Was ist der Kalender?
Der Kalender bietet Ihnen auf einen Blick einen umfassenden Überblick über Ihre Unterkunft. Sie sehen bestätigte Buchungen, bevorstehende Anreisen und Abreisen, aktuelle Gäste, Zimmersperrungen, die Verfügbarkeit der Zimmer und den Zahlungsstatus der Buchungen. Außerdem können Sie Einstellungen verwalten, um festzulegen, welche Details auf den einzelnen Buchungen sofort angezeigt werden.
Den Kalender verstehen
Im Kalender werden alle bestätigten, eingecheckten und ausgecheckten Buchungen angezeigt. Stornierte Buchungen erscheinen nicht im Kalender, sind aber unter Buchungen zu finden.
Ihr Kalender zeigt alle Zimmerkategorien und die zugehörigen physischen Zimmer. Die Anzahl der verfügbaren Zimmer bestimmt die Verfügbarkeit, die im Bestand-Feld angezeigt wird.
Beispiel: Wenn Ihre Zimmerkategorie „Doppelzimmer“ die Zimmer 1, 2 und 3 umfasst und für einen bestimmten Tag weder Buchungen noch Zimmersperrungen vorliegen, beträgt die im Bestand-Feld angezeigte Verfügbarkeit 3.
Kalenderansicht anpassen
Sie können festlegen, welche Informationen auf den einzelnen Buchungen angezeigt werden, und auswählen, wie Sie eine Buchungsübersicht öffnen. Um diese Optionen zu ändern, öffnen Sie die Kalendereinstellungen über die Schaltfläche für die Einstellungen (Zahnradsymbol) oben im Kalender. Hinweis: Die Kalendereinstellungen werden für die gesamte Unterkunft und für alle Benutzerinnen gespeichert, nicht für jede Person einzeln. Nur Benutzerinnen mit der Rolle Administrator sehen die Schaltfläche für die Einstellungen und können diese Einstellungen ändern.
Um beispielsweise Stammgäste und Buchungsquellen leicht zu erkennen, wählen Sie Herz für Stammgäste anzeigen und Buchungskanal anzeigen aus.
Oder, um die Details einer Buchung zu prüfen, ohne die vollständige Buchung zu öffnen, stellen Sie Buchungsdetails anzeigen auf Mit der Maus über die Lupe fahren, um die Buchungsübersicht anzuzeigen ein. Anschließend können Sie mit der Maus über das Lupensymbol einer Buchung fahren, um die Übersicht anzuzeigen.
Physische Zimmer verwalten
So benennen Sie physische Zimmer um oder ändern ihre Nummer:
Klicken Sie auf das physische Zimmer, das Sie ändern möchten.
Bearbeiten Sie den Namen des physischen Zimmers.
Klicken Sie auf Speichern.
Zimmer ein- und ausklappen
Klicken Sie auf den Namen der Zimmerkategorie, um die physischen Zimmer und die nicht zugewiesenen Zeilen aus- oder einzublenden.
Mit der Schaltfläche zum Ein- und Ausklappen in der oberen linken Ecke des Kalenderrasters blenden Sie alle Zimmer gleichzeitig ein oder aus.
Im Kalender navigieren
Wählen Sie im Auswahlmenü zwischen 14 und 28 Tagen.
Klicken Sie auf Heute anzeigen, um zum heutigen Datum zurückzukehren.
Mit der Datumsauswahl springen Sie zu bestimmten Daten, alternativ können Sie die Navigationspfeile verwenden:
Für die 14-Tage-Ansicht:
< 1 Tag zurück
<< 7 Tage zurück
<<< 14 Tage zurück
> 1 Tag vor
>> 7 Tage vor
>>> 14 Tage vor
Für die 28-Tage-Ansicht:
<<< 28 Tage zurück
>>> 28 Tage vor
Zimmersperrungen
Was ist eine Zimmersperrung?
