Panduan ini membahas kebijakan pembatalan untuk pemesanan langsung.
Tentang pengaturan pembatalan untuk pemesanan langsung
Saat menyiapkan kebijakan pembatalan di mesin pemesanan, terdapat dua tingkat pengaturan:
Pengaturan pembatalan properti: berlaku untuk semua tarif kamar secara default
Pengaturan pembatalan kamar: menetapkan kebijakan berbeda untuk tarif kamar tertentu
Agar tamu dapat mengubah atau membatalkan reservasi sendiri, aktifkan Izinkan pembatalan oleh tamu dan atur denda pembatalan di tingkat properti maupun tingkat tarif kamar.
Menyiapkan kebijakan pembatalan untuk pemesanan langsung
Pengaturan pembatalan properti
Untuk menyiapkan pengaturan pembatalan properti bagi pemesanan langsung:
Buka Pemesanan langsung > Konfigurasi > Pengaturan pembatalan.
Klik ikon pensil (edit) di bawah Pengaturan pembatalan properti.
Centang Izinkan pembatalan oleh tamu agar tamu dapat mengubah atau membatalkan reservasi. Jika opsi ini tidak diaktifkan di tingkat properti, dan tidak disiapkan untuk tarif kamar tertentu, tamu harus menghubungi properti secara langsung untuk meminta perubahan atau pembatalan reservasi.
Tambahkan deskripsi untuk kebijakan pembatalan properti.
Atur denda pembatalan properti. Pilih Denda default untuk menerapkan aturan yang sama sepanjang tahun, atau Pilih tanggal untuk denda khusus tanggal tertentu.
Klik Publikasikan perubahan.
Pengaturan pembatalan kamar
Tetapkan kebijakan pembatalan khusus untuk tarif kamar tertentu dari tarif langsung:
Buka Pemesanan langsung > Konfigurasi > Pengaturan pembatalan.
Pada Pengaturan pembatalan kamar, cari tarif kamar yang dimaksud.
Klik panah bawah > klik tombol titik tiga > klik Edit pengaturan pembatalan.
Siapkan kebijakan dan denda pembatalan kamar.
Klik Publikasikan perubahan.
Pengaturan ini akan menggantikan kebijakan pembatalan di tingkat properti untuk tanggal yang dipilih.
Terjemahan untuk kebijakan pembatalan
Jika teks kebijakan pembatalan diperbarui, periksa pengaturan terjemahan untuk memastikan tamu yang menggunakan bahasa lain melihat perubahan tersebut.
Jika terjemahan otomatis aktif, kebijakan pembatalan akan diterjemahkan secara otomatis
Jika tidak, tambahkan terjemahan kebijakan pembatalan secara manual: buka Pemesanan langsung > Konfigurasi > Terjemahan, klik bahasa yang dimaksud, lalu perbarui kebijakan pada Kebijakan
Cara kebijakan pembatalan ditampilkan di mesin pemesanan
Kebijakan pembatalan properti dan tarif kamar akan muncul di:
Halaman konfirmasi pemesanan dan e-mail konfirmasi tamu
Detail tarif kamar di mesin pemesanan
Kebijakan pembatalan properti juga muncul di tab Kebijakan pada mesin pemesanan.
Tamu akan melihat salah satu pesan berikut untuk setiap tarif:
"Tidak dapat dikembalikan" — muncul saat denda 100% diberlakukan untuk semua tanggal sebelum check-in. Pembayaran penuh akan dikenakan sebagai denda jika dibatalkan
"Biaya pembatalan berlaku" — muncul saat denda sebagian diberlakukan. Sejumlah biaya sebagian akan dikenakan jika dibatalkan
"Pembatalan gratis!" — muncul saat tidak ada denda pembatalan yang diberlakukan kapan pun sebelum check-in. Tidak ada biaya jika dibatalkan
"Pembatalan gratis sebelum [tanggal]" — muncul saat pembatalan gratis tersedia hingga tanggal tertentu, setelah itu denda akan berlaku. Tidak ada biaya jika dibatalkan sebelum tanggal yang ditentukan
Perubahan oleh tamu untuk pemesanan langsung
Tamu dapat mengubah reservasi sendiri. Dengan begitu, tamu tidak perlu menelepon untuk permintaan sederhana seperti perubahan tanggal, jumlah tamu, atau data.
Tamu dapat mengubah hal berikut:
Tanggal menginap (jika tipe kamar yang sama tersedia)
Jumlah total tamu (jika kamar dapat menampung jumlah total tamu yang baru)
Pembaruan data tamu (termasuk nama, alamat, alamat e-mail, waktu kedatangan, permintaan pribadi, dan kolom khusus)
Tombol perubahan tidak muncul jika:
Reservasi dibuat pada tanggal yang sama dengan kedatangan
Reservasi memiliki tambahan (extra)
Pembatalan tidak diizinkan
Pengaturan pembatalan tidak dikonfigurasi dengan benar
Jenis e-mail "Perubahan reservasi" tidak diaktifkan di Pemesanan langsung > Konfigurasi > Komunikasi dengan tamu
Catatan: untuk melihat perubahan yang dilakukan tamu pada reservasi, bandingkan e-mail konfirmasi awal dengan e-mail perubahan, karena riwayat perubahan tidak disimpan dalam sistem.
Tips bermanfaat
Pertimbangkan fleksibilitas musiman dalam kebijakan
Tambahkan terjemahan untuk kebijakan pembatalan di Pemesanan langsung > Konfigurasi > Terjemahan agar kebijakan ditampilkan dengan benar bagi tamu yang melihat mesin pemesanan dalam bahasa lain
Aktifkan e-mail konfirmasi pembatalan di Pemesanan langsung > Konfigurasi > Komunikasi dengan tamu > Pembatalan reservasi
Saat menyalin pengaturan antar-tarif kamar, gunakan fitur "Tetapkan pengaturan pembatalan" untuk menghemat waktu (klik panah bawah pada tarif kamar > klik tombol titik tiga > klik Tetapkan pengaturan pembatalan)