Apa itu invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang mencatat detail transaksi antara properti Anda dan tamu. Invoice termasuk semua detail reservasi, biaya dan informasi pembayaran, menyediakan catatan keuangan yang jelas bagi Anda dan tamu.
Cara membuat invoice
Setelah membuat reservasi, Anda dapat membuat invoice untuk pemesanan baru.
Sebelum Anda mulai
Pastikan semua detail reservasi pada tab Detail sudah benar
Ingat bahwa membuat invoice akan membuat catatan permanen, perubahan apa pun setelahnya akan memerlukan invoice baru
Langkah-langkah untuk membuat invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan
Buka tab Invoice
Untuk reservasi baru, klik Buat invoice setelah Anda memverifikasi semua detail sudah benar
Mengedit detail reservasi setelah membuat invoice akan memerlukan pembaruan invoice. Ini membuat invoice baru dengan nomor invoice yang berbeda.
Cara memperbarui invoice yang sudah ada
Jika Anda sudah membuat invoice, invoice tersebut perlu diperbarui jika Anda mengubah salah satu hal berikut:
Tanggal check-in atau check-out
Kamar (ditambahkan atau dihapus)
Tipe kamar untuk setiap masa menginap
Paket harga untuk setiap masa menginap
Jumlah penghuni untuk setiap masa menginap
Ekstra (ditambahkan, diubah atau dihapus)
Pembayaran (dicatat, diproses, atau dikembalikan)
Detail pelanggan
Status reservasi
Perbarui invoice hanya bila benar-benar diperlukan untuk menghindari banyaknya invoice tidak valid di sistem Anda.
Langkah-langkah untuk memperbarui invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi
Klik di sisi kanan penanda pemesanan reservasi untuk membukanya
Edit detail reservasi
Periksa kembali semua detail pada tab #Detail# dan klik #Simpan# untuk memperbarui perubahan
Buka tab Invoice
Anda akan melihat:
Nomor invoice saat ini
Invoice sudah kedaluwarsa, klik di sini untuk tombol perbarui
Tanggal penerbitan invoice saat ini
Klik Invoice kedaluwarsa untuk membuat invoice baru dengan detail yang diperbarui
Catatan:
Setelah invoice dibuat, invoice tersebut tidak dapat dihapus atau diubah. Sistem membuat invoice baru dan menandai versi sebelumnya sebagai tidak valid. Ini sering kali merupakan persyaratan hukum tergantung pada lokasi Anda.
Hanya invoice terbaru yang valid. Semua versi sebelumnya akan menampilkan tanda air yang tidak valid.
Sistem penomoran invoice
Saat Anda memperbarui invoice, versi baru tetap mempertahankan nomor invoice dasar dengan nomor urut tambahan, yang menunjukkan berapa banyak pembaruan yang telah diterima.
Contoh:
Invoice asli: INV-100-XYZ
Setelah pembaruan pertama: INV-100-XYZ-1
Setelah pembaruan kesepuluh: INV-100-XYZ-10
Nomor urut melacak jumlah perubahan, bukan versi. "INV-100-XYZ-1" secara teknis adalah versi kedua dari invoice, dan INV-100-XYZ-10 adalah versi kesebelas.
Pengecualian untuk properti di Spanyol
Untuk properti yang berlokasi di Spanyol, Invoice dan Invoice yang diperbaiki menggunakan format penomoran yang berbeda untuk mematuhi peraturan pajak Spanyol. Sebagai contoh:
Invoice: 2022-01-properti-001
Invoice yang diperbaiki: R-2022-01-properti-001
Untuk detail lengkap tentang cara kerja invoice yang telah diperbaiki di Spanyol dan format penomoran yang diperlukan, lihat Memperbaiki invoice (Spanyol).
Informasi yang termasuk dalam invoice
Bagian | Bidang |
| Nomor invoice |
| Tanggal invoice |
Informasi properti | Header |
| logo |
| Nama properti dan alamat |
| Informasi kontak (nomor telepon, email) |
| Nomor pajak |
| Kebijakan pembayaran |
Informasi tamu | Nama (depan dan belakang) |
| Alamat lengkap (jalan, kota, negara bagian/provinsi, kode pos, negara) |
Rincian reservasi | Status pembayaran (Sudah dibayar atau Belum dibayar) |
| Nomor reservasi |
| Status reservasi |
| Tanggal kedatangan dan keberangkatan |
| Jumlah malam |
| Jumlah tamu (dewasa, anak-anak, bayi) |
Rincian pembayaran | Biaya per malam dengan tanggal |
| Deskripsi paket harga |
| Nomor kamar |
| Item ekstra dengan kuantitas |
| Item dan total biaya |
| Catatan pembayaran |
| Subtotal, total dan saldo terutang |
Sesuaikan tampilan (merek, tata letak, dan konten) untuk Invoice tamu Anda di Pengaturan > Kustomisasi Invoice.
Cara mencetak invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan
Klik Cetak
Pilih Invoice dari menu tarik-turun
Jendela baru akan terbuka dengan pratinjau cetak
Klik Cetak
Anda dapat menyimpan invoice sebagai PDF di komputer Anda dengan memilih Simpan sebagai PDF dalam dialog cetak.
Cara mengirim invoice melalui email
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan
Klik Email
Pilih Invoice dari menu tarik-turun
Invoice akan dikirim secara otomatis ke alamat email kontak utama pada reservasi.
Catatan:
Jika Anda tidak memiliki Little Hotelier Pay, Anda dapat menggunakan invoice sebagai kuitansi untuk tamu. Catat terlebih dahulu pembayaran tamu untuk menampilkan saldo yang belum dibayar sebesar 0,00.
Ekstra: Invoice dibuat berdasarkan pemesanan kamar yang terkait dan tidak dapat dibuat hanya untuk ekstra saja.