Este guia diz respeito às políticas de cancelamento para reservas diretas.
Sobre as definições de cancelamento para reservas diretas
Ao configurar as políticas de cancelamento do sistema de reservas, existem dois níveis de definições:
Definições de cancelamento do estabelecimento: aplicam-se, por predefinição, a todas as tarifas de quarto
Definições de cancelamento do quarto: permitem definir políticas diferentes para tarifas de quarto específicas
Para que os hóspedes possam alterar ou cancelar as próprias reservas, ative Permitir cancelamento pelo hóspede e defina as penalizações de cancelamento tanto ao nível do estabelecimento como da tarifa de quarto.
Configurar políticas de cancelamento para reservas diretas
Definições de cancelamento do estabelecimento
Para configurar as definições de cancelamento do estabelecimento para reservas diretas:
Aceda a Reservas diretas > Configuração > Definições de cancelamento.
Clique no ícone do lápis (editar) em Definições de cancelamento do estabelecimento.
Assinale Permitir cancelamento pelo hóspede para que os hóspedes possam alterar ou cancelar as reservas. Se esta opção não estiver ativada ao nível do estabelecimento, e não tiver sido configurada para uma tarifa de quarto específica, os hóspedes terão de contactar diretamente o estabelecimento para solicitar a alteração ou o cancelamento da reserva.
Inclua uma descrição da política de cancelamento do estabelecimento.
Defina as penalizações de cancelamento do estabelecimento. Escolha Penalização predefinida para aplicar as mesmas regras durante todo o ano, ou Selecionar datas para penalizações específicas por data.
Clique em Publicar alterações.
Definições de cancelamento do quarto
Defina políticas de cancelamento específicas para tarifas de quarto individuais das suas tarifas diretas:
Aceda a Reservas diretas > Configuração > Definições de cancelamento.
Em Definições de cancelamento do quarto, encontre a tarifa de quarto pretendida.
Clique na seta para baixo > clique no botão de reticências (três pontos) > clique em Editar definições de cancelamento.
Defina a política e as penalizações de cancelamento do quarto.
Clique em Publicar alterações.
Estas definições substituem a política de cancelamento ao nível do estabelecimento para as datas selecionadas.
Traduções das políticas de cancelamento
Se atualizar o texto da política de cancelamento, verifique as definições de tradução para garantir que os hóspedes de outros idiomas veem a alteração.
Se a tradução automática estiver ativada, a política de cancelamento é traduzida automaticamente
Caso contrário, adicione manualmente a tradução da política de cancelamento: aceda a Reservas diretas > Configuração > Traduções, clique no idioma pretendido e, em seguida, atualize a política em Políticas
Como as políticas de cancelamento são apresentadas no sistema de reservas
As políticas de cancelamento do estabelecimento e das tarifas de quarto são apresentadas:
Na página de confirmação da reserva e no e-mail enviado ao hóspede
Nos detalhes da tarifa de quarto no sistema de reservas
As políticas de cancelamento do estabelecimento também são apresentadas no separador Políticas do sistema de reservas.
Os hóspedes verão uma das seguintes mensagens para cada tarifa:
"Não reembolsável" — é apresentada quando está definida uma penalização de 100% para todas as datas anteriores à chegada. Em caso de cancelamento, é aplicado o pagamento integral como penalização
"Aplica-se taxa de cancelamento" — é apresentada quando está definida uma penalização parcial. Em caso de cancelamento, é cobrado um montante parcial
"Cancelamento gratuito!" — é apresentada quando não está definida qualquer penalização para cancelamentos em nenhum momento antes da chegada. Sem custos em caso de cancelamento
"Cancelamento gratuito até [data]" — é apresentada quando o cancelamento gratuito está disponível até uma data específica, após a qual se aplicam penalizações. Sem custos para cancelar antes da data indicada
Alterações efetuadas pelo hóspede em reservas diretas
Os hóspedes podem alterar as próprias reservas, pelo que não precisam de telefonar para pedidos simples, como uma alteração de datas, de ocupação ou de dados.
Os hóspedes podem alterar o seguinte:
Datas da estadia (se o mesmo tipo de quarto estiver disponível)
Número total de hóspedes (se o quarto puder acomodar o novo número total de hóspedes)
Atualização dos dados do hóspede (incluindo nome, morada, endereço de e-mail, hora de chegada, pedidos pessoais e campos personalizados)
O botão de alteração não é apresentado quando:
Uma reserva é efetuada no mesmo dia da chegada
Uma reserva inclui um extra
Os cancelamentos não são permitidos
As definições de cancelamento não estão corretamente configuradas
O tipo de e-mail "Alteração de reserva" não está ativado em Reservas diretas > Configuração > Comunicações com o hóspede
Nota: para ver as alterações que um hóspede efetuou na reserva, compare o e-mail de confirmação original com o e-mail de alteração, uma vez que o histórico de alterações não é guardado no sistema.
Sugestões úteis
Considere a flexibilidade sazonal nas suas políticas
Adicione traduções para as políticas de cancelamento em Reservas diretas > Configuração > Traduções para garantir que são apresentadas corretamente aos hóspedes que consultam o sistema de reservas noutros idiomas
Ative os e-mails de confirmação de cancelamento em Reservas diretas > Configuração > Comunicações com o hóspede > Cancelamento de reserva
Ao copiar definições entre tarifas de quarto, utilize a funcionalidade "Atribuir definições de cancelamento" para poupar tempo (clique na seta para baixo da tarifa de quarto > clique no botão de reticências (três pontos) > clique em Atribuir definições de cancelamento)