Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document officiel qui consigne les détails d'une transaction entre votre établissement et un client. Elle comprend tous les détails de la réservation, les frais et les informations relatives au paiement, ce qui vous permet, ainsi qu'à vos clients, de disposer d'un dossier financier clair.
Comment générer une facture
Après la création d'une réservation, vous pouvez générer une facture pour la nouvelle réservation.
Avant de commencer
Vérifiez que tous les détails de la réservation dans l'onglet Détails sont corrects.
Pour rappel, la génération d'une facture crée un enregistrement permanent ; toute modification ultérieure nécessitera l'établissement d'une nouvelle facture.
Étapes pour générer une facture
Trouvez la réservation sur Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle de récapitulatif.
Accédez à l'onglet Factures.
Pour les nouvelles réservations, cliquez sur Générer la facture une fois que vous avez vérifié que tous les détails sont corrects.
La modification des détails d'une réservation après la génération d'une facture nécessitera une mise à jour de la facture. Une nouvelle facture sera créée avec un numéro de facture différent.
Comment mettre à jour une facture existante
Si vous avez déjà généré une facture, celle-ci devra être mise à jour si vous modifiez l'un des éléments suivants :
Date d'arrivée ou de départ
Chambres (ajoutées ou supprimées)
Type de chambre pour tout séjour
Plan tarifaire pour tout séjour
Nombre d'occupants par chambre pour tout séjour
Extras (ajouts, modifications ou suppressions)
Paiements (enregistrés, traités ou remboursés)
Coordonnées du client
Statut de la réservation
Ne mettez à jour les factures qu'en cas d'absolue nécessité afin d'éviter d'avoir de nombreuses factures non valides dans votre système.
Comment mettre à jour une facture
Recherchez la réservation dans Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur le côté droit du marqueur de réservation pour l'ouvrir.
Modifiez les détails de la réservation.
Vérifiez à nouveau tous les détails dans l'onglet Détails et cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour les modifications.
Accédez à l'onglet Factures.
Les données suivantes s'affichent :
Numéro de la facture actuelle
Une facture est obsolète. Cliquez ici pour l'actualiser.
Date d'émission de la facture actuelle
Cliquez sur Facture obsolète pour générer une nouvelle facture avec des informations actualisées.
Remarques :
Une fois créée, une facture ne peut être ni supprimée ni modifiée. Le système génère une nouvelle facture et marque les versions précédentes comme non valides. Il s'agit souvent d'une obligation légale en fonction de votre lieu de résidence.
Seule la dernière facture est valide. Toutes les versions antérieures afficheront un filigrane Non valide.
Système de numérotation des factures
Lorsque vous mettez à jour une facture, la nouvelle version conserve le numéro de facture d'origine avec un numéro de séquence supplémentaire, indiquant le nombre de mises à jour reçues.
Par exemple
Numéro de la facture initiale : INV-100-XYZ
Après la première mise à jour : INV-100-XYZ-1
Après la dixième mise à jour : INV-100-XYZ-10
Le numéro de séquence indique le nombre de modifications et non le nombre de versions. INV-100-XYZ-1 est techniquement la deuxième version de la facture, et INV-100-XYZ-10 est la onzième version.
Informations contenues dans une facture
Numéro de facture
Date de facturation
Informations sur l'établissement
En-tête
logo
Nom et adresse de l'établissement
Coordonnées (numéros de téléphone, adresse e-mail)
Numéro d'identification fiscale
Politique de paiement
Informations sur le client
Nom (prénom et nom de famille)
Adresse complète (rue, ville, État/province, code postal, pays)
Détails de la réservation
Statut du paiement (Paiement effectué ou Paiement non effectué)
Numéro de réservation
Statut de la réservation
Dates d'arrivée et de départ
Nombre de nuits
Nombre de clients (adultes, enfants, bébés)
Détail du paiement
Frais de séjour par nuit avec dates
Description du plan tarifaire
Numéro de chambre
Suppléments avec quantités
Élément et coût total
Registres des paiements
Sous-total, total et solde
Personnalisez l'aspect de vos factures dans Configuration > Personnaliser les factures.
Comment imprimer une facture
Recherchez la réservation dans Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle de récapitulatif.
Cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec un aperçu avant impression.
Cliquez sur Imprimer.
Vous pouvez enregistrer la facture au format PDF sur votre ordinateur en sélectionnant Enregistrer au format PDF dans la boîte de dialogue d'impression.
Comment envoyer une facture par e-mail
Recherchez la réservation dans Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle de récapitulatif.
Cliquez sur E-mail.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant
La facture sera envoyée automatiquement à l'adresse e-mail du contact principal figurant sur la réservation.