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Little Hotelier

Tracciabilità

Ogni registrazione deve essere documentata. Le transazioni commerciali devono essere documentate progressivamente e in modo retrogrado: dalla ricevuta alla dichiarazione fiscale e viceversa. La contabilità deve essere comprensibile a una terza parte competente entro un periodo di tempo ragionevole, in modo che questa possa ottenere una panoramica delle transazioni commerciali e dei sistemi contabili. Per comprendere libri e registri, è necessario creare una documentazione dei processi completa e informativa; lo stesso vale per le istruzioni di lavoro e la loro implementazione.

Ogni prenotazione in Little Hotelier è chiaramente documentata e registrata. Tutte le prenotazioni sono visualizzate nel Calendario o nella sezione Prenotazioni. Le prenotazioni cancellate non vengono rimosse dal sistema ma aggiornate allo stato Cancellato. Le prenotazioni non possono essere eliminate dagli utenti o dai membri del team interno. Le prenotazioni includono l'elaborazione dei pagamenti, sconti e rimborsi, che sono registrati su Little Hotelier. Gli utenti possono facilmente aggiungere ulteriori transazioni elaborate al di fuori del sistema per avere registrazioni di transazioni complete. La funzionalità Libro mastro generale fornisce informazioni comprensibili sulle prenotazioni e le relative transazioni a una terza parte competente.

Completezza

Documentazione completa e senza lacune delle singole transazioni commerciali. Archiviazione sicura, protezione contro la perdita. Controlli tecnici e organizzativi (ad es. controlli di registrazione e plausibilità, analisi di lacune o elementi ripetuti).

Little Hotelier registra tutte le prenotazioni. Queste non possono essere eliminate, garantendo una documentazione completa e senza lacune. Little Hotelier utilizza una tecnologia cloud all'avanguardia ospitata su AWS che fornisce un'infrastruttura di calcolo globale scalabile, affidabile e sicura. Se si verifica un'eccezione nei dati che richiede la modifica dei dati sottostanti di Little Hotelier, l'unica funzione in grado di eseguire tale operazione è l'amministratore del database. Ogni modifica effettuata da un amministratore del database viene chiaramente registrata con l'ID utente della persona che ha eseguito la modifica, data, ora e motivo aziendale e tecnico/approvazione.

Precisione

Le transazioni commerciali devono essere supportate da documenti giustificativi. Presentazione basata su standard contabili. Deve essere possibile tracciare le transazioni commerciali dall'origine all'elaborazione, in modo autentico e senza interruzioni.

I dati delle prenotazioni e delle transazioni fiscali vengono registrati e tracciati dal momento della creazione. Tutte le modifiche a questi dati vengono registrate in tempo reale. Little Hotelier mantiene un modello di dati unificato in tutta l'applicazione, nei sistemi di archiviazione e conservazione dei dati. Questo consente al sistema di mantenere l'integrità, la tracciabilità e la sicurezza dei dati in modo completo.

Registrazioni e rilevazioni tempestive

Le transazioni commerciali devono essere registrate tempestivamente dopo il loro verificarsi. Registrazione delle prenotazioni non in contanti entro dieci giorni. Registrazione giornaliera di ricevute di cassa e spese in contanti. Registrazione delle prenotazioni periodiche entro la fine del mese successivo.

Little Hotelier offre agli utenti della struttura la possibilità di registrare tutte le transazioni. Grazie alla natura cloud di Little Hotelier, tutte le prenotazioni e le transazioni vengono immediatamente memorizzate quando gli utenti registrano queste informazioni. Tuttavia, è responsabilità degli utenti registrare nel sistema tutte le transazioni in contanti e non in contanti se non si utilizza un gateway di pagamento integrato.

Ordine

Tutte le registrazioni devono essere chiare, distinte, ordinate e comprensibili. Devono essere immediatamente leggibili e presentate singolarmente e oggettivamente ordinate secondo i conti appropriati.

Little Hotelier dispone di una funzionalità Libro mastro generale che consente agli utenti di visualizzare chiaramente le prenotazioni e le transazioni per prenotazione:

Immutabilità

Una registrazione non deve essere modificata in modo tale che il contenuto originale non sia più rilevabile. Le modifiche e le cancellazioni da e verso le registrazioni elettroniche devono essere registrate.

Ogni transazione effettuata all'interno di Little Hotelier viene memorizzata in una fonte di dati immutabile, che non può essere alterata dai clienti. I clienti non hanno punti di ingresso per alterare i dati, se non in modo tale da creare una nuova registrazione per qualsiasi modifica. Viene acquisita una panoramica dei dati della prenotazione per ogni modifica effettuata e memorizzata per tracciare tutte le modifiche.

Conservazione

Le leggi fiscali tedesche richiedono inoltre che tutti i registri contabili (elettronici e cartacei) siano conservati in Germania, tutte le registrazioni contabili siano eseguite in Germania e i sistemi IT associati si trovino in Germania. Tutte le ricevute originali devono essere conservate in territorio tedesco per 10 anni.

Ogni transazione effettuata all'interno di Little Hotelier per ogni prenotazione viene memorizzata in una fonte di dati immutabile, con funzioni di archiviazione integrate. Una volta che questi dati sono stati memorizzati, possono essere recuperati in qualsiasi momento utilizzando la funzionalità Libro mastro generale per visualizzare una ripartizione delle transazioni effettuate. Oltre ad archiviare i dati a livello di transazione, Little Hotelier archivia anche tutti i dati di chiusura cumulativi e perpetui. I dati archiviati non vengono mai eliminati e sono quindi disponibili per tutta la durata dell'utilizzo del sistema da parte di un cliente.