O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento oficial que regista os detalhes de uma transação entre o seu estabelecimento e um hóspede. Inclui todos os detalhes da reserva, encargos e informações de pagamento, proporcionando um registo financeiro claro para si e para os seus hóspedes.
Como gerar uma fatura
Após criar uma reserva, pode gerar uma fatura para a nova reserva.
Antes de começar
Certifique-se de que todos os detalhes da reserva no separador Detalhes estão corretos.
Tenha em conta que a geração de uma fatura cria um registo permanente; quaisquer alterações posteriores irão requerer uma nova fatura.
Passos para gerar uma fatura
Localize a reserva no Calendário ou em Reservas.
Clique na reserva para abrir o pop-up de resumo.
Aceda ao separador Faturas.
Para novas reservas, clique em Gerar fatura após verificar que todos os detalhes estão corretos.
A edição dos detalhes da reserva após a geração de uma fatura irá requerer uma atualização da fatura. Isto cria uma nova fatura com um número de fatura diferente.
Como atualizar uma fatura existente
Se já gerou uma fatura, será necessário atualizá-la caso altere algum dos seguintes elementos:
Data de check-in ou check-out
Quartos (adicionados ou removidos)
Tipo de quarto para qualquer estadia em quarto
Tarifário para qualquer estadia em quarto
Número de ocupantes para qualquer estadia em quarto
Extras (adicionados, alterados ou removidos)
Pagamentos (registados, processados ou reembolsados)
Dados do cliente
Estado da reserva
Atualize as faturas apenas quando for absolutamente necessário para evitar ter inúmeras faturas inválidas no seu sistema.
Passos para atualizar uma fatura
Localize a reserva no Calendário ou em Reservas.
Clique no lado direito do marcador de reserva para o abrir.
Edite os detalhes da reserva.
Verifique novamente todos os detalhes no separador Detalhes e clique em Guardar para atualizar as alterações.
Aceda ao separador Faturas.
Verá:
Número de fatura atual
Um botão A fatura está desatualizada, clique aqui para atualizar
A data de emissão da fatura atual
Clique em A fatura está desatualizada para gerar uma nova fatura com os detalhes atualizados.
Notas:
Uma vez criada, uma fatura não pode ser eliminada nem modificada. O sistema gera uma nova fatura e marca as versões anteriores como inválidas. Este é frequentemente um requisito legal dependendo da sua localização.
Apenas a fatura mais recente é válida. Todas as versões anteriores apresentarão uma marca de água Inválida.
Sistema de numeração de faturas
Quando atualiza uma fatura, a nova versão mantém o número base da fatura com um número de sequência adicional, indicando quantas atualizações foram efetuadas.
Exemplo:
Fatura original: INV-100-XYZ
Após a primeira atualização: INV-100-XYZ-1
Após a décima atualização: INV-100-XYZ-10
O número de sequência regista o número de alterações, não de versões. "INV-100-XYZ-1" é tecnicamente a segunda versão da fatura, e INV-100-XYZ-10 é a décima primeira versão.
Informações incluídas numa fatura
Secção | Campos |
| Número de fatura |
| Data da fatura |
Informações do estabelecimento | Cabeçalho |
| Logótipo |
| Nome e endereço do estabelecimento |
| Informações de contacto (números de telefone, email) |
| Número de contribuinte |
| Política de pagamento |
Informações do hóspede | Nome (próprio e apelido) |
| Endereço completo (rua, cidade, estado/província, código postal, país) |
Detalhes da reserva | Estado do pagamento (Pago ou Não pago) |
| Número de reserva |
| Estado da reserva |
| Datas de chegada e partida |
| Número de noites |
| Número de hóspedes (adultos, crianças, bebés) |
Discriminação do pagamento | Encargos por noite com datas |
| Descrição do tarifário |
| Número de quarto |
| Extras com quantidades |
| Custos unitários e totais |
| Registos de pagamento |
| Subtotal, total e saldo em dívida |
Personalize a aparência das suas faturas em Configuração > Personalizar faturas.
Como imprimir uma fatura
Localize a reserva no Calendário ou em Reservas.
Clique na reserva para abrir o pop-up de resumo.
Clique em Imprimir.
Selecione Fatura no menu pendente.
Abrirá uma nova janela com uma pré-visualização de impressão.
Clique em Imprimir.
Pode guardar a fatura como PDF no seu computador selecionando Guardar como PDF na caixa de diálogo de impressão.
Como enviar uma fatura por email
Localize a reserva no Calendário ou em Reservas.
Clique na reserva para abrir o pop-up de resumo.
Clique em Email.
Selecione Fatura no menu pendente.
A fatura será enviada automaticamente para o endereço de email do contacto principal da reserva.
💡 Se não tiver o Little Hotelier Pay, pode utilizar a fatura como recibo para o hóspede. Registe primeiro o pagamento do hóspede para apresentar um saldo em dívida de 0,00.