Cos'è una fattura?
Una fattura è un documento ufficiale che registra i dettagli di una transazione tra la tua struttura e un ospite. Include tutti i dettagli della prenotazione, gli addebiti e le informazioni di pagamento, fornendo una documentazione finanziaria chiara sia per te che per i tuoi ospiti.
Come creare una fattura
Dopo aver creato una prenotazione, puoi generare una fattura per la nuova prenotazione.
Prima di iniziare
Assicurati che tutti i dettagli della prenotazione nella scheda Dettagli siano corretti
Ricorda che una volta emessa, la fattura diventa un documento definitivo: ogni modifica successiva richiederà l'emissione di una nuova fattura.
Crea una fattura
Individua la prenotazione nel Calendario o nelle Prenotazioni
Fai clic sulla prenotazione per aprire il riepilogo
Vai sulla scheda Fatture
Per le nuove prenotazioni, fai clic su Creazione fattura dopo aver verificato che tutti i dettagli siano corretti
La modifica dei dettagli della prenotazione dopo aver creato una fattura richiederà un aggiornamento della fattura. Questo crea una nuova fattura con un numero di fattura diverso.
Come aggiornare una fattura esistente
Se hai già creato una fattura, sarà necessario aggiornarla se modifichi uno dei seguenti elementi:
Data di check-in o check-out
Camere (aggiunte o rimosse)
Tipologia di camera per qualsiasi soggiorno
Piano tariffario per qualsiasi soggiorno
Numero di occupanti per qualsiasi soggiorno
Servizi extra (aggiunti, modificati o rimossi)
Pagamenti (registrati, elaborati o rimborsati)
Dettagli del cliente
Stato della prenotazione
Aggiorna le fatture solo quando assolutamente necessario per evitare di avere fatture non valide nel tuo sistema.
Aggiorna una fattura
Individua la prenotazione nel Calendario o nelle Prenotazioni
Fai clic sul lato destro del marcatore di prenotazione per aprirlo
Modifica i dettagli della prenotazione
Ricontrolla tutti i dettagli nella scheda Dettagli e fai clic su Salva per salvare le modifiche
Vai alla scheda Fatture
Vedrai:
Numero di fattura corrente
Un pulsante Questa fattura non è più applicabile
La data di emissione della fattura corrente
Fai clic su Questa fattura non è più applicabile per generare una nuova fattura con i dettagli aggiornati
Note:
Una volta creata una fattura, non può essere eliminata o modificata. Il sistema crea una nuova fattura e contrassegna le versioni precedenti come non valide. Questo è spesso un requisito legale a seconda della tua ubicazione.
Solo l'ultima fattura è valida. Tutte le versioni precedenti mostreranno una filigrana "Non valida".
Sistema di numerazione delle fatture
Quando aggiorni una fattura, la nuova versione mantiene il numero di fattura di base con un numero di sequenza aggiuntivo, che mostra quanti aggiornamenti ha ricevuto.
Esempio:
Fattura originale: INV-100-XYZ
Dopo il primo aggiornamento: INV-100-XYZ-1
Dopo il decimo aggiornamento: INV-100-XYZ-10
Il numero di sequenza tiene traccia del numero di modifiche, non delle versioni. "INV-100-XYZ-1" è la seconda versione della fattura, e "INV-100-XYZ-10" è l'undicesima versione.
Informazioni incluse in una fattura
Dettagli della prenotazione
Stato del pagamento (Pagato o Non pagato)
Numero di prenotazione
Stato della prenotazione
Date di arrivo e partenza
Numero di notti
Numero di ospiti (adulti, bambini, neonati)
Dettagli del pagamento
Addebiti per notte e le date associate
Descrizione del piano tariffario
Numero di camera
Elementi extra con quantità
Prezzi dei singoli elementi e totali
Registrazioni dei pagamenti
Subtotale, totale e saldo dovuto
Personalizza l'aspetto delle tue fatture in Configurazione > Personalizzare le fatture.
Stampa una fattura
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Fai clic su Stampa
Seleziona Fattura dal menu a discesa
Si aprirà una nuova finestra con un'anteprima di stampa
Fai clic su Stampa
Puoi salvare la fattura come PDF sul tuo computer selezionando Salva come PDF nella finestra di dialogo di stampa.
Invia una fattura via e-mail
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Fai clic su E-mail
Seleziona Fattura dal menu a discesa
La fattura verrà inviata automaticamente all'indirizzo e-mail del contatto principale sulla prenotazione.