¿Qué es una factura?
Una factura es un documento oficial que registra los detalles de una transacción entre su alojamiento y un huésped. Incluye todos los detalles de la reserva, cargos e información de pago, proporcionando un registro financiero claro tanto para usted como para sus huéspedes.
Cómo generar una factura
Después de crear una reserva, puede generar una factura para la nueva reserva.
Antes de comenzar
Asegúrese de que todos los detalles de la reserva en la pestaña Detalles son correctos
Recuerde que la generación de una factura crea un registro permanente; cualquier cambio posterior requerirá una nueva factura
Pasos para generar una factura
Localice la reserva en el Calendario o Reservas
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen
Vaya a la pestaña Facturas
Para nuevas reservas, haga clic en Generar factura una vez que haya verificado que todos los detalles son correctos
La modificación de los detalles de la reserva después de generar una factura requerirá una actualización de la factura. Esto crea una nueva factura con un número de factura diferente.
Cómo actualizar una factura existente
Si ya ha generado una factura, será necesario actualizarla si cambia cualquiera de los siguientes elementos:
Fecha de entrada o salida
Habitaciones (añadidas o eliminadas)
Tipo de habitación para cualquier estancia
Plan tarifario para cualquier estancia
Número de ocupantes para cualquier estancia
Servicios adicionales (añadidos, cambiados o eliminados)
Pagos (registrados, procesados o reembolsados)
Datos del cliente
Estado de la reserva
Actualice las facturas solo cuando sea absolutamente necesario para evitar tener numerosas facturas inválidas en su sistema.
Pasos para actualizar factura
Localice la reserva en Calendario o Reservas
Haga clic en el lado derecho del marcador de reserva para abrirla
Edite los detalles de la reserva
Compruebe todos los detalles en la pestaña Detalles y haga clic en Guardar para actualizar los cambios
Vaya a la pestaña Facturas
Verá:
Número de factura actual
Un botón La factura está desactualizada, haga clic aquí para actualizar
La fecha de emisión de la factura actual
Haga clic en La factura está desactualizada para generar una nueva factura con los detalles actualizados
Aviso:
Una vez creada una factura, no se puede eliminar ni modificar. El sistema genera una nueva factura y marca las versiones anteriores como inválidas. Esto suele ser un requisito legal dependiendo de su ubicación.
Solo la última factura es válida. Todas las versiones anteriores mostrarán una marca de agua de Inválida.
Sistema de numeración de facturas
Cuando actualiza una factura, la nueva versión conserva el número de factura base con un número de secuencia adicional, que muestra cuántas actualizaciones ha recibido.
Ejemplo:
Factura original: INV-100-XYZ
Después de la primera actualización: INV-100-XYZ-1
Después de la décima actualización: INV-100-XYZ-10
El número de secuencia registra el número de cambios, no de versiones. "INV-100-XYZ-1" es técnicamente la segunda versión de la factura, e "INV-100-XYZ-10" es la undécima versión.
Información incluida en una factura
Número de factura
Fecha de factura
Información del alojamiento
Encabezado
Logotipo
Nombre y dirección del alojamiento
Información de contacto (números de teléfono, email)
Número de identificación fiscal
Política de pago
Información del huésped
Nombre (nombre y apellido)
Dirección completa (calle, ciudad, estado/provincia, código postal, país)
Detalles de la reserva
Estado del pago (Pagado o Impagado)
Número de reserva
Estado de la reserva
Fechas de llegada y salida
Número de noches
Recuento de huéspedes (adultos, niños, bebés)
Desglose del pago
Cargos por noche con fechas
Descripción del plan tarifario
Número de habitación
Servicios adicionales con cantidades
Costes por artículo y totales
Registros de pago
Subtotal, total y saldo pendiente
Personalice la apariencia de sus facturas en Configuración > Personalizar facturas.
Cómo imprimir una factura
Localice la reserva en Calendario o Reservas
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen
Haga clic en Imprimir
Seleccione Factura del menú desplegable
Se abrirá una nueva ventana con una vista previa de impresión
Haga clic en Imprimir
Puede guardar la factura como PDF en su ordenador seleccionando Guardar como PDF en el cuadro de diálogo de impresión.
Cómo enviar una factura por correo electrónico
Localice la reserva en Calendario o Reservas
Haga clic en la reserva para abrir la ventana emergente de resumen
Haga clic en Correo electrónico
Seleccione Factura del menú desplegable
La factura se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico del contacto principal de la reserva.