Avant de commencer
Vous devez utiliser la version bureau de Little Hotelier pour rectifier des factures.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans l'application mobile.
Vue d'ensemble
Une facture rectifiée est une version mise à jour d'une facture existante, utilisée pour refléter les changements apportés à une réservation. Elle permet d'assurer l'exactitude des données et de garantir que les clients disposent toujours d'une facture à jour. Little Hotelier peut vous aider en automatisant une grande partie des tâches liées à la création et à la gestion de ces factures rectifiées.
Dans les juridictions espagnoles, les établissements sont légalement tenus d'émettre une facture rectifiée en cas de modification de détails spécifiques de la réservation. Si la réservation change à nouveau, une nouvelle facture rectifiée doit être émise et ainsi de suite pour toute modification ultérieure.
Exemple : Un client réserve un séjour de deux nuits, paie et reçoit une facture. Le lendemain, il appelle pour prolonger son séjour à trois nuits et ajouter le petit-déjeuner. Une fois le paiement supplémentaire effectué, une facture rectifiée doit être émise pour refléter les nouveaux détails.
Quand rectifier une facture ?
Invitation automatique
En vertu de la législation espagnole, une facture rectifiée doit être émise lorsque certains détails de la réservation ou de la facturation sont modifiés après l'établissement de la facture.
Little Hotelier vous invite automatiquement à rectifier la facture lorsque vous modifiez les informations suivantes :
Dates de réservation
Nombre de chambres et de suppléments réservés
Tarif des chambres et des suppléments
Description des chambres et des suppléments
Nom du client
Adresse du client
Taxes appliquées à la réservation
Rectification manuelle
Pour les modifications suivantes, vous ne serez pas invité(e) à rectifier la facture, mais la loi espagnole vous y oblige toujours :
Dénomination sociale de votre entreprise ou de votre client
Adresse de votre entreprise ou de votre client
Numéro de TVA de votre entreprise ou de votre client
💡 Note : La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) est une taxe appliquée aux biens et aux services dans certaines juridictions.
Comment rectifier une facture ?
La rectification des factures n'est disponible que sur la version de bureau de Little Hotelier, et non sur l'application mobile.
Invitation automatique
Accédez à Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation concernée.
Sélectionnez l'onglet Factures.
Cliquez sur Rectifier la facture lorsqu'on vous y invite.
Saisissez une note de rectification de facture qui décrit les changements apportés.
Cliquez sur Rectifier la facture.
La facture rectifiée apparaît dans les sections Factures précédentes et Historique.
Rectification manuelle
Accédez à Calendrier ou Réservations.
Cliquez sur la réservation concernée.
Sélectionnez l'onglet Factures.
Cliquez sur Rectifier la facture dans la section Facture actuelle.
Saisissez une explication des changements apportés.
Cliquez sur Rectifier la facture.
Envoyer par e-mail ou imprimer une facture rectifiée.
Après avoir rectifié la facture, vous pouvez l'envoyer par e-mail ou l'imprimer en cliquant sur Voir/imprimer à côté de la facture annulée.
Foire aux questions
Est-ce que Little Hotelier est conforme à la législation espagnole concernant la numérotation des factures ?
Oui. Les factures et les factures rectifiées sont numérotées conformément à la législation espagnole. Ces lois exigent que les factures :
Soient numérotées selon un format spécifique.
Ne comportent aucun numéro manquant dans la séquence.
Utilisent un préfixe sur les numéros de factures rectifiées pour indiquer que la facture a été rectifiée.
Little Hotelier utilise le préfixe « R- » pour les factures rectifiées.
Voici des exemples du format correct pour une facture et une facture rectifiée :
Facture : 2022-01-établissement-001
Facture rectifiée : R-2022-01-établissement-001
Que se passe-t-il si la même réservation est rectifiée plus d'une fois ?
Chaque rectification génère un nouveau numéro incrémental. Par exemple, si une réservation est rectifiée trois fois, les factures rectifiées seront numérotées R-1, R-2 et R-3. Il est ainsi plus facile de distinguer les rectifications multiples sur une même facture originale.
Cela s’applique uniquement aux nouvelles factures. Les factures existantes ne seront pas renumérotées.
Est-ce que Little Hotelier est conforme à la législation espagnole concernant le format des factures rectifiées ?
Conformément à la législation espagnole, les factures rectifiées comprennent les éléments suivants :
Titre (« Facture rectifiée »)
Numéro de facture rectifié
Date et heure de la rectification
Numéro de la facture initiale
Date et heure de la facture initiale
Note de rectification
Que dois-je écrire dans la note de rectification ?
La note de rectification de facture doit mentionner tous les changements apportés à la réservation.
Par exemple : « Augmentation de la durée du séjour de deux nuits à trois nuits. Surclassement en suite avec lit king-size. Suppression des frais supplémentaires. »