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Little Hotelier

Trazabilidad

Cada reserva debe estar documentada. Las transacciones comerciales deben documentarse de forma progresiva y retrógrada: desde el recibo hasta la declaración de impuestos y viceversa. La contabilidad debe ser comprensible para un tercero con conocimientos en un período de tiempo razonable, de manera que esta parte pueda obtener una visión general de las transacciones comerciales y los sistemas de contabilidad. Para comprender los libros y registros, es necesario crear una documentación de procesos completa e informativa; lo mismo se aplica a las instrucciones de trabajo y su implementación.

Cada reserva en Little Hotelier está claramente documentada y registrada. Todas las reservas se muestran en Calendario o en Reservas. Las reservas canceladas no se eliminan del sistema, sino que se actualizan a un estado Cancelado. Los usuarios o miembros del equipo interno no pueden eliminar las reservas. Las reservas incluyen procesamiento de pagos, descuentos y reembolsos, todos rastreados por Little Hotelier. Los usuarios pueden añadir fácilmente transacciones adicionales procesadas fuera del sistema para tener registros de transacciones completos. La función de Libro de cuentas general proporciona información comprensible sobre las reservas y las transacciones correspondientes a un tercero con conocimientos.

Integridad

Documentación completa y sin lagunas de las transacciones comerciales individuales. Almacenamiento seguro, protección contra pérdidas. Controles técnicos y organizativos (por ejemplo, verificaciones de registro y plausibilidad, análisis de brechas o elementos repetidos).

Little Hotelier registra todas las reservas, que no se pueden eliminar, garantizando una documentación completa y sin lagunas. Little Hotelier utiliza tecnología de vanguardia basada en la nube alojada en AWS que proporciona una infraestructura de computación global escalable, confiable y segura. Si ocurre una excepción en los datos que requiere la alteración de los datos subyacentes de Little Hotelier, la única función que puede realizar esa operación es el administrador de la base de datos. Cada alteración realizada por un administrador de la base de datos se registra claramente con el ID de usuario de la persona que realizó la alteración, la fecha y hora, y el motivo comercial y técnico/aprobación.

Precisión

Las transacciones comerciales deben estar respaldadas por documentos de apoyo. Presentación basada en normas contables. Debe ser posible rastrear las transacciones comerciales desde su origen hasta su procesamiento, de forma auténtica y sin interrupciones.

Los datos de las reservas y transacciones fiscales se registran y rastrean desde el momento de su creación. Todas las modificaciones a estos datos también se registran en tiempo real. Little Hotelier mantiene un modelo de datos unificado en toda la aplicación, el almacenamiento de datos y los sistemas de archivo. Esto permite al sistema mantener la integridad, trazabilidad y seguridad de los datos en todos los ámbitos.

Registro oportuno

Las transacciones comerciales deben registrarse rápidamente después de que ocurran. Registro de reservas no en efectivo dentro de los diez días. Registro diario de ingresos y gastos en efectivo. Registro de reservas periódicas antes del final del mes siguiente.

Little Hotelier proporciona la capacidad para que los usuarios del alojamiento registren todas las transacciones. Debido a la naturaleza basada en la nube de Little Hotelier, todas las reservas y transacciones se almacenan inmediatamente cuando los usuarios registran esta información. Sin embargo, es responsabilidad de los usuarios registrar todas las transacciones en efectivo y no en efectivo en el sistema si no utilizan una pasarela de pago integrada.

Orden

Todas las reservas deben ser claras, distintas, ordenadas y comprensibles. Deben ser inmediatamente legibles y presentadas individualmente y objetivamente ordenadas según las cuentas adecuadas.

Little Hotelier tiene una función de Libro mayor que permite a los usuarios visualizar claramente las reservas y transacciones por reserva: El sistema de procesamiento de transacciones se cierra automáticamente por el sistema Little Hotelier a medianoche todos los días en la zona horaria local del hotelero. Los cierres fiscales se agrupan a nivel anual, mensual y diario. Los datos de cierre resumen claramente todas las transacciones que han tenido lugar durante los respectivos períodos de cierre. Las facturas pertenecientes a una reserva también se generan en un orden secuencial, lo que permite un seguimiento o historial de eventos. La interfaz del Libro de cuentas general proporciona capacidades de búsqueda para encontrar instantáneamente los detalles de las reservas.

Inmutabilidad

Una reserva no debe modificarse de tal manera que el contenido original ya no sea detectable. Los cambios y eliminaciones de y a las reservas electrónicas deben registrarse.

Cada transacción realizada dentro de Little Hotelier se almacena en una fuente de datos inmutable, que no puede ser alterada por los clientes. Los clientes no tienen punto de entrada para alterar datos, excepto de una manera donde se crea un nuevo registro para cualquier alteración. Se toma una instantánea de los datos de la reserva para cada modificación realizada y se almacena para rastrear todos los cambios.

Retención

Las leyes fiscales alemanas requieren además que todos los registros contables (electrónicos y en papel) se almacenen en Alemania, todas las entradas contables se realicen en Alemania y los sistemas informáticos asociados estén ubicados en Alemania. Todos los recibos originales deben conservarse en territorio alemán durante 10 años.

Cada transacción realizada dentro de Little Hotelier para cada reserva se almacena en una fuente de datos inmutable, con funciones de archivo incorporadas. Una vez que estos datos se han almacenado, se pueden recuperar en cualquier momento utilizando la función de Libro de cuentas general para ver un desglose de las transacciones realizadas. Además de archivar datos a nivel de transacción, Little Hotelier también archiva todos los datos de cierres acumulativos y perpetuos. Los datos archivados nunca se purgan y, por lo tanto, están disponibles durante toda la vida útil del sistema del cliente.