Überblick
Reservierungen sind ein zentraler Bestandteil der Verwaltung des Zimmerbestands Ihrer Unterkunft. Wird eine Reservierung angelegt, wird ein Zimmer für Ihren Gast reserviert, damit es nicht von einer anderen Person gebucht werden kann. Die Zimmerverfügbarkeit wird automatisch angepasst, und Ihre verbundenen Portale übernehmen diese neue Verfügbarkeit – so sinkt das Risiko einer Überbuchung.
Reservierungen können von Gästen erstellt werden (über verbundene Portale oder Ihr Direktbuchungssystem) oder manuell in Little Hotelier angelegt werden. Alle Reservierungen (vergangene, aktuelle und zukünftige) werden im Kalender angezeigt.
Eine effektive Verwaltung der Reservierungen hilft Ihnen dabei, genaue Gästedaten für spätere Zwecke zu führen und detaillierte Berichte zu erstellen.
Reservierungen finden
Sie können Reservierungen an zwei Stellen finden:
Kalender: Suche nach An- oder Abreisedatum
Reservierungen: Suche nach Reservierungsdetails
Suche auf der Seite „Reservierungen“
Um eine Reservierung über die Seite Reservierungen zu finden, können Sie nach Folgendem suchen:
Nachname des Gastes
Buchungsreferenz
Rechnungsnummer
Datumstyp: Check-in, Check-out oder Gebucht am (das Datum, an dem die Reservierung erstellt wurde)
Datum von und Datum bis: Suche nach einem Datumsbereich. Sie können diese Felder leer lassen, wenn Ihnen das Datum nicht bekannt ist. Leeren Sie beide Felder, wenn Sie nach Gastname, Buchungsreferenz oder Rechnungsnummer suchen, um zu vermeiden, dass Ergebnisse außerhalb des aktuellen Datumsbereichs fehlen
Status: Bestätigt, Eingecheckt, Ausgecheckt oder Storniert
Quelle: Buchungsquelle (Portal)
Klicken Sie auf Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen. Klicken Sie auf eine Reservierung, um sie zu öffnen und alle Details anzuzeigen.
Buchungsquelle anhand der Reservierungs-ID erkennen
Die Referenz- oder Reservierungs-ID-Nummer zeigt Ihnen, woher die Buchung stammt:
LH: Manuelle Buchung, die in Little Hotelier erstellt wurde
BBN oder BB: Buchungen über das Buchungssystem Ihrer Website (Direktbuchung)
Portal-Code: Jedes Portal (OTA) hat seinen eigenen eindeutigen Code (z. B. BDC für Booking.com)
Portale zeigen den Portal-Code an (z. B. EXP-1234 für Expedia oder BDC-1234 für Booking.com)
Channels Plus: Reservierungen aus Channels Plus zeigen in den Reservierungsdetails 2 Felder an: Portal und Affiliate. Greifen Sie auf die Reservierungsdetails von Channels Plus ausschließlich in Little Hotelier zu, nicht im Extranet des Portals.
CHP: Reservierungen aus Channels Plus haben das Präfix „CHP-“ (zum Beispiel „CHP-1a12345-25“). In der Spalte Quelle wird außerdem „Channels Plus“ gefolgt vom Namen des Portals angezeigt, über das der Gast gebucht hat (zum Beispiel „Channels Plus/Trip.com“)
Eine Reservierung erstellen
Wann Sie manuelle Reservierungen erstellen sollten
Die meisten Buchungen gehen zwar automatisch über OTAs und Ihr Buchungssystem ein, doch für Walk-In-Gäste, Direktbuchungen per Telefon oder E-Mail, Buchungen über Reisebüros oder die Bearbeitung von Überlaufbuchungen von Partnerunterkünften müssen Sie manuelle Reservierungen anlegen.
So erstellen Sie eine Reservierung
Sie können eine manuelle Reservierung an zwei Stellen anlegen:
Über den Kalender: Verwenden Sie die Schaltfläche + Reservierung oder klicken Sie im Kalender und ziehen Sie den Bereich auf
Über Reservierungen: Klicken Sie auf + Reservierung erstellen
Reservierungsdetails
Allgemeine Informationen: An- und Abreisedatum, Zimmerkategorie, Ratenplan, Zimmernummer, Anzahl der Gäste, Preise und Rabatte
Kontaktdaten der Hauptperson: Name (Pflichtfeld), Kontaktinformationen, Zahlungsdetails, Ankunftszeit, Ausweisdokumente, Marketingeinwilligung und besondere Wünsche
Reservierungen bearbeiten
Little Hotelier bietet mehrere Registerkarten zur Verwaltung der verschiedenen Aspekte einer Reservierung:
Registerkarte „Details“: Datumsangaben, Zimmerkategorie, Ratenplan, Anzahl der Gäste, Preise und Kontaktdaten der Hauptperson ändern
Registerkarte „Gäste“: Weitere Gäste verwalten und Hauptgast festlegen
Registerkarte „Inklusivleistungen“: Inklusivleistungen des Ratenplans anzeigen
Registerkarte „Zusatzleistungen“: Zusatzleistungen hinzufügen und verwalten
Registerkarte „Zahlungen“: Zahlungen verarbeiten, Rückerstattungen bearbeiten und Anzahlungen nachverfolgen
Registerkarte „Notizen“: Interne Notizen hinzufügen und besondere Wünsche dokumentieren
Registerkarte „Rechnungen“: Rechnungen erstellen und verwalten
Kann ich den Zimmerpreis bearbeiten?
