Esta guía trata sobre las políticas de cancelación de la reserva directa.
Las políticas de cancelación de los canales (agencias de viaje en línea, OTA) deben configurarse directamente en el canal.
Acerca de los ajustes de cancelación de la reserva directa
Al configurar las políticas de cancelación de su motor de reservas, hay dos niveles de ajustes:
Ajustes de cancelación del alojamiento: se aplican de forma predeterminada a todas las tarifas de habitación.
Ajustes de cancelación de las habitaciones: permiten establecer políticas distintas para tarifas de habitación concretas.
Para que los huéspedes puedan modificar o cancelar directamente sus reservas, active Permitir la cancelación por parte de los huéspedes y establezca las penalizaciones por cancelación tanto a nivel de alojamiento como de tarifa de habitación.
Configurar las políticas de cancelación de la reserva directa
Ajustes de cancelación del alojamiento
Para configurar los ajustes de cancelación del alojamiento en la reserva directa:
Vaya a Reserva directa > Configuración > Ajustes de cancelación.
Haga clic en el icono de lápiz para editar, bajo Ajustes de cancelación del alojamiento.
Marque Permitir la cancelación por parte de los huéspedes para que los huéspedes puedan modificar o cancelar sus reservas. Si no se activa a nivel de alojamiento, salvo que se configure para una tarifa de habitación concreta, los huéspedes deberán ponerse en contacto directamente con su alojamiento para solicitar la modificación o la cancelación de su reserva.
Incluya una descripción de la política de cancelación de su alojamiento.
Configure las penalizaciones por cancelación de su alojamiento. Elija Penalización predeterminada para aplicar las mismas reglas durante todo el año, o Seleccionar fechas para establecer penalizaciones para fechas concretas.
Haga clic en Publicar cambios.
Ajustes de cancelación de las habitaciones
Establezca políticas de cancelación específicas para cada tarifa de habitación de sus tarifas directas:
Vaya a Reserva directa > Configuración > Ajustes de cancelación.
En Ajustes de cancelación de las habitaciones, busque la tarifa de habitación.
Haga clic en la flecha hacia abajo > haga clic en el botón de puntos suspensivos (tres puntos) > haga clic en Editar ajustes de cancelación.
Configure la política de cancelación y las penalizaciones de la habitación.
Haga clic en Publicar cambios.
Estos ajustes reemplazan la política de cancelación del alojamiento para las fechas seleccionadas.
¿Cómo funcionan las penalizaciones por cancelación?
Cada regla de penalización consta de dos partes: la Penalización, que establece el importe que se cobra al huésped (por ejemplo, Primera noche, un porcentaje o el importe total), y Días antes de la llegada, que establece con cuánta antelación a la llegada se aplica la penalización. A las cancelaciones realizadas dentro de ese número de días previos a la llegada se les aplica la penalización; las realizadas con mayor antelación son gratuitas. Puede añadir más de una regla para cobrar importes distintos a medida que se acerca la llegada.
Elija el importe de la Penalización y, a continuación, establezca Días antes de la llegada. Por ejemplo: Primera noche en los 7 días previos o 50 % en los 14 días previos.
Para cobrar importes distintos en momentos distintos, añada una regla para cada tramo. Por ejemplo: 50 % en los 45 días previos y 100 % en los 7 días previos.
Para que una tarifa no sea reembolsable en todas las fechas, establezca la Penalización en Importe total (100 %) y Días antes de la llegada en 731 (el máximo), de modo que la penalización abarque las reservas realizadas con tanta antelación.
Traducciones de las políticas de cancelación
Si actualiza el texto de su política de cancelación, revise sus ajustes de traducción para asegurarse de que los huéspedes de otros idiomas vean el cambio.
Si la traducción automática está activada, su política de cancelación se traduce automáticamente.
Si no, añada manualmente la traducción de su política de cancelación: vaya a Reserva directa > Configuración > Traducciones, haga clic en el idioma y actualice la política en Políticas.
¿Por qué no se actualiza mi política de cancelación en otros idiomas?
Al actualizar su política en Reserva directa > Configuración > Ajustes de cancelación, solo se modifica el idioma predeterminado. Si su motor de reservas para la reserva directa está disponible en varios idiomas, también debe actualizar las traducciones en Configuración > Traducciones > Políticas; de lo contrario, los huéspedes verán la política anterior. Esto no se aplica si la traducción automática está activada.
Cómo se muestran las políticas de cancelación en su motor de reservas
Las políticas de cancelación de su alojamiento y de sus tarifas de habitación aparecen en:
la página y el correo electrónico de confirmación de la reserva del huésped;
los detalles de la tarifa de habitación en su motor de reservas.
Las políticas de cancelación de su alojamiento también aparecen en la pestaña Políticas de su motor de reservas.
Los huéspedes verán uno de estos mensajes para cada tarifa:
«No reembolsable»: se muestra cuando se establece una penalización del 100 % para todas las fechas anteriores a la llegada. Para aplicar la penalización a todas las fechas anteriores a la llegada, establezca Días antes de la llegada en 731 (el máximo). En caso de cancelación, se aplicará como penalización el pago íntegro.
«Se aplican gastos de cancelación»: se muestra cuando se establece una penalización parcial. En caso de cancelación, se cobrará un importe parcial.
«¡Cancelación gratuita!»: se muestra cuando no se establece ninguna penalización para las cancelaciones realizadas en cualquier momento antes de la llegada. Cancelar no tiene ningún coste.
«Cancelación gratuita antes del [fecha]»: se muestra cuando la cancelación es gratuita hasta una fecha concreta, a partir de la cual se aplican penalizaciones. Cancelar antes de la fecha indicada no tiene ningún coste.
Modificaciones de los huéspedes en las reservas directas
Los huéspedes pueden modificar sus propias reservas, por lo que no tendrán que llamar para gestiones sencillas, como un cambio de fechas, de ocupación o de datos.
Los huéspedes pueden modificar lo siguiente:
Fechas de la estancia (si el mismo tipo de habitación está disponible)
Número total de huéspedes (si la habitación puede alojar al nuevo número total de huéspedes)
Actualización de los datos del huésped (incluidos nombre, dirección, correo electrónico, hora de llegada, peticiones personales y campos de cliente)
El botón de modificación no aparece cuando:
se realiza una reserva el mismo día de la llegada;
una reserva incluye un servicio adicional;
no se permiten las cancelaciones;
los ajustes de cancelación no están configurados correctamente;
el tipo de correo electrónico Modificación de la reserva no está activado en Reserva directa > Configuración > Comunicaciones con los huéspedes.
Nota: para ver qué cambios han realizado los huéspedes en su reserva, compare el correo electrónico de confirmación original con el correo electrónico de modificación, ya que el historial de modificaciones no se almacena en el sistema.
Consejos útiles
Considere la flexibilidad estacional en sus políticas.
Añada las traducciones de sus políticas de cancelación en Reserva directa > Configuración > Traducciones para que se muestren correctamente a los huéspedes que consulten su motor de reservas en otros idiomas.
Active los correos electrónicos de confirmación de cancelación en Reserva directa > Configuración > Comunicaciones con los huéspedes > Cancelación de la reserva.
Al copiar ajustes entre tarifas de habitación, utilice la función «Asignar ajustes de cancelación» para ahorrar tiempo (haga clic en la flecha hacia abajo de la tarifa de habitación > haga clic en el botón de puntos suspensivos (tres puntos) > haga clic en Asignar ajustes de cancelación).