Eine Zimmersperrung ist eine vorübergehende Sperre, die für einen bestimmten Zeitraum auf ein Zimmer gelegt wird und es nicht mehr buchbar macht. Verwenden Sie Zimmersperrungen bei Renovierungen, Wartungsarbeiten oder wenn Sie ein Zimmer für künftige Buchungen zurückhalten möchten.
Wie funktioniert das?
Zimmersperrungen verringern die Verfügbarkeit der Zimmerkategorie, die im Bestand-Feld angezeigt wird. Wenn Sie ein Zimmer wieder öffnen, erhöht sich die Verfügbarkeit. Zimmersperrungen verringern die Zimmerverfügbarkeit auf allen verbundenen Portalen und in Ihrem Buchungssystem.
Zimmersperrungen verwalten
Eine Zimmersperrung lässt sich auf zwei Arten erstellen:
Markieren Sie im Kalender per Klicken und Ziehen den gewünschten Zeitraum und wählen Sie Zimmersperrung aus.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Zimmersperrung.
Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
Zimmer: Wählen Sie das Zimmer im Auswahlmenü aus.
Startdatum: Standardmäßig das heutige Datum.
Enddatum: Standardmäßig der folgende Tag.
Beschreibung: Geben Sie eine interne Notiz ein, die den Grund für die Zimmersperrung erläutert.
Zimmersperrung bearbeiten
Suchen Sie die Zimmersperrung und klicken Sie darauf.
Ändern Sie die Einstellungen.
Klicken Sie auf Speichern.
Sie können die Dauer einer Zimmersperrung schnell ändern, indem Sie die Endmarkierung nach links oder rechts ziehen.
Zimmersperrung aufheben
Suchen Sie die Zimmersperrung und klicken Sie darauf.
Klicken Sie auf Zimmer wieder öffnen.
Wenn Sie eine Zimmersperrung aufheben, erhöht sich die Zimmerverfügbarkeit auf allen verbundenen Portalen und in Ihrem Buchungssystem.
Buchungen verwalten
Buchung erstellen
Eine Buchung lässt sich auf zwei Arten erstellen:
Markieren Sie im Kalender per Klicken und Ziehen den gewünschten Zeitraum und wählen Sie Buchung aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchung.
Farben der Buchungskacheln
Die Hintergrundfarbe der einzelnen Buchungen zeigt den jeweiligen Status an:
Orange oder gelb: bestätigt, Anreise steht noch aus
Grün: eingecheckt
Grau: ausgecheckt
Hellblau: nicht zugewiesen (kein physisches Zimmer zugewiesen)
Dunkelrot: Zimmersperrung
Blass, verblasst: Die Buchung ist nicht vollständig bezahlt
Der Zahlungsstatus wird durch einen farbigen Balken am linken Rand der Buchung und ein farbiges Lupensymbol angezeigt:
Roter Balken und rotes Lupensymbol: unbezahlt
Grüner Balken und grünes Lupensymbol: bezahlt
Kartensymbol mit Strich: Die Kartennummer ist ungültig
Symbole auf den Buchungskacheln
Je nach Ihren Kalendereinstellungen können auf einer Buchung außerdem die folgenden Symbole angezeigt werden, die Ihnen auf einen Blick weitere Informationen liefern:
Herzsymbol: Der Gast ist ein Stammgast
Schwarzes Notizblock-Symbol: Die Buchung enthält einen Gästekommentar oder eine Notiz des Personals
Symbol einer Person mit Kopf und Schultern und einer Zahl: die Anzahl der Erwachsenen
Symbol einer Kinderfigur mit einer Zahl: die Anzahl der Kinder
Kinderwagen-Symbol mit einer Zahl: die Anzahl der Babys
Mondsichel-Symbol mit einer Zahl: die Anzahl der Nächte
Buchungskanal-Symbol: zeigt an, über welches Portal die Buchung eingegangen ist (siehe unten)
Hinweis: Nur Booking.com, Expedia, Agoda, Airbnb, Direktbuchung und Demand Plus zeigen ein eigenes Buchungskanal-Symbol an. Andere Portale zeigen kein eigenes Symbol an.
