Apa itu invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang mencatat detail transaksi antara properti Anda dan tamu. Termasuk semua detail reservasi, biaya dan informasi pembayaran, menyediakan catatan keuangan yang jelas bagi Anda dan tamu Anda.
Cara membuat invoice
Setelah membuat reservasi, Anda dapat membuat invoice untuk pemesanan baru.
Sebelum Anda mulai
Pastikan semua detail reservasi pada tab Detail sudah benar
Ingat bahwa membuat invoice akan membuat catatan permanen, perubahan apa pun setelahnya akan memerlukan invoice baru
Langkah-langkah untuk membuat invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan
Buka tab Invoice
Untuk reservasi baru, klik Buat invoice setelah Anda memverifikasi semua detail sudah benar
Mengedit detail reservasi setelah membuat invoice akan memerlukan pembaruan invoice. Ini membuat invoice baru dengan nomor invoice yang berbeda.
Cara memperbarui invoice yang sudah ada
Jika Anda sudah membuat invoice, invoice tersebut perlu diperbarui jika Anda mengubah salah satu hal berikut:
Tanggal check-in atau check-out
Kamar (ditambahkan atau dihapus)
Tipe kamar untuk setiap masa menginap
Paket harga untuk setiap masa menginap
Jumlah penghuni untuk setiap masa menginap
Ekstra (ditambahkan, diubah atau dihapus)
Pembayaran (dicatat, diproses, atau dikembalikan)
Detail pelanggan
Status reservasi
Perbarui invoice hanya bila benar-benar diperlukan untuk menghindari banyaknya invoice tidak valid di sistem Anda.
Langkah-langkah untuk memperbarui invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi
Klik di sisi kanan penanda pemesanan reservasi untuk membukanya
Edit detail reservasi
Periksa kembali semua detail pada tab Detail dan klik Simpan untuk memperbarui perubahan
Buka tab Invoice
Anda akan melihat:
Nomor invoice saat ini
Invoice sudah kedaluwarsa, klik di sini untuk tombol perbarui
Tanggal penerbitan invoice saat ini
Klik Invoice kedaluwarsa untuk membuat invoice baru dengan detail yang diperbarui
Catatan:
Setelah invoice dibuat, invoice tersebut tidak dapat dihapus atau diubah. Sistem membuat invoice baru dan menandai versi sebelumnya sebagai tidak valid. Ini sering kali merupakan persyaratan hukum tergantung pada lokasi Anda.
Hanya invoice terbaru yang valid. Semua versi sebelumnya akan menampilkan tanda air yang tidak valid.
Sistem penomoran invoice
Saat Anda memperbarui invoice, versi baru tetap mempertahankan nomor invoice dasar dengan nomor urut tambahan, yang menunjukkan berapa banyak pembaruan yang telah diterima.
Contoh:
Invoice asli: INV-100-XYZ
Setelah pembaruan pertama: INV-100-XYZ-1
Setelah pembaruan kesepuluh: INV-100-XYZ-10
Nomor urut melacak jumlah perubahan, bukan versi. "INV-100-XYZ-1" secara teknis adalah versi kedua dari invoice, dan INV-100-XYZ-10 adalah versi kesebelas.
Informasi yang termasuk dalam invoice
Nomor invoice
Tanggal invoice
Informasi properti
Header
logo
Nama properti dan alamat
Informasi kontak (nomor telepon, email)
Nomor pajak
Kebijakan pembayaran
Informasi tamu
Nama (depan dan belakang)
Alamat lengkap (jalan, kota, negara bagian/provinsi, kode pos, negara)
Detail reservasi
Status pembayaran (Sudah dibayar atau Belum dibayar)
Nomor reservasi
Status reservasi
Tanggal kedatangan dan keberangkatan
Jumlah malam
Jumlah tamu (dewasa, anak-anak, bayi)
Rincian pembayaran
Biaya per malam dengan tanggal
Deskripsi paket harga
Nomor kamar
Item ekstra dengan kuantitas
Item dan total biaya
Catatan pembayaran
Subtotal, total dan saldo terutang
Sesuaikan tampilan invoice Anda di Setup > Sesuaikan invoice.
Cara mencetak invoice
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan
Klik Cetak
Pilih Invoice dari menu tarik-turun
Jendela baru akan terbuka dengan pratinjau cetak
Klik Cetak
Anda dapat menyimpan invoice sebagai PDF di komputer Anda dengan memilih Simpan sebagai PDF dalam dialog cetak.
Cara mengirim invoice melalui email
Temukan reservasi di Kalender atau Reservasi
Klik reservasi untuk membuka pop-up ringkasan
Klik Email
Pilih Invoice dari menu tarik-turun
Invoice akan dikirim secara otomatis ke alamat email kontak utama pada reservasi.