#

GoBD

Little Hotelier

การตรวจสอบย้อนกลับ (Traceability)

การจองทุกครั้งต้องมีการจัดทำเอกสาร ธุรกรรมทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการจัดทำเอกสารไว้อย่างเป็นลำดับขั้นและแบบย้อนหลัง: จากการรับเงินไปจนถึงการยื่นภาษี และในทางกลับกัน การบัญชีจะต้องสามารถเข้าใจได้โดยบุคคลภายนอกที่มีความรู้ภายในระยะเวลาอันสมเหตุสมผล เพื่อที่บุคคลภายนอกนี้จะสามารถรับภาพรวมของธุรกรรมทางธุรกิจและระบบการทำบัญชีได้ และเพื่อให้สามารถเข้าใจหนังสือและบันทึกต่างๆ ได้ จึงจำเป็นต้องจัดทำเอกสารกระบวนการที่มีข้อมูลและครบถ้วน ซึ่งจะใช้ได้กับคำแนะนำในการทำงาน และการนำไปปฏิบัติเช่นกัน

การจองทุกครั้งใน Little Hotelier ได้รับการจัดทำเอกสาร และบันทึกเอาไว้อย่างชัดเจน

การจองทั้งหมดจะแสดงในปฏิทิน หรือในการจอง

การจองที่ถูกยกเลิกไปแล้ว จะไม่ถูกลบออกจากระบบแต่อย่างใด ทว่าจะได้รับการอัปเดตเป็นสถานะ "ยกเลิกแล้ว" แทน

ผู้ใช้งานหรือสมาชิกทีมภายใน จะไม่สามารถลบการจองได้แต่อย่างใด

การจองรวมถึงการดำเนินการชำระเงิน ส่วนลด และการคืนเงิน ซึ่งทั้งหมดจะถูกติดตามโดย Little Hotelier นั่นเอง

ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มธุรกรรมเพิ่มเติมที่ดำเนินการภายนอกระบบได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้มีบันทึกธุรกรรมที่สมบูรณ์มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

คุณสมบัติบัญชีแยกประเภททั่วไป ช่วยให้การจองและข้อมูลธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง สามารถเข้าใจได้สำหรับบุคคลภายนอกที่มีความรู้

ความสมบูรณ์ (Completeness)

การจัดทำเอกสารธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการอย่างครบถ้วน และปราศจากความผิดพลาด การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย ป้องกันการสูญหาย การควบคุมด้านเทคนิคและองค์กร (เช่น การบันทึกซ้ำ และการตรวจสอบความสมเหตุสมผล การวิเคราะห์หารายการที่ขาดหายไป หรือการค้นหารายการซ้ำ เป็นต้น)

Little Hotelier บันทึกการจองทั้งหมดซึ่งไม่สามารถลบได้ ทำให้มั่นใจได้ว่า การจัดทำเอกสารจะมีความสมบูรณ์ และปราศจากความผิดพลาด

Little Hotelier มีการใช้เทคโนโลยีคลาวด์ที่ทันสมัยที่ทำงานบน AWS ซึ่งช่วยให้โครงสร้างพื้นฐานการประมวลผลทั่วโลกที่ปรับขนาดได้ เชื่อถือได้ และปลอดภัยสูง

​

หากเกิดข้อยกเว้นในข้อมูล ซึ่งจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพื้นฐานของ Little Hotelier ตำแหน่งหน้าที่เดียวที่จะสามารถเข้าดำเนินการแก้ไขได้คือ ตัวผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลเอง ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำโดยผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล จะถูกบันทึกไว้อย่างชัดเจน โดยมี ID ผู้ใช้งานของผู้ที่ดำเนินการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งเวลาของข้อมูล เหตุผล การลงนามทางธุรกิจ และลงนามทางเทคนิค

ความแม่นยำ (Accuracy)

ธุรกรรมในทางธุรกิจ จำเป็นต้องมีหลักฐานยืนยันด้วยเอกสารประกอบเสมอ และสำหรับการนำเสนอตามมาตรฐานการบัญชี จะต้องสามารถติดตามธุรกรรมทางธุรกิจจากต้นทาง ไปจนถึงการดำเนินการได้อย่างแท้จริง และเป็นไปอย่างไร้ร้อยต่อ

ข้อมูลการจองและธุรกรรมทางการเงิน จะถูกบันทึกและติดตามตั้งแต่เวลาที่สร้างขึ้น โดยที่การแก้ไขใดๆ ที่เกิดขึ้นกับข้อมูล จะถูกบันทึกในแบบเรียลไทม์ โดย Little Hotelier จะดูแลรักษารูปแบบข้อมูลรวมทั่วทั้งแอปพลิเคชัน ระบบจัดเก็บข้อมูล และระบบเก็บถาวรข้อมูล ซึ่งจะทำให้ระบบสามารถรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ และความปลอดภัยได้อย่างครอบคลุม

