Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document officiel qui consigne les détails d'une transaction entre votre établissement et un client. Y figurent tous les détails de la réservation, sommes facturées et informations relatives au paiement, pour fournir à vous et à vos clients un suivi comptable clair.
Comment générer une facture
Vous pouvez générer une facture pour une nouvelle réservation après sa création.
Avant de commencer
Vérifiez que tous les détails de la réservation dans l'onglet Détails sont corrects.
Pour rappel, générer une facture crée un document comptable permanent ; toute modification ultérieure nécessitera l'établissement d'une nouvelle facture.
Étapes pour générer une facture
Trouvez la réservation sur Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle de récapitulatif.
Accédez à l'onglet Factures.
Pour les nouvelles réservations, cliquez sur Générer la facture après vérification de tous les détails.
Modifier les détails d'une réservation après génération d'une facture nécessite une mise à jour de facturation, qui créera une nouvelle facture avec un numéro de facture différent.
Comment mettre à jour une facture existante
Si vous avez déjà généré une facture, elle devra être mise à jour en cas de modification d'un des éléments suivants :
Date d'arrivée ou de départ
Chambres (ajoutées ou supprimées)
Type de chambre pour tout séjour
Plan tarifaire pour tout séjour
Nombre d'occupants par chambre pour tout séjour
Suppléments (ajouts, modifications ou suppressions)
Paiements (enregistrés, traités ou remboursés)
Coordonnées du client
Statut de la réservation
Ne faites de mise à jour de facturation qu'en cas d'absolue nécessité pour ne pas avoir de nombreuses factures non valides dans votre système.
Comment mettre à jour une facture
Trouvez la réservation sur Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur le côté droit du marqueur de réservation pour l'ouvrir.
Modifiez les détails de la réservation.
Vérifiez bien tous les détails dans l'onglet Détails et cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour.
Accédez à l'onglet Factures.
Vous verrez :
le numéro de la facture actuelle,
un bouton « Cette facture est obsolète. Cliquez ici pour l'actualiser »,
la date d'émission de la facture actuelle.
Cliquez sur Facture obsolète pour générer une nouvelle facture avec les informations actualisées.
Remarque :
Une fois créée, une facture ne peut être ni supprimée ni modifiée. Le système génère une nouvelle facture et marque les versions précédentes comme non valides. Il s'agit souvent d'une obligation légale en fonction de votre localisation.
Seule la dernière facture est valide. Toutes les versions antérieures afficheront « Non valide » en filigrane.
Système de numérotation des factures
Lorsque vous mettez à jour une facture, la nouvelle version conserve le numéro de facture d'origine avec un numéro de séquence supplémentaire, indiquant le nombre de mises à jour reçues.
➕ Exemple :
Numéro de la facture initiale : INV-100-XYZ
Après la première mise à jour : INV-100-XYZ-1
Après la dixième mise à jour : INV-100-XYZ-10
Le numéro de séquence indique le nombre de modifications et non le nombre de versions : techniquement, INV-100-XYZ-1 est la 2e version de la facture et INV-100-XYZ-10 est la 11e version.
Exception pour les établissements en Espagne
Pour les établissements situés en Espagne, les factures et les factures rectificatives utilisent un format de numérotation différent pour se conformer à la réglementation fiscale espagnole. Par exemple :
Facture : 2022-01-établissement-001
Facture rectifiée R-2022-01-établissement-001
Pour plus de détails sur le fonctionnement des factures rectificatives en Espagne et le format de numérotation requis, consultez Émettre une facture rectificative (Espagne).
Informations figurant sur une facture
Section | Champs |
| Numéro de facture |
| Date de facturation |
Informations sur l'établissement | En-tête |
| logo |
| Nom et adresse de l'établissement |
| Coordonnées (numéros de téléphone, adresse e-mail) |
| Numéro d'identification fiscale |
| Politique de paiement |
Informations sur le client | Nom (prénom et nom de famille) |
| Adresse complète (voie, commune, état/province, code postal, pays) |
Détails de la réservation | Statut du paiement (Paiement effectué ou Paiement non effectué) |
| Numéro de réservation |
| Statut de la réservation |
| Dates d'arrivée et de départ |
| Nombre de nuits |
| Nombre d'occupants (adultes, enfants, bébés) |
Détail du paiement | Nuitées facturées avec dates |
| Description du plan tarifaire |
| Numéro de chambre |
| Suppléments avec quantités |
| Coût par unité et coût total |
| Paiements reçus |
| Sous-total, total et solde dû |
Personnalisez l'apparence (marque, mise en page et contenu) de vos factures de clients dans Configuration > Personnalisation de facture.
Comment imprimer une facture
Trouvez la réservation sur Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle de récapitulatif.
Cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec un aperçu avant impression.
Cliquez sur Imprimer.
Vous pouvez enregistrer la facture au format PDF sur votre ordinateur en sélectionnant Enregistrer au format PDF dans la boîte de dialogue d'impression.
Comment envoyer une facture par e-mail
Trouvez la réservation sur Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle de récapitulatif.
Cliquez sur E-mail.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
La facture sera envoyée automatiquement à l'adresse e-mail du contact principal figurant sur la réservation.
Remarques :
Si vous ne disposez pas de Little Hotelier Pay, vous pouvez utiliser la facture comme reçu pour le client. Commencez par enregistrer le paiement du client afin d'afficher un solde restant dû de 0,00.
Suppléments : une facture est générée en fonction de la réservation de chambre associée et ne peut pas être créée uniquement pour des suppléments.