Buchungsübersicht anzeigen
Die Buchungsübersicht zeigt die wichtigsten Details einer Buchung an, ohne dass die vollständige Buchung geöffnet werden muss. Sie enthält:
Buchungs-ID
Kontaktdaten der Hauptkontaktperson
Gästedaten, einschließlich der Anzahl der Gäste und der Angabe, ob es sich um Stammgäste handelt
Buchungsdetails
Zahlungsübersicht
Ein Auswahlmenü zum Ändern des Buchungsstatus (bestätigt, eingecheckt oder ausgecheckt)
Aktionen für Zahlungen, Stornierung, Druck, E-Mail-Versand und die Verwaltung der Buchung
Hinweis: Die Buchungsübersicht ersetzt nicht die vollständige Buchungsseite. Um eine Buchung zu ändern, öffnen Sie den vollständigen Buchungsdatensatz.
Buchung verschieben
Durch Ziehen und Ablegen ändern Sie:
die Zuweisung des physischen Zimmers
die Zimmerkategorie
das An- und Abreisedatum
Buchungsstatus ändern
Sie können nicht vor dem Anreisedatum einchecken und nicht vor dem Abreisedatum auschecken:
Öffnen Sie die Buchungsübersicht.
Wählen Sie mit der Statusschaltfläche oder dem Auswahlmenü den gewünschten Status aus (Bestätigt, Eingecheckt oder Ausgecheckt).
Aufenthaltsdauer ändern
Um den Aufenthalt zu verlängern, ziehen Sie das Ende der Buchung nach rechts, um das Abreisedatum zu verschieben, oder ziehen Sie die gesamte Buchung, um das Anreisedatum zu ändern.
Bei Buchungen, die über ein Portal eingegangen sind, können Sie das Abreisedatum nicht direkt im Kalender verlängern. So fügen Sie eine zusätzliche Nacht hinzu:
Vereinbaren Sie die Verlängerung direkt mit dem Gast.
Erstellen Sie im Kalender eine neue manuelle Buchung für die zusätzliche Nacht.
Nehmen Sie die Zahlung direkt vom Gast entgegen.
Buchung stornieren
Öffnen Sie die Buchungsübersicht.
Klicken Sie auf Buchung stornieren.
Bestätigen Sie die Stornierung.
Zahlungen verarbeiten
Öffnen Sie die Buchungsübersicht.
Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen.
Erfassen oder verarbeiten Sie die Zahlung.
Buchungsdetails drucken oder per E-Mail senden
Öffnen Sie die Buchungsübersicht.
Klicken Sie auf Drucken oder E-Mail senden, um Folgendes zu erstellen:
Meldeschein
Rechnung
Übersicht
Bestätigung
Nicht zugewiesene Buchungen
Die Zeile für nicht zugewiesene Buchungen wird für bestätigte Buchungen verwendet, denen kein physisches Zimmer zugewiesen ist. Die Bezeichnung Nicht zugewiesen über dem Kalender zeigt die Anzahl der Buchungen ohne zugewiesenes Zimmer an.
Gründe für nicht zugewiesene Buchungen:
Keine aufeinanderfolgenden Nächte in derselben Zimmerkategorie verfügbar
Manuelle Buchungen ohne zugewiesene Zimmer
Überbuchungen über Portale
Es konnte kein passendes Zimmer gefunden werden
Nicht zugewiesene Buchungen verwalten
Nutzen Sie die Zeile für nicht zugewiesene Buchungen, um Buchungen zu verwalten, wenn Sie Zimmer neu organisieren.
Ziehen Sie die Buchung auf ein verfügbares Zimmer.
Öffnen Sie die Buchung und bearbeiten Sie die Details.