การจองและการบันทึกได้ตรงเวลา (Timely bookings and recording)

ธุรกรรมในทางธุรกิจ จะต้องได้รับการบันทึกทันทีหลังจากที่เกิดขึ้น บันทึกการจองแบบไม่ใช่เงินสดภายในสิบวัน บันทึกรายรับเงินสดและรายจ่ายเงินสดเป็นรายวัน และบันทึกการจองเป็นระยะภายในสิ้นเดือนถัดไป

Little Hotelier ทำให้ผู้ใช้งานของที่พักสามารถบันทึกธุรกรรมทั้งหมดได้ เนื่องจาก Little Hotelier ทำงานด้วยระบบคลาวด์ การจองและธุรกรรมทั้งหมดจึงถูกจัดเก็บไว้ทันที เมื่อผู้ใช้งานบันทึกข้อมูลต่างๆ อย่างไรก็ตาม เป็นความรับผิดชอบของผู้ใช้งาน ในการบันทึกธุรกรรมเงินสดและไม่ใช่เงินสดทั้งหมดลงในระบบ หากพวกเขาไม่ได้ใช้เกตเวย์การชำระเงินแบบผสานรวมแต่อย่างใด

การสั่งซื้อ/คำสั่งซื้อ (Order)

การจองทั้งหมดต้องชัดเจน แยกจากกัน เป็นระเบียบ มีแบบแผน และสามารถเข้าใจได้ง่าย การจองเหล่านี้ต้องอ่านออกได้ง่ายในทันที รวมทั้งแสดงผลเป็นรายการแยกกัน เรียงลำดับตามหลักบัญชีที่ถูกต้อง และเป็นไปตามวัตถุประสงค์

Little Hotelier มีคุณสมบัติบัญชีแยกประเภททั่วไป ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นการจอง และธุรกรรมต่อการจองได้อย่างชัดเจน:

ความไม่เปลี่ยนแปลง (Immutability)

​

การจองจะต้องไม่ได้รับการแก้ไข ในลักษณะที่ทำให้ไม่สามารถตรวจหาเนื้อหาต้นฉบับได้อีกต่อไป การเปลี่ยนแปลง รวมทั้งการลบออกจากการจองแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องได้รับการบันทึกเอาไว้เสมอ

ธุรกรรมทุกรายการที่เกิดขึ้นภายใน Little Hotelier จะถูกเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งลูกค้าจะไม่สามารถเข้าไปปรับเปลี่ยนได้ โดยลูกค้าจะไม่มีช่องทางในการปรับเปลี่ยนข้อมูล ยกเว้นแต่จะสร้างรายการใหม่ สำหรับการปรับเปลี่ยนใดๆ ที่ต้องการทำ ซึ่งระบบจะทำการจับภาพข้อมูลการจองสำหรับการแก้ไขแต่ละครั้ง และจะจัดเก็บเอาไว้ เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงแก้ไขทั้งหมด

การเก็บรักษาไว้ (Retention)

กฎหมายภาษีของเยอรมัน ยังได้กำหนดให้บันทึกรายการบัญชี (ทั้งในระบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ) ทั้งหมด จะต้องถูกจัดเก็บเอาไว้ในเยอรมนี โดยที่รายการบัญชีทั้งหมด จะต้องดำเนินการในเยอรมนี และระบบไอทีที่เกี่ยวข้อง ก็จะต้องตั้งอยู่ในเยอรมนีด้วย ใบเสร็จรับเงินต้นฉบับทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้ในอาณาเขตประเทศเยอรมนีเป็นเวลา 10 ปี

ธุรกรรมทุกรายการที่ทำขึ้นภายใน Little Hotelier สำหรับการจองทุกครั้ง จะถูกจัดเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ โดยมีฟังก์ชันการเก็บถาวรในตัว และเมื่อจัดเก็บข้อมูลนี้แล้ว คุณสามารถดึงข้อมูลกลับมาได้ตลอดเวลา โดยใช้คุณสมบัติบัญชีแยกประเภททั่วไป เพื่อดูรายละเอียดธุรกรรมที่ทำขึ้น นอกเหนือจากการเก็บถาวรข้อมูลระดับธุรกรรมแล้ว Little Hotelier ยังเก็บถาวรข้อมูลการปิดงบแบบสะสมและถาวรทั้งหมดอีกด้วย ข้อมูลที่เก็บถาวรจะไม่ถูกลบออกและจะพร้อมใช้งานตลอดอายุการใช้งานระบบของลูกค้า