Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document officiel qui enregistre les détails d'une transaction entre votre établissement et un client. Elle inclut tous les détails de la réservation, les frais et les informations de paiement, et constitue un enregistrement financier clair pour vous et vos clients.
Comment générer une facture
Après avoir créé une réservation, vous pouvez générer une facture pour la nouvelle réservation.
Avant de commencer
Vérifiez que tous les détails de la réservation dans l'onglet Détails sont corrects.
N'oubliez pas que la génération d'une facture crée un enregistrement permanent ; toute modification ultérieure nécessitera une nouvelle facture.
Étapes pour générer une facture
Localisez la réservation dans le Calendrier ou dans Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle récapitulative.
Accédez à l'onglet Factures.
Pour les nouvelles réservations, cliquez sur Générer une facture après avoir vérifié que tous les détails sont corrects.
La modification des détails de la réservation après la génération d'une facture nécessitera une mise à jour de la facture. Cela crée une nouvelle facture avec un numéro de facture différent.
Comment mettre à jour une facture existante
Si vous avez déjà généré une facture, elle devra être mise à jour si vous modifiez l'un des éléments suivants :
Date d'arrivée ou de départ
Chambres (ajoutées ou supprimées)
Type de chambre pour tout séjour en chambre
Plan tarifaire pour tout séjour en chambre
Nombre d'occupants pour tout séjour en chambre
Extras (ajoutés, modifiés ou supprimés)
Paiements (enregistrés, traités ou remboursés)
Coordonnées du client
Statut de la réservation
Ne mettez à jour les factures que lorsque cela est absolument nécessaire afin d'éviter d'avoir de nombreuses factures invalides dans votre système.
Étapes pour mettre à jour une facture
Localisez la réservation dans le Calendrier ou dans Réservations.
Cliquez sur le côté droit du marqueur de la réservation pour l'ouvrir.
Modifiez les détails de la réservation.
Vérifiez tous les détails dans l'onglet Détails et cliquez sur Enregistrer pour valider les modifications.
Accédez à l'onglet Factures.
Vous verrez :
Le numéro de facture actuel
Un bouton La facture est obsolète, cliquez ici pour la mettre à jour
La date d'émission de la facture actuelle
Cliquez sur La facture est obsolète pour générer une nouvelle facture avec les détails mis à jour.
Remarques :
Une fois une facture créée, elle ne peut pas être supprimée ni modifiée. Le système génère une nouvelle facture et marque les versions précédentes comme invalides. Il s'agit souvent d'une exigence légale selon votre localisation.
Seule la dernière facture est valide. Toutes les versions précédentes afficheront un filigrane Invalide.
Système de numérotation des factures
Lorsque vous mettez à jour une facture, la nouvelle version conserve le numéro de facture de base avec un numéro de séquence supplémentaire, indiquant le nombre de mises à jour effectuées.
Exemple :
Facture originale : INV-100-XYZ
Après la première mise à jour : INV-100-XYZ-1
Après la dixième mise à jour : INV-100-XYZ-10
Le numéro de séquence indique le nombre de modifications, et non les versions. « INV-100-XYZ-1 » est techniquement la deuxième version de la facture, et INV-100-XYZ-10 est la onzième version.
Informations incluses dans une facture
Section | Champs |
| Numéro de facture |
| Date de la facture |
Informations sur l'établissement | En-tête |
| Logo |
| Nom et adresse de l'établissement |
| Coordonnées (numéros de téléphone, e-mail) |
| Numéro de taxe |
| Politique de paiement |
Informations sur le client | Nom (prénom et nom de famille) |
| Adresse complète (rue, ville, état/province, code postal, pays) |
Détails de la réservation | Statut de paiement (Payé ou Impayé) |
| Numéro de réservation |
| Statut de la réservation |
| Dates d'arrivée et de départ |
| Nombre de nuits |
| Nombre de clients (adultes, enfants, nourrissons) |
Détail du paiement | Frais par nuit avec les dates |
| Description du plan tarifaire |
| Numéro de chambre |
| Extras avec quantités |
| Coûts unitaires et totaux |
| Enregistrements de paiement |
| Sous-total, total et solde restant dû |
Personnalisez l'apparence de vos factures dans Configuration > Personnaliser les factures.
Comment imprimer une facture
Localisez la réservation dans le Calendrier ou dans Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle récapitulative.
Cliquez sur Imprimer.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec un aperçu avant impression.
Cliquez sur Imprimer.
Vous pouvez enregistrer la facture au format PDF sur votre ordinateur en sélectionnant Enregistrer en tant que PDF dans la boîte de dialogue d'impression.
Comment envoyer une facture par e-mail
Localisez la réservation dans le Calendrier ou dans Réservations.
Cliquez sur la réservation pour ouvrir la fenêtre contextuelle récapitulative.
Cliquez sur E-mail.
Sélectionnez Facture dans le menu déroulant.
La facture sera automatiquement envoyée à l'adresse e-mail du contact principal de la réservation.
💡 Si vous ne disposez pas de Little Hotelier Pay, vous pouvez utiliser la facture comme reçu pour le client. Commencez par enregistrer le paiement du client afin d'afficher un solde restant dû de 0,00.