O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento oficial que regista os dados de uma transação entre o seu estabelecimento e um hóspede. Inclui todos os dados, encargos e informações de pagamento da reserva, proporcionando um registo financeiro claro tanto para si como para os seus hóspedes.
Como gerar uma fatura
Depois de criar uma reserva, pode gerar uma fatura para a nova reserva.
Antes de começar
Certifique-se de que todos os dados da reserva no separador Dados estão corretos
Lembre-se de que a geração de uma fatura cria um registo permanente. Quaisquer alterações posteriores exigirão uma nova fatura
Passos para gerar uma fatura
Encontre a reserva no "Calendário" ou nas "Reservas"
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Aceda ao separador Faturas
Para novas reservas, clique em Gerar fatura depois de ter verificado se todos os dados estão corretos
A edição dos dados da reserva após a geração de uma fatura exigirá uma atualização da mesma. Isto cria uma fatura com um número diferente.
Como atualizar uma fatura existente
Se já tiver gerado uma fatura, esta terá de ser atualizada se alterar algum dos seguintes elementos:
Data de check-in ou de check-out
Quartos (adicionados ou retirados)
Tipo de quarto para qualquer estadia
Tarifário para qualquer estadia em quarto
Número de ocupantes para qualquer estadia em quarto
Extras (adicionados, alterados ou retirados)
Pagamentos (registados, processados ou reembolsados)
Dados de clientes
Estado da reserva
Atualize as faturas apenas quando for absolutamente necessário, para evitar ter várias faturas inválidas no sistema.
Passos para atualizar uma fatura
Encontre a reserva no "Calendário" ou nas "Reservas"
Clique no lado direito do marcador de reserva para a abrir
Edite os detalhes da reserva
Verifique novamente todos os dados no separador Detalhes e clique em Guardar para atualizar as alterações
Aceda ao separador Faturas
Verá:
O número da fatura atual
A fatura está desatualizada, clique aqui para atualizar o botão
A data de emissão da fatura atual
Clique em A fatura está desatualizada para gerar uma nova fatura com dados atualizados
Nota:
Uma vez criada, a fatura não pode ser eliminada ou modificada. O sistema gera uma nova fatura e marca as versões anteriores como inválidas. Trata-se muitas vezes de um requisito legal, consoante o local onde se encontra.
Apenas a fatura mais recente é válida. Todas as versões anteriores apresentarão uma marca de água inválida.
Sistema de numeração de faturas
Quando atualiza uma fatura, a nova versão mantém o número de base da fatura com um número de sequência adicional, mostrando quantas atualizações recebeu.
Exemplo:
Fatura original: INV-100-XYZ
Após a primeira atualização: INV-100-XYZ-1
Após a décima atualização: INV-100-XYZ-10
O número de sequência regista o número de alterações, não de versões. INV-100-XYZ-1 é tecnicamente a segunda versão da fatura e INV-100-XYZ-10 é a décima primeira versão.
Exceção para imóveis em Espanha
Para imóveis localizados em Espanha, as faturas e as faturas retificadas utilizam um formato de numeração diferente para cumprir as normas fiscais espanholas. Por exemplo:
Fatura: 2022-01-estabelecimento-001
Fatura retificada: R-2022-01-estabelecimento-001
Para obter todos os detalhes sobre o funcionamento das faturas retificadas em Espanha e o formato de numeração exigido, consulte Retificar uma fatura (Espanha).
Informações incluídas numa fatura
Secção | Campos |
| Número da fatura |
| Data da fatura |
Informação sobre o estabelecimento | Cabeçalho |
| Logótipo |
| Nome e endereço do estabelecimento |
| Informações de contacto (números de telefone, e-mail) |
| Número fiscal |
| Política de pagamento |
Informações do hóspede | Nome (primeiro e último) |
| Endereço completo (rua, cidade, estado/província, código postal, país) |
Detalhes da reserva | Estado do pagamento (pago ou por pagar) |
| Número de reserva |
| Estado da reserva |
| Datas de chegada e de partida |
| Número de diárias |
| Número de hóspedes (adultos, crianças, bebés) |
Discriminação do pagamento | Taxas noturnas com datas |
| Descrição do tarifário |
| Número do quarto |
| Itens extra com quantidades |
| Item e custos totais |
| Registos de pagamento |
| Subtotal, total e saldo em dívida |
Personalize o aspeto (marca, disposição e conteúdo) das suas faturas de hóspedes em Configuração > Personalização de faturas.
Como imprimir uma fatura
Encontre a reserva no "Calendário" ou nas "Reservas"
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Clique em Imprimir
Selecione a fatura a partir do menu suspenso
Será aberta uma nova janela com uma pré-visualização da impressão
Clique em Imprimir
Pode guardar a fatura como PDF no seu computador ao selecionar Guardar como PDF na caixa de diálogo de impressão.
Como enviar uma fatura por e-mail
Encontre a reserva no "Calendário" ou nas "Reservas"
Clique na reserva para abrir a janela de resumo
Clique em E-mail
Selecione a fatura a partir do menu suspenso
A fatura será enviada automaticamente para o endereço de e-mail do contacto principal que consta da reserva.
Notas:
Se não tiver o Little Hotelier Pay, pode utilizar a fatura como recibo para o hóspede. Registe primeiro o pagamento do hóspede para apresentar um saldo em dívida de 0,00.
Extras: a fatura é gerada com base na reserva de quarto associada e não pode ser criada apenas para extras.