À propos de la réglementation GoBD
L'acronyme allemand GoBD signifie « principes relatifs à la tenue et à la conservation correctes des livres, registres et documents sous forme électronique, ainsi qu'à l'accès aux données ».
Les principes de la réglementation GoBD s'appliquent à tous les domaines dans lesquels les processus opérationnels sont enregistrés au moyen de techniques de traitement numérique, y compris les systèmes de paiement. Ils concernent tous les documents fiscaux enregistrés, utilisés ou archivés sous forme numérique. Chaque transaction commerciale doit être documentée par un reçu et chaque contribuable allemand est responsable du respect de la réglementation GoBD.
Principes fondamentaux de la réglementation GoBD
Pour respecter la réglementation GoBD, les documents et les réservations doivent se conformer aux principes de base suivants :
# | Réglementation GoBD | Little Hotelier |
Traçabilité | Chaque réservation doit être documentée. Les opérations commerciales doivent être documentées de manière progressive et rétrospective : du reçu à la déclaration fiscale et inversement. La comptabilité doit être compréhensible pour un tiers compétent dans un délai raisonnable, de sorte que ce dernier puisse obtenir une vue d'ensemble des opérations commerciales et des systèmes comptables. Pour comprendre les livres et registres, il est nécessaire de rédiger une documentation informative et complète sur les processus ; il en va de même pour les instructions de travail et leur mise en œuvre. | Chaque réservation dans Little Hotelier est clairement documentée et enregistrée. Toutes les réservations sont affichées dans le calendrier ou dans la section Réservations. Les réservations annulées ne sont pas supprimées du système, mais mises à jour avec le statut Annulé. Les réservations ne peuvent pas être supprimées par les utilisateurs ou les membres de l'équipe interne. Les réservations comprennent le traitement des paiements, les remises et les remboursements qui sont tous suivis par Little Hotelier. Les utilisateurs peuvent facilement ajouter des opérations supplémentaires traitées en dehors du système afin de disposer d'enregistrements d'opérations complets. La caractéristique du livre des comptes fournit des réservations compréhensibles et des informations transactionnelles correspondantes à un tiers compétent. |
Exhaustivité | Documentation complète et sans faille des opérations commerciales individuelles. Conservation sécurisée, protection contre la perte. Contrôles techniques et organisationnels (par exemple, enregistrements et vérifications de plausibilité, analyses des failles ou des doublons). | Little Hotelier enregistre toutes les réservations, qui ne peuvent pas être supprimées, ce qui garantit une documentation complète et sans faille. Little Hotelier utilise une technologie de pointe basée sur l'informatique en nuage, hébergée sur AWS, offrant une infrastructure informatique mondiale évolutive, fiable et sécurisée. En cas d'anomalie nécessitant une modification des données sous-jacentes de Little Hotelier, seule la fonction d'administrateur de base de données est habilitée à effectuer cette modification. Chaque modification effectuée par un administrateur de base de données est clairement enregistrée avec l'identifiant utilisateur de la personne ayant effectué la modification, la date et l'heure, et la raison commerciale et technique/approbation. |
Précision | Les opérations commerciales doivent être étayées par des pièces justificatives. Présentation conforme aux normes comptables : il doit être possible de suivre les opérations commerciales de leur origine à leur traitement, de manière authentique et transparente. | Les données relatives aux réservations et aux opérations fiscales sont enregistrées et suivies dès leur création. Toutes les modifications apportées à ces données sont également enregistrées en temps réel. Little Hotelier maintient un modèle de données unifié à travers l'application, la conservation des données et les systèmes d'archivage. Cela permet au système de maintenir l'intégrité, la traçabilité et la sécurité des données dans tous les domaines. |
Réservations et enregistrement dans les délais impartis | Les opérations commerciales doivent être enregistrées rapidement après leur réalisation. Enregistrement des réservations non monétaires dans un délai de dix jours. Enregistrement quotidien des recettes et des dépenses en espèces. Enregistrement des réservations périodiques avant la fin du mois suivant. | Little Hotelier permet aux utilisateurs de l'établissement d'enregistrer toutes les opérations. En raison de la nature basée sur l'informatique en nuage de Little Hotelier, toutes les réservations et opérations sont immédiatement conservées dès que les utilisateurs enregistrent ces informations. Toutefois, il incombe aux utilisateurs d'enregistrer toutes les opérations en espèces et autres dans le système s'ils n'utilisent pas de passerelle de paiement intégrée. |
Commande | Toutes les réservations doivent être claires, distinctes, ordonnées et compréhensibles. Elles doivent être immédiatement lisibles et présentées individuellement et classées de manière objective selon les comptes appropriés. | Little Hotelier dispose d'une caractéristique de livre des comptes qui permet aux utilisateurs de visualiser clairement les réservations et les opérations associées à chaque réservation :
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Immuabilité | Une réservation ne doit pas être modifiée de manière à rendre son contenu d'origine indétectable. Les modifications et les suppressions de réservations électroniques doivent être enregistrées. | Chaque opération effectuée dans Little Hotelier est conservée dans une source de données immuable, qui ne peut pas être modifiée par les clients. Les clients n'ont aucun accès direct pour modifier les données, si ce n'est par un procédé qui génère systématiquement un nouvel enregistrement pour chaque modification. Un instantané des données de réservation est créé à chaque modification apportée et conservée afin de suivre tous les changements. |
Durée de conservation | La législation fiscale allemande exige en outre que tous les documents comptables (électroniques et papier) soient conservés sur le territoire allemand, que toutes les écritures comptables soient effectuées en Allemagne, et que les systèmes informatiques associés soient localisés en Allemagne. Tous les reçus originaux doivent être conservés sur le territoire allemand pendant 10 ans. | Chaque opération liée à une réservation dans Little Hotelier est conservée dans une source de données immuable, avec des fonctions d'archivage intégrées. Une fois ces données conservées, elles peuvent être consultées à tout moment grâce à la caractéristique de livre des comptes, qui permet d'afficher le détail des opérations effectuées. En plus de l'archivage des données opérationnelles, Little Hotelier archive également toutes les données de clôture cumulatives et permanentes. Les données archivées ne sont jamais supprimées et restent disponibles pendant toute la durée d'utilisation du système par le client. |
Le livre des comptes
Little Hotelier fournit une caractéristique de livre des comptes (accédez à Configuration > Livre des comptes#) pour assurer le respect des principes de base de la réglementation GoBD. Cette caractéristique permet de suivre les transactions fiscales, de visualiser les réservations et les opérations associées, et de fournir des informations claires sur les réservations et les opérations à des tiers tels que les auditeurs. Pour plus d'informations sur le livre des comptes, cliquez ici.