O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento oficial que regista os detalhes de uma transação entre o seu estabelecimento e um hóspede. Inclui todos os detalhes, encargos e dados de pagamento da reserva, proporcionando um registo financeiro claro tanto para si como para os seus hóspedes.
Como gerar uma fatura
Depois de criar uma reserva, pode gerar uma fatura para a nova reserva.
Antes de começar
Certifique-se de que todos os detalhes da reserva no separador Detalhes estão corretos
Lembre-se de que a geração de uma fatura cria um registo permanente. Quaisquer alterações posteriores exigirão uma nova fatura
Passos para gerar uma fatura
Encontre a reserva no "Calendário" ou nas "Reservas"
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Aceda ao separador Faturas
Para novas reservas, clique em Gerar fatura depois de ter verificado se todos os detalhes estão corretos
A edição dos detalhes da reserva após a geração de uma fatura exigirá uma atualização da mesma. Isto cria uma fatura com um número diferente.
Como atualizar uma fatura existente
Se já tiver gerado uma fatura, esta terá de ser atualizada se alterar algum dos seguintes elementos:
Data de check-in ou de check-out
Quartos (adicionados ou retirados)
Tipo de quarto para qualquer estadia
Tarifário para qualquer estadia em quarto
Número de ocupantes para qualquer estadia em quarto
Extras (adicionados, alterados ou retirados)
Pagamentos (registados, processados ou reembolsados)
Detalhes de clientes
Estado da reserva
Atualize as faturas apenas quando for absolutamente necessário, para evitar ter várias faturas inválidas no sistema.
Passos para atualizar uma fatura
Encontre a reserva no Calendário ou nas Reservas
Clique no lado direito do marcador de reserva para a abrir
Edite os detalhes da reserva
Verifique novamente todos os detalhes no separador Detalhes e clique em Guardar para atualizar as alterações
Aceda ao separador Faturas
Verá:
O número da fatura atual
A fatura está desatualizada, clique aqui para atualizar o botão
A data de emissão da fatura atual
Clique em A fatura está desatualizada para gerar uma nova fatura com detalhes atualizados
Notas:
Uma vez criada, a fatura não pode ser eliminada ou modificada. O sistema gera uma nova fatura e marca as versões anteriores como inválidas. Trata-se muitas vezes de um requisito legal, consoante o local onde se encontra.
Apenas a fatura mais recente é válida. Todas as versões anteriores apresentarão uma marca de água inválida.
Sistema de numeração de faturas
Quando atualiza uma fatura, a nova versão mantém o número de base da fatura com um número de sequência adicional, mostrando quantas atualizações recebeu.
Exemplo:
Fatura original: INV-100-XYZ
Após a primeira atualização: INV-100-XYZ-1
Após a décima atualização: INV-100-XYZ-10
O número de sequência regista o número de alterações, não de versões. INV-100-XYZ-1 é tecnicamente a segunda versão da fatura e INV-100-XYZ-10 é a décima primeira versão.
Informações incluídas numa fatura
Número da fatura
Data da fatura
Informação sobre o estabelecimento
Cabeçalho
Logótipo
Nome e endereço do estabelecimento
Informações de contacto (números de telefone, e-mail)
Número fiscal
Política de pagamento
Informações do hóspede
Nome (primeiro e último)
Endereço completo (rua, cidade, estado/província, código postal, país)
Detalhes da reserva
Estado do pagamento (pago ou por pagar)
Número de reserva
Estado da reserva
Datas de chegada e de partida
Número de diárias
Número de hóspedes (adultos, crianças, bebés)
Discriminação do pagamento
Taxas noturnas com datas
Descrição do tarifário
Número do quarto
Itens extra com quantidades
Item e custos totais
Registos de pagamento
Subtotal, total e saldo em dívida
Personalize o aspeto das suas faturas em Configuração > Personalizar faturas.
Como imprimir uma fatura
Encontre a reserva no Calendário ou nas Reservas
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Clique em Imprimir
Selecione a fatura a partir do menu suspenso
Será aberta uma nova janela com uma pré-visualização da impressão
Clique em Imprimir
Pode guardar a fatura como PDF no seu computador ao selecionar Guardar como PDF na caixa de diálogo de impressão.
Como enviar uma fatura por e-mail
Encontre a reserva no Calendário ou nas Reservas
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Clique em E-mail
Selecione Fatura a partir do menu suspenso
A fatura será enviada automaticamente para o endereço de e-mail do contacto principal que consta da reserva.