Este guia refere-se às políticas de cancelamento das reservas diretas.
As políticas de cancelamento dos canais (agências de viagens on-line, OTA) têm de ser configuradas diretamente no canal.
Acerca das definições de cancelamento das reservas diretas
Ao configurar as políticas de cancelamento do seu sistema de reservas, existem dois níveis de definições:
Definições de cancelamento do estabelecimento: aplicam-se por predefinição a todas as tarifas do quarto;
Definições de cancelamento dos quartos: permitem definir políticas diferentes para tarifas do quarto específicas.
Para que os hóspedes possam alterar ou cancelar as suas próprias reservas, ative Permitir cancelamento por parte dos hóspedes e defina as penalizações de cancelamento ao nível do estabelecimento e da tarifa do quarto.
Configurar as políticas de cancelamento das reservas diretas
Definições de cancelamento do estabelecimento
Para configurar as definições de cancelamento do estabelecimento para reservas diretas:
Aceda a Reservas diretas > Configuração > Definições de cancelamento.
Clique no ícone de lápis para editar, em Definições de cancelamento do estabelecimento.
Assinale Permitir cancelamento por parte dos hóspedes para que os hóspedes possam alterar ou cancelar as suas reservas. Se esta opção não estiver ativada ao nível do estabelecimento e não for configurada para uma tarifa do quarto específica, os hóspedes terão de contactar diretamente o seu estabelecimento para pedir a alteração ou o cancelamento da reserva.
Inclua uma descrição da política de cancelamento do seu estabelecimento.
Defina as penalizações de cancelamento do seu estabelecimento. Escolha Penalização predefinida para aplicar as mesmas regras durante todo o ano ou Selecionar datas para definir penalizações para datas específicas.
Clique em Publicar alterações.
Definições de cancelamento dos quartos
Defina políticas de cancelamento específicas para cada tarifa do quarto das suas tarifas diretas:
Aceda a Reservas diretas > Configuração > Definições de cancelamento.
Em Definições de cancelamento dos quartos, localize a tarifa do quarto.
Clique na seta para baixo > clique no botão de reticências (botão de três pontos) > clique em Editar definições de cancelamento.
Defina a política de cancelamento e as penalizações do quarto.
Clique em Publicar alterações.
Estas definições substituem a política de cancelamento do estabelecimento para as datas selecionadas.
Como funcionam as penalizações de cancelamento?
Cada regra de penalização tem duas partes: a Penalização, que define o valor cobrado ao hóspede (por exemplo, Primeira diária, uma percentagem ou o montante total), e Dias antes da chegada, que define com quanta antecedência da chegada se aplica a penalização. Os cancelamentos efetuados dentro desse número de dias antes da chegada estão sujeitos à penalização; os efetuados com maior antecedência são gratuitos. Pode adicionar mais do que uma regra para cobrar valores diferentes à medida que a chegada se aproxima.
Escolha o valor da Penalização e, em seguida, defina Dias antes da chegada. Por exemplo: Primeira diária nos 7 dias anteriores ou 50% nos 14 dias anteriores.
Para cobrar valores diferentes em momentos diferentes, adicione uma regra para cada nível. Por exemplo: 50% nos 45 dias anteriores e 100% nos 7 dias anteriores.
Para tornar uma tarifa não reembolsável para todas as datas, defina a Penalização como Montante total (100%) e Dias antes da chegada como 731 (o máximo), para que a penalização abranja reservas efetuadas com tanta antecedência.
Traduções das políticas de cancelamento
Se atualizar o texto da sua política de cancelamento, verifique as suas definições de tradução para garantir que os hóspedes de outros idiomas veem a alteração.
Se a tradução automática estiver ativada, a sua política de cancelamento é traduzida automaticamente.
Caso contrário, adicione manualmente a tradução da sua política de cancelamento: aceda a Reservas diretas > Configuração > Traduções, clique no idioma e atualize a política em Políticas.
Porque é que a minha política de cancelamento não é atualizada noutros idiomas?
Atualizar a sua política em Reservas diretas > Configuração > Definições de cancelamento altera apenas o idioma predefinido. Se o seu sistema de reservas diretas estiver disponível em vários idiomas, tem também de atualizar as traduções em Configuração > Traduções > Políticas; caso contrário, os hóspedes verão a política antiga. Isto não se aplica se a tradução automática estiver ativada.
Como são apresentadas as políticas de cancelamento no seu sistema de reservas
As políticas de cancelamento do seu estabelecimento e das suas tarifas do quarto aparecem em:
página e e-mail de confirmação da reserva do hóspede;
detalhes da tarifa do quarto no seu sistema de reservas.
As políticas de cancelamento do seu estabelecimento também aparecem no separador Políticas do seu sistema de reservas.
Os hóspedes verão uma destas mensagens para cada tarifa:
“Não reembolsável”: é apresentada quando é definida uma penalização de 100% para todas as datas anteriores à chegada. Para aplicar a penalização a todas as datas anteriores à chegada, defina Dias antes da chegada como 731 (o máximo). Em caso de cancelamento, aplica-se como penalização o pagamento total.
“Aplicam-se custos de cancelamento”: é apresentada quando é definida uma penalização parcial. Em caso de cancelamento, será cobrado um valor parcial.
“Cancelamento gratuito!”: é apresentada quando não existe nenhuma penalização para cancelamentos em qualquer momento antes da chegada. O cancelamento não tem custos.
“Cancelamento gratuito até [data]”: é apresentada quando o cancelamento é gratuito até uma data específica, após a qual se aplicam penalizações. O cancelamento antes da data indicada não tem custos.
Alterações dos hóspedes às reservas diretas
Os hóspedes podem alterar as suas próprias reservas, pelo que não terão de telefonar para pedidos simples, como a alteração de datas, da ocupação ou dos dados.
Os hóspedes podem alterar o seguinte:
Datas da estadia (se o mesmo tipo de quarto estiver disponível)
Número total de hóspedes (se o quarto puder acomodar o novo número total de hóspedes)
Atualização dos dados do hóspede (incluindo nome, morada, endereço de e-mail, hora de chegada, pedidos pessoais e campos de cliente)
O botão de alteração não aparece quando:
uma reserva é feita no mesmo dia da chegada;
uma reserva inclui um serviço adicional;
os cancelamentos não são permitidos;
as definições de cancelamento não estão configuradas corretamente;
o tipo de e-mail Alteração da reserva não está ativado em Reservas diretas > Configuração > Comunicações com os hóspedes.
Nota: para ver as alterações que os hóspedes fizeram à reserva, compare o e-mail de confirmação original com o e-mail de alteração, uma vez que o histórico de alterações não é guardado no sistema.
Dicas úteis
Considere a flexibilidade sazonal nas suas políticas.
Adicione traduções das suas políticas de cancelamento em Reservas diretas > Configuração > Traduções para garantir que as políticas são apresentadas corretamente aos hóspedes que consultem o seu sistema de reservas noutros idiomas.
Ative os e-mails de confirmação de cancelamento em Reservas diretas > Configuração > Comunicações com os hóspedes > Cancelamento da reserva.
Ao copiar definições entre tarifas do quarto, utilize a funcionalidade “Atribuir definições de cancelamento” para poupar tempo (clique na seta para baixo da tarifa do quarto > clique no botão de reticências (botão de três pontos) > clique em Atribuir definições de cancelamento).