten.
Kartendaten werden sieben Tage nach dem Check-out automatisch gelöscht, um die Anforderungen des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) zu erfüllen.
Bewährte Vorgehensweisen
Regelmäßige Kontrolle: Prüfen Sie den Kalender täglich, sehen Sie sich bevorstehende Anreisen an und kontrollieren Sie den Zahlungsstatus.
Datenqualität: Überprüfen Sie alle Buchungsdetails und Zimmerzuweisungen sorgfältig.
Zahlungsverwaltung: Verarbeiten Sie Anzahlungen zeitnah und halten Sie die Zahlungsaufzeichnungen aktuell.
Gästeinformation: Bestätigen Sie Buchungen und informieren Sie Gäste über Änderungen.
Wichtige Hinweise:
Aktualisieren Sie den Status bei der Abreise eines Gastes immer auf Ausgecheckt. So können Sie abgeschlossene Reservierungen zuverlässig nachverfolgen.
Zimmerkategorien und Zimmerraten können nicht gelöscht werden, solange Reservierungen den Status Bestätigt oder Eingecheckt haben – auch wenn der Gast die Unterkunft bereits verlassen hat.
Prüfen Sie die Verfügbarkeit, bevor Sie manuelle Reservierungen erstellen.
Halten Sie Kommentare von Gästen und interne Notizen getrennt.
Geben Sie niemals Kreditkartendaten in Kommentaren oder Notizen an.
Prüfen Sie die vor Ort geltenden rechtlichen Anforderungen zur Erfassung von Gästedaten.
Erstellen Sie Rechnungen erst, nachdem Sie die Reservierungsdetails abschließend bearbeitet haben.
Reservierungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden.
Stornierte Reservierungen werden im Kalender nicht mehr angezeigt, bleiben aber unter Reservierungen zugänglich.
Das Zimmer wird nach der Stornierung wieder für neue Buchungen verfügbar.
Prüfen Sie E-Mail-Benachrichtigungen auf Hinweise zu erforderlichen manuellen Aktualisierungen durch Buchungskanäle.
Zahlungsdetails von Reservierungen können aufgrund der PCI-DSS-Anforderungen nicht ausgedruckt werden.