Sie können den Zimmerpreis nur dann direkt in Little Hotelier bearbeiten, wenn die Reservierung manuell erstellt wurde, es sich um einen Walk-In handelt oder die Reservierungsquelle „Extranet“ (Direktbuchung) ist.
So bearbeiten Sie den Zimmerpreis:
Gehen Sie zu Kalender und öffnen Sie die Reservierung.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Zimmerrate die leere Option aus.
Geben Sie im Feld Zimmer den vereinbarten Gesamtpreis für das Zimmer ein.
Klicken Sie auf Speichern.
⚠️ Der Tagespreis wird automatisch anteilig berechnet und erscheint auf der Reservierungsrechnung.
Bei Portal-/OTA-Reservierungen müssen Preisänderungen über die ursprüngliche Buchungsplattform vorgenommen werden. Wenden Sie sich dazu direkt an das jeweilige Portal.
Reservierungsstatus aktualisieren / Gäste ein- und auschecken
Aktuelle Reservierungsstatus helfen Ihnen dabei, abgeschlossene Aufenthalte nachzuverfolgen, die Zimmerverfügbarkeit zu verwalten und genaue Aufzeichnungen zu führen.
Es gibt drei Reservierungsstatus:
Bestätigt: Standardstatus für neue Reservierungen
Eingecheckt: Der Gast ist angekommen, und die Schlüssel wurden übergeben
Ausgecheckt: Der Gast ist abgereist, und das Zimmer ist bereit für die Reinigung
So aktualisieren Sie einen Reservierungsstatus, zum Beispiel um einen Gast auszuchecken:
Klicken Sie im Kalender oder unter Reservierungen auf die Reservierung, um sie zu öffnen.
Klicken Sie unten rechts auf das Dropdown-Menü für den Status.
Wählen Sie den neuen Status aus (z. B. ändern Sie ihn in „Ausgecheckt“).
Klicken Sie auf Speichern.
Einen Meldeschein drucken
Little Hotelier stellt einen Meldeschein zur Verfügung, den Sie als Check-in-Formular verwenden können. So drucken Sie einen Meldeschein für eine Reservierung:
Gehen Sie zu Kalender.
Öffnen Sie die Reservierung.
Klicken Sie auf Drucken.
Wählen Sie Meldeschein aus.
💡 Um Meldescheine für alle Reservierungen zu drucken, die an einem bestimmten Datum einchecken, gehen Sie zu Berichte > Operativ > Check-in, wählen Sie das An- und Abreisedatum aus, klicken Sie auf Bericht ausführen und wählen Sie dann Meldeschein drucken aus.
Reservierungen stornieren
Stornierung von Reservierungen, die über Portale erfolgt sind
⚠️ Sie können OTA-Reservierungen (Portal-Reservierungen) nicht direkt in Little Hotelier bearbeiten oder stornieren. Über OTAs (Portale) getätigte Reservierungen müssen vom Gast über das jeweilige Portal geändert oder storniert werden, über das die Buchung erfolgt ist.
Nur manuelle Reservierungen, die in Little Hotelier oder über Direktbuchung erstellt wurden, können in Little Hotelier bearbeitet werden.
⚠️ Nur Reservierungen mit dem Status „Bestätigt“ können direkt storniert werden. Bei Reservierungen mit dem Status „Eingecheckt“ oder „Ausgecheckt“ ist zunächst eine Statusänderung erforderlich. Stornierungen sind endgültig und können nicht rückgängig gemacht werden.
So stornieren Sie eine Reservierung in Little Hotelier
So stornieren Sie eine Reservierung:
Öffnen Sie die Reservierung
Klicken Sie auf der Registerkarte Details auf Buchung stornieren
Klicken Sie zur Bestätigung auf Ja, ich bin mir sicher
Bei Reservierungen, die über verbundene Buchungsportale erfolgt sind, müssen Gäste über die ursprüngliche Buchungsplattform stornieren; die Portale aktualisieren Ihren Zimmerbestand daraufhin automatisch. Manuelle Aktualisierungen können erforderlich sein, wenn ein Portal keine automatischen Aktualisierungen sendet oder das Portal deaktiviert wurde.
Wichtig: Damit Buchungen und Stornierungen automatisch synchronisiert werden, muss das Portal zum Zeitpunkt der Buchung verbunden und aktiviert sein. Reservierungen, die vor der Verbindung oder während das Portal bzw. die Rate deaktiviert war, getätigt wurden, werden nicht synchronisiert und müssen manuell eingetragen werden.
Hinweis:
Reservierungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden
Stornierte Reservierungen verschwinden aus dem Kalender, bleiben jedoch unter „Reservierungen“ zugänglich
Nach der Stornierung steht das Zimmer wieder für neue Buchungen zur Verfügung
Um einen No Show bei Direktbuchungen oder manuell in Little Hotelier erstellten Reservierungen zu erfassen, stornieren Sie die Reservierung (es gibt keine No-Show-Option)
Hinweis: Sie müssen die Einstellung zur automatischen Wiederauffüllung nicht aktivieren, da diese Funktion automatisch erfolgt. Die automatische Wiederauffüllung kann nicht deaktiviert werden
Kann ich ein Zimmer aus einer Reservierung mit mehreren Zimmern stornieren?
Wenn eine Reservierung zwei oder mehr Zimmer umfasst, können Sie ein Zimmer entfernen, ohne die gesamte Reservierung zu stornieren.
So stornieren Sie ein Zimmer:
Öffnen Sie die Reservierung.
Gehen Sie zur Registerkarte Details.
Suchen Sie das Zimmer, das Sie stornieren möchten (zum Beispiel Zimmer 101).
Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zimmerzeile, und klicken Sie rechts auf das rote „X“, um sie zu entfernen.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis (Rückerstattungen):
Little Hotelier Pay: Öffnen Sie die Reservierung, gehen Sie zur Registerkarte „Zahlungen“, klicken Sie auf Rückerstattung verarbeiten und folgen Sie den Anweisungen, um die Rückerstattung abzuschließen.
Wenn Ihre Unterkunft ein Zahlungssystem eines Drittanbieters verwendet, veranlassen Sie die Rückerstattung direkt in diesem System und erfassen Sie anschließend die Rückerstattung für die Reservierung.
Zahlungen mit Little Hotelier Pay verarbeiten
So verarbeiten Sie Zahlungen direkt mit Little Hotelier Pay:
Öffnen Sie die Reservierung
Gehen Sie zur Registerkarte Zahlungen
Klicken Sie auf Zahlung verarbeiten
Geben Sie den Zahlungsbetrag und die Kartendetails ein
Klicken Sie auf Verarbeiten
Zahlungskartendaten werden gemäß den PCI-DSS-Vorschriften automatisch 7 Tage nach dem Check-out gelöscht.
Best Practices
Regelmäßige Überwachung: Prüfen Sie den Kalender täglich, sehen Sie sich bevorstehende Anreisen an und überprüfen Sie den Zahlungsstatus
Datengenauigkeit: Überprüfen Sie alle Buchungsdetails und Zimmerzuweisungen sorgfältig
Zahlungsverwaltung: Verarbeiten Sie Anzahlungen zeitnah und halten Sie die Zahlungsaufzeichnungen aktuell
Kommunikation mit Gästen: Bestätigen Sie Buchungen und informieren Sie Gäste über etwaige Änderungen
Wichtige Hinweise:
Aktualisieren Sie den Status immer auf Ausgecheckt, sobald Gäste abreisen. So behalten Sie den Überblick über abgeschlossene Reservierungen
Zimmerkategorien und Zimmerraten können nicht gelöscht werden, solange noch Reservierungen mit dem Status „Bestätigt“ oder „Eingecheckt“ vorhanden sind – selbst wenn der Gast Ihre Unterkunft bereits verlassen hat
Überprüfen Sie die Verfügbarkeit, bevor Sie manuelle Reservierungen anlegen
Halten Sie Gästekommentare von internen Notizen getrennt
Geben Sie niemals Kreditkarteninformationen in Kommentaren oder Notizen an
Prüfen Sie die örtlichen gesetzlichen Anforderungen zur Erfassung von Gästedaten
Erstellen Sie Rechnungen erst, nachdem die Reservierungsdetails endgültig festgelegt wurden
Reservierungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden
Stornierte Reservierungen verschwinden aus dem Kalender, bleiben jedoch unter „Reservierungen“ zugänglich
Nach der Stornierung steht das Zimmer wieder für neue Buchungen zur Verfügung
Achten Sie auf E-Mail-Benachrichtigungen zu erforderlichen manuellen Aktualisierungen von Portalen
Zahlungsdetails von Reservierungen können aus Gründen der PCI-Konformität nicht gedruckt werden