ใบเรียกเก็บเงินคืออะไร?

ใบเรียกเก็บเงินเป็นเอกสารทางการที่บันทึกรายละเอียดการทำธุรกรรมระหว่างที่พักของคุณและผู้เข้าพัก ซึ่งรวมรายละเอียดการจอง ค่าใช้จ่าย และข้อมูลการชำระเงินทั้งหมด เพื่อให้คุณและผู้เข้าพักของคุณมีบันทึกทางการเงินที่ชัดเจน

วิธีการสร้างใบเรียกเก็บเงิน

หลังจากสร้างการจองแล้ว คุณสามารถสร้างใบเรียกเก็บเงินสำหรับการจองใหม่ได้

ก่อนที่คุณจะเริ่ม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดการจองทั้งหมดในแท็บรายละเอียดถูกต้อง
โปรดจำไว้ว่าการสร้างใบเรียกเก็บเงินจะสร้างบันทึกถาวร การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในภายหลังจะต้องใช้ใบเรียกเก็บเงินฉบับใหม่

ขั้นตอนการสร้างใบเรียกเก็บเงิน

ค้นหารายการจองในปฏิทินหรือการจอง
คลิกที่การจองเพื่อเปิดป๊อปอัปสรุปข้อมูล
ไปที่แท็บใบเรียกเก็บเงิน
สำหรับการจองใหม่ คลิกสร้างใบเรียกเก็บเงินเมื่อคุณตรวจสอบแล้วว่ารายละเอียดทั้งหมดถูกต้อง

การแก้ไขรายละเอียดการจองหลังจากที่สร้างใบเรียกเก็บเงินแล้ว จะกำหนดให้มีการอัปเดตใบเรียกเก็บเงิน ซึ่งจะสร้างใบเรียกเก็บเงินฉบับใหม่พร้อมหมายเลขใบเรียกเก็บเงินอีกเลข

วิธีการอัปเดตใบเรียกเก็บเงินที่มีอยู่

หากคุณได้สร้างใบเรียกเก็บเงินแล้ว จะจำเป็นต้องทำการอัปเดตหากคุณเปลี่ยนแปลงสิ่งใดต่อไปนี้

วันที่เช็กอินและเช็กเอาท์
ห้องพัก (เพิ่มหรือลบออก)
ประเภทห้องพักสำหรับการเข้าพักในห้องพักใดก็ตาม
แผนราคาสำหรับการเข้าพักในห้องพักใดก็ตาม
จำนวนผู้เข้าพักสำหรับการเข้าพักในห้องพักใดก็ตาม
รายการพิเศษ (เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบออก)
การชำระเงิน (บันทึก ดำเนินการ หรือคืนเงิน)
รายละเอียดลูกค้า
สถานะการจอง

อัปเดตใบเรียกเก็บเงินเฉพาะเมื่อจำเป็นจริงๆ เท่านั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการมีใบเรียกเก็บเงินที่เป็นโมฆะจำนวนมากในระบบของคุณ

ขั้นตอนการอัปเดตใบเรียกเก็บเงิน

ค้นหาการจองใน ปฏิทิน หรือ การจอง
คลิกทางด้านขวาของเครื่องหมายการจองเพื่อเปิด
แก้ไขรายละเอียดการจอง
ตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้งบนแท็บ รายละเอียด และคลิก บันทึก เพื่ออัปเดตการเปลี่ยนแปลง
ไปที่แท็บ ใบเรียกเก็บเงิน
ซึ่งคุณจะเห็น
- หมายเลขใบเรียกเก็บเงินล่าสุด
- ใบเรียกเก็บเงินหมดอายุแล้ว คลิกปุ่มที่นี่เพื่ออัปเดต
- วันที่ปัจจุบันที่ออกใบเรียกเก็บเงิน
คลิก ใบเรียกเก็บเงินหมดอายุแล้ว เพื่อสร้างใบเรียกเก็บเงินใหม่พร้อมรายละเอียดที่อัปเดตแล้ว

หมายเหตุ:

เมื่อสร้างใบเรียกเก็บเงินแล้ว จะไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้ ระบบจะสร้างใบเรียกเก็บเงินฉบับใหม่และทำเครื่องหมายเวอร์ชันก่อนหน้าว่าเป็นโมฆะ ซึ่งมักจะเป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย ขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้งของคุณ
ใบเรียกเก็บเงินฉบับล่าสุดเท่านั้นที่มีผลบังคับใช้ เวอร์ชันก่อนหน้าทั้งหมดจะมีลายน้ำเป็นโมฆะปรากฏอยู่

ระบบกำหนดหมายเลขใบเรียกเก็บเงิน

เมื่อคุณอัปเดตใบเรียกเก็บเงิน เวอร์ชันใหม่จะเก็บหมายเลขใบเรียกเก็บเงินพื้นฐาน พร้อมด้วยหมายเลขลำดับเพิ่มเติมซึ่งจะแสดงจำนวนครั้งที่อัปเดตไป

ตัวอย่างเช่น:

ใบเรียกเก็บเงินต้นฉบับ : INV-100-XYZ
หลังการอัปเดตครั้งแรก: INV-100-XYZ-1
หลังจากการอัปเดตครั้งที่ 10: INV-100-XYZ-10

หมายเลขลำดับใช้เพื่อติดตามจำนวนครั้งที่เปลี่ยนแปลง ไม่ใช่จำนวนเวอร์ชัน INV-100-XYZ-1" จริงๆ แล้วเป็นใบเรียกเก็บเงินเวอร์ชันที่สอง และ INV-100-XYZ-10 เป็นเวอร์ชันที่สิบเอ็ด