Apa itu invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang mencatat detail transaksi antara properti Anda dan tamu. Dokumen ini mencakup semua detail reservasi, biaya, dan informasi pembayaran, serta menyediakan catatan keuangan yang jelas bagi Anda dan tamu Anda.
Cara membuat invoice
Setelah membuat reservasi, Anda dapat membuat invoice untuk pemesanan baru tersebut.
Sebelum memulai
Pastikan semua detail reservasi di tab Detail sudah benar.
Perlu diingat bahwa membuat invoice akan menciptakan catatan permanen. Setiap perubahan setelahnya akan memerlukan invoice baru.
Langkah-langkah membuat invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi.
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan.
Buka tab Invoice.
Untuk reservasi baru, klik Buat invoice setelah memverifikasi semua detail sudah benar.
Mengedit detail reservasi setelah invoice dibuat akan memerlukan pembaruan invoice. Hal ini akan membuat invoice baru dengan nomor invoice yang berbeda.
Cara memperbarui invoice yang sudah ada
Jika Anda sudah membuat invoice, invoice tersebut perlu diperbarui jika Anda mengubah salah satu hal berikut:
Tanggal check-in atau check-out
Kamar (ditambahkan atau dihapus)
Tipe kamar untuk setiap pemesanan kamar
Paket harga untuk setiap pemesanan kamar
Jumlah penghuni untuk setiap pemesanan kamar
Ekstra (ditambahkan, diubah, atau dihapus)
Pembayaran (dicatat, diproses, atau dikembalikan)
Detail pelanggan
Status reservasi
Perbarui invoice hanya jika benar-benar diperlukan untuk menghindari banyaknya invoice tidak valid dalam sistem Anda.
Langkah-langkah memperbarui invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi.
Klik sisi kanan penanda pemesanan reservasi untuk membukanya.
Edit detail reservasi.
Periksa kembali semua detail di tab Detail, lalu klik Simpan untuk memperbarui perubahan.
Buka tab Invoice.
Anda akan melihat:
Nomor invoice saat ini
Tombol Invoice sudah kedaluwarsa, klik di sini untuk memperbarui
Tanggal penerbitan invoice saat ini
Klik Invoice sudah kedaluwarsa untuk membuat invoice baru dengan detail yang diperbarui.
Catatan:
Setelah invoice dibuat, invoice tidak dapat dihapus atau diubah. Sistem akan membuat invoice baru dan menandai versi sebelumnya sebagai tidak valid. Hal ini sering menjadi persyaratan hukum tergantung pada lokasi Anda.
Hanya invoice terbaru yang valid. Semua versi sebelumnya akan menampilkan tanda air Tidak Valid.
Sistem penomoran invoice
Saat Anda memperbarui invoice, versi baru tetap menggunakan nomor invoice dasar dengan nomor urut tambahan yang menunjukkan berapa kali pembaruan telah dilakukan.
Contoh:
Invoice asli: INV-100-XYZ
Setelah pembaruan pertama: INV-100-XYZ-1
Setelah pembaruan kesepuluh: INV-100-XYZ-10
Nomor urut melacak jumlah perubahan, bukan versi. "INV-100-XYZ-1" secara teknis adalah versi kedua dari invoice, dan INV-100-XYZ-10 adalah versi kesebelas.
Informasi yang tercantum dalam invoice
Bagian | Kolom |
| Nomor invoice |
| Tanggal invoice |
Informasi properti | Header |
| Logo |
| Nama dan alamat properti |
| Informasi kontak (nomor telepon, email) |
| Nomor pajak |
| Kebijakan pembayaran |
Informasi tamu | Nama (depan dan belakang) |
| Alamat lengkap (jalan, kota, negara bagian/provinsi, kode pos, negara) |
Detail reservasi | Status pembayaran (Lunas atau Belum Lunas) |
| Nomor reservasi |
| Status reservasi |
| Tanggal kedatangan dan keberangkatan |
| Jumlah malam |
| Jumlah tamu (dewasa, anak-anak, bayi) |
Rincian pembayaran | Biaya per malam beserta tanggal |
| Deskripsi paket harga |
| Nomor kamar |
| Item ekstra beserta jumlah |
| Biaya per item dan total biaya |
| Catatan pembayaran |
| Subtotal, total, dan saldo yang belum dibayar |
Sesuaikan tampilan invoice Anda di Pengaturan > Kustomisasi invoice.
Cara mencetak invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi.
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan.
Klik Cetak.
Pilih Invoice dari menu tarik-turun.
Jendela baru akan terbuka dengan pratinjau cetak.
Klik Cetak.
Anda dapat menyimpan invoice sebagai PDF di komputer Anda dengan memilih Simpan sebagai PDF di kotak dialog cetak.
Cara mengirim invoice melalui email
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi.
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan.
Klik Email.
Pilih Invoice dari menu tarik-turun.
Invoice akan dikirim secara otomatis ke alamat email kontak utama pada reservasi.
💡 Jika Anda tidak memiliki Little Hotelier Pay, Anda dapat menggunakan invoice sebagai kuitansi untuk tamu. Catat terlebih dahulu pembayaran tamu untuk menampilkan saldo yang belum dibayar sebesar 